Panduan Membuat Email Faktur yang Mulus Untuk Transaksi yang Lebih Lancar

Di dunia digital ini, mengirimkan faktur melalui email kini lebih masuk akal dibandingkan mengirimkan salinan kertas melalui surat. Ini adalah cara yang cepat dan efisien. Ini menghilangkan penundaan pengiriman dan memungkinkan klien Anda melanjutkan pembayaran lebih cepat.

Ini juga lebih nyaman bagi klien Anda dan memungkinkan Anda menjalin komunikasi real-time dengan mereka. Lalu bagaimana cara membuat email invoice? Nah, dalam panduan kali ini kita akan membahas beberapa tips sederhana namun praktis untuk membuat email invoice yang sempurna.

Bagaimana cara membuat email faktur yang sempurna?

Sekarang setelah Anda membawa faktur, Anda harus mengirimkannya ke klien Anda. Namun ingat, Anda tidak bisa begitu saja mengirimkan email kosong dengan invoice sebagai lampirannya. Ini dapat menimbulkan kebingungan pada tujuan email.

Namun dengan menyertakan pesan yang disusun dengan baik, Anda dapat memastikan komunikasi yang efektif dan menunjukkan profesionalisme. Selain itu, lebih baik demi kenyamanan dan pencatatan. Mari kuasai seni membuat email faktur yang sempurna:

Lampiran

Hal pertama yang harus kita perjelas sebelum mulai menulis email invoice adalah lampirannya. Saat mengirim email faktur, Anda dapat menyertakan berbagai lampiran sesuai kebutuhan bisnis Anda dan detail spesifik yang relevan dengan transaksi.

Misalnya, faktur itu sendiri, syarat dan ketentuan, detail produk atau layanan, halaman perjanjian atau kontrak, formulir pajak, dll. Meskipun semua hal lainnya berbeda-beda menurut perusahaan, mari kita bicara tentang faktur. Bagaimana cara membuat faktur?

Jadi pertanyaan pertama yang terlintas di benak kita adalah bagaimana cara membuat invoice. Nah, ada banyak sekali cara untuk membuat invoice. Jika Anda memiliki software invoice, pekerjaan Anda menjadi 10 kali lebih mudah. Namun jika Anda baru memulai bisnis, belum layak untuk mendapatkan software invoice.

Anda harus membuat faktur secara manual. Anda dapat melakukannya dari awal menggunakan Microsoft atau Google Suite. Atau gunakan templat faktur. Jika Anda ingin membuat invoice sendiri, berikut beberapa hal yang perlu Anda sertakan di dalamnya:

• Informasi perusahaan Anda
• Informasi pelanggan Anda
• Detail faktur
• Daftar rinci produk dan layanan
• Biaya per produk atau layanan
• Informasi perpajakan (jika ada)
• Diskon (opsional)
• Biaya keterlambatan pembayaran (jika ada yang menentukan)
• Jumlah total
• Instruksi pembayaran

Sekarang lampiran kita sudah siap, mari mulai menulis email invoice itu sendiri.

Garis subjek

Hal pertama yang muncul saat menulis email apa pun adalah baris subjeknya. Sedangkan untuk jenis email lainnya, Anda mungkin harus sedikit kreatif dan menulis baris subjek yang menarik. Namun untuk email faktur, Anda harus lebih spesifik. Anda dapat menemukan baris subjek email yang sesuai untuk Anda melalui pengujian A/B.

Tulis baris subjek yang jelas sehingga pelanggan Anda dapat mengetahui apa yang ada di dalam email. Berikut beberapa contohnya:

Subjek #1: Faktur #(Nomor faktur) dari (Nama perusahaan Anda)

Perihal #2: Faktur #(Nomor faktur) dari (Nama perusahaan Anda) jatuh tempo pada (tanggal)

Perkenalan

Sekarang mari beralih ke salinan email. Mulailah dengan sapaan sopan dan perkenalan untuk email. Anda harus spesifik tentang alasan Anda menulis email ini dan apa yang diharapkan pembaca di dalamnya. Misalnya, Anda dapat memberi tahu mereka bahwa di bagian akhir artikel, Anda dapat menemukan faktur dan detail pembelian terbaru mereka.

Detail Faktur

Kemudian mulailah dengan menentukan detail faktur. Ini pada dasarnya mencakup informasi spesifik yang mengidentifikasi dan menguraikan transaksi yang terlibat itu sendiri. Jadi, inilah rincian rincian faktur yang termasuk:

• Nomor faktur
• Tanggal faktur
• Tenggat waktu
• Nomor pesanan pembelian
• Deskripsi barang dan jasa
• Kuantitas
• Harga satuan
• Subtotal
• Pajak
• Diskon (jika ada)
• Jumlah total

Daftar Terperinci

Setelah detailnya, Anda harus menyertakan daftar terperinci. Ini hanyalah rincian faktur produk, layanan, atau biaya. Ini dalam bentuk daftar sehingga membantu memberikan pembeli pandangan yang jelas dan transparan tentang apa yang dikenakan biaya kepada mereka. Berikut adalah contoh untuk daftar terperinci:

Instruksi Pembayaran

Instruksi pembayaran dalam email faktur memandu pelanggan tentang cara melakukan pembayaran. Hal ini harus mencakup instruksi pembayaran yang jelas dan rinci sehingga mereka dapat memenuhi kewajiban keuangan mereka secara akurat.

Dan demi kelancaran pastikan untuk mencantumkan nama rekening, nomor rekening, nama Bank dan referensi pembayaran. Kemudian jika Anda menerima pembayaran online, Anda dapat menawarkan opsi pembayaran online seperti kartu kredit, kartu debit, transfer bank, atau UPI.

Contoh:

Kunjungi portal pembayaran aman kami dan ikuti petunjuk untuk menyelesaikan transaksi. Sekarang jika diperlukan, Anda juga dapat menyertakan mata uang tertentu yang disebutkan dalam faktur untuk menghindari masalah pemrosesan apa pun.

Jika ada tenggat waktu, Anda juga dapat menyebutkannya di sini. Dan jika ada biaya keterlambatan pembayaran, Anda harus mencantumkannya di sini agar transparan.

Penutupan profesional

Setelah Anda menulis semua hal, sangat penting untuk menutup email dengan sempurna. Karena ini adalah bagian penutup email, pastikan untuk mengucapkan terima kasih, tegaskan kembali ketersediaan Anda untuk pertanyaan, dan tanda tangani secara profesional. Berikut adalah contoh penutupan profesional:

“Terima kasih telah memilih (nama perusahaan). Kami meminta perhatian Anda segera terhadap masalah ini. Kami menghargai bisnis Anda dan berharap dapat melayani Anda lagi di masa mendatang.

Dan jika Anda memiliki pertanyaan, kekhawatiran atau diperlukan klarifikasi tentang faktur untuk proses pembayaran, silakan hubungi kami di tim dukungan pelanggan khusus di (detail kontak Anda).

Kami menghargai waktu Anda untuk membaca email ini. Berharap dapat melayani Anda di masa depan.

Salam,

Namamu
Posisi kamu
Perusahaan Anda
Detail kontak”

Hal Lain yang Perlu Diingat Saat Menulis Email Faktur

Menjaga profesionalisme

Saat menulis email faktur, Anda harus menjaga profesionalisme dan konsistensi setiap saat. Saat Anda menulis atas nama perusahaan, Anda harus benar-benar sopan dan profesional terhadap klien. Sekalipun mereka mengabaikan email Anda satu atau dua kali, Anda tidak dapat menunjukkan rasa frustrasi Anda. Selain itu, jangan menggunakan nada yang pribadi atau ramah saat menyusun artikel.

Gunakan bahasa yang jelas

Saat menulis email, Anda mewakili perusahaan Anda. Anda harus menggunakan bahasa yang konsisten dan jelas yang selaras dengan suara merek. Gunakan kata dan frasa yang digunakan perusahaan Anda dan ikuti pola kosmitnet saat menulis faktur utama dan tindak lanjutnya.

Kirim faktur lebih awal

Itu selalu merupakan langkah cerdas untuk mengirimkan faktur lebih awal daripada pada tanggal jatuh tempo. Ini memberi pelanggan Anda cukup waktu untuk mengatur pembayaran Anda dan memenuhinya tepat waktu atau bahkan sebelum waktunya.

Rencanakan keadaan darurat

Sayangnya, sering kali klien Anda lupa tentang faktur pertama atau kedua dan gagal menyelesaikan pembayaran tepat waktu. Dan terkadang, meskipun mereka bersedia membayar, email Anda mungkin masuk ke folder spam.

Jadi, selalu merupakan langkah cerdas untuk merencanakan keadaan darurat. Anda dapat mengirimkan pengingat ramah kepada klien Anda sebelum tanggal jatuh tempo. Anda juga dapat menyiapkan email faktur tindak lanjut untuk dikirim.

1. Email konfirmasi pembayaran: Setelah pelanggan Anda menyelesaikan pembayaran, Anda dapat mengirimi mereka email konfirmasi pembayaran. Jadi ini bertindak sebagai pengakuan awal untuk meyakinkan klien Anda bahwa pembayaran mereka berhasil dan diproses dengan benar. Ini juga mencatat transaksi yang mendokumentasikan tanggal dan metode jumlah pembayaran.
2. Email faktur pengingat yang ramah: Anda dapat mengirimkan pengingat ramah untuk faktur guna mengingatkan klien Anda tentang pembayaran mereka yang tertunda dan mendorong mereka untuk melakukan pembayaran tepat waktu. Ini membantu Anda menjaga hubungan positif dengan pelanggan Anda dan mengurangi kemungkinan kesalahan kesalahpahaman mengenai batas waktu pembayaran. Selain itu jika ada biaya keterlambatan pembayaran, hal ini dapat membantu pelanggan Anda untuk menghindarinya.
3. Email faktur tanggal jatuh tempo yang sudah lewat: Sekarang katakan bahkan setelah semua pengingat ramah dan email faktur, pelanggan Anda harus gagal melakukan pembayaran pada tanggal jatuh tempo. Apa yang akan kamu lakukan sekarang? Anda dapat mengirimi mereka email faktur yang melewati tanggal jatuh tempo. Ini berfungsi sebagai pengingat yang lembut namun tegas kepada klien bahwa pembayaran telah jatuh tempo. Hal ini juga dapat mendorong mereka untuk mengambil tindakan segera untuk melunasi jumlah terutang.

Kata-kata terakhir

Kesimpulannya, email faktur berfungsi sebagai saluran komunikasi yang membantu Anda mempercepat hubungan klien yang positif dan menjamin kelancaran transaksi keuangan. Dengan menggunakan bahasa yang jelas dan ringkas dalam memberikan informasi faktur terperinci, menggunakan nada profesional dan ramah, bisnis Anda dapat dengan mudah berkomunikasi dengan klien dan memastikan pembayaran tepat waktu. Selain itu, dengan merencanakan kemungkinan dan menindaklanjuti email faktur membantu Anda menghindari ketidakpastian atau keterlambatan pembayaran.