Memilih solusi hosting email yang tepat untuk kebutuhan bisnis Anda

Komunikasi bisnis tidak dapat ada tanpa email, karena merupakan salah satu cara komunikasi utama di dunia modern. Ini mendasari semua bentuk komunikasi dengan klien, kerja sama internal dalam tim, dan semua kontrak, laporan, dan pengiriman faktur. Di dunia di mana waktu dan ketergantungan adalah faktor penting dalam lingkungan bisnis, pilihan layanan hosting email bukan hanya sebuah kemewahan tetapi lebih merupakan kebutuhan. Namun, banyak layanan tersedia saat ini, dari hosting bersama hingga hosting cloud kelas atas, dan Anda mungkin bingung tentang mana yang harus dipilih.

Panduan ini memberikan gambaran umum tentang hosting email, jenis solusi yang ada di pasar, dan menguraikan parameter yang perlu dipertimbangkan saat memilih opsi yang sesuai untuk bisnis Anda.

Apa itu Hosting Email?

Hosting email adalah layanan khusus yang berurusan dengan server email dan menawarkan solusi email perusahaan atau bisnis. Berbeda dengan layanan hosting email gratis seperti Gmail atau Yahoo, hosting email canggih menyediakan hosting domain, langkah -langkah keamanan, pengiriman yang lebih baik, dan dukungan pelanggan. Kemampuan ini menjadikannya solusi yang bagus untuk setiap organisasi yang mencari sarana komunikasi yang profesional, aman, dan andal. Namun, mengevaluasi pengiriman email saat ini sangat penting untuk menjamin bahwa pesan Anda mencapai kotak masuk yang dituju.

Jenis Solusi Hosting Email

Langkah pertama dalam memilih hosting email yang tepat adalah mengidentifikasi jenis layanan yang ditawarkan, karena banyak yang dirancang untuk memenuhi berbagai persyaratan bisnis, infrastruktur TI, dan biaya. Berikut adalah opsi yang paling disukai dan apa yang termasuk:

Shared Hosting Email

Ini biasanya termasuk dalam rencana hosting web dan relatif lebih murah untuk usaha kecil yang baru saja dimulai. Sangat mudah digunakan dan dikelola; Namun, itu tidak terlalu fleksibel, memiliki lebih sedikit ruang penyimpanan, dan kurang dapat diandalkan karena layanan hosting bersama.

Hosting email khusus

Bagi mereka yang membutuhkan lebih banyak kontrol dan kinerja yang lebih baik, hosting email khusus menyediakan server terpisah hanya untuk email. Ini meningkatkan masalah sebelumnya dari uptime, keamanan, dan penyesuaian situs web, tetapi bisa sangat mahal jika dibandingkan dengan hosting bersama dan memiliki komplikasi dalam manajemen daripada yang sebelumnya.

Hosting Email Berbasis Cloud

Perangkat lunak sebagai layanan dalam kategori ini mencakup Google Workspace dan Microsoft 365, antara lain; Ini sesuai dengan model bisnis dengan sempurna, fleksibel dan terukur, dan fitur canggih membuatnya menarik. Beberapa alat termasuk kalender, penyimpanan, dan kolaborasi, membuat platform ideal untuk tim mana pun. Kerugiannya adalah bahwa ia datang dengan biaya berlangganan bulanan, yang mungkin mahal jika dibayar setiap bulan.

Email yang diselenggarakan sendiri

Untuk organisasi yang membutuhkan otonomi penuh atas sistem email mereka, tuan rumah mandiri dimungkinkan. Ini memberikan kontrol penuh atas data dan fleksibilitas penggunaan, tetapi perusahaan bertanggung jawab penuh untuk pengaturan, manajemen, dan keamanan, yang mungkin mengharuskan staf TI.

Faktor yang perlu dipertimbangkan saat memilih penyedia email Anda

Memilih Penyedia Layanan Hosting Email yang tepat sangat penting untuk bisnis apa pun. Di bawah ini adalah beberapa faktor yang harus dipertimbangkan ketika memilih penyedia hosting email:

Keamanan Email Dijamin

Email bisnis biasanya ditulis untuk menyampaikan informasi bisnis, dan setiap kebocoran informasi ini dapat mengakibatkan kerugian keuangan, operasional, atau bahkan reputasi. Ketika memberi peringkat keamanan penyedia hosting email tertentu, tiga hal utama yang perlu dipertimbangkan adalah enkripsi ujung-ke-ujung, otentikasi dua faktor, dan kontrol privasi data. Ini akan memastikan keamanan komunikasi Anda dan menghindari gangguan pihak ketiga.

Setidaknya 99% jaminan uptime

Email adalah salah satu cara terpenting dari komunikasi bisnis, dan gangguan dalam layanan ini tidak diinginkan. Layanan hosting email Anda harus menjamin ketersediaan setidaknya 99,99% sehingga email mudah diambil. Pilih penyedia dengan beberapa pusat data sehingga jika satu sistem turun, yang lain dapat mengambil alih tanpa mempengaruhi layanan.

Akses email kapan saja, di mana saja

Di dunia saat ini, dan terutama untuk entitas bisnis, akses email tidak boleh terbatas pada tempat bisnis. Semua hosting email Anda harus menawarkan akses melalui smartphone, tablet, atau perangkat lain, dan dari mana pun setiap saat. Terlepas dari pengaturannya, email Anda harus dijangkau untuk bisnis untuk melanjutkan secara normal.

Kesesuaian

Layanan email Anda harus kompatibel dengan sistem operasi yang paling banyak digunakan (iOS, Windows, Linux, Android), dan aplikasi bisnis (Microsoft Outlook, Thunderbird). Selain itu, kompatibilitas dengan aplikasi lain seperti Microsoft Office 365 atau Google G-Suite sangat penting bagi perusahaan yang menggunakan alat ini untuk pekerjaan mereka.

Kemudahan administrasi dan operasi

Aspek yang paling penting untuk menghindari penambahan lebih banyak pekerjaan administratif adalah membuat antarmuka se -ramah mungkin. Hosting email Anda harus memungkinkan Anda untuk membuat dan menghapus akun pengguna, mengubah kata sandi, mengatur balasan otomatis, dan memfilter pesan untuk berbagai kotak surat. Untuk organisasi yang lebih besar, portal administratif harus memungkinkan pembuatan, penghapusan, dan manajemen pengguna yang mudah dan akses mereka ke portal untuk memudahkan pekerjaan departemen TI.

Penyimpanan dan skalabilitas yang optimal

Hosting email bisnis membutuhkan ruang penyimpanan yang memadai dan terutama saat bisnis berkembang. Ini berarti bahwa Anda memerlukan penyedia yang akan menyediakan ruang kotak surat yang cukup untuk semua pengguna di organisasi, dan pada saat yang sama, harus cukup fleksibel untuk mengakomodasi meningkatnya jumlah pengguna. Jangan pergi untuk penyedia yang mengklaim menawarkan SPAC yang tidak terbatas, E karena ini biasanya terkait dengan beberapa pembatasan. Sayangnya, seseorang harus menghindari rencana penyimpanan tersembunyi yang dapat bermanfaat akhir -akhir ini sambil membatasi kemampuan untuk berkembang di masa depan.

Fleksibilitas dan efektivitas biaya

Dalam bisnis apa pun, terutama bisnis muda, penetapan harga dan fleksibilitas layanan sangat penting. Layanan dari penyedia hosting email yang baik harus fleksibel, dengan opsi bagi klien untuk memulai dengan paket kecil dan tumbuh lebih besar. Dalam organisasi yang lebih besar, dimungkinkan untuk menghemat sejumlah besar uang karena fleksibilitas prosedur, yang bertentangan dengan pendekatan umum.

Memilih penyedia layanan hosting email terbaik sangat penting dan harus dilakukan tergantung pada kebutuhan bisnis Anda. Bergantung pada apakah masalah utama adalah keamanan, harga, atau kompatibilitas dengan program lain, ada hosting email yang cocok untuk setiap bisnis. Habiskan waktu dan upaya dalam membaca ulasan, membandingkan biaya, dan mempertimbangkan fitur -fitur penting untuk bisnis Anda.