Komponen penting dari faktur PDF WooCommerce & membuatnya di WooCommerce

Katakanlah Anda adalah pelanggan. Di semua toko offline, Anda menerima faktur saat melakukan pemesanan. Mirip dengan ini, Anda akan menerima faktur yang disesuaikan setelah melakukan pemesanan di toko online.

Semua informasi pesanan, termasuk nama perusahaan, logo, alamat, nama pelanggan, alamat, tanggal pemesanan, detail produk, dll., akan ada di faktur.

Luangkan waktu sejenak dan bayangkan diri Anda sebagai pemilik toko. Setiap kali pelanggan memesan, Anda harus mengirimkan faktur kepada mereka, bukan?

Anda mungkin memiliki satu pertanyaan dalam pikiran. Bagaimana? Ini pertanyaan yang bagus karena Anda dapat memiliki beberapa pesanan dan akan sulit untuk membuat faktur secara manual untuk setiap pesanan satu per satu. Jangan khawatir sekarang.

Dalam artikel ini, kita akan membahas komponen penting dari faktur serta cara menggunakan plugin "Faktur PDF WooCommerce, slip pengepakan, catatan pengiriman, dan label pengiriman" Webtoffee untuk secara otomatis membuat dan menyesuaikan faktur WooCommerce untuk pelanggan Anda.

Mari kita mulai sekarang, ya?

Faktur adalah dokumen yang Anda kirimkan kepada pelanggan yang akan membeli barang dan jasa Anda untuk menagih pembayaran atau kepada pelanggan yang telah membayar.

Faktur bertindak sebagai bukti pembelian untuk klien yang sebelumnya telah melakukan pembelian. Selain itu, bertindak sebagai catatan hukum jika terjadi kesalahan atau kerusakan barang yang memerlukan pengembalian dana.

Selain itu, pelanggan juga dapat menggunakan faktur sebagai bukti jika mereka membuat klaim palsu.

Jadi apa saja komponen utama dari faktur?

1. Logo perusahaan
2. Detail Perusahaan
3. Detil pelanggan
4. Nomor faktur
5. Tanggal pemesanan
6. Cara Pembayaran
7. Produk yang dibeli
8. Harga dan kuantitas
9. Rincian pajak
10. Kode batang/kode QR
11. Kebijakan pengembalian
12. Catatan pelanggan

Di bagian artikel selanjutnya, kita akan membahas komponen faktur ini. Pertama-tama mari kita periksa beberapa keuntungan dari faktur.

Bahkan jika bisnis WooCommerce Anda kecil, mengirimkan faktur kepada pelanggan menunjukkan kepada mereka bahwa Anda adalah seorang profesional. Faktur yang dibuat secara profesional dengan semua komponen yang diperlukan akan membantu Anda membedakan diri Anda dari pesaing dan memenangkan kepercayaan pelanggan Anda.

Banyak perusahaan, termasuk saingan WooCommerce Anda, mengabaikan peluang yang diberikan oleh faktur. Perjalanan pembelian pelanggan dimulai dengan menerima faktur dan berlanjut selama diperlukan.

Pembelian online hari ini menawarkan berbagai pilihan. Untuk membuat dampak pada pikiran pelanggan, oleh karena itu, penting untuk menciptakan identitas merek yang unik. Melalui penggunaan komponen visual pada faktur otomatis, faktur WooCommerce berhasil mengatasi masalah ini. Oleh karena itu, ini memperkuat identifikasi merek bisnis online Anda.

Tidak ada keraguan bahwa ini adalah manfaat paling signifikan dari faktur. Catatan hukum penjualan Anda akan membantu Anda melacak produk apa yang dijual dan kepada siapa.

Selain itu, faktur membantu memudahkan akses ke informasi pembayaran sebelumnya, meningkatkan potensi bisnis, mempermudah persiapan pajak, dan berfungsi sebagai perlindungan hukum.

Seperti yang kami sebutkan sebelumnya, bagian ini membahas komponen penting dari faktur.

Mari kita mulai.

1. Logo perusahaan

Logo adalah dasar dari identitas merek. Membuat kesan pertama yang kuat adalah tentang menarik perhatian pelanggan Anda.

Faktur WooCommerce harus menyertakan logo Anda karena membuatnya terlihat lebih profesional. Akibatnya, pelanggan Anda lebih cenderung mempercayai Anda.

2. Detail Perusahaan

Jelas, salah satu komponen terpenting dari faktur adalah identitas perusahaan. Anda harus menambahkan detail perusahaan atau bisnis Anda di bagian atas faktur.

Sertakan nama bisnis resmi, alamat, nomor telepon, dan alamat email Anda. Jika bisnis Anda beroperasi di negara atau yurisdiksi tertentu, Anda mungkin perlu memberikan informasi tambahan, seperti nomor identifikasi pajak atau nomor PPN Anda.

3. Detail Pelanggan

Dalam faktur, Anda harus menyertakan informasi tentang klien atau pelanggan Anda, seperti nama, alamat email, nomor telepon, alamat surat, GSTIN, PPN, nomor SSN, dll.

Entri formulir halaman checkout dapat digunakan untuk mendapatkan semua informasi pelanggan Anda saat membuat faktur WooCommerce. Dalam faktur Anda, sebaiknya sertakan alamat pengiriman dan penagihan.

4. Nomor Faktur

Melacak dan tetap teratur lebih mudah dengan nomor faktur. Dengan menetapkan pengenal unik ke faktur, Anda dapat dengan cepat mencari dan menemukan riwayat pembelian Anda.

Plugin faktur PDF Anda akan secara otomatis menghasilkan nomor faktur saat Anda membuat faktur WooCommerce.

Anda dapat memilih format untuk faktur Anda, tergantung pada apakah Anda menginginkan awalan atau akhiran, atau format angka kustom.

5. Tanggal pemesanan

Setiap faktur harus menyertakan komponen kunci ini. Faktur Anda mengonfirmasi kapan transaksi terjadi dengan menunjukkan tanggal pemesanan.

Anda akan dapat melacak kapan produk atau layanan Anda dijual atau disediakan dengan cara ini. Jika terjadi masalah pengiriman, tanggal transaksi faktur akan membantu menghilangkan kebingungan.

6. Metode Pembayaran

Metode pembayaran yang Anda terima harus ditentukan pada faktur jika Anda membuatnya untuk menagih pembayaran. Pay Pal, transfer bank, kartu kredit, dll adalah beberapa contohnya.

Sangat penting bagi Anda untuk menangani klaim pengembalian dana dan akan membantu Anda melacak metode pembayaran yang digunakan pelanggan Anda.

7. Produk yang Dibeli

Dalam faktur Anda, Anda harus mencantumkan barang-barang yang dibeli pelanggan Anda. Anda dapat menambahkan beberapa atribut, seperti SKU, gambar produk, deskripsi singkat, dll. saat membuat faktur WooCommerce.

Unit penyimpanan stok, atau SKU, adalah pengidentifikasi khusus yang hanya dapat dipahami oleh pemilik bisnis WooCommerce. Untuk mengidentifikasi inventaris mereka, mereka menggunakan SKU.

Oleh karena itu, sangat penting untuk menyertakan SKU atau ID produk untuk mengelola pengembalian dan pengembalian dana dengan lancar.

8. Harga & Kuantitas

Anda harus menyertakan jumlah, harga per item, dan biaya subtotal produk selain daftar produk.

Dalam kasus beberapa pesanan dari produk yang sama, tidak nyaman untuk membuat daftar masing-masing secara terpisah. Faktur Anda juga akan berantakan dengan informasi ini.

Oleh karena itu, pada baris yang sama, nyatakan harga produk, kuantitas, dan kemudian total biaya pesanan.

9. Rincian Pajak

Faktur harus menyertakan pajak pertambahan nilai atau pajak penjualan eCommerce yang relevan yang berlaku di lokasi perusahaan Anda, pelanggan Anda, atau keduanya.

Hitung harga total, termasuk pajak, dan tambahkan ke ringkasan harga subtotal.

10. Kode Batang/Kode QR

Untuk mengakses dan menangani produk Anda dengan mudah selama pengiriman, penting untuk menyertakan kode batang atau kode QR.

Barcode adalah label yang dapat dibaca mesin yang menyimpan informasi yang tersedia dalam faktur. Selain itu, kode QR adalah semacam kode batang tempat Anda dapat mengambil nomor pesanan atau nomor faktur dengan memindai kode QR pada faktur.

11. Kebijakan Pengembalian Dana

Untuk mencegah segala jenis kesalahpahaman dengan pelanggan Anda, Anda harus menawarkan prosedur pengembalian.

Sertakan syarat dan ketentuan penting, informasi pajak, klausul terkait pembayaran, kebijakan pengembalian dana, dll. Pelanggan tidak dapat menolak syarat dan ketentuan ini di lain waktu jika Anda mencantumkannya dalam faktur.

