Cara Membuat Manual Kebijakan dan Prosedur: Panduan Lengkap

Tidak yakin bagaimana cara membuat manual kebijakan dan prosedur, atau apakah bisnis Anda membutuhkannya?

Panduan kebijakan dan prosedur adalah hub terpusat tempat karyawan dapat mengakses informasi penting tentang bisnis Anda.

Saat bisnis Anda berkembang, mendokumentasikan kebijakan dan prosedur ini sangat penting untuk mengoptimalkan proses Anda, merawat karyawan Anda, melindungi bisnis Anda, memastikan kepatuhan terhadap peraturan pemerintah, dan banyak lagi.

Dalam panduan ini, Anda akan mempelajari semua yang perlu Anda ketahui tentang cara membuat manual kebijakan dan prosedur, termasuk yang berikut ini:

• Apa yang dimaksud dengan manual kebijakan dan prosedur?
• Contoh manual kebijakan dan prosedur
• Mengapa penting untuk memiliki manual kebijakan dan prosedur
• Bagaimana membuat manual kebijakan dan prosedur

Mari menggali…

Apa Itu Manual Kebijakan dan Prosedur?

Manual kebijakan dan prosedur adalah pusat pengetahuan terpusat di mana karyawan dapat mengakses informasi tentang kebijakan dan prosedur bisnis Anda, seperti cara melakukan tugas tertentu (“prosedur”) dan peraturan dan regulasi (“kebijakan”).

Beberapa contoh dapat berupa perincian tentang proses perekrutan untuk manajer yang perlu mempekerjakan karyawan baru, kebijakan cuti sakit, tunjangan karyawan, dan sebagainya. Kami akan membagikan lebih banyak contoh manual kebijakan dan prosedur sebentar lagi.

Pusat pengetahuan terpusat seperti itu membantu karyawan Anda mengakses informasi penting saat dibutuhkan, yang membantu bisnis Anda bekerja lebih efektif.

Ini juga memastikan bahwa semua karyawan Anda beroperasi di halaman yang sama dan sepenuhnya memahami prosedur dan kebijakan bisnis Anda.

Contoh Manual Kebijakan dan Prosedur

Untuk membantu Anda memahami apa itu manual kebijakan dan prosedur dan jenis konten apa yang harus Anda sertakan dalam manual Anda, mari kita lihat ikhtisar cepat dari beberapa contoh manual kebijakan dan prosedur yang harus Anda pertimbangkan termasuk:

• Kode etik tempat kerja
• Informasi tunjangan karyawan
• Prosedur kesehatan dan keselamatan
• Prosedur darurat
• Tinggalkan kebijakan
• Kebijakan liburan
• Kebijakan kerja jarak jauh
• Struktur organisasi
• Kebijakan perjalanan bisnis (mis. per diem, dll.)
• kebijakan SDM
• Prosedur pembayaran
• Prosedur karyawan untuk tugas-tugas utama (misalnya mengajukan permintaan cuti liburan)
• Deskripsi pekerjaan
• Informasi promosi (jika standar, seperti level yang berbeda)
• Aturan kepatuhan hukum (mis. aturan untuk karyawan yang berinvestasi dalam saham)
• Informasi opsi saham dan periode vesting
• Kebijakan penggunaan teknologi
• Kebijakan keamanan informasi
• Kebijakan pendidikan berkelanjutan

Untuk contoh kehidupan nyata, Anda dapat mempertimbangkan Kebijakan Keamanan Informasi dari Notre Dame, yang membantu "melindungi sumber daya informasi Notre Dame dari akses tidak sah yang tidak disengaja atau disengaja..."

Bisnis Anda mungkin memiliki kebijakan dan prosedur yang unik, jadi ini bukanlah daftar lengkap semua konten yang harus Anda sertakan dalam manual kebijakan dan prosedur. Namun, itu akan memberi Anda ide bagus tentang dari mana harus memulai.

Mengapa Penting Memiliki Manual Kebijakan dan Prosedur

Sekarang setelah Anda mengetahui apa itu manual kebijakan dan prosedur, mari kita bahas beberapa manfaat terbesar dari membuatnya untuk bisnis Anda.

Kurangi Waktu Pelatihan Karyawan

Setiap kali Anda mempekerjakan karyawan baru, selalu ada jeda waktu antara saat mereka mulai bekerja dan saat mereka mulai benar-benar berkontribusi pada bisnis Anda.

Anda perlu membantu mereka memahami kebijakan utama, cara kerjanya, apa yang akan mereka kerjakan, dan seterusnya.

Dengan manual kebijakan dan prosedur, Anda dapat mengurangi waktu pelatihan karyawan terkait dengan semua tugas prosedural umum dalam bisnis Anda.

Dengan begitu, karyawan baru dapat fokus pada pelatihan untuk tugas kerja aktual mereka, yang akan membantu mereka mulai menambahkan nilai lebih cepat.

Bantu Karyawan Memahami Keuntungan Mereka (dan Tingkatkan Retensi)

Sebagian besar bisnis menawarkan tunjangan karyawan untuk membantu meningkatkan retensi dan meningkatkan moral karyawan.

Namun, jika karyawan tidak tahu cara mengakses manfaat tersebut (atau bahkan jika manfaat tersebut ada), bisnis Anda tidak akan memperoleh manfaat dari menawarkan manfaat tersebut.

Dengan manual kebijakan dan prosedur, Anda dapat dengan jelas mendokumentasikan semua tunjangan karyawan bisnis Anda sehingga:

1. Karyawan tahu manfaat apa yang ada.
2. Karyawan tahu bagaimana mereka dapat mengakses manfaat tersebut.

Meningkatkan Kepatuhan Terhadap Aturan dan Peraturan

Selain kebijakan bisnis Anda sendiri, bisnis Anda kemungkinan besar juga harus mematuhi aturan dan peraturan pemerintah, seperti aturan seputar perdagangan orang dalam.

Untuk beberapa bisnis, konsekuensi dari tidak mengikuti peraturan ini bisa sangat besar dalam bentuk denda atau hukuman lainnya.

Dengan manual kebijakan dan prosedur Anda, Anda dapat menentukan apa yang perlu dilakukan karyawan untuk mempertahankan kepatuhan terhadap peraturan ini. Dengan memaparkan informasi ini secara jelas (dan mempermudah akses karyawan), Anda dapat menghindari kecelakaan yang tidak disengaja dan meningkatkan kepatuhan Anda terhadap peraturan pemerintah tersebut.

Sebagai contoh, Anda dapat melihat kebijakan kepatuhan perdagangan orang dalam Shake Shack:

Tetapkan Ekspektasi yang Tepat untuk Perilaku Karyawan

Jika Anda ingin menghindari masalah dengan perilaku karyawan, akan jauh lebih mudah untuk menetapkan ekspektasi sejak awal daripada mencoba menyesuaikan perilaku di kemudian hari.

Dengan panduan kebijakan dan prosedur, Anda dapat menetapkan ekspektasi yang tepat untuk perilaku dan budaya karyawan sejak awal untuk menghindari masalah di masa mendatang.

Standarisasikan Proses Bisnis Anda dan Lindungi dari Masalah

Manfaat besar lain dari manual kebijakan dan prosedur adalah membantu Anda menstandarkan kebijakan bisnis Anda – seperti namanya!

Dengan menstandarkan kebijakan sebanyak mungkin, Anda dapat meningkatkan efisiensi dan merampingkan pekerjaan administrasi bisnis Anda.

Anda juga dapat membantu melindungi dari masalah, seperti menggunakan kebijakan keamanan informasi untuk melindungi bisnis Anda dari pelaku jahat yang mengakses data Anda.

Kurangi Beban SDM Dengan Membiarkan Karyawan Membantu Dirinya Sendiri

Bisnis Anda hampir pasti memiliki banyak kebijakan yang sangat spesifik seputar tugas terkait SDM seperti pembayaran, cuti sakit, cuti liburan, tunjangan, opsi pensiun, dan sebagainya.

Jika karyawan merasa perlu menghubungi staf SDM Anda setiap kali mereka memiliki pertanyaan, staf SDM Anda akan terhambat karena harus menjawab pertanyaan ini alih-alih mengerjakan sesuatu yang lebih berharga.

Dengan mendokumentasikan semua kebijakan dan prosedur penting ini dalam manual Anda, Anda dapat memberi karyawan alat yang mereka butuhkan untuk menemukan jawabannya sendiri. Itu berarti karyawan dapat memperoleh jawaban kapan pun mereka membutuhkannya dan staf SDM Anda dapat fokus pada hal lain.

Ini beroperasi dengan prinsip yang hampir sama tentang bagaimana membuat basis pengetahuan yang menghadap pelanggan dapat membantu Anda mengurangi permintaan dukungan manusia dengan memberi pelanggan alat untuk membantu diri mereka sendiri. Jika Anda tertarik dengan topik tersebut, lihat postingan kami dengan tujuh manfaat basis pengetahuan besar .

Bagaimana Membuat Manual Kebijakan dan Prosedur

Sekarang, mari masuk ke langkah-langkah sebenarnya untuk membuat manual kebijakan dan prosedur, dari awal hingga akhir.

1. Rencanakan Manual Kebijakan dan Prosedur Anda

Sebelum Anda mulai menulis dan mendokumentasikan, penting untuk memiliki rencana dan struktur tingkat tinggi untuk manual Anda.

Ini akan memberi tahu Anda konten apa yang perlu Anda tulis dan cara terbaik menyusun konten itu menjadi manual yang kohesif.

Jika Anda tidak yakin harus mulai dari mana, contoh manual kebijakan dan prosedur di atas bisa menjadi dasar yang baik.

Bisnis Anda juga mungkin memiliki kebijakan dan prosedurnya sendiri yang perlu didokumentasikan dalam manual Anda.

Selain hanya mencantumkan kebijakan dan prosedur individual, Anda juga ingin memikirkan tentang bagaimana Anda dapat mengelompokkannya dalam kategori logis. Misalnya, kebijakan tunjangan karyawan individual dapat dikelompokkan ke dalam satu kategori “Imbalan Kerja” yang menyeluruh.

Jenis pengelompokan ini akan memudahkan karyawan untuk menelusuri dan menavigasi manual Anda.

Dengan perangkat lunak manual kebijakan dan prosedur yang tepat, Anda seharusnya tidak memiliki masalah dalam menyiapkan jenis kategorisasi ini.

2. Buat Tim untuk Menulis Konten Anda

Setelah Anda memetakan manual kebijakan dan prosedur Anda, Anda perlu mengumpulkan tim ahli yang mampu membuat konten ini.

Karena kebijakan dan prosedur Anda kemungkinan akan menjangkau departemen yang berbeda, tim Anda juga perlu melakukannya.

Tujuan utama Anda adalah untuk mendapatkan pakar materi pelajaran untuk semua kebijakan dan prosedur penting yang perlu Anda dokumentasikan.

Langkah ini juga bisa menjadi tempat yang bagus untuk kembali dan memeriksa apakah Anda melewatkan sesuatu dalam rencana Anda. Tim ahli Anda mungkin memiliki umpan balik mereka sendiri tentang kebijakan baru yang harus ditambahkan atau perubahan pada struktur manual Anda.

3. Tulis Konten Kebijakan dan Prosedur Anda

Sekarang, Anda siap untuk mulai menulis. Tim Anda harus mengetahui apa yang perlu dilakukan dan mereka dapat mulai membuat konten tersebut berdasarkan rencana Anda.

Berikut adalah beberapa praktik terbaik manual kebijakan dan prosedur untuk dipertimbangkan saat menulis dokumentasi Anda:

• Sertakan gambar dan video di tempat yang masuk akal – gambar dan video dapat berguna untuk menjelaskan berbagai hal secara lebih mendetail, terutama terkait dengan prosedur yang perlu diikuti oleh karyawan.
• Gunakan pemformatan untuk menarik perhatian ke area utama – gunakan keterangan untuk menyorot informasi penting, menekankan peringatan, dan sebagainya. Sebagian besar perangkat lunak manual kebijakan dan prosedur memungkinkan Anda melakukan ini.
• Hindari jargon – banyak artikel harus dapat diakses oleh karyawan dari spesialisasi/tingkat pengetahuan yang berbeda, yang berarti Anda harus menghindari jargon khusus topik jika memungkinkan.
• Sertakan daftar isi – menambahkan daftar isi mempermudah karyawan untuk menavigasi konten. Beberapa perangkat lunak panduan kebijakan dan prosedur dapat membantu Anda melakukannya secara otomatis.
• Gunakan paragraf pendek dan poin-poin – ini memudahkan karyawan untuk menyerap dan memahami konten Anda.

4. Meninjau dan Menyetujui Isi Kebijakan dan Prosedur Anda

Setelah Anda menulis draf pertama konten kebijakan dan prosedur Anda, Anda ingin agar konten tersebut ditinjau oleh pakar materi pelajaran yang terpisah.

Proses peninjauan ini dapat membantu Anda menemukan kesalahan dan ketidakkonsistenan sebelum Anda memublikasikan konten.

Biasanya juga bukan ide yang buruk untuk memiliki pandangan kedua tentang konten dalam hal struktur dan kualitas penulisan.

Idealnya, Anda ingin memiliki sistem sehingga pengulas dapat menandatangani setiap bagian konten sebelum dipublikasikan di manual Anda.

Berbicara tentang…

5. Publikasikan Manual Kebijakan dan Prosedur Anda

Agar manual Anda mudah diakses, Anda harus menggunakan perangkat lunak manual kebijakan dan prosedur yang memungkinkan karyawan Anda mengakses kebijakan Anda dengan mudah kapan saja.

Untuk sebagian besar bisnis, Anda dapat menggunakan perangkat lunak basis pengetahuan atau perangkat lunak dokumentasi biasa, selama itu menyertakan fitur untuk membantu Anda membatasi akses ke manual Anda.

Jika Anda tidak yakin harus mulai dari mana, Heroic Knowledge Base menawarkan cara yang fleksibel dan hemat biaya untuk membuat manual kebijakan dan prosedur.

Basis Pengetahuan Heroic didasarkan pada perangkat lunak WordPress sumber terbuka, yang berarti Anda juga dapat memanfaatkan semua fleksibilitas yang ditawarkan WordPress.

Kombinasi ini menawarkan beberapa cara berbeda untuk membatasi akses ke manual kebijakan dan prosedur Anda:

• Mengharuskan pengguna untuk mendaftar akun dan masuk menggunakan nama pengguna dan kata sandi – ini memungkinkan karyawan mengakses manual dari mana saja, sambil tetap menjaga keamanannya.
• Buat satu kata sandi yang dapat Anda bagikan dengan karyawan – ini tidak seaman karena siapa pun yang memiliki kata sandi dapat mengakses konten, tetapi sangat mudah disiapkan karena karyawan tidak memerlukan akun mereka sendiri.
• Izinkan akses berdasarkan alamat IP – ini bisa menjadi opsi yang baik jika karyawan bekerja dari jarak jauh tetapi masih menggunakan VPN yang disediakan perusahaan.
• Buat situs intranet agar karyawan hanya dapat mengakses konten dari jaringan lokal Anda – situs intranet dapat menjadi opsi yang baik jika karyawan hanya perlu mengakses konten saat bekerja.

Basis Pengetahuan Heroic juga dikemas dengan fitur untuk membantu Anda membuat manual kebijakan yang lebih efektif:

• Kategori – atur kebijakan dan prosedur Anda dengan mudah ke dalam kategori dan biarkan karyawan menelusuri kategori tersebut.
• Saran pencarian langsung – karyawan dapat melihat hasil pencarian segera setelah mereka mulai mengetik, yang membantu mereka menemukan dokumen yang tepat dengan lebih cepat.
• Gaya info bawaan – Anda dapat menggunakan info yang ditentukan sebelumnya untuk menambahkan peringatan dan sorotan dengan mudah ke konten Anda.
• Umpan balik artikel – karyawan dapat memberikan umpan balik pada artikel untuk membantu Anda menemukan masalah dan menyempurnakan manual Anda.
• Analitik pencarian – Anda dapat melihat apa yang dicari karyawan untuk menemukan area yang lemah/hilang dalam dokumentasi kebijakan Anda.
• Unggahan file – ini memungkinkan Anda melampirkan versi PDF dari kebijakan atau jenis file lainnya.

Jika Anda membutuhkan bantuan untuk memulai, kami memiliki panduan tentang cara menyiapkan Basis Pengetahuan Heroik.

6. Bagikan Manual Kebijakan dan Prosedur Anda Dengan Karyawan (dan Kumpulkan Umpan Balik)

Setelah menerbitkan manual kebijakan dan prosedur, Anda siap membagikannya dengan karyawan Anda.

Jika semuanya berjalan dengan baik, pekerjaan Anda selesai… untuk saat ini.

Namun, penting juga untuk mendengarkan umpan balik karyawan setelah Anda meluncurkan manual Anda.

Karyawan mungkin memiliki komentar atau masalah yang tidak Anda pikirkan. Jika Anda ingin membuat manual sebaik mungkin, Anda ingin memasukkan komentar ini ke dalam revisi Anda.

Ngomong-ngomong soal revisi…

7. Tetapkan Pemangku Kepentingan Utama untuk Diperbarui dan Direvisi

Isi manual kebijakan dan prosedur Anda bukanlah informasi statis yang dapat Anda atur dan lupakan.

Seiring waktu, kebijakan dan prosedur Anda mungkin berubah, dan perubahan itu perlu tercermin dalam manual Anda.

Atau, meskipun tidak ada yang berubah, Anda mungkin menyadari bahwa artikel tertentu tidak sejelas yang Anda inginkan. Dalam kasus seperti itu, Anda harus meningkatkan artikel agar lebih bermanfaat bagi karyawan Anda.

Untuk membantu mewujudkannya, tugaskan artikel ke pemangku kepentingan utama sehingga seseorang memiliki tanggung jawab yang jelas. Dalam banyak kasus, Anda dapat menugaskan artikel ke orang yang sama yang menulisnya.

Jika Anda menggunakan alat seperti Basis Pengetahuan Heroic untuk membuat manual Anda, itu juga dapat membantu mengingatkan Anda tentang potensi masalah dengan membiarkan karyawan Anda menandai artikel dan memberikan umpan balik.

Buat Manual Kebijakan dan Prosedur Anda Sekarang

Itu merangkum panduan kami untuk semua yang perlu Anda ketahui tentang membuat manual kebijakan dan prosedur.

Jika Anda mencari cara terbaik untuk menerbitkan dan mengelola manual kebijakan dan prosedur Anda, Anda dapat menggunakan plugin WordPress Heroic Knowledge Base open-source.

Basis Pengetahuan Heroic cukup fleksibel untuk beradaptasi dengan bisnis apa pun, sambil tetap memberi Anda akses ke fitur-fitur bermanfaat seperti umpan balik artikel, saran pencarian real-time, analitik pencarian, unggahan file, dan banyak lagi.

Selain itu, berkat fleksibilitas yayasan WordPress Heroic Knowledge Base, Anda mendapatkan banyak pilihan untuk mengontrol akses ke manual kebijakan dan prosedur Anda, termasuk menggunakan intranet, memerlukan akun pengguna, dan banyak lagi.

Untuk memulai, beli Pangkalan Pengetahuan Pahlawan hari ini.