Dasar-dasar Akuntansi untuk Usaha Kecil

Jika Anda memulai bisnis, Anda harus memahami prinsip akuntansi untuk menilai kesehatan dan kemajuan organisasi Anda menuju tujuannya.

Bisnis dibangun di atas transaksi. Dasar-dasar akuntansi dimulai dengan sistem untuk mencatat dan melaporkan transaksi Anda. Bahkan jika Anda berencana untuk melakukan outsourcing akuntansi dan pembukuan, Anda harus dapat membaca dan memahami laporan keuangan Anda dan itu berarti memahami beberapa pengaturan bisnis dasar dan prinsip akuntansi.

Mari kita mulai dengan serangkaian pertanyaan:

1. Apa jenis bisnis yang Anda miliki?

Apakah itu layanan, merchandising, manufaktur, atau bisnis informasi?

Beberapa perusahaan adalah gabungan dari dua jenis atau lebih: bisnis shake makanan yang mengimpor bahan mentahnya sendiri untuk diproses adalah produsen, tetapi ketika menjual shake, itu adalah merchandiser. Jika memiliki lokasi fisik, itu menjadi layanan ketika goyang disiapkan dan diberikan kepada pelanggan. Dan jika menawarkan kelas tentang cara menjual shake atau smoothie, ini adalah bisnis informasi.

Jenis bisnis Anda menentukan transaksi yang akan membuat sebagian besar akuntansi Anda.

Selanjutnya, bagaimana struktur kepemilikannya? Ada pembukuan yang berbeda dan persyaratan perbankan untuk kepemilikan tunggal, kemitraan, korporasi, perseroan terbatas (LLC), dan koperasi. Pelajari lebih lanjut tentang perbedaannya.

2. Apakah Anda memiliki izin dan izin usaha?

Anda akan memerlukan ini untuk membuka rekening bank bisnis dan dapat melaporkan pajak Anda dengan benar. Dokumen yang Anda butuhkan bervariasi tergantung pada jenis bisnis dan lokasi operasi.

3. Apakah Anda memiliki rekening bank bisnis yang terpisah?

Sebagian besar struktur kepemilikan mengharuskan bisnis Anda memiliki akun terpisah. Tetapi disarankan untuk setiap bisnis Anda tidak ingin transaksi pribadi Anda bercampur dengan bisnis Anda jika Anda dapat membantu.

4. Apakah Anda akan memiliki karyawan?

Jika tidak, Anda akan memiliki proses akuntansi yang jauh lebih mudah. Tetapi jika Anda berencana memiliki karyawan, Anda harus menyiapkan prosedur pemotongan pajak.

Bahkan jika hanya Anda untuk saat ini, Anda mungkin masih akan menyewa kontraktor untuk proyek tertentu. Kontraktor yang dibayar di atas jumlah tertentu per tahun di AS harus dikirimi 1099, jadi pastikan untuk:

• Lacak siapa yang telah Anda bayar dan berapa banyak Anda telah membayar mereka.
• Dapatkan formulir W-9 dari masing-masing kontraktor.
• Simpan alamat saat ini di file untuk semua orang yang Anda pekerjakan.

5. Apakah Anda memiliki software akuntansi?

Jika Anda mengharapkan ratusan atau ribuan transaksi per bulan, Anda akan menginginkan perangkat lunak akuntansi seperti QuickBooks atau FreshBooks. Bisnis dengan lebih sedikit transaksi dapat lolos dengan menggunakan spreadsheet Excel, tetapi bisnis dengan transaksi tinggi tidak akan dapat mengikuti entri manual.

Perangkat lunak akuntansi mengotomatiskan sebagian besar proses penting dan mengambil banyak pekerjaan dari tangan Anda. Ini mencatat, menyimpan, dan mengambil data transaksi dan menggunakannya untuk menghasilkan laporan keuangan dan laporan. Perangkat lunak akuntansi Anda juga dapat membuat faktur dan menulis cek.

Jika Anda memutuskan untuk menggunakan perangkat lunak akuntansi, Anda dapat menyinkronkan data toko Anda dengan QuickBooks Sync untuk WooCommerce atau WooCommerce FreshBooks.

Dengan pertanyaan dasar ini diselesaikan dan fondasi bisnis Anda sudah siap, Anda siap untuk tahap berikutnya dalam proses akuntansi.

Pertama, mari kita perjelas tentang beberapa istilah.

Transaksi

Dalam terminologi akuntansi, transaksi terjadi setiap kali uang diberikan, diterima, atau diminta oleh bisnis atau vendor.