Anda dapat menyertakan kebijakan pengembalian dana di bagian bawah faktur WooCommerce Anda jika Anda membuatnya.

12. Catatan Pelanggan

Cara yang bagus untuk melibatkan pelanggan Anda dan mendapatkan kepercayaan mereka adalah melalui catatan pelanggan.

Pelanggan dapat menentukan permintaan yang mereka ingin perusahaan penuhi, seperti menambahkan catatan pada pembungkus kado atau instruksi pengiriman.

Anda juga dapat melakukan keajaiban untuk reputasi merek Anda dengan ucapan terima kasih sederhana di footer. Sentuhan pribadi yang Anda tambahkan ke faktur akan membuat pelanggan Anda merasa dihargai.

Setelah mempelajari seperti apa faktur WooCommerce, Anda dapat mulai membuatnya untuk toko WooCommerce Anda.

Pertanyaannya, bagaimana?

Pelanggan menuntut tanggapan cepat dan layanan efektif di dunia eCommerce yang sibuk. Oleh karena itu, menyiapkan faktur secara manual untuk pesanan di situs WooCommerce Anda akan memakan waktu dan tidak efisien.

WooCommerce mendukung fitur faktur standar, tetapi ada banyak plugin yang dapat membantu Anda mengirim faktur yang terlihat profesional kepada pelanggan Anda hanya dengan beberapa klik.

Untuk faktur yang terlihat profesional, kami akan menggunakan faktur PDF WooCommerce Webtoffee, slip pengepakan, catatan pengiriman, dan plugin label pengiriman.

Faktur / slip pengepakan WooCommerce PDF adalah plugin freemium ideal yang membuat pembuatan faktur WooCommerce khusus berkualitas pro untuk setiap pelanggan, apa pun jenis bisnis yang Anda jalankan.

Omong-omong, plugin freemium memiliki versi berbayar selain versi gratis. Versi berbayar memiliki lebih banyak fungsi, sementara versi gratis hanya dapat menawarkan fungsi paling dasar.

Ketika pelanggan menyelesaikan pesanan, plugin ini secara otomatis membuat faktur dan melampirkannya ke email konfirmasi pesanan. Pelanggan juga dapat mengunduh faktur dari halaman konfirmasi pesanan atau halaman “Akun Saya” mereka.

Untuk menambahkan plugin, buka panel admin WordPress Anda dan pilih Plugins > Add New . Cari lalu instal dan aktifkan plugin WooCommerce PDF Invoices and Packing Slips.

Setelah terinstal, buka Faktur/pengemasan > Faktur, dan konfigurasikan pengaturan Umum untuk faktur pdf.

Petunjuk dalam artikel ini akan membantu Anda mengonfigurasi pengaturan faktur PDF untuk Woocommerce secara mendetail.

Setelah mengonfigurasi pengaturan Umum, navigasikan ke tab Kustomisasi. Di sini Anda dapat mengaktifkan atau menonaktifkan opsi dalam faktur dengan mengaktifkan tombol di sisi kanan halaman dan pratinjau langsung di sisi kiri.

Dengan menyesuaikan faktur PDF WooCommerce dalam pratinjau langsung, Anda dapat melihat dengan tepat bagaimana tampilan faktur Anda.

Faktur/slip pengepakan WooCommerce PDF juga memungkinkan Anda untuk menyesuaikan tata letak faktur sesuai dengan bisnis Anda. Selain itu, Anda akan dapat menambahkan kode QR ke faktur Anda, yang merupakan fitur lanjutan dari versi premium plugin ini.

Dan akhirnya, untuk membeli, menginstal, dan mengaktifkan versi pro dari plugin – Lihat artikel ini.

Di toko WooCommerce Anda, perjalanan pelanggan Anda harus mulus dan memuaskan dari awal hingga akhir.

Faktur profesional yang dirancang khusus dapat membantu pelanggan Anda dalam perjalanan mereka di toko Anda, mendapatkan kepercayaan mereka, dan bahkan mengubahnya menjadi pelanggan setia yang kembali. Selain itu, ini akan melindungi bisnis WooCommerce Anda dari kesalahan dan penipuan.

Kami berharap artikel ini akan membantu Anda memahami komponen penting dari faktur dan memungkinkan Anda membuat faktur PDF WooCommerce profesional Anda sendiri.