Manual instruksi: ikhtisar, jenis, dan cara menulisnya

Saat menghadapi masalah, satu hal yang dilakukan sebagian besar pembeli sebelum menghubungi tim dukungan Anda adalah membaca manual instruksi Anda.

Namun sayangnya, banyak bisnis yang menunda penulisan dokumen ini hingga produknya benar-benar dikembangkan. Dan itu kesalahan besar.

Idealnya Anda harus mulai menyiapkan manual ini pada tahap awal pengembangan produk. Dengan cara ini, Anda akan dapat merekam semua detail dan masalah kecil yang mungkin menimbulkan masalah di kemudian hari.

Jadi panduan ini membahas apa itu manual instruksi, mengapa itu penting, jenisnya, dan langkah-langkah untuk membuatnya. Mari menggali!

Apa itu manual instruksi?

Manual instruksi, juga disebut sebagai panduan pengguna atau manual pengguna, adalah bagian penting dari dokumentasi yang menyampaikan pengetahuan teknologi, teknik, ilmiah, atau teknis lainnya untuk membantu pelanggan menggunakan produk, peralatan, atau solusi.

Setiap kali Anda mendengar kata 'instruction manual', akan muncul gambar berbagai rangkaian instruksi tentang cara mengoperasikan gadget, merakit perabotan, memperbaiki perangkat keras, dan melakukan perawatan mesin secara rutin.

Misalnya, lihat panduan pengguna Microsoft tentang alat snipping Windows.

Hampir setiap produk, tidak peduli apakah itu fisik atau digital, dilengkapi dengan panduan pengguna agar pelanggan dapat memahaminya dengan cepat. Manual berisi detail komprehensif tentang proses, tolok ukur, aturan, masalah umum, dan fitur.

Selain itu, pengguna biasanya tidak meninjau setiap halaman panduan pengguna. Jadi biasanya termasuk daftar isi atau indeks untuk memungkinkan pembeli menavigasi ke informasi yang tepat terkait dengan masalah mereka.

Hal lain yang perlu diperhatikan adalah bahwa panduan pengguna tersedia dalam format kertas dan digital akhir-akhir ini. Tetapi manual instruksi online lebih populer. Faktanya, jajak pendapat Statista menemukan bahwa 88% pengguna ingin bisnis menawarkan pengalaman swadaya online.

Alasan utamanya adalah kenyamanan. Pengguna dapat membaca dokumen ini di web dengan ponsel atau komputer mereka dari mana saja. Ini juga membuat sulit untuk salah menempatkan panduan.

Mengapa buku petunjuk penting?

Manual instruksi yang ditulis dengan baik adalah komponen inti dari pengembangan produk, dan berdampak langsung pada kepuasan pelanggan. Kadang-kadang, mungkin juga diperlukan bagi bisnis untuk mematuhi persyaratan hukum.

Nilai panduan pengguna sering diremehkan. Namun, setiap kali kami kesulitan merakit perabot atau mencoba mengonfigurasi gadget tertentu, pentingnya panduan pengguna yang terstruktur menjadi jelas.

Untuk memastikan tidak ada kendala dalam pengalaman pelanggan, panduan pengguna harus menjadi komponen inti dari siklus hidup produk. Faktanya, laporan tahun 2019 oleh Jurnal Manajemen Produk dan Merek Emerald Insight menemukan bahwa instruksi yang baik berdampak positif pada kepuasan pelanggan.

Dokumen-dokumen ini termasuk bagian komunikasi teknis yang paling sering dan penting. Setiap kali Anda membeli alat atau produk, panduan pengguna biasanya disertakan dengannya.

Dalam beberapa kasus, mereka bahkan dibutuhkan oleh hukum bagi sebuah bisnis untuk memasarkan produknya kepada konsumen.

Apa saja jenis instruksi manual?

Jenis instruksi manual adalah manual produk, manual pelatihan, manual servis, manual operasi, manual kebijakan organisasi, dan manual operasi standar.

Ada berbagai jenis panduan pengguna yang harus Anda perhitungkan saat menulis dokumentasi teknis.

Panduan produk/pengguna

Panduan pengguna mencakup langkah-langkah utama yang menunjukkan kepada pelanggan cara kerja produk dan cara memanfaatkannya secara maksimal.

