Ce que nous avons appris de WooConf sur la vente de billets en ligne

Notre deuxième WooConf a eu lieu plus tôt en avril, et quel événement ce fut. Nous avons eu une liste incroyable de conférenciers, des déjeuners fantastiques et des happy hours, et tout le réseautage que nous pouvions gérer.

Nous avons déjà partagé certains de nos apprentissages de WooConf lui-même, mais nous voulions plonger un peu plus profondément et raconter une partie du voyage que nous avons fait pour passer de "nous devrions refaire ça" à "oh diable, nous faisons réellement ce!" Et cette partie du voyage est l'expérience de billetterie .

Lorsque nous avons vendu des billets pour la WooConf 2016, c'était avec une solution que nous avions développée nous-mêmes : la nouvelle extension Box Office pour WooCommerce. Avec Box Office, les participants n'ont pas à se déplacer hors site pour s'inscrire à votre événement. Vous pouvez vendre des billets, personnaliser les communications par e-mail et enregistrer les participants sur place, le tout à partir de l'interface familière de WooCommerce.

L'utilisation de Box Office et la gestion de notre propre événement majeur nous ont donné une opportunité d'apprentissage incroyable . Cela nous a permis de comprendre l'extension de fond en comble, de découvrir ce qui a poussé les participants à acheter des billets et de glaner des connaissances que nous pourrions utiliser pour les futures WooConfs.

Lisez la suite pour découvrir ce que nous avons appris - et quelles connaissances nous pouvons partager avec vous - sur la gestion d'un site Web événementiel réussi.

L'importance de recueillir des informations sur les participants sur votre propre site Web

L'un des commentaires les plus importants que nous ayons reçus avant de développer Box Office était que toutes les options d'événement et de billetterie disponibles pour WordPress ou WooCommerce nécessitaient une intégration avec une autre plate-forme. Cela signifiait envoyer les participants potentiels vers un autre site Web pour acheter leur billet, saisir les informations d'inscription ou remplir leur profil.

Cette dépendance à des outils tiers allait à l'encontre de la philosophie de WordPress et WooCommerce - ce n'était pas une expérience idéale pour nos clients, et ce ne serait certainement pas une expérience idéale pour nous. Ainsi, lorsque notre équipe a commencé à planifier la deuxième WooConf - et la billetterie, à son tour - nous avions un objectif majeur : éviter d'envoyer des clients hors site pour acheter des billets pour un événement .

Heureusement, Box Office a été conçu pour faire exactement cela, nous étions donc prêts. Avec la version bêta de l'extension en place, nous nous sommes mis au travail pour configurer les pages de billetterie. Au départ, les clients ne pouvaient acheter que des billets pour l'admission à l'événement à Austin, au Texas ; les billets de diffusion en direct seraient vendus à une date ultérieure.

Nous avons mis en place un produit de billetterie pour les participants physiques, appelé WooConf 2016 Tickets, et ajouté plusieurs formulaires qui s'afficheraient au moment de l'achat (que vous pouvez voir ci-dessus).

Les participants ont été invités à fournir des détails typiques, tels que leurs noms et leurs coordonnées, mais nous sommes également allés plus loin et avons demandé des éléments tels que les URL de sites Web, les identifiants Twitter et les préférences alimentaires. Cela nous a permis de personnaliser automatiquement les badges des participants pendant le processus d'impression, ainsi que de mieux comprendre les types de nourriture que nous devions offrir ou mettre à disposition .

L'un des avantages extrêmement utiles, avant et après l'événement, était la possibilité de rechercher, d'examiner et de modifier des billets individuels. C omme nous avions toutes ces informations sous la main, sur notre propre site, nous avons pu :

• Marquer les participants comme étant présents sur place
• Modifier les informations du ticket — par exemple, si un parrain avait besoin de réaffecter l'un des tickets de son employé à un autre employé, nous pourrions simplement changer le nom et/ou le rôle
• Changer les RSVP pour notre déjeuner de réseautage et nos ateliers du vendredi
• Confirmez les détails des participants, des sponsors ou du personnel à la volée

Cette combinaison d'un processus de vente transparent et d'une option de recherche rapide a permis une gestion fluide des billets avant et pendant l'événement. Nous avons eu très peu de contretemps dans le processus, et l'enregistrement des participants sur place a été rapide et facile - beaucoup plus facile que cela aurait été si nous avions jonglé avec deux systèmes différents (ou plus !).

Utilisez les augmentations de prix et les coupons pour encourager la vente de billets

« Que dois-je facturer pour participer à mon événement ? » C'est une question courante, et difficile en plus. Nous avons aussi lutté avec ça !

S'il n'y a qu'une chose que nous avons apprise, c'est celle-ci : proposer un prix plus attractif aux participants qui achètent tôt . Mais n'excluez pas non plus de donner aux participants de dernière minute la possibilité d'économiser !

Pour la WooConf 2016, tout comme nous l'avons fait avec notre première WooConf, nous avons proposé des tarifs "early bird" - essentiellement, une remise qui n'était disponible que pour ceux qui avaient acheté dans les premiers jours de la vente des billets.

À partir de là, nous avons augmenté ce nombre de 100 $ toutes les quelques semaines, jusqu'à juste avant la conférence, où nous avions un prix « de dernière minute ». Ce prix est également resté en vigueur pour toute personne intéressée à acheter un billet sur place.

