Bagaimana Bahasa dan Tata Bahasa Membentuk Ketepatan dan Persuasi dalam Email?

Jaga bahasamu!

Jangan khawatir, saya hanya berbicara kepada Anda tentang email Anda.

Kita semua pernah menerima email yang membuat kita bingung apa maksudnya! Tidak mengherankan, mungkin hanya ada sedikit atau bahkan tidak ada pemikiran sama sekali di balik pembuatan email tersebut.

Baik itu anekdot yang menarik, pertanyaan yang menggugah pikiran, atau pertanyaan yang berani. Apapun itu, itu harus memberikan pembaca, itu harus diatur dengan tata bahasa dan bahasa yang tepat agar mereka dapat terus membaca dan mengeksplorasi topik lebih jauh.

Bahasa dan tata bahasa yang tepat dapat membantu memastikan bahwa email Anda dipahami, diterima, dan ditanggapi dengan baik. Hal ini memungkinkan kita untuk menyampaikan pemikiran, ide, dan emosi kita secara efektif, sehingga memastikan koherensi dan kejelasan dalam setiap kata tertulis.

Ingin tahu bagaimana caranya? Mari selami!

Mengapa Anda membutuhkan ketelitian dan persuasi dalam email?

Komunikasi yang jelas

Tata bahasa dan bahasa dapat memengaruhi keseluruhan pesan dan nada suara email Anda. Ini memastikan bahwa pesan Anda dipahami tanpa ambiguitas dan menghindari salah tafsir dan kebingungan.

Hal ini membantu menyusun konten kami dengan lebih bijaksana, menjaga koherensi dan alur logis, serta menciptakan narasi dan cerita yang menarik.

Masih banyak lagi yang dapat Anda lakukan untuk menambah lebih banyak percikan! Inilah yang dapat Anda lakukan:

• Teknik menulis yang berbeda
• Gunakan tanda baca yang tepat
• Cobalah beragam struktur kalimat dan lebih banyak lagi untuk menyampaikan pesan Anda secara efektif.

Ini akan memungkinkan Anda mengekspresikan diri secara kreatif, menghasilkan salinan email yang berkesan dan menarik.

Hal ini dapat dilakukan dengan bantuan alat tata bahasa online. Alat-alat ini memberikan wawasan yang sangat berharga dan membantu Anda menghilangkan kesalahan tata bahasa sehingga memastikan keakuratan.

Membangun fondasi yang kuat

Menetapkan landasan untuk bahasa dan tata bahasa yang tepat membantu Anda menguasai pesan Anda. Selain itu, ini membantu Anda memahami komponen penting dari pesan Anda.

Untuk memecahnya menjadi beberapa elemen, tata bahasa dan bahasa membantu menyusun kata sifat, kata keterangan, preposisi, kata benda, kata kerja, dan kata ganti yang benar.

Dengan memahami elemen-elemen ini, Anda dapat menyusun pesan yang terstruktur dengan baik untuk menyampaikan pesan dengan akurat. Dengan memahami dasar-dasar ini dengan benar, Anda dapat memahami kalimat terstruktur dengan baik yang menerjemahkan pemikiran Anda menjadi pesan yang tepat secara efektif.

Membangun kredibilitas dan profesionalisme

Bahasa yang relevan dan tata bahasa yang tepat membentuk citra Anda dan membangun kredibilitas. Anda akan lebih dihargai jika Anda dapat mengartikulasikan pikiran Anda dengan sangat jelas.

Dengan mematuhi tata bahasa, Anda dapat menunjukkan perhatian terhadap detail dan profesionalisme.

Ini menunjukkan bahwa Anda telah meluangkan waktu untuk menyusun pesan Anda dengan hati-hati sehingga membuat perbedaan dalam cara email Anda diterima dan dirasakan oleh audiens. Memastikan pedoman ini menjadikan diri Anda sebagai komunikator yang andal dan dapat dipercaya.

Meningkatkan keterbacaan

Menurut Nielsen Norman Group, 79% pembaca tidak membaca teks, mereka hanya memindainya!

Apakah Anda masih menulis email dengan gaya Shakespeare?

Email dengan tata bahasa dan bahasa yang tepat lebih mudah dibaca, dipahami, dan disimpan. Ini menawarkan aliran informasi yang lancar, menghindari perubahan mendadak dalam penempatan konten.

Hal ini dapat dilakukan dengan menghindari konstruksi kalimat yang berantakan.

Mengatur nada suara yang tepat

Jika audiens Anda terdiri dari orang-orang yang mahir dengan konsep teknis, Anda dapat menggunakan jargon yang mereka ketahui. Demikian pula, jika Anda berbicara kepada audiens yang relatif baru mengenal konsep atau penawaran Anda, lebih baik gunakan nada suara yang sederhana.

Misalnya: Untuk memastikan bahwa pesan Anda menarik pembaca secara lebih mendalam, Anda dapat menggunakan kalimat aktif daripada kalimat pasif. Itu karena kalimat aktif memberikan cara berbicara langsung dan kalimat pasif jauh lebih bertele-tele.

Kalimat pasif juga tidak menempatkan orang utama sebagai yang terdepan ketika berkomunikasi. Hal ini karena sebagai praktik utama, kami ingin menekankan pembaca sebagai subjeknya.

Sentuh ikatan emosional

Cara untuk mencapai hati audiens Anda?

Mengaduk emosi mereka! Tapi bagaimana Anda melakukan itu?

Menyesuaikan konten Anda dengan preferensi audiens adalah cara terbaik untuk melakukannya. Anda juga dapat mengambil jalur bercerita, yang harus berupa narasi yang selaras dengan merek dan audiens Anda.

Ini bukan hanya cara yang bagus untuk membangkitkan emosi, tetapi juga dapat membantu Anda membangun hubungan yang kuat.

Anda juga dapat menggunakan contoh kehidupan nyata dan studi kasus untuk membangun kepercayaan dan kredibilitas. Hal ini dapat membantu memengaruhi keputusan audiens dan menarik mereka secara lebih mendalam sehingga mengarahkan mereka untuk mengambil tindakan yang Anda inginkan.

Menawarkan struktur yang kuat dan aliran yang tepat

Konten yang terstruktur dengan baik jauh lebih mudah diikuti dibandingkan dengan email yang informasinya tersebar dan tidak terorganisir. Kata-kata yang Anda tulis dapat berdampak besar pada cara pesan disampaikan, memungkinkan pembaca mengukur pesan dengan mudah.

Struktur yang kuat dan aliran yang benar dapat dipertahankan dengan memastikan tujuan yang jelas, pokok bahasan, dan ajakan bertindak. Misalnya: pengait, isi email, dan ajakan bertindak. Itu harus ditata dengan spasi yang relevan, paragraf pendek dan relevan, judul dan poin-poin, dengan tata letak yang mudah diikuti.

Anda dapat menggunakan kalimat pendek untuk petunjuk dan kalimat panjang untuk kalimat pendukung. Ini bisa untuk memperjelas sesuatu, menjelaskan suatu konsep, atau membangun hubungan sebab-akibat.

Hindari menulis kalimat yang membuat pembaca membaca kalimat Anda dua kali untuk mengukur maknanya. Anda juga dapat memprioritaskan manfaat audiens untuk hal yang sama.

Membantu Anda menciptakan penekanan

Aspek penting dari tata bahasa? Tanda baca!

Tanda baca yang tepat membantu menciptakan penekanan dan ritme yang benar dalam email Anda. Ini semakin meningkatkan pengalaman membaca secara keseluruhan melalui titik dua, titik koma, hash, dan tanda hubung. Ini juga mencakup kehalusan dan nuansa bahasa.

Ini juga dapat memiliki tujuan utama untuk menghindari kebingungan ketika berkomunikasi melalui kata-kata tertulis.

Selain memperjelas pesan, ini juga dapat menambah kedalaman email Anda. Ini membantu Anda memandu pembaca melalui konten dengan tepat dan mudah, sehingga mengarah pada persuasi.

Bagaimana cara menulis email yang persuasif dan tepat?

Kejelasan dan keringkasan

Menulis melibatkan mengetahui apa yang ingin Anda sampaikan sebelum ditulis. Jadi jika tulisan Anda tersandung, perencanaan yang buruk bisa menjadi salah satu alasan utamanya. Hal ini tidak hanya membingungkan mereka, tetapi juga mengganggu mereka.

Dan percayalah, itu hal terakhir yang ingin Anda lakukan!

Perencanaan sebelumnya dapat membantu Anda mencocokkan nada dan kosa kata Anda dengan audiens Anda.

Di sisi lain, mengabaikan kejelasan akan membuka pintu bagi kesalahpahaman yang harus diperbaiki di masa depan melalui upaya tambahan. Daripada membuang-buang waktu bolak-balik, yang terbaik adalah menilai alasan, bagaimana, dan apa email Anda pada tahap awal.

Demikian pula, mungkin sulit untuk menulis email yang pendek dan tepat sasaran dibandingkan dengan email yang lebih panjang.

Gunakan kata-kata sesedikit mungkin dengan tetap menjaga maknanya. Hindari kata-kata yang tidak jelas, klise, konsep yang tidak jelas, pengisi, pengulangan dan redundansi.

Koherensi

Cari tahu tujuan yang Anda inginkan agar email Anda dipusatkan dan pastikan tetap berpegang pada topik tersebut di seluruh email Anda.

Pembaca harus mengikuti tulisan dan alur pemikiran Anda! Peralihan frasa dan kata harus dengan mulus mengarahkan pembaca ke gagasan lain. Seperti disebutkan di atas, Anda dapat melakukannya dengan menghindari ide-ide yang tersebar atau terputus.

Selain itu, sangat disarankan untuk membangun jembatan, daripada melompat dari satu ide ke ide lainnya secara tiba-tiba. Tanyakan pada diri Anda tentang tindakan yang diinginkan dan Anda nantikan. Pertimbangkan aspek-aspek tersebut di seluruh email dan sederhanakan email Anda sesuai aspek tersebut.

Ungkapan positif

Ungkapan positif dapat mengubah spekulasi menjadi kepercayaan, prospek menjadi pelanggan setia, dan pada akhirnya membuka jalan bagi peningkatan keuntungan.

Analogi dan idiom adalah alat yang hebat untuk melakukannya! Tentu saja, gunakanlah bahasa yang sopan setiap saat. Jangan terlihat negatif, memaksa, atau kritis ketika menangani masukan negatif, atau keadaan yang menjengkelkan.

Tunjukkan hasil di masa depan

Membuka jendela mengenai hasil di masa depan dapat membantu Anda menyentuh sisi emosional dan logis audiens Anda. Ini membantu mereka berpindah dari fase pertimbangan ke fase tindakan. Semua ini dilakukan sambil membuat mereka tetap terlibat dan tertarik dengan merek Anda.

Apa pun tujuan Anda, email yang menyebutkan hasil di masa depan akan membuat audiens tetap terlibat dan memungkinkan mereka menindaklanjuti tindakan yang Anda inginkan.

Kata-kata yang tepat

Email harus ramah!
Namun bagaimana Anda memastikan bahwa pesan tersebut tidak terdengar seperti pesan teks dari teman masa kecil?

Ikuti etiket email dan jangan menggunakan bahasa gaul, jargon yang tidak perlu, istilah biasa, emotikon yang tidak relevan, atau penggunaan huruf besar yang tidak teratur.

Misalnya: niche seperti B2B atau IT mungkin tidak memerlukan penulisan yang polos dan monoton. Sebaliknya pilihlah kosakata yang beragam dan gunakan panjang kalimat yang berbeda.

Namun, Anda juga harus memastikan bahwa kalimatnya tidak terlalu panjang, jika tidak maka akan membingungkan pembaca.

Hindari istilah-istilah yang ambigu, pernyataan hiperbolik, atau sekadar menggeneralisasi. Hindari bahasa yang membuat kalimat ditafsirkan sesuai dengan maksudnya.

Ingat juga, mengulangi sebuah ide bukanlah cara yang bagus untuk memperjelasnya! Alih-alih fokus pada memperjelas ide dengan cara yang jelas saat pertama kali dibaca.

Kesimpulan

Baik itu komunikasi tertulis atau verbal, pentingnya bahasa dan tata bahasa tidak dapat diabaikan.

Ikat bagian akhir dari konten email setelah Anda selesai menulisnya.

Menulis melibatkan pembuatan ide, penyusunan strategi, penyusunan, pemformatan, dan revisi lebih lanjut.

Meskipun segala sesuatunya mungkin sulit untuk diseimbangkan sekaligus, Anda dapat beristirahat dan kembali dengan perspektif baru setelah beberapa waktu. Saat Anda menggali lebih dalam dan mengukur apa yang Anda katakan, Anda akan memperoleh pemahaman yang lebih dalam tentangnya.

Tata bahasa dan bahasa yang tepat akan menambah bakat yang sangat dibutuhkan dan meningkatkan esensinya.

Lagi pula, bukankah yang terpenting adalah menyempurnakan kata-kata tertulis dengan tepat dan mendapatkan respons atau tindakan yang ditunggu-tunggu?

Ingat di awal email ketika saya mengatakan bahwa ada banyak hal yang diperlukan agar email berhasil?

Saya rasa, Anda bertanya-tanya apa lagi.

Cobalah Icegram Express untuk plugin pemasaran email lengkap dan jalankan kampanye email yang memberikan hasil yang Anda impikan!

Sumber daya tambahan

• Kiat terbaik untuk menulis rangkaian sambutan dengan konversi tinggi
• Bagaimana cara menulis email tindak lanjut yang lebih baik untuk keterlibatan yang lebih baik?