Manual pelatihan

Manual pelatihan adalah serangkaian pedoman yang menjelaskan cara melaksanakan tugas, prosedur, atau penugasan.

Panduan perbaikan

Manual servis adalah kumpulan petunjuk bagi pelanggan tentang pemeliharaan peralatan tertentu pada berbagai fase sepanjang masa pakainya.

Operasi manual

Panduan operasi adalah manual yang berisi pengetahuan bisnis Anda tentang jabatan, tugas, dan operasi.

Manual kebijakan organisasi

Manual instruksi jenis ini merekam protokol, proses, dan praktik standar organisasi.

Manual Prosedur Operasi Standar (SOP).

Prosedur operasi standar menawarkan arahan langsung kepada karyawan perusahaan mengenai langkah-langkah alur kerja standar.

Bagaimana cara membuat manual instruksi?

Untuk membuat manual instruksi, Anda harus menetapkan tujuan, merencanakan dan mengumpulkan konten, melibatkan ahli materi pelajaran, memilih desain yang menarik, menulis manual Anda, memastikan struktur yang dapat dipindai, menambahkan visual, menerbitkan panduan Anda, dan tetap memperbaruinya. .

Manual instruksi yang efektif menawarkan solusi yang cepat dan mendalam kepada pelanggan untuk pertanyaan yang mungkin mereka miliki tentang produk Anda. Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat panduan pengguna yang pasti akan berguna bagi pembeli Anda.

Tetapkan tujuan manual Anda

Tetapkan tujuan yang jelas untuk menentukan konten dan desain yang cocok untuk manual instruksi Anda. Cari tahu hasil yang akan dicapai pengguna dengan manual.

Untuk mulai menulis panduan praktis, Anda memerlukan tujuan yang konkret. Setiap manual pengguna dimaksudkan untuk memberikan solusi atas masalah pelanggan. Anda harus mengidentifikasi masalah ini untuk membuat panduan pengguna yang benar-benar bermanfaat dan mengatasi masalah tersebut.

Umumnya, tujuannya adalah untuk mempresentasikan produk atau memandu orang melalui proses yang memungkinkan mereka menyelesaikan tugas.

Plus, setiap manual pengguna seharusnya memiliki hasil tertentu. Jika Anda bisa mengetahuinya, Anda bisa memilih bahan dan tata letaknya dengan lebih bijak.

Misalnya, pressure cooker dan penggorengan udara Sharkninja menyertakan panduan pengguna yang sangat praktis yang tujuannya lebih dari sekadar membantu pelanggan dalam pemasangan. Ini juga mencakup petunjuk memasak dan informasi mendetail tentang banyak resep untuk membantu pengguna memanfaatkan produk secara maksimal.

Rencanakan dan kumpulkan isi manual Anda

Kumpulkan semua informasi yang diperlukan. Perjelas apa yang ingin Anda bahas dalam manual instruksi Anda untuk menghindari pembaca yang kewalahan dengan informasi serta kebingungan apa pun.

Untuk membuat manual instruksi yang produktif, penting untuk memiliki pemahaman yang jelas tentang jenis informasi apa yang ingin Anda masukkan ke dalamnya.

Anda harus mengetahui topik yang ingin Anda sertakan dalam panduan pengguna untuk mencegah pembaca kewalahan dengan terlalu banyak pengetahuan.

Kumpulkan dan gabungkan semua bahan, daftar periksa, dan prosedur penting. Pastikan bahwa Anda mencakup setiap aspek secara mendetail dan memiliki semua sumber daya yang Anda perlukan untuk menulis manual.

Pertimbangkan audiens Anda

Buat persona pengguna untuk mulai berpikir dari sudut pandang mereka dan tentukan apa yang akan disertakan dalam manual. Juga, lakukan penelitian untuk melihat bagaimana mereka berinteraksi dengan produk Anda.

Saat menulis panduan pengguna, penting untuk beralih dari perspektif Anda ke perspektif pembeli yang menggunakan produk Anda tanpa pengalaman sebelumnya.

Anda dapat menyusun panduan pengguna yang sukses hanya jika Anda memiliki pemahaman yang kuat tentang siapa pembeli Anda dan cara utama mereka menggunakan produk atau layanan Anda.

Mengidentifikasi pembaca Anda juga membantu dalam menentukan cakupan dan penyajian informasi yang akan dicakup dalam buku petunjuk.

Ambil manual Hydro Flask dasar ini sebagai contoh. Dalam satu halaman, ini mencakup semua detail penting yang dibutuhkan pengguna Hydro Flask.

Jadi, langkah kuncinya adalah menentukan segmen audiens Anda secara akurat. Anda bisa mulai dengan mengidentifikasi karakteristik, keinginan, dan titik kesulitan mereka.

Ini juga akan membantu untuk memiliki pemahaman tentang pengetahuan pembaca Anda tentang materi pelajaran, keterbukaan mereka secara keseluruhan untuk memahami pengetahuan baru, dan cara mereka menyerap informasi.

Selain itu, selidiki bagaimana pelanggan Anda berinteraksi dengan produk Anda. Cari tahu dengan tepat apa masalah atau tujuan pelanggan saat berinteraksi dengan produk Anda. Anda mungkin perlu membagi pelanggan Anda ke dalam kategori yang berbeda karena pelanggan yang berbeda memiliki motivasi unik untuk memanfaatkan produk.

Libatkan ahli materi pelajaran

Bekerja sebagai tim dan tetapkan peran untuk setiap anggota tim berdasarkan keahlian mereka sehingga Anda tidak ketinggalan atau memberikan informasi yang tidak akurat.

Membuat instruksi manual adalah tugas yang menantang, dan Anda tidak bisa menganggapnya enteng. Pengguna produk Anda mengharapkan dukungan karena mereka bergantung pada pengetahuan yang diberikan dalam panduan pengguna.

Salah satu strategi efektif untuk menghindari pengabaian atau ketidakakuratan penyampaian detail penting adalah mencari bantuan ahli seperti manajer produk dan insinyur.

Anda dapat mengumpulkan kolega Anda dan mulai bekerja sebagai tim dalam manual. Misalnya, satu orang dapat bertanggung jawab untuk membuat manual pengguna. Orang lain kemudian dapat mengevaluasinya, membantu menyusun detailnya, dan mengembangkan alat bantu visual untuk dokumen tersebut.

Tentukan organisasi manual Anda

Bagi manual Anda menjadi beberapa bagian berbeda berdasarkan apa yang mungkin dicari oleh pengguna Anda. Anda juga dapat menggunakan templat standar untuk membuat dokumen Anda lebih konsisten.

Di sini, Anda menentukan struktur panduan Anda dalam bentuk berbagai segmen atau porsi. Pertimbangkan untuk membaginya menjadi subtopik menurut apa yang mungkin dicari pelanggan Anda.

Pastikan bahwa panduan pengguna mengikuti urutan logis dan menyertakan setiap prosedur terperinci dari awal hingga akhir.

Misalnya, berikut adalah manual FrameMaker Adobe tentang membuat dokumen dalam berbagai skenario.

Susun konten dengan cara yang tidak membingungkan pengguna Anda dan dalam format yang mudah dipahami.

Cara terbaik untuk mempertahankan struktur serupa di semua manual Anda adalah dengan membuat kumpulan template. Templat Anda harus lugas, memiliki aliran yang lancar, dan mengandung elemen yang diperlukan untuk setiap jenis manual. Misalnya, template dapat terdiri dari:

• Ruang untuk paragraf pembuka
• Judul dan subjudul
• Serangkaian tindakan dalam urutan yang benar
• Perhatian dan peringatan
• Placeholder untuk pemikiran terakhir

Tulis instruksi manual

Ketik instruksi yang jelas dan ringkas untuk membantu pelanggan mengenal produk Anda atau menyelesaikan masalah mereka dengan cepat. Gunakan daftar bernomor saat memberikan langkah-langkah yang dapat ditindaklanjuti dan tetap pada intinya.

Pada tahap ini, Anda harus duduk dan mulai menyusun manual Anda. Ingat bahwa tujuan utama instruksi manual adalah membiarkan pengguna Anda menyelesaikan tugas dan menyelesaikan masalah.

Jadi berikan arahan yang cepat, ringkas, dan eksplisit agar pembeli Anda mengenal produk Anda dan menemukan solusi untuk masalah yang mengelilinginya.

Secara konsisten menggunakan langkah-langkah berdasarkan angka dan mempersingkat materi adalah aspek kunci dalam membuat panduan pengguna yang berkualitas.