L'idée sous-jacente était d' encourager les participants à réserver le plus tôt possible . Et pour la plupart, cela a fonctionné.

Cela dit, tout le monde ne peut pas toujours réserver tout de suite. Nous avons donc mis à disposition quelques bons de réduction pour amortir le coup de ces augmentations de prix. Nous avons donné à nos sponsors et conférenciers des codes uniques qu'ils ont été encouragés à partager. Ils pourraient être diffusés sur les réseaux sociaux, par e-mail, etc.

Lorsque ces coupons ont été partagés, cela a encore accru l'intérêt pour WooConf, ce qui a entraîné une augmentation des ventes de billets . Cela a également aidé nos conférenciers et nos sponsors à faire connaître leur présence à WooConf, afin que leurs fans sachent qu'ils pourraient les voir là-bas.

La leçon ici : considérez attentivement vos prix. Même si votre événement est peu coûteux, il existe de nombreuses façons d'encourager davantage de participants à s'inscrire, comme des coupons, des remises ou des promotions par le biais d'autres participants.

Vous avez des événements ou des jours facultatifs ? Laissez les détenteurs de billets s'inscrire ou non

De nombreuses conférences modernes ont plusieurs pistes, des ateliers facultatifs ou même des sessions d'une journée complète qui se déroulent hors site. Mais les sites Web des conférences ne reflètent pas toujours pleinement cela, ce qui conduit à :

• Confusion du côté des organisateurs, lorsqu'ils ne savent pas combien de personnes se présenteront pour chaque épreuve ou piste optionnelle, et
• Confusion du côté des participants, lorsqu'ils ne savent pas où ni comment RSVP pour une piste qui pourrait avoir un espace limité - ou comment changer ce RSVP si quelque chose se présente

Lorsque nous avons planifié WooConf, nous savions que la majeure partie de l'événement durerait deux jours et que les activités du troisième jour seraient facultatives. Nous voulions trouver un moyen de permettre facilement aux participants de RSVP pour l'une des activités du vendredi, ainsi que de modifier facilement leur RSVP si quelque chose se présentait et qu'ils n'étaient pas en mesure de le faire (par exemple, s'ils devaient prendre un rendez-vous plus tôt vol).

Nous y sommes parvenus en ajoutant une option à notre formulaire de ticket qui obligeait les participants à sélectionner s'ils rejoindraient notre atelier pour développeurs, notre atelier pour propriétaires de magasins ou notre déjeuner de réseautage. Ils pourraient également choisir "Je ne rejoindrai rien" si deux jours de WooConf leur suffisaient.

Nous avons utilisé un code personnalisé pour suivre le nombre de places disponibles pour les ateliers, car l'espace était limité.

Nous avons également permis aux participants de modifier leurs paramètres de présence à partir de l'e-mail de confirmation du billet envoyé juste après l'achat.

Cela a remis le pouvoir de s'inscrire ou de se retirer entre les mains de nos participants. Cela a également complètement éliminé la confusion pour tout le monde , car nous savions combien de personnes attendre à chaque atelier, plus le déjeuner de réseautage.

En fait, grâce à Box Office qui a collecté avec tant de diligence les informations sur les participants, nous avons pu enregistrer les participants aux ateliers comme nous l'avions fait lors des deux premiers jours de WooConf. Cela nous a aidés à déterminer qui parmi les participants RSVP était arrivé et qui nous attendions toujours .

Offrez des billets pour les participants physiques – et virtuels

Si vous avez un grand public et organisez un événement en direct, FOMO va être une chose très réelle pour certains de vos fans. Cela vaut double pour ceux d'entre vous qui dévoilent régulièrement de nouveaux produits ou qui ont de très bons orateurs.

Nous voulions accueillir ceux qui ne pouvaient pas se rendre au Texas mais qui voulaient quand même s'imprégner de toutes ces connaissances et de la bonté de WooConf de loin. Ainsi, en mars, après la fin de nos ventes de billets régulières, nous avons mis à disposition des billets de diffusion en direct.

Pour ce faire, nous avons créé un nouveau produit de billetterie pour les billets de diffusion en direct . Les champs de billets ici étaient beaucoup plus limités (puisque nous n'avions pas besoin de demander des détails à imprimer sur les badges ou les préférences alimentaires), ce qui a énormément accéléré le processus de paiement.

Ensuite, le jour où WooConf a commencé, nous avons pu utiliser l'option de messagerie intégrée de l'extension pour envoyer à ces détenteurs de billets un lien vers la page de diffusion en direct.

Box Office nous a permis de limiter l'accès au flux uniquement à ceux qui avaient acheté le bon type de billet , c'est-à-dire ceux qui avaient acheté un billet de flux en direct. Si vous n'aviez pas de ticket et que vous tentiez de regarder le flux, vous verriez ceci :

Cela a permis à tous ceux qui souhaitaient participer à WooConf de le faire, qu'ils puissent se rendre à Austin ou non. Et la diffusion en direct s'est généralement déroulée sans accroc, ce qui a été un énorme soulagement pour nous !

Nous avons été très satisfaits des retours que nous avons reçus sur la diffusion en direct. En fