Bagaimana Desk Hoteling Dapat Meningkatkan Ruang Kerja Kantor Anda

Pandemi virus corona memaksa hampir seluruh dunia untuk pergi jauh pada tahun 2020, dan segala sesuatu mulai dari belanja bahan makanan dan kebugaran hingga kencan malam dan happy hour mulai terjadi di dalam rumah alih-alih di luarnya. Pekerjaan tidak berbeda, dengan perusahaan berebut untuk mengatur karyawan dengan akses, peralatan, dan Zoom sehingga bisnis dapat tetap bertahan ketika terlalu berbahaya untuk berada di tempat umum. Tetapi sekarang setelah beberapa perusahaan membuka kembali pintu literal mereka, masalah baru telah muncul. Bagaimana Anda mengakomodasi karyawan yang mungkin — atau mungkin lebih mungkin, mungkin tidak — bersemangat untuk kembali ke tempat kerja bata-dan-mortir ketika Anda tidak lagi memiliki cukup real estat untuk semua orang? Salah satu solusinya adalah desk hoteling, yang merupakan cara untuk menciptakan tempat kerja hybrid dengan beberapa karyawan di kantor, beberapa karyawan jarak jauh, dan kemampuan untuk fleksibel dalam hal siapa yang bekerja di mana.

Apa itu Desk Hotel?

Desk hoteling adalah strategi berbagi ruang untuk tempat kerja di mana karyawan memesan tempat kerja mereka sebelumnya. Sistem reservasi berfungsi mirip dengan cara Anda memesan kamar hotel (karena itu namanya). Anda akan membuat reservasi untuk meja yang Anda inginkan pada hari tertentu dan dalam slot waktu tertentu. Ketika Anda tiba di tempat kerja, Anda akan melapor masuk untuk mengatakan bahwa Anda ada di sana dan bahwa Anda akan mengambil alih stasiun kerja. Check-in dapat dilakukan secara digital menggunakan perangkat lunak atau dengan orang yang sebenarnya. Setelah selesai, Anda akan check out untuk menunjukkan bahwa stasiun tersebut sekali lagi gratis.

Sumber: Otonom

Desk Hoteling vs. Hot Desking

Desk hoteling dan hot desking serupa, tetapi ada satu perbedaan mencolok: sistem reservasi. Dengan kedua strategi tersebut, karyawan tidak memiliki meja khusus tempat mereka bekerja setiap hari. Namun, dengan hotel meja, stasiun kerja dicadangkan, sementara dengan meja kerja panas, stasiun kerja dibagikan berdasarkan siapa datang pertama dilayani. Keduanya juga mengharuskan karyawan untuk check-in, tetapi untuk alasan yang berbeda. Dengan hotel meja, check-in mengklaim ruang Anda dan membantu memantau kapasitas fasilitas, sementara dengan meja kerja panas, kapasitas tidak menjadi masalah seperti memastikan kehadiran dan hunian stasiun kerja.

Ruang hotel berarti karyawan memiliki gambaran tentang seperti apa hari kerja mereka sebelum muncul di kantor. Dan jika workstation yang Anda inginkan tidak tersedia, Anda dapat memutuskan untuk bekerja dari rumah hari itu dan pergi ke kantor di lain waktu. Dengan meja kerja yang panas, tiba di tempat kerja dapat terasa menggelegar dan berakhir di tempat yang tidak nyaman atau tidak produktif bagi Anda.

Tempat Kerja Seperti Apa yang Terbaik untuk Desk Hoteling?

Hotel meja adalah yang terbaik untuk kantor yang membutuhkan banyak kontrol atas pemanfaatan ruang. Jika tidak ada cukup meja untuk semua orang, beberapa orang harus bekerja di rumah setiap hari. Mereka yang akan bekerja di kantor membutuhkan sistem standar untuk mengetahui di mana harus bekerja dan apakah ada ruang untuk melakukannya.

Meja panas, di sisi lain, lebih baik untuk ruang kerja yang lebih santai yang tidak memiliki masalah kapasitas. Jika setiap orang memutuskan untuk bekerja di kantor pada hari yang sama, akan ada cukup banyak tempat kerja. Ini hanya masalah di mana semua orang akan duduk, bukan apakah mereka bisa atau tidak. (Meskipun hotel meja mungkin masih membuat karyawan lebih bahagia dalam kasus ini.)

Jika Anda memutuskan untuk bergerak maju dengan desk hoteling, terbukalah terhadap umpan balik karyawan. Terlepas dari siapa yang mendukung perubahan dan siapa yang tidak, semua orang akan memiliki pendapat. Mengundang kritik dan mengambil saran ke hati. Karyawan Anda tahu lebih baik daripada siapa pun bagaimana hotel kantor memengaruhi mereka — dan produktivitas mereka.

Pro dan Kontra dari Kantor Perhotelan

Pengaturan tempat duduk yang fleksibel tidak sepenuhnya baru. Bahkan sebelum COVID, beberapa perusahaan bereksperimen dengan pengaturan kerja yang lebih fleksibel. Dan seperti apa pun, ada keuntungan dan kerugian untuk ruang hotel di kantor.