Untuk mempermudah proses ini, pertimbangkan untuk menggunakan alat pengeditan yang andal. Ambil Heroic KB, misalnya. Editornya yang kuat dan minimalis memungkinkan Anda menyusun panduan pengguna tanpa teralihkan oleh ikon dan jendela yang tidak perlu.

Gunakan bahasa sederhana

Gunakan kata-kata yang jelas dan sederhana dan hindari bahasa yang rumit. Tulis kalimat pendek dan jika Anda menggunakan istilah teknis, definisikan atau sertakan tautan ke glosarium.

Hindari menggunakan bahasa mewah saat membuat manual instruksi Anda. Konten Anda harus lugas, polos, dan mudah dipahami.

Misalnya, lihat panduan pengguna ini dengan petunjuk sederhana yang ditulis dengan suara aktif.

Gunakan kata-kata sederhana dan kalimat singkat untuk memastikan keterbacaan materi Anda. Saat merujuk jargon teknis, pastikan Anda menjelaskannya atau menyertakan URL ke definisinya.

Pastikan struktur yang dapat dipindai

Kembangkan garis besar yang jelas dari isi buku petunjuk dan pandu pelanggan menggunakan tata letak yang mudah diikuti dan alur informasi yang logis.

Panduan pengguna bukanlah buku cerita. Mereka melayani tujuan konkret dan tidak dimaksudkan untuk bersenang-senang atau membaca santai. Pengguna merujuk mereka untuk langkah-langkah praktis tentang cara menggunakan produk Anda atau menyelesaikan masalah saat muncul.

Tidak ada yang mempelajari panduan pengguna dari awal hingga akhir, melainkan sebagian. Pembeli ingin langsung memindai melalui bagian untuk mendapatkan informasi yang mereka butuhkan.

Jadi manual instruksi Anda harus memungkinkan pelanggan untuk dengan mudah menavigasi melalui hierarki yang terorganisir. Buat struktur dasar dari konten panduan pengguna Anda, bersama dengan bagian utama dan subjudul.

Tingkatkan dengan visual

Tambahkan visual (seperti gambar dan video) ke konten Anda daripada hanya mengisinya dengan teks. Ini akan menarik perhatian pengguna dan meningkatkan keterlibatan.

Menurut sebuah studi oleh TechSmith, mayoritas individu (83%) lebih suka menonton video daripada membaca panduan cara kerja atau materi berbasis pengetahuan.

Sejujurnya, panduan pengguna tidak selalu menarik. Mereka mungkin berisi banyak konten tertulis yang tidak menarik perhatian pembaca.

Di sisi lain, penggunaan video klip dan foto lebih efektif dalam menyampaikan informasi dibandingkan hanya mengandalkan materi tertulis.

Misalnya, panduan pengguna IKEA ini menunjukkan langkah-langkah yang tepat untuk menyusun kursi tanpa instruksi tertulis. Pelanggan dapat menjalankan langkah-langkah hanya dengan menggunakan isyarat visual.

Jika Anda tidak menyertakan grafik, manual instruksi Anda akan dipenuhi dinding teks, tanpa elemen apa pun untuk membaginya atau melibatkan pelanggan.

Memasukkan video dan gambar dalam panduan pengguna digital Anda dapat menjadi metode yang sangat baik untuk meningkatkan interaksi pengguna dan membantu pengguna dengan sukses.

Uji manual instruksi Anda

Uji manual pengguna Anda dengan pengguna atau karyawan baru dan minta umpan balik pada panduan pengguna untuk merevisinya demi pengalaman pengguna yang optimal.

Setelah membuat panduan pengguna Anda, penting untuk mencoba apakah itu efektif untuk pelanggan yang tidak memiliki pengalaman sebelumnya dengan produk Anda.

Untuk melakukan ini, cobalah menilai panduan pengguna dengan pelanggan pertama kali dan lihat bagaimana mereka menggunakan panduan untuk produk tersebut.

Tuliskan area dalam buku petunjuk Anda di mana pembaca mengalami kesulitan dan buat perubahan berdasarkan umpan balik mereka. Panduan pengguna Anda harus memungkinkan pembaca untuk menggunakannya tanpa bantuan tambahan.