Transaksi dapat berupa salah satu dari berikut ini:

• Uang yang diinvestasikan pemilik dalam bisnis.
• Pendapatan dari penjualan.
• Faktur.
• Pengeluaran seperti upah, pemasaran, perjalanan, dan biaya bangunan.
• Aset yang dibeli, seperti kendaraan, peralatan kantor, properti, atau material.

Satu transaksi dapat memiliki banyak komponen. Ketika Anda membayar karyawan per jam, misalnya, Anda harus mengetahui jumlah waktu mereka bekerja, upah kotor mereka, potongan pajak, dan gaji bersih. Perangkat lunak akuntansi Anda dapat melakukan semua tugas ini.

Debit dan kredit

Semua transaksi dilacak oleh sistem debit dan kredit. Cara terbaik untuk memahaminya adalah dengan persamaan akuntansi dasar ini:

Aset = Kewajiban + Ekuitas (Pemilik atau Korporasi)

Debit ditambahkan ke sisi kiri persamaan. Kredit ditambahkan ke kanan.

Sebagai contoh sederhana, jika Anda melakukan penjualan seharga $ 500, $ 500 itu akan didebit, yang berarti itu akan ditambahkan ke aset bisnis Anda. Dan itu juga dikreditkan sebagai Ekuitas Pemilik dalam bentuk pendapatan. Setiap kali sesuatu didebit, sesuatu yang lain harus dikreditkan, karena ini membuat persamaan tetap seimbang.

Itu adalah versi yang sangat disederhanakan dari sesuatu yang bisa kita bicarakan di beberapa buku, tetapi ini memberi Anda ide dasar tentang apa yang dilakukan perangkat lunak akuntansi Anda saat Anda memasukkan transaksi.

Metode kas dan akuntansi metode akrual

Ada dua metode dasar akuntansi – metode kas dan metode akrual. Metode akrual adalah yang lebih umum, dan tergantung pada ukuran dan sifat bisnis Anda, mungkin diwajibkan oleh hukum.

Perbedaan mendasar antara metode-metode tersebut adalah ketika suatu transaksi diakui.

Dalam akuntansi kas, suatu transaksi diakui ketika uang aktual telah berpindah tangan. Dalam akuntansi akrual, transaksi diakui ketika pekerjaan telah selesai dan faktur dikirim. Misalkan Anda memesan persediaan kertas kantor baru di bulan Januari dan meletakkannya di kartu kredit bisnis Anda. Anda segera menerima kertas kantor, tetapi Anda tidak benar-benar membayarnya sampai Februari, ketika laporan kartu kredit Anda tiba.

Dalam akuntansi akrual, transaksi terjadi saat Anda membeli kertas. Anda mengambil tanda terima, menyimpannya di sistem file Anda, dan mencatat pengeluarannya. Ini adalah pengeluaran untuk bulan Januari, meskipun Anda tidak membayarnya sampai bulan berikutnya.

Dalam akuntansi tunai, transaksi terjadi ketika Anda membayar tagihan. Saat itulah uang yang sebenarnya berpindah tangan. Jadi, itu adalah biaya Februari, meskipun Anda menerima kertas pada bulan Januari.

Pendapatan beroperasi dengan cara yang sama. Jika Anda mengirimkan invoice ke pelanggan pada bulan Mei dan mereka tidak membayarnya hingga bulan Juli, transaksi dicatat pada bulan Mei menggunakan metode akrual, tetapi pada bulan Juli menggunakan metode tunai.

Akuntansi akrual adalah metode yang disukai, terutama untuk bisnis yang lebih besar. Ini memberi Anda gambaran yang lebih jelas tentang harga pokok barang atau jasa yang dijual setiap bulannya. Jika Anda membeli kertas di bulan Agustus, kertas itu adalah bagian dari biaya menjalankan bisnis Anda – di bulan Agustus, bukan saat Anda benar-benar membayar tagihan. Jika Anda melakukan penjualan di bulan Mei, maka Anda melakukan penjualan di bulan Mei , bukan di bulan Juli saat pelanggan mengirimkan uang kepada Anda.

Dengan menggunakan metode akrual, Anda dapat mendamaikan biaya menjalankan bisnis setiap bulan, sehingga Anda dapat melihat bulan mana yang menghasilkan margin tertinggi. Hitung margin dengan persamaan ini:

Margin = (Pendapatan – Harga Pokok) / Pendapatan

(Untuk menyederhanakan proses ini, WooCommerce memiliki ekstensi yang menghitung harga pokok barang sehingga Anda dapat menghitung biaya setiap produk tertentu yang Anda jual, kategori produk, atau semua produk Anda untuk periode waktu yang Anda pilih.)

Tiga laporan keuangan utama

Dengan sistem dan perangkat lunak akuntansi Anda dan data transaksi Anda dimasukkan, Anda akan dapat menyiapkan tiga laporan keuangan dasar Anda: laporan laba rugi (juga dikenal sebagai "laporan laba rugi" atau P&L), neraca, dan laporan arus kas.

Laporan laba rugi

Laporan laba rugi melaporkan laba yang diperoleh selama periode waktu tertentu , seperti sebulan. Laba inilah yang disebut orang ketika mereka menggunakan istilah "garis bawah". Keuntungan Anda adalah pendapatan bersih Anda. Atau, jika Anda kehilangan uang selama jangka waktu tersebut, kerugian bersih Anda.

Secara sederhana, laba dihitung dengan mengurangkan pengeluaran dari pendapatan. Hal ini memperkuat alasan untuk menggunakan metode akuntansi akrual. Jika Anda menggunakan metode tunai, Anda tidak akan dapat melihat dengan jelas apa yang sebenarnya Anda peroleh dan belanjakan selama bulan bisnis tertentu .

Neraca keuangan

Neraca Anda melaporkan aset, kewajiban, dan ekuitas Anda pada titik waktu tertentu, biasanya pada akhir bulan, kuartal, atau tahun. Ini adalah gambaran dari kesehatan keuangan Anda.

Aset adalah hal-hal yang dimiliki yang memiliki nilai, seperti uang tunai, perlengkapan, peralatan, kendaraan, properti, persediaan, dan piutang. Sebuah "piutang" adalah istilah untuk uang Anda berutang tetapi belum dibayar.

Kewajiban adalah hal-hal yang Anda berutang, seperti pinjaman, pembayaran bunga, upah, dan apa pun secara kredit. Kewajiban biasanya disebut sebagai "hutang."

Jika Anda melihat kembali persamaan akuntansi dasar yang tercantum sebelumnya, Anda akan melihat bahwa ekuitas hanyalah perbedaan antara aset dan kewajiban. Kurangi kewajiban dari aset, dan Anda memiliki apa yang disebut "nilai buku", atau ekuitas, dari bisnis Anda.

Laporan arus kas

Ini hanyalah sebuah pernyataan yang menunjukkan bagaimana uang tunai Anda telah berubah selama periode waktu tertentu.

Ketiga laporan keuangan dasar ini dapat dengan cepat dihasilkan oleh software akuntansi Anda, selama Anda rajin memasukkan data transaksi Anda. Jika Anda tidak punya waktu untuk itu, Anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk menyewa seorang pemegang buku.

Dua dasar akuntansi terakhir untuk usaha kecil

1. Simpan semua tanda terima, faktur, dan catatan pembayaran

Prinsip Keandalan akuntansi mengatakan bahwa hanya transaksi dengan dokumentasi pendukung yang harus dicatat. Jika Anda tidak memiliki catatan transaksi, Anda tidak dapat menghitungnya sebagai pendapatan atau pengeluaran, dan itu mengacaukan pembukuan Anda. Jika Anda mencoba mengklaim pengurangan pajak untuk biaya yang tidak memiliki bukti bahwa Anda pernah membayar, itu bisa disebut penipuan pajak.

Jadi simpan tanda terima fisik dalam file. Atau ambil fotonya dan simpan secara digital. Simpan semua faktur dan tanda terima yang dikirim melalui email di folder email terpisah juga, bukan hanya kotak masuk umum Anda.

2. Ketahui persyaratan pajak Anda

Persyaratan pajak bervariasi secara dramatis tergantung pada jenis bisnis dan di mana ia beroperasi. Anda perlu mengetahui tentang pajak penjualan, pajak impor jika Anda memiliki transaksi internasional, pemotongan pajak, membayar perkiraan pajak triwulanan, dan pajak lainnya yang spesifik untuk negara, negara bagian, provinsi, kota, atau wilayah Anda.

Pajak tersebut akan dimasukkan ke dalam perangkat lunak akuntansi dan laporan keuangan Anda. Selalu disarankan untuk berkonsultasi dengan profesional pajak untuk memastikan Anda mengikuti prosedur yang benar.

WooCommerce memiliki akuntansi yang tercakup

WooCommerce memahami tanggung jawab yang dimiliki pemilik bisnis setiap hari. Memasukkan transaksi secara manual dan membuat laporan keuangan dapat memakan waktu, tetapi akuntansi adalah bagian penting dari menjalankan bisnis yang sukses.

Untuk meringankan beban pemilik toko, WooCommerce memiliki berbagai ekstensi yang mengotomatiskan proses akuntansi utama. Kunjungi halaman ini untuk daftar lengkap ekstensi akuntansi untuk toko WooCommerce.