6 Alasan Mengapa Board Portal Akan Meningkatkan Bisnis Anda

Perlambatan ekonomi, percepatan transformasi digital, keamanan data, dan keberlanjutan hanyalah beberapa tantangan yang dihadapi bisnis pada tahun 2023. Oleh karena itu, organisasi menggabungkan berbagai solusi untuk mengatasi tantangan dan mempertahankan keunggulan kompetitif.

Dalam postingan ini, kami menyajikan perangkat lunak lengkap yang menyediakan semua solusi dalam satu botol — portal papan virtual . Menurut statistik, ukuran pasarnya diperkirakan akan melebihi USD 10 miliar pada tahun 2026, yang menunjukkan tingginya permintaan di kalangan para pemimpin bisnis.

Sumber: Riset Pasar Terverifikasi

Jadi, jika Anda ingin meningkatkan bisnis Anda di semua bidang, periksa apa yang ditawarkan portal papan dan integrasikan platform untuk memenuhi kebutuhan Anda!

Apa itu portal papan?

Portal dewan adalah platform tata kelola perusahaan yang sangat aman yang melindungi dan menyederhanakan berbagi informasi, kolaborasi, dan komunikasi antar industri. Pengguna perangkat lunak biasanya adalah eksekutif senior, sekretaris, penasihat hukum, dan dewan direksi organisasi.

Meskipun solusi ini pada awalnya diterapkan terutama oleh sektor-sektor yang memiliki peraturan ketat, kini solusi ini banyak digunakan oleh perusahaan-perusahaan terkenal di dunia, usaha menengah, perusahaan kecil, startup, dan organisasi nirlaba.

Bagaimana cara kerja portal papan?

Sebelum menjelaskan bagaimana portal papan meningkatkan bisnis Anda, kami mengundang Anda untuk melihat cara kerja platform dengan menemukan kemampuannya.

Berbagi dokumen

• Penyimpanan dokumen terpusat. Perangkat lunak portal dewan adalah tempat yang aman dan terorganisir untuk menyimpan dokumen terkait dewan, termasuk laporan keuangan, notulen rapat, dan rencana strategis.
• Berbagi file dengan aman. Pengguna dapat berbagi data tanpa risiko karena solusi ini memberikan perlindungan data melalui izin pengguna, watermarking dinamis, pembatasan waktu dan akses IP, dan banyak lagi.
• Kontrol versi dan riwayat dokumen. Pengguna dapat memelihara beberapa versi dokumen, memantau perubahan, dan mengakses riwayat versi bila diperlukan.
• Akses dan sinkronisasi offline. Anda dapat mengakses dokumen secara offline dan menyinkronkan perubahan saat koneksi internet Anda pulih.

Manajemen pertemuan

• Penjadwalan. Untuk kelancaran koordinasi rapat, pengguna dapat menjadwalkan rapat, mengirimkan undangan kepada peserta, dan berintegrasi dengan platform kalender yang mereka sukai.
• Pembuatan dan distribusi agenda. Portal memungkinkan pembuatan agenda, melampirkan dokumen terkait, dan mendistribusikan semua informasi ini kepada peserta sebelum rapat.
• Risalah rapat. Sekretaris membuat catatan saat rapat berlangsung, dan perangkat lunak secara otomatis membuat notulen rapat.
• Pelacakan item tindakan. Anggota dewan dapat dengan mudah menetapkan tindakan, menetapkan tenggat waktu, dan melacak kemajuan untuk memastikan akuntabilitas.

Kiat pro : Pelajari kiat manajemen kalender terbaik untuk asisten eksekutif dan gunakan waktu Anda dengan paling produktif.

Kolaborasi

• Pemberitahuan dan peringatan. Platform secara otomatis mengirimkan pemberitahuan dan peringatan kepada pengguna yang relevan. Dengan cara ini, semua orang tetap mengikuti pembaruan terkini.
• Anotasi dan kolaborasi dokumen. Portal dewan menghadirkan alat komentar dan anotasi yang mudah digunakan, memungkinkan kolaborasi efektif dan pengambilan keputusan lebih cepat.
• Forum diskusi dan obrolan. Anggota dewan menggunakan forum dan obrolan untuk berdiskusi, mencari klarifikasi, atau berbagi ide secara real-time.

Pelaporan

• Analisis dan visualisasi data. Untuk membantu Anda mengambil keputusan berdasarkan data, perangkat lunak ini memberikan representasi visual dari keterlibatan peserta, statistik rapat, dan metrik penentu lainnya.
• Pelacakan kepatuhan dan tata kelola. Fungsionalitas perangkat lunak memungkinkan Anda memantau kepatuhan terhadap peraturan dan kebijakan tata kelola internal. Dengan demikian, Anda dapat mencapai transparansi dan akuntabilitas dengan mudah.
• Jalur audit. Anda dapat memantau dan mengontrol cara anggota dewan menggunakan platform dengan melacak semua tindakan mereka, sehingga mengurangi risiko pelanggaran.

Pengambilan keputusan

• Pemungutan suara. Alat yang mudah digunakan memungkinkan pengguna memberikan suara secara online pada resolusi, item agenda, atau keputusan dari lokasi mana pun.
• tanda tangan elektronik. Semua dokumen dapat ditandatangani secara online dengan aman, sehingga mempercepat kesepakatan dan alur kerja.
• Rekaman keputusan. Perangkat lunak ini secara otomatis mendokumentasikan semua keputusan dan pemungutan suara. Dengan cara ini, Anda dapat meninjau dan mereferensikan keputusan sebelumnya.

Alat manajemen dewan mungkin berbeda-beda tergantung pada penyedianya, namun fitur yang kami cantumkan menjadi dasar platform ini. Oleh karena itu, pastikan Anda mendapatkan semua fungsi yang disebutkan saat memilih perangkat lunak.

6 cara bagaimana portal papan dapat meningkatkan bisnis Anda

Sekarang, pelajari enam cara portal dewan dapat meningkatkan operasi bisnis Anda. Kemudian, Anda dapat mengevaluasi bagaimana manfaat ini selaras dengan kebutuhan Anda untuk menentukan nilai penerapan solusi portal dewan.

1. Penghematan sumber daya

Tim mengurangi dampak lingkungan dan memangkas biaya perusahaan dengan beralih ke papan tanpa kertas. Hal ini tidak hanya menghemat sumber daya yang berharga, namun juga memungkinkan staf administrasi untuk fokus pada tugas-tugas yang lebih penting daripada urusan administrasi . Misalnya, perusahaan dapat dengan cepat mendistribusikan informasi kepada anggota dewan direksi di berbagai lokasi secara online dan melupakan paket kertas yang membosankan dan memakan waktu.

2. Menghilangkan risiko keamanan

Penyedia perangkat lunak papan yang andal hadir dengan fitur keamanan tingkat lanjut seperti pusat data yang diamankan secara fisik, enkripsi data berlapis-lapis, izin terperinci, pencadangan data waktu nyata, dan kebijakan akses yang ketat. Semua ini memastikan bahwa tidak ada seorang pun yang dapat mencuri data Anda dan hanya pengguna yang berwenang yang dapat mengakses ruang kerja . Selain itu, solusi portal papan aman mematuhi IS0 27001, GDPR, dan HIPAA, yang berarti perusahaan Anda mengikuti serangkaian peraturan dan standar keamanan ketat yang diterima secara global .

3. Kenyamanan bagi anggota dewan

Akses gratis namun aman ke sumber daya dari perangkat apa pun memberikan fleksibilitas tambahan kepada anggota dewan . Selain itu, rangkaian fitur perangkat lunak menghilangkan kebutuhan untuk melacak rangkaian email atau menyaring tumpukan kertas . Terakhir, data yang terus diperbarui memastikan bahwa setiap orang mendapat informasi lengkap , memungkinkan alur kerja yang efisien, manajemen tugas, persiapan rapat, dan kolaborasi.

4. Peningkatan kepatuhan

Portal papan menyederhanakan pengelolaan alur kerja sekaligus menjaga jejak dokumen tahan kerusakan, dapat dilacak, dan dikontrol versinya . Ini membantu Anda melakukan audit internal dengan lebih cepat dan efisien . Portal dewan juga dapat membantu mengidentifikasi kesenjangan kepatuhan dan segera memperbaikinya . Dengan cara ini, Anda mengurangi risiko sanksi finansial dan dampak hukum karena tidak mematuhi persyaratan.

5. Peningkatan tata kelola perusahaan

Dewan yang terlibat, terinformasi, dan kolaboratif sangat penting untuk meningkatkan tata kelola perusahaan. Oleh karena itu, solusi rapat dewan online memungkinkan rapat dan alur kerja yang lebih terkelola dan produktif , memberikan fitur manajemen dan pelacakan pengguna tingkat lanjut. Dengan cara ini, para direktur dapat fokus pada hal-hal yang berkaitan dengan misi daripada tugas-tugas administratif rutin.

6. Efisiensi yang lebih baik untuk tugas-tugas yang berhubungan dengan dewan

Dengan menggunakan platform ini, anggota dewan dapat mengakses perpesanan dalam aplikasi, pelacakan tugas, berbagi file, dokumen historis, dan dasbor pribadi, semuanya di satu lokasi terpusat. Fitur-fitur ini sangat meningkatkan keterlibatan dewan dan menyederhanakan kolaborasi .

Pikiran terakhir

Jika Anda mencari cara efektif untuk mengelola data bisnis Anda dengan aman dan efisien, portal dewan mungkin merupakan solusi yang Anda perlukan. Solusi lengkap ini menawarkan serangkaian alat dan fitur yang dirancang untuk meningkatkan kolaborasi, manajemen dokumen, pelacakan tugas, dan banyak lagi. Salah satu hal terbaik tentang portal papan adalah menghilangkan kebutuhan akan banyak perangkat lunak dan menyediakan semua yang Anda butuhkan di satu lokasi terpusat, sehingga lebih mudah untuk mengelola dan mengakses informasi bisnis Anda.