Publikasikan manual instruksi Anda

Gunakan alat basis pengetahuan seperti Heroic KB untuk membuat, menangani, dan melacak kinerja manual instruksi Anda. Ini memungkinkan Anda untuk berkolaborasi dengan banyak pengguna dan menyematkan alat bantu visual yang menarik untuk membuat manual Anda menarik.

Tidak ada gunanya menulis instruksi manual yang bagus tanpa platform untuk menerbitkan dan membagikannya. Di situlah Heroic KB masuk. Ini adalah perangkat lunak dokumentasi terbaik untuk membuat panduan pengguna dan materi kantor online lainnya.

Heroic KB memungkinkan Anda membuat, menangani, dan memantau informasi seperti panduan pengguna, manual prosedur, dan artikel teknis.

Tidak hanya itu memungkinkan banyak individu bekerja sebagai tim dalam panduan pengguna, tetapi juga membantu mereka menambahkan segala jenis alat bantu visual yang menarik, seperti klip YouTube, atau melampirkan spreadsheet atau dokumen.

Jadikan itu dapat dicari dan mudah dinavigasi

Gunakan judul yang informatif, tambahkan bilah pencarian, dan sertakan daftar isi untuk membuat manual Anda mudah dinavigasi. Anda dapat menggunakan Heroic KB untuk menambahkan bilah pencarian yang kuat dan daftar isi otomatis.

Menurut riset terbaru Wyzowl, 80% pelanggan meng-uninstall aplikasi atau program jika mereka tidak mengerti cara mengoperasikannya. Plus, 55% pembeli akan mengembalikan produk atau meminta uang mereka kembali dengan alasan yang sama.

Jika pengguna Anda tidak dapat menemukan informasi yang mereka butuhkan, mereka akan cepat terganggu dengan produk Anda. Jadi, inilah beberapa langkah yang dapat Anda ambil untuk membuat buku petunjuk instruksional Anda dapat dicari dan mudah dinavigasi:

Gunakan judul deskriptif daripada judul standar – Judul terperinci memberi pengguna konsep utama suatu bagian, yang memungkinkan mereka menemukan informasi yang mereka butuhkan.

Sediakan kotak telusur – Untuk memastikan mudahnya mencari materi yang dibutuhkan pengguna, Anda sebaiknya menyajikannya dengan kotak telusur yang siap diakses. Itu juga harus bisa menebak artikel yang tepat berdasarkan kata-kata yang dimasukkan pengunjung Anda dan melihat judul serta teks manual Anda.

Sertakan daftar isi – Jika panduan pengguna Anda panjang atau berisi banyak konten, pentingnya menambahkan daftar isi meningkat drastis. Ini memungkinkan pengguna untuk menemukan dan mencapai bagian tertentu dengan segera.

Ada banyak solusi yang tersedia untuk mengimplementasikan semua langkah ini tanpa mengutak-atik kode. Heroic KB, misalnya, membuat daftar isi otomatis menggunakan judul panduan pengguna Anda.

Bukan hanya itu. Fungsionalitas pencariannya yang kuat memungkinkan Anda mencari solusi untuk masalah Anda dengan mudah. Dan bilah pencarian dengan cepat menampilkan artikel yang cocok saat pengguna memasukkan kueri.

Pastikan desain yang menarik

Tingkatkan tampilan dan nuansa manual instruksi Anda dengan menyesuaikan berbagai aspek seperti struktur, tipografi, warna, dan elemen mereknya.

Seiring dengan penempatan visual, Anda harus memikirkan tampilan dan nuansa dokumen Anda.

Misalnya, jenis struktur, urutan bahan, ukuran teks, jenis font, warna, dan tajuk menentukan keseluruhan tampilan manual Anda. Komponen-komponen ini harus membuatnya menarik secara visual bagi pembaca.

Misalnya, lihat panduan pengguna Elvie ini yang menarik untuk dilihat karena berisi tipografi yang elegan, warna yang menenangkan, dan grafik modern.

Heroic KB, misalnya, memungkinkan Anda membuat panduan instruksi yang menakjubkan sejak awal. Pusat informasinya memberikan tampilan dan nuansa canggih yang memberikan tampilan halus pada manual Anda.

Dan jika Anda ingin menyelaraskan manual Anda dengan kepribadian merek perusahaan Anda, ada beberapa pengaturan di Heroic KB yang memungkinkan Anda melakukannya.

