8 Kesalahan yang Harus Dihindari Saat Memilih Perusahaan Outstaffing TI

Pengalihdayaan TI telah menjadi salah satu pendekatan yang paling banyak diterapkan untuk melibatkan spesialis TI terkemuka dan menguasai keterampilan terkini. Namun, selain manfaat dari outstaffing, risiko juga mungkin ada jika tidak dikelola dengan baik. Hindari kesalahan umum berikut saat memilih penyedia outstaffing TI:

1. Tidak Mengecek Referensi dan Review

Sebelum menandatangani kontrak apa pun, ingatlah untuk bertanya kepada perusahaan yang menyediakan layanan outstaffing TI untuk klien yang dapat Anda hubungi. Carilah review dan testimonial di internet untuk mengetahui apakah penyedia layanan telah melakukan hal yang benar. Pemeriksaan menyeluruh seperti itu membantu perusahaan menghindari kemitraan dengan perusahaan yang memiliki reputasi buruk atau perusahaan yang kurang pengalaman.

2. Kurangnya Protokol Keamanan

Perusahaan mana pun yang melakukan outsourcing fungsi TI harus memprioritaskan keamanan data dan sistem pada urutan tertinggi. Tinjau kebijakan dan teknologi keamanan perusahaan outstaffing, proses penyaringan karyawan, dan prosedur audit untuk memastikan bahwa semuanya memenuhi kebutuhan Anda. Kegagalan untuk mengambil langkah-langkah ini akan membuat perusahaan Anda rentan terhadap serangan siber.

3. Lingkup Pekerjaan yang Tidak Jelas

Perjelas tugas, proyek, dan tujuan departemen yang Anda ingin tim outstaff TI penuhi. Kita kehilangan kejelasan ekspektasi tanpa hal ini, dan kesalahpahaman tentang siapa yang bertanggung jawab atas apa yang biasanya terjadi setelahnya. Tentukan keterampilan/keahlian, keluaran, jadwal, dan indikator keberhasilan yang diamanatkan. Hal ini bisa menjadi sangat penting khususnya dalam e-learning.

Oleh karena itu, lebih baik menghubungi perusahaan yang memiliki pengalaman bertahun-tahun di bidang ini: https://academysmart.com/expertise/e-learning/.

4. Hambatan Bahasa dan Komunikasi

Ketika melakukan outsourcing ke luar negeri, kesenjangan bahasa dan budaya dapat menghambat kolaborasi yang efektif. Evaluasi kemahiran bahasa Inggris calon penyedia untuk memastikan kelancaran komunikasi. Tanyakan tentang proses untuk mengatasi hambatan bahasa sebelum hambatan tersebut berdampak negatif terhadap produktivitas.

5. Kontrak yang Tidak Fleksibel

Kontrak outsourcing yang kaku dan berjangka panjang sering kali kurang fleksibel seiring dengan perkembangan kebutuhan. Prioritaskan perusahaan yang memiliki staf tambahan yang memungkinkan penyesuaian ukuran tim, keahlian, dan tingkat layanan – bahkan klausul keluar – agar selaras dengan perubahan kebutuhan bisnis.

6. Penetapan Harga yang Tidak Kompetitif

Potensi penghematan dari outsourcing menghilang dengan cepat dengan biaya yang selangit. Tolok ukur penetapan harga terhadap rata-rata industri untuk mendeteksi tarif yang tidak masuk akal. Perhatikan juga biaya tersembunyi. Model penetapan harga yang kompetitif dan transparan sangatlah penting.

7. Kurangnya Tata Kelola

Tanpa proses tata kelola yang mengawasi hubungan tersebut, perusahaan berisiko kehilangan visibilitas dan kendali. Tetapkan prosedur untuk memantau anggaran, kualitas, risiko, dan kepatuhan secara terpusat. Selain itu, pastikan alat kolaborasi yang lancar dan standar pelaporan yang jelas.

8. Risiko Kekayaan Intelektual

Kegagalan dalam melindungi IP dan data internal yang sensitif dapat menimbulkan konsekuensi jangka panjang. Periksa kebijakan kepemilikan dan kerahasiaan data penyedia. Gunakan NDA, kontrol akses, dan enkripsi untuk melindungi informasi berharga perusahaan dari pencurian atau pemaparan yang tidak sah.

Dengan menghindari kendala umum ini, perusahaan dapat memanfaatkan keuntungan outsourcing sekaligus meminimalkan risiko. Melakukan uji tuntas yang menyeluruh dalam memilih mitra outstaffing TI strategis yang tepat akan menjadi landasan bagi hubungan yang sukses dan saling menguntungkan. Tentukan persyaratan terperinci, verifikasi perlindungan keamanan, tolok ukur harga, dan terapkan tata kelola yang kuat – sebelum menandatangani kontrak apa pun.

