Kapan dan Bagaimana Menjatuhkan Klien

Berikut skenario yang mungkin terdengar familiar:

Anda memiliki proyek hebat dengan klien baru yang menarik. Anda menyetujui ruang lingkup proyek, Anda memulai, tetapi kemudian, tiba-tiba, semuanya berantakan. Anda sepertinya tidak dapat menemukan titik temu atau jalan ke depan, dan proyek baru Anda yang dulu menarik sekarang sedang dalam proses.

Jadi, bagaimana Anda tahu kapan waktunya untuk beralih dari hubungan klien yang tidak berhasil? Dan apa cara yang tepat untuk melakukannya sambil tetap berhubungan baik dengan orang-orang yang terlibat?

Kapan Harus Mengatakan, "Ini Tidak Berhasil."

Ada berbagai situasi yang mungkin membuat Anda mempertimbangkan untuk berpisah dengan klien. Mari kita lihat beberapa skenario yang lebih umum.

Apa yang Anda Tawarkan bukanlah Yang Dibutuhkan Klien

Seorang desainer bekerja dengan seseorang yang sangat mereka sukai. Mereka memperluas pekerjaan yang mereka lakukan bersama karena mereka mengklik secara pribadi. Tapi akhirnya, mereka mengembara ke wilayah yang desainernya sangat tidak memenuhi syarat dan tidak tertarik untuk mengejarnya. Klien tidak ingin melakukan pekerjaan itu lagi, tetapi desainer tidak dapat, dengan hati nurani yang baik, terus dibayar untuk melakukan sesuatu yang tidak mereka kuasai. Jadi perancang harus pergi dan menyarankan agar klien mencari orang lain untuk membantu mereka. Mereka dapat berpisah dengan baik.

Klien Mengubah Perjanjian

Kami telah melihat skenario ini berakhir dengan sangat baik dan sangat buruk.

Misalnya, seorang pekerja lepas dipekerjakan untuk melakukan tugas tertentu dengan tarif per jam yang telah disepakati. Ketika klien menemukan bahwa proyek itu memakan waktu lebih lama dari yang diantisipasi, dia menyarankan tarif setengahnya. Ingin menyenangkan kliennya dan menyelesaikan proyek—dan merasa bertanggung jawab atas waktu ekstra yang dibutuhkan—pekerja lepas itu setuju. Pada akhirnya, dia melemahkan dirinya sendiri, menjadi frustrasi, dan melampiaskannya pada kliennya. Itu berantakan dan berakhir buruk.

Pekerja lepas yang berbeda memiliki skenario serupa. Dia memberikan layanannya dan kiriman sesuai kesepakatan. Kemudian klien meminta lebih banyak kiriman. Dia dengan tenang dan jujur ​​menjelaskan bahwa dia harus melakukan lebih banyak pekerjaan untuk bagian tambahan, jadi dia harus meminta bayaran lebih. Klien itu mengerti dan berkata dia akan menggunakan apa yang dia miliki untuk saat ini, dan mereka dapat mengatur sesuatu yang lain jika dia masih membutuhkan lebih banyak.

Klien adalah Art-Directing

Seorang desainer telah menemukan beberapa konsep untuk kliennya, dan klien tidak terlalu senang dengan salah satunya. Mereka akhirnya memilih satu dan kemudian memberi desainer daftar suntingan yang ingin mereka buat. Dia melakukan beberapa suntingan dan menyarankan yang lain berdasarkan keahliannya sebagai desainer profesional. Mereka berdebat, dan dia mengalah.

Terkadang Anda menyedotnya dan membiarkan desain yang buruk lahir ke dunia. Anda hanya tidak mempublikasikannya dengan cara apa pun. Selama tujuan klien tercapai, Anda telah mencapai apa yang mereka harapkan dari Anda.

Namun dalam hal ini, tujuan klien tidak tercapai, dan perancang tidak dapat memasukkan namanya ke dalam proyek.

Anda Tidak Bisa Memuaskan Klien Anda

Secara hukum, Anda hanya perlu menyelesaikan konsep sebanyak yang telah Anda uraikan dalam kontrak. Namun, banyak desainer akan memberi tahu Anda bahwa mereka akan memberikan setidaknya satu tambahan, mungkin dua, sebagai tindakan itikad baik.

Tapi, seperti yang Anda ketahui, setelah Anda menyelesaikan sejumlah X konsep yang tidak memuaskan, kepuasan klien itu tidak akan terjadi. Sesuatu telah salah sasaran dalam komunikasi Anda, dan Anda jelas tidak berada di halaman yang sama. Entah Anda mulai dari awal dan kembali ke fase penelitian, atau Anda memotong kerugian Anda. Jalan yang Anda pilih bergantung pada nada keseluruhan proyek: Jika klien Anda jelas tidak menghargai apa yang Anda bawa ke meja, mungkin sudah waktunya untuk pergi.

Apa yang Harus Dilakukan Ketika Anda Memutuskan Saatnya untuk Pindah

Jika Anda telah memeriksa skenario klien Anda saat ini dan menentukan bahwa Anda benar-benar perlu memutuskan hubungan, pastikan Anda mencakup setiap langkah ini saat Anda mengucapkan selamat tinggal:

1. Jadilah Hormat

Jangan pernah menghina klien Anda. Bahkan jika mereka telah menghina Anda. Ingat: Anda adalah seorang profesional; bertindak seperti satu.

2. Jelaskan posisi Anda dalam Proyek dan Tawarkan Opsi untuk Melanjutkan

Perjelas tentang di mana proyek terhenti. Misalnya: “Tawarannya adalah $X, dan Anda telah membayar deposit 50 persen dari itu. Kami menyepakati tiga konsep dengan revisi hingga dua putaran. Sejauh ini, saya telah menyelesaikan lima konsep dan dua putaran revisi.”

Anda dapat menawarkan dua konsep lagi dengan ketentuan untuk komunikasi apa yang Anda butuhkan dari mereka, dan mereka akan membayar $Y lebih banyak untuk itu. Ini memperjelas bahwa Anda tidak melakukan pekerjaan tambahan apa pun secara gratis.

Jika mereka tidak tertarik dengan opsi itu, inilah baris Anda: “Saya sangat menyesal karena semuanya tidak berjalan dengan baik. Saya selalu berharap bahwa saya dapat memenuhi kebutuhan klien saya.”

3. Cukup Jelaskan bahwa Anda Keluar, di

Ketentuan paling sederhana

Jangan menyalahkan dan tidak mengambil semua tanggung jawab. Gunakan bahasa “saya”. “Menjadi jelas bagi saya bahwa situasi ini tidak berhasil. Kami sepertinya tidak menemukan bahasa yang sama untuk bergerak maju, dan saya merasa saya tidak akan dapat membantu Anda menemukan solusi yang bisa diterapkan. Saya pikir sekarang adalah saat yang tepat bagi Anda untuk mengejar desainer yang berbeda, yang mungkin dapat memenuhi kebutuhan Anda dengan lebih baik.

4. Bicara tentang Uang

Anda juga memiliki opsi di sini. Anda dapat memberi tahu mereka bahwa Anda tidak mengenakan biaya untuk pembayaran paruh kedua, meskipun Anda menghabiskan lebih banyak waktu daripada yang Anda tawarkan.

Jika mereka meminta Anda mengembalikan deposit mereka, Anda dapat memilih apakah Anda ingin melepaskan sebagian kecilnya dengan itikad baik. Tetapi Anda harus tahu bahwa itu mungkin tidak akan mengubah pendapat mereka tentang jalannya proyek.

Jika Anda lebih suka tidak mengembalikan deposit proyek apa pun, berikut alternatifnya: Jelaskan berapa jam yang telah Anda habiskan, jelaskan bahwa itu di atas dan di luar apa yang Anda tawar, dan tambahkan baris tentang bagaimana Anda akan membiarkan mereka menentukan pembayaran apa di atas jumlah setoran yang mereka yakini adil.

Ini bisa berisiko karena Anda tidak tahu bagaimana reaksi mereka. Tapi itu juga pernyataan. Ini pasti memberi tahu mereka bahwa Anda tidak akan mengembalikan deposit mereka (yang seharusnya tidak mereka minta tetapi kadang-kadang dilakukan). Ini juga menegaskan kembali bahwa Anda telah mencurahkan waktu dan energi nyata ke dalam proyek ini.

Bagaimana Menghindari Mendapatkan Klien ke Titik Ini

Jelas, yang terbaik adalah menghindari memecat klien. Berikut adalah tiga tip untuk menyiapkan diri Anda untuk sukses sejak awal.

1. Sempurnakan Komunikasi Anda

Komunikasi adalah satu-satunya aset paling berharga dalam hubungan apa pun, termasuk hubungan klien. Jadi terbuka, jujur, dan rendah hati. Ajukan pertanyaan di sepanjang jalan untuk memastikan Anda semua berada di halaman yang sama. "Biarkan saya memeriksa pemahaman saya," adalah frasa pinjaman yang selalu berguna.

Pertimbangkan bahwa kesalahan dalam komunikasi mungkin merupakan kesalahan Anda daripada langsung menyalahkan klien Anda. Apakah Anda sejelas mungkin? Bagaimana Anda dapat meningkatkan kejelasan?

Jika Anda payah dalam komunikasi, berinvestasilah dalam lokakarya atau audit kursus perguruan tinggi, atau carilah pelatihan. Ini adalah keterampilan hidup yang perlu Anda kuasai.

2. Selesaikan Kekusutan dalam Proses Onboarding Anda

Proses orientasi Anda akan meningkat seiring waktu, tetapi habiskan waktu dan upaya untuk menyempurnakannya—akan bermanfaat untuk menerapkannya dan bekerja.

3. Pastikan Kontrak Anda Jelas

Anda sudah sering mendengar ini, tetapi perlu diulangi: Dapatkan kontrak yang ditandatangani yang dengan jelas menguraikan ruang lingkup Anda, jumlah konsep yang akan Anda berikan, dan jumlah revisi yang dapat diharapkan klien Anda.

Kontrak Anda adalah perjanjian yang dapat Anda kembalikan ketika Anda perlu menyelesaikan pertengkaran (dan tidak ada salahnya jika itu mengikat secara hukum). Tapi Anda harus mengungkitnya dengan bijaksana, dan Anda tidak bisa terus memainkan "kartu kontrak", jadi simpanlah selama mungkin.

Dengan mengingat hal itu, Anda akan dapat membuat sebagian besar klien Anda senang dan proyek mereka berjalan dengan lancar. Tetapi ketika sebuah proyek tidak dapat diselamatkan, dan keahlian Anda kurang dihargai, ingatlah bahwa kadang-kadang layak untuk memotong kerugian Anda.

Kelola Konflik Klien seperti Bos

Sebagai seorang desainer web, Anda ingin mendorong batas dengan desain Anda untuk menciptakan sesuatu yang inovatif untuk klien Anda. Tetapi klien secara naluriah dapat merasa menolak ide dan tren baru, karena hal yang tidak dikenal itu menakutkan dan sangat umum untuk mengalami beberapa konflik selama proyek desain situs web.

Meskipun tampaknya lebih mudah untuk tetap menggunakan desain yang "aman" dan menghindari konflik klien ini, itu tidak sepadan. Dengan mengikuti beberapa langkah sebelum dan selama proses desain, Anda dapat membuat desain out-of-the-box dan menyiapkan skenario win-win dengan klien Anda.