Memantau kinerja

Lacak metrik keterlibatan seperti jumlah waktu yang dihabiskan pemirsa pada manual, seberapa sering mereka dikunjungi, dan apakah mereka dibaca sama sekali. Dan gunakan informasi ini untuk meningkatkan panduan Anda.

Pikirkan tentang hal ini: Bagaimana jika Anda dapat memantau berapa lama pengguna membaca manual instruksional, berapa kali mereka membaca, dan apakah mereka pernah melihatnya bahkan sekali?

Ini akan memungkinkan Anda untuk menentukan apakah pelanggan benar-benar telah melihat konten dukungan yang disediakan.

Misalnya, fitur analitik Heroic KB memungkinkan Anda memantau keterlibatan pemandu Anda dan memberikan data luar biasa yang dapat Anda gunakan untuk meningkatkan manual Anda.

Perbarui manual Anda

Dengan mempertimbangkan dan menindaklanjuti saran pembaca, Anda dapat memastikan manual Anda benar-benar membantu mereka mencapai tujuan dan menyelesaikan masalah.

Selain mendapatkan wawasan dari data keterlibatan manual instruksi Anda, mendapatkan umpan balik langsung dari pelanggan juga penting.

Saat Anda membuat dan menerbitkan manual dengan WordPress dan Heroic KB, misalnya, Anda dapat mengumpulkan umpan balik pengunjung.

Pengguna dapat meningkatkan dan menurunkan manual dan menyebutkan alasan mereka melakukannya. Dan ini memungkinkan Anda meningkatkan manual pengguna Anda secara efektif.

Pertanyaan yang sering diajukan tentang instruksi manual

Berikut adalah jawaban atas beberapa pertanyaan umum terkait dengan panduan pengguna.

Untuk apa instruksi manual digunakan?

Manual instruksi digunakan untuk memberikan panduan terperinci tentang cara menggunakan, mengoperasikan, atau merakit produk atau sistem. Mereka sering disediakan oleh produsen dan merupakan alat penting bagi pengguna untuk memahami cara menggunakan produk secara efektif dan aman. Jadi pengguna mendapatkan hasil maksimal dari pembelian mereka.

Informasi apa yang harus ada dalam instruksi manual?

Manual instruksi biasanya mencakup petunjuk langkah demi langkah, diagram, dan ilustrasi untuk menjelaskan cara merakit, mengoperasikan, atau merawat produk. Mereka mungkin juga menyertakan tindakan pencegahan keselamatan, tip pemecahan masalah, dan informasi garansi.

Format apa yang dimiliki instruksi manual?

Manual instruksi dapat datang dalam berbagai format, tergantung pada jenis produk dan audiens yang dituju. Berikut adalah beberapa format umum:

• Manual tercetak: Ini adalah dokumen fisik yang disertakan dengan produk, biasanya dalam bentuk buklet.
• Manual PDF: Ini adalah versi digital dari manual cetak yang dapat diunduh dari situs web pabrikan.
• Manual online: Ini adalah manual yang dihosting di situs web pabrikan dan dapat diakses melalui browser web.
• Aplikasi seluler: Beberapa produk dilengkapi dengan aplikasi pendamping yang mencakup buku petunjuk, tutorial, dan sumber daya bermanfaat lainnya.

Kesimpulan: mulailah dengan instruksi manual

Seperti yang Anda lihat, manual instruksional adalah bagian tak terpisahkan dari dukungan pelanggan Anda. Ini memainkan peran penting dalam membiarkan pengguna memahami produk atau layanan Anda.

Meskipun mungkin memerlukan waktu dan upaya untuk membuat manual instruksi, hasilnya sangat berharga. Dan Anda harus memperbarui manual secara teratur.

Di situlah kombinasi WordPress dan Heroic KB benar-benar dapat membantu Anda mempercepat. Dengan Heroic KB, Anda tidak hanya dapat membuat panduan pengguna yang cantik dan profesional, tetapi juga mengumpulkan umpan balik pengguna dan data keterlibatan untuk memperbaikinya.

Secara keseluruhan, memberikan instruksi manual yang relevan dan berguna akan menghasilkan pelanggan yang senang yang akan bertahan dengan merek Anda dalam jangka panjang.