Model Outstaffing: Augmentasi Staf vs Layanan Terkelola

Penempatan staf membantu organisasi mengakses keahlian TI tingkat lanjut yang tersedia di luar negeri dengan biaya yang lebih murah dari tenaga kerja lokal. Namun semua pengaturan outstaffing tidaklah sama. Ada dua model utama: penambahan staf dan layanan terkelola. Memahami perbedaannya memungkinkan pembeli menyelaraskan strategi outsourcing dengan kebutuhan dan prioritas mereka:

Augmentasi Staf

Model ini melengkapi tim TI yang sudah ada dengan tambahan talenta luar negeri. Perusahaan mempertahankan pengawasan dan tanggung jawab manajemen penuh – mereka hanya menyewa tenaga profesional yang terampil. Kegunaan umum meliputi:

• Prototyping untuk mempercepat pengembangan perangkat lunak
• Memperkuat tim TI yang kewalahan selama proyek-proyek khusus
• Mengisi kesenjangan keahlian dalam jangka panjang

Penambahan staf menawarkan fleksibilitas maksimum untuk menambah dan mengurangi jumlah staf seiring fluktuasi beban kerja. Namun, beban sepenuhnya berada pada klien untuk mengarahkan dan mengatur anggota tim luar negeri.

Layanan TI yang Dikelola

Kemitraan ini mempercayakan perusahaan outsourcing khusus untuk menangani fungsi TI tertentu secara independen – tidak diperlukan pengawasan langsung. Perusahaan outstaffing memikul tanggung jawab untuk memberikan layanan yang dijanjikan secara kontrak, seperti:

• Dukungan meja layanan multi-tingkat 24/7
• Cloud hosting, pencadangan data, dan pemulihan bencana
• Pengembangan dan pengujian aplikasi khusus
• Pemantauan dan pertahanan keamanan siber

Layanan terkelola membebaskan klien dari tugas-tugas TI taktis sehingga mereka dapat fokus pada prioritas bisnis inti. Namun, pembeli juga kehilangan kendali dan pengawasan dibandingkan dengan penambahan staf.

Pada kenyataannya, sebagian besar pengaturan outstaffing memadukan elemen kedua model berdasarkan gabungan keterampilan teknis dan keahlian manajemen yang ingin dialihdayakan oleh klien atau dipertahankan secara internal. Mendefinisikan preferensi dan harapan ini memungkinkan penyedia layanan untuk menyesuaikan kemitraan yang seimbang.

Pertimbangan Utama Saat Menyusun Kesepakatan Outstaffing TI

Kesepakatan outstaffing yang terstruktur dengan baik menjunjung tinggi kepentingan terbaik pembeli sekaligus memberi insentif pada kinerja terbaik penyedia. Sayangnya, kesalahan asumsi dan kelalaian selama negosiasi kontrak sering kali mengikis hasil bagi kedua belah pihak dan membebani hubungan. Detail apa yang perlu dicermati?

Ruang lingkup proyek

Harapan yang ambigu telah menghancurkan banyak inisiatif outstaffing sejak awal. Untuk meminimalkan kebingungan, jelaskan secara komprehensif semua layanan, hasil, jangka waktu, dan tanggung jawab yang diharapkan dari vendor. Uraikan keahlian yang diperlukan, protokol komunikasi, prosedur pelaporan, dan kontrol akses.

Ketentuan Harga

Tolok ukur biaya yang diusulkan terhadap rata-rata industri menggunakan penelitian dari firma analis seperti Gartner dan Everest Group. Model penagihan sangat bervariasi tergantung pada jenis proyek, ukuran tim, tumpukan teknologi, dan durasi. Pahami semua komponen biaya dan perhatikan biaya tersembunyi selain tarif dasar.

Hak milik intelektual

Klien berhak mengkhawatirkan perlindungan IP ketika melakukan outsourcing pengembangan perangkat lunak dan proses berpemilik di luar negeri. Untuk menjaga informasi dan data sensitif, semua anggota tim vendor diharuskan menandatangani perjanjian kerahasiaan (NDA).

Kualitas asuransi

Standar kendali mutu yang longgar melemahkan manfaat outsourcing jika pekerjaan di bawah standar terus-menerus memerlukan koreksi dan pengerjaan ulang. Melembagakan pengujian penerimaan, tinjauan kode, persyaratan dokumentasi, dan ketentuan QA lainnya dalam perjanjian melindungi klien.

Metrik Kinerja

Tentukan metrik kesuksesan yang terukur dan selaras dengan tujuan bisnis, bukan sekedar daftar periksa teknis. Contoh umum mencakup skor kepuasan pelanggan, target minimalisasi waktu henti, laporan perolehan prospek, atau ROI pada proyek pengembangan.

Kontrak yang solid mengubah visi penempatan staf yang tinggi menjadi rencana pelaksanaan yang nyata dan akuntabilitas. Investasikan waktu terlebih dahulu untuk merinci cakupan, harga, perlindungan kekayaan intelektual, ekspektasi kualitas, dan metrik keberhasilan sebelum menandatangani perjanjian. Persyaratan keterlibatan yang jelas membuka jalan bagi hubungan outsourcing yang produktif.