Pro: Minggu Kerja yang Disesuaikan

Salah satu manfaat terbesar dari hotel meja untuk karyawan adalah mereka dapat merancang minggu mereka sebelumnya dan menyesuaikan di mana dan bagaimana mereka akan bekerja. Berikut adalah contoh minggu kerja:

Sulit bagi Jane untuk keluar rumah tepat waktu pada Senin pagi, jadi dia selalu memilih untuk mengerjakan pekerjaan ringan dan tugas administrasi dari rumah. Selasa sampai Kamis, dia suka berada di kantor untuk pekerjaan yang lebih mendalam. Dia tahu bahwa dia dapat merasa terkekang dan tertutup dengan mudah, jadi selama dua dari tiga hari itu, dia memesan meja di dekat jendela atau menjadwalkan proyek kolaboratif di ruang rapat. Pada hari Jumat, dia mengambil paruh kedua harinya di rumah sehingga dia dapat memulai waktu keluarga secepatnya setelah pekerjaan selesai.

Ini hanyalah salah satu cara agar hotel meja dapat bekerja dengan jadwal Anda. Dan karena reservasi tidak berulang, karyawan dapat membuat minggu depan mereka namun paling sesuai untuk mereka. Plus, jika Anda tidak dapat mengamankan jenis ruang kerja atau teknologi yang Anda inginkan, Anda juga dapat merencanakannya. Pada akhirnya, karyawan dapat memiliki jenis minggu yang mereka butuhkan untuk menjadi produktif tanpa menjadi kewalahan atau kelelahan.

Con: Pengaturan Kantor yang Buruk

Meskipun ada lebih banyak kontrol dan perencanaan individu dengan desk hoteling daripada hot desking, itu masih tidak mudah. Karyawan dapat memutuskan di mana harus duduk dan melihat siapa yang akan ditempatkan di dekat mereka tergantung pada siapa lagi yang telah mengamankan kursi, tetapi bagaimana jika beberapa meja masih belum dipesan? Begitu seorang karyawan tiba di tempat kerja, mereka bisa mendapati diri mereka duduk di sebelah rekan kerja yang tidak cocok dengan gaya kerja mereka. Misalnya, jika karyawan membutuhkan ketenangan untuk fokus pada suatu proyek, mereka bisa berakhir di sebelah seseorang yang harus menerima panggilan telepon sepanjang hari.

Untuk mengatasi hal ini, pertimbangkan untuk membuat zona untuk berbagai jenis pekerjaan. Misalnya, karyawan dan kelompok yang harus banyak bicara untuk bekerja tidak boleh berada di dekat mereka yang membutuhkan lingkungan yang lebih tenang. Anda dapat menetapkan batasan mengenai karyawan mana yang dapat memesan ruang di area tertentu, atau menetapkan area tertentu sebagai ruang yang tenang.

Pro: Reservasi Fleksibel

Meja hotel bukan hanya tentang memilih meja di lautan bilik. Ada lebih banyak fleksibilitas bawaan. Misalnya, karyawan dapat:

• Pesan meja yang tenang jika mereka harus melakukan pekerjaan yang intens dan terfokus.
• Pesan meja di dekat jendela jika mereka lebih produktif dengan udara segar atau sinar matahari.
• Atur ruang konferensi ketika hari kerja kolaboratif diperlukan.
• Buat reservasi untuk sehari penuh, setengah hari, atau satu jam setiap kali.
• Putuskan untuk bekerja di kantor yang berbeda jika mereka bepergian atau lebih memilih satu lingkungan daripada yang lain (untuk perusahaan dengan banyak kantor di lokasi yang berbeda).

Tergantung pada akomodasi kantor Anda, Anda dapat menawarkan segala macam pilihan untuk pekerja.

Kontra: Skeptisisme Karyawan

Karyawan yang memiliki ruang kerja terbuka di masa lalu, terutama yang menggunakan meja kerja panas, mungkin merasa gugup tentang perubahan dari pengaturan tradisional ke hotel kantor. Untuk karyawan yang telah kembali ke kantor untuk sementara waktu, yang menantikan kepulangan mereka atau yang tidak pernah bekerja dari rumah, menyerahkan meja pribadi mereka yang nyaman dapat terasa seperti tusukan di belakang. Mereka mungkin juga khawatir tentang kebersihan jika mereka tidak lagi bertanggung jawab penuh atas ruang kerja mereka.

Untuk membuat karyawan ini bergabung, jelaskan visi Anda dan ingatkan semua orang tentang tujuan perusahaan. Saat Anda melibatkan pekerja dalam rencana Anda, mereka lebih mungkin memahami mengapa perubahan itu terjadi dan mendukungnya. Sangat mudah bagi gambaran yang lebih besar untuk tersesat dalam tanggung jawab sehari-hari, dan penyegaran tentang mengapa merek itu ada, untuk apa semua orang bekerja dan bagaimana faktor-faktor hotel meja ke dalam hal ini dapat mengembalikan prioritas. Dan jika kebersihan dan sanitasi sangat penting bagi tim Anda, meminta kru kebersihan untuk lebih fokus secara khusus pada tempat kerja dapat membantu meredakan kekhawatiran tersebut.

Pro: Ruang Kerja Khusus

Tidak setiap karyawan yang bekerja dari rumah memiliki pengaturan resmi yang kondusif untuk hari kerja yang sukses. Bagi karyawan tersebut, dapat pergi ke kantor beberapa hari (atau setiap hari) di mana ada meja, komputer, perlengkapan kantor dan, yang paling penting, ketenangan adalah langkah besar dari mereka yang terjepit, anjing -tidak akan berhenti-menggonggong "kantor rumah."

Ini juga membayar untuk mempertahankan ruang kerja yang ramah. Jaga agar mereka tetap bersih, didesinfeksi, dan ramah. Ciptakan sistem agar meja tetap higienis untuk setiap orang yang memesan ruang, dan tambahkan elemen dekoratif yang menarik, seperti karya seni, tanaman, dan alat relaksasi sensorik.

Con: Perubahan Interaksi Sosial

Bagian dari pergi ke kantor setiap hari adalah bekerja dengan orang lain. Memiliki kehidupan sosial di tempat kerja membantu menghilangkan stres, memungkinkan pekerja saling bertukar ide, dan memberikan kesempatan untuk lebih menikmati hari kerja. Dengan hotel meja, tidak hanya rekan kerja yang berbeda datang dan pergi dari bekerja di kantor sepanjang minggu, tetapi mereka akan duduk di ruang yang berbeda, yang dapat mengganggu aliran sosial untuk beberapa orang (namun meningkatkannya untuk orang lain).

Pro: Area Kerja yang Berjarak Secara Fisik

Kesehatan dan keselamatan adalah prioritas utama saat ini (dan semoga selamanya), yang membuat penataan ruang kerja hotel menjadi lebih menarik. Area kerja yang menjaga jarak secara fisik berarti orang dapat merasa lebih aman untuk kembali bekerja, dan hotel meja memastikan bahwa setiap orang dapat melindungi kesehatan mereka baik mereka memilih untuk bekerja di kantor atau lebih baik di rumah. Selain itu, dengan lebih sedikit tempat kerja yang harus dibersihkan, proses disinfektan yang lebih menyeluruh dapat dilakukan.

Kontra: Komplikasi Baru

Setiap kali suatu proses diimplementasikan, akan ada cegukan yang tidak terduga dan tidak biasa. Meja hotel tidak terkecuali. Perusahaan harus berurusan dengan berbagai masalah baru untuk dipecahkan, seperti:

• Menangani permintaan khusus, terutama bila tidak ada cukup stasiun untuk mengakomodasi setiap permintaan khusus pada satu waktu. Seperti orang yang membutuhkan meja berdiri, tetapi tidak ada tempat kerja yang dilengkapi dengan meja tersebut.
• Menyediakan jenis akses yang tepat kepada karyawan di tempat kerja mereka.
• Memproses pembatalan ketika seseorang memutuskan untuk tidak masuk kerja.

Ini bukan untuk mengatakan tidak ada solusi untuk masalah ini, hanya untuk mengharapkan masalah baru untuk dipecahkan.

Pro: Penghematan Biaya

Ketika perusahaan tidak harus menyediakan ruang kerja untuk setiap karyawan, itu dapat menambah penghematan real estat yang besar. Apakah ruang meja itu dilepaskan atau diubah menjadi ruang kolaboratif atau ruang pertemuan, perusahaan kemungkinan akan membutuhkan lebih sedikit rekaman persegi secara keseluruhan. Selain itu, jika Anda memutuskan untuk mempekerjakan lebih banyak karyawan, Anda dapat melakukannya tanpa mengamankan lebih banyak ruang kantor.

Juga, mengurangi ruang lebih dari sekadar seberapa banyak Anda menyewa. Anda juga akan menghemat dalam hal utilitas, dan akan ada lebih sedikit ruang untuk mendekorasi dan melengkapi. Sumber daya akan memakan waktu lebih lama untuk menyusut atau mencapai umurnya juga, karena lebih sedikit orang yang akan berada di kantor setiap hari menggunakannya.

Pikiran Terakhir Tentang Office Hoteling

Desk hoteling telah memecahkan masalah ketidakpastian yang diciptakan oleh ruang kerja yang lebih fleksibel. Ya, karyawan cenderung lebih menyukai lebih banyak pilihan dalam hal di mana, kapan, dan bagaimana mereka bekerja. Tetapi mereka tidak ingin bertanya-tanya apakah mereka dapat bekerja pada waktunya — lebih khusus lagi, apakah mereka dapat bekerja dengan nyaman di ruang tertentu. Dengan office hoteling, budaya adaptasi tetap terjaga tanpa perlu diragukan lagi.

Sudahkah Anda mencoba desk hoteling atau hot desking? Ayo ceritakan pengalamanmu di kolom komentar!

Gambar unggulan: Iryna Alex melalui Shutterstock