Bagaimana Melakukan Rapat Perencanaan Sprint untuk Memastikan Kesuksesan Bisnis Anda

Pernahkah Anda bertanya-tanya bagaimana membuat tim Anda lebih produktif? Terutama saat seluruh dunia berjuang melawan pandemi, sebagai pemilik proyek, Anda mungkin merasa frustrasi dengan cara menjaga tim Anda tetap teratur dan produktif.

Untungnya, ada beberapa alat manajemen proyek untuk menyelamatkan Anda. Agile adalah salah satu pendekatan paling populer untuk manajemen proyek. Saat ini, ini menjadi pilihan utama bagi banyak manajer proyek karena sifatnya yang fleksibel dan evolusioner.

Menurut Project Management Institute, lebih dari 70% organisasi telah memasukkan pendekatan Agile, dan proyek Agile 28% lebih sukses daripada proyek tradisional.

Upacara penting dalam Agile Scrum adalah “ Rapat Perencanaan Sprint ”. Keberhasilan atau kegagalan proyek secara keseluruhan sangat bergantung pada konvensi pra-manajemen ini. Gunakan panduan ini untuk melakukan upacara perencanaan sprint yang sukses untuk proyek Anda berikutnya.

Sebelum melangkah lebih jauh, mari kita tinjau beberapa terminologi yang akan kita gunakan dalam artikel ini. Ini membantu Anda untuk memahami dasar-dasar Perencanaan Sprint-

Product Backlog: Penjelasan rinci tentang persyaratan produk yang perlu diperbarui. Ini termasuk fitur baru, perubahan fitur yang ada, perbaikan bug, pengaturan infrastruktur, dan lain-lain.

Sprint Backlog: Daftar item product backlog yang dilakukan tim untuk dieksekusi selama sprint saat ini. Bersamaan dengan daftar tugas yang diperlukan untuk mengirimkan item backlog produk tersebut.

Cerita: Ini menggambarkan deskripsi fitur produk dari perspektif pengguna akhir. Misalnya, sebagai pelanggan, Anda ingin mendaftar di situs web, sehingga Anda dapat menelusuri produk dengan mudah di situs tersebut.

Kecepatan Tim: Ukur jumlah pekerjaan yang dapat dikelola oleh Tim selama satu Sprint. Ini adalah metrik kunci dalam Scrum.

Apa itu Rapat Perencanaan Sprint dalam Metodologi Agile

Rapat perencanaan sprint adalah acara di mana seluruh tim duduk bersama untuk menetapkan tujuan sprint dan merencanakan peta jalan untuk mencapai tujuan tersebut tergantung pada tinjauan tim terhadap backlog produknya.

Untuk memperjelas hal-hal dengan lebih baik, sprint adalah satu iterasi timeboxed dari siklus pengembangan berkelanjutan. Dalam sprint, tim harus menyelesaikan sejumlah pekerjaan dan menyiapkannya untuk ditinjau. Dan “Rapat Perencanaan Sprint” adalah titik awalnya, yang dilakukan oleh scrum master.

Peserta: tim pengembangan, master scrum, pemilik produk

Kapan: Di awal sprint.

Durasi: Umumnya iterasi satu jam per minggu. Seperti dua jam untuk sprint dua minggu.

Kerangka Agile : Scrum.

Tujuan: Tujuan utama perencanaan sprint adalah untuk menentukan

• apa yang bisa disampaikan dalam sprint mendatang
• bagaimana pekerjaan itu akan dicapai

Ingat, rencana sprint yang buruk dapat keluar dari jalur tim Anda dengan menetapkan ekspektasi yang tidak realistis.

Manfaat Rapat Perencanaan Sprint

• Memungkinkan anggota tim untuk menyepakati tujuan dan komitmen sprint
• Mengaktifkan penemuan tugas, pendaftaran, prioritas, dan estimasi
• Membuat platform untuk mengkomunikasikan dependensi
• Mengidentifikasi kapasitas tim untuk menetapkan & berkomitmen pada tujuan sprint yang dapat dicapai.

Apa yang Terjadi dalam Rapat Perencanaan Sprint?

Pemilik produk menjelaskan tujuan sprint dan tim bersama-sama memutuskan prosedur kerja untuk mencapai tujuan tersebut. Tim scrum juga membahas bagaimana meningkatkan nilai produk dan utilitas dalam sprint saat ini.

Juga, negosiasikan item mana dari product backlog yang akan dimasukkan ke sprint backlog. Fakta penting lainnya juga dipertimbangkan di sini misalnya estimasi, batasan, kapasitas, risiko, ketergantungan, dan waktu.

Siapa yang Menghadiri Rapat Perencanaan Sprint?

Biasanya, seluruh tim berpartisipasi dalam Sprint Planning Meeting ini

Pemilik Produk: Identifikasi calon item backlog produk dan tentukan prioritas relatifnya, bersama dengan tujuan sprint.

Scrum Master: Pastikan tujuan sprint dapat dicapai dan semuanya berjalan melalui saluran yang tepat. Juga, periksa apakah item product backlog yang sesuai disertakan dalam sprint backlog.

Anggota tim: Putuskan berapa banyak item backlog produk yang dapat mereka selesaikan dalam jangka waktu yang ditentukan. Dan bagaimana mengirimkan item backlog produk tersebut.

Terkadang, pihak tambahan dapat diundang ke rapat oleh peserta mana pun untuk memberikan informasi dan saran domain bisnis atau teknologi baru. Namun peran mereka terbatas untuk membagikan informasi ini saja.

Apa Masukan untuk Rapat Perencanaan Sprint?

Masukan untuk Rapat Perencanaan Sprint adalah Product Backlog termasuk daftar "item" yang mungkin diselesaikan selama sprint. Tim juga harus melihat Inkremen produk terbaru, proyeksi kapasitas tim pengembangan untuk sprint ini, dan kinerja tim pengembangan sebelumnya.

Apa Hasil Pertemuan Perencanaan Sprint?

Keluaran utama dari rapat perencanaan sprint adalah anggota tim dapat menjelaskan tujuan sprint dan mengetahui dengan jelas bagaimana mereka akan mulai bekerja untuk mencapai tujuan tersebut. Semua ini termasuk dalam sprint backlog.

Bagaimana Melakukan Perencanaan Sprint?

Pada awalnya, master scrum menentukan tujuan sprint. Kemudian tim pengembangan merencanakan langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut. Sebenarnya, rencana sprint dibuat dengan persetujuan bersama antara tim pengembangan dan pemilik produk dengan mempertimbangkan nilai dan usaha.

Kapan Itu Terjadi?

Pertemuan perencanaan sprint berlangsung di awal siklus sprint. Misalnya, Anda melakukan sprint berbasis bulanan, Anda dapat mengadakan rapat setiap tanggal 1 setiap bulan (atau tanggal lain yang Anda pilih untuk memulai).

Butuh berapa lama?

Biasanya, dibutuhkan maksimal delapan jam untuk Sprint satu bulan. Untuk sprint yang lebih pendek, waktu pertemuan juga akan berkurang. Sebagai aturan umum, untuk mengidentifikasi durasi rapat sprint yang ideal, Anda dapat mengalikan jumlah minggu dalam sprint Anda dengan dua jam.

Sprint 1 Minggu = 2 Jam
Sprint 2 Minggu = 4 Jam
Sprint 3 Minggu = 6 Jam
Sprint 4 Minggu = 8 Jam

Perhatikan bahwa ini adalah waktu maksimum yang diberikan. Tim scrum yang berpengalaman akan membutuhkan waktu lebih sedikit dari ini. Scrum master memastikan bahwa rapat harus diselesaikan dalam batas waktu ini. Dan percakapan yang tidak perlu dihindari.

Pekerjaan Persiapan sebelum Rapat

Kami telah menentukan peran setiap peserta dalam rapat sprint. Mari kita jelaskan apa yang harus mereka kumpulkan sebelum menghadiri Sprint Planning Meeting:

Untuk Scrum Master:

• Mempersiapkan dan menerbitkan agenda
• Tetapkan anggota tim yang tepat & jadwalkan pertemuan pada waktu yang tepat
• Pastikan anggota tim memiliki keterampilan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan item backlog dengan sukses
• Hitung kapasitas yang tersedia untuk tim (libur anggota tim, hari libur umum, dll)
• Identifikasi kecepatan tim vs jumlah pekerjaan yang dilakukan oleh tim di sprint sebelumnya
• Susun sticky notes secukupnya, pulpen, spidol, whiteboard, dll.

Untuk Pemilik Produk:

• Tentukan setiap item cerita pengguna secara mendetail
• Memberikan persyaratan rinci dan kriteria penerimaan
• Jauhkan backlog dalam urutan prioritas
• Jelaskan definisi "selesai" untuk setiap kisah pengguna dalam sprint saat ini
• Pastikan setiap fitur atau cerita pengguna cukup kecil untuk diselesaikan dalam sprint

Untuk Tim Pengembang:

• Pastikan ketersediaan pribadi untuk sprint yang akan datang
• Persiapkan pertanyaan untuk mengklarifikasi keraguan dan menghindari kebingungan
• Perbarui definisi tim tentang "selesai" jika diperlukan dan siapkan referensi untuk dijelaskan selama rapat.

Bagaimana Menjalankan Rapat Perencanaan Sprint

Anda dapat membagi pertemuan ini menjadi dua sesi. Di sesi pertama, pemilik produk menjelaskan daftar fitur yang perlu dilakukan selama sprint. Sesi berikutnya adalah tentang identifikasi tugas-tugas yang harus dilakukan untuk membangun fitur-fitur tersebut.

Rapat Perencanaan Sprint – Bagian I

Di bagian diskusi ini, pemilik produk akan menjelaskan apa yang sebenarnya ingin dia siapkan di akhir sprint.

Sehubungan dengan itu, semua item product backlog akan ditinjau oleh anggota tim. Dan pilih item yang dapat berkomitmen untuk mengirimkan Peningkatan Produk yang Berpotensi Dikirim (PSPI) dalam jangka waktu yang ditentukan.

Tim dapat memberikan saran, tetapi keputusan akhir tentang Product Backlog apa yang akan ditambahkan ke dalam sprint backlog mendatang akan datang dari pemilik produk. S/Dia akan menentukan berapa banyak product backlog yang akan dilakukan oleh tim selama Sprint.

Anggota tim dapat mengajukan pertanyaan untuk mengklarifikasi keraguan mereka dan menghilangkan semua ambiguitas. Karena mereka harus mendemonstrasikan hasil akhir seperti yang mereka sepakati saat rapat review sprint di depan Product Owner dan stakeholder. Itu akan terjadi di akhir sprint.

Di akhir segmen ini, Pemilik Produk dan tim pengembangan bersama-sama menyelesaikan tujuan sprint.

Kegiatan utama Bagian I Perencanaan Sprint adalah:

• Pemilik produk mempresentasikan prioritas item Product Backlog kepada tim
• Menetapkan tujuan sprint: deskripsi satu kalimat tentang hasil akhir sprint.
• Tim bersama-sama mengidentifikasi fungsionalitas produk yang dapat disampaikan di Sprint mendatang.
• Tim berkomitmen pada Product Backlog yang dipilih di akhir sesi ini

Rapat Perencanaan Sprint – Bagian II

Segmen kedua terjadi segera setelah segmen pertama dari rapat perencanaan sprint. Ini memiliki kotak waktu yang sama mirip dengan bagian pertama. Artinya jika total rentang waktu untuk rapat adalah 8 jam maka akan dibagi rata ke setiap segmen - misalnya untuk melakukan rapat 8 jam Anda memiliki 4 jam untuk menyelesaikan bagian pertama rapat dan sisa 4 jam untuk bagian kedua bagian.

Pada bagian ini, pemilik produk harus menjawab semua pertanyaan yang mungkin dimiliki tim tentang Product Backlog. Kemudian tim akan memutuskan bagaimana mengubah Product Backlog yang dipilih menjadi peningkatan fungsionalitas produk yang berpotensi dikirimkan.

Pemilik produk harus ada selama rapat ini tetapi tidak harus hadir di ruangan. Bahkan jika PO tetap berada di dalam ruangan, namun Scrum Master harus bertanggung jawab atas bagian rapat ini. Sehingga tim pengembang dapat fokus pada pekerjaan mereka dan mengeksplorasi kemungkinan tanpa dibatasi oleh pendapat atau ide pemilik produk.

Harus ada ruang yang cukup bagi tim untuk mendiskusikan berbagai kemungkinan dan solusi untuk mencapai tujuan akhir tanpa pengaruh eksternal. Pemilik produk dan master Scrum akan mengamati semuanya dan menjawab pertanyaan yang mencari informasi lebih lanjut.

Di akhir segmen ini, daftar tugas harus sudah siap yang disebut Sprint Backlog termasuk estimasi tugas, dan penugasan. Bergantung pada ini, tim akan mulai mengembangkan fungsionalitasnya.

Kegiatan utama Bagian II Perencanaan Sprint adalah:

• Detail perencanaan- Pecah cerita menjadi tugas sehingga anggota tim dapat membuat rencana yang dapat ditindaklanjuti untuk menyelesaikan cerita ini
• Memperkirakan cerita- Lakukan analisis mendalam dan terapkan strategi seperti Perencanaan Poker atau T-Shirt Sizing. Ini memungkinkan mereka untuk memperkirakan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap tugas.
• Hasil Akhir- Tim menentukan alur kerja untuk memenuhi tujuan sprint sebagai bentuk Sprint Backlog

Rapat perencanaan sprint terutama berkaitan dengan dua hal-

Sprint goal: Menyetujui apa yang akan disampaikan pada akhir sprint.
Sprint backlog: Serangkaian cerita pengguna, peningkatan, bug, tugas, dan sub-tugas yang diprioritaskan untuk sprint berikutnya agar tim tetap fokus.

Praktik Terbaik untuk Rapat Perencanaan Sprint dalam Metodologi Agile

Berikut adalah praktik terbaik untuk rapat perencanaan sprint yang gesit untuk mendapatkan hasil maksimal-

1. Buat undangan kalender rekursif yang menyertakan semua anggota tim
2. Pemilik Produk harus mengirimkan undangan rapat kepada anggota tim
3. Sertakan agenda dalam undangan ditambah tautan cerita pengguna yang harus disertakan dalam sprint
4. Tambahkan lebih banyak cerita pengguna dalam sprint daripada kapasitas tim. Karena mungkin saja beberapa cerita pengguna ditolak oleh tim sementara Anda mungkin memiliki kepercayaan diri
5. Jadikan kisah pengguna yang Anda usulkan elaboratif dan mudah dimengerti. Lampirkan semua kasus penggunaan, persyaratan fungsional, dan tingkat kepuasan secara mendalam, setidaknya diskusikan sekali dengan beberapa anggota tim senior
6. Mendefinisikan masalah baru, kemungkinan, dampak, dan ketergantungan
7. Hargai atau berikan penghargaan kepada anggota tim yang berkinerja terbaik dari sprint terakhir. Ini mendorong orang lain untuk meningkatkan kinerja mereka di masa depan
8. Perlakukan tim Anda dengan sesuatu yang mereka sukai, setidaknya tawarkan teh/kopi. Terkadang pesta kecil memotivasi mereka untuk bekerja lebih cepat.

Baca Juga: Panduan Lengkap Metodologi Air Terjun dalam Manajemen Proyek.

Aturan Rapat Perencanaan Sprint Dalam Metodologi Agile (Singkatnya)

1. Semua anggota tim termasuk product owner dan scrum master harus hadir di rapat tersebut
2. Scrum master akan melakukan rapat perencanaan sprint dan mendapatkan otoritas tertinggi
3. Scrum master berfungsi sebagai pencatat waktu, pemimpin, fasilitator, dan koordinator rapat perencanaan agile sprint
4. Peran product owner dalam rapat perencanaan sprint hanya sebagai kontributor. Dia memiliki tanggung jawab untuk mengklarifikasi semua hal menjawab pertanyaan anggota tim jika ada dan menjelaskan cerita pengguna kepada tim.

Apakah Anda ingin menerapkan manajemen proyek Agile untuk merampingkan proses pengembangan produk Anda?

Lihat semua detail utama dari Alat Manajemen Agile yang Berguna yang berfokus pada rilis berkelanjutan & menggabungkan umpan balik pelanggan dengan setiap iterasi.

Kesimpulan

Seperti namanya menggambarkan “Perencanaan Sprint” dalam metodologi agile, di sini semua anggota tim terlibat dalam percakapan yang mendetail dan terbuka untuk memastikan item yang akan mereka tampilkan di sprint yang akan datang.

Ini adalah konsep sederhana untuk mempercepat alur kerja Anda mengikuti beberapa aturan yang telah ditentukan sebelumnya. Sehingga semua anggota tim dapat menyinkronkan pekerjaan mereka secara terencana dan menyelesaikannya dengan sukses. Tujuan utama Sprint Planning Meeting adalah menetapkan tujuan Sprint dan menemukan cara optimal untuk mencapai tujuan tersebut.

Memulai pertemuan perencanaan sprint untuk-

• Rencanakan pertemuan dengan mempertimbangkan- siapa, apa, kapan, dan di mana
• Tinjau backlog produk dan identifikasi daftar backlog produk yang harus diselesaikan tim dalam sprint mendatang
• Pastikan kapasitas tim Anda cukup untuk mengelola beban kerja yang diusulkan
• Tetapkan kecepatan untuk tim Anda - jumlah pekerjaan yang ingin diselesaikan oleh tim Anda selama Sprint

Jadi, bagaimana Anda mempersiapkan diri untuk rapat perencanaan sprint? Bagikan pertanyaan, kendala, dan pengalaman Anda dengan kami di bagian komentar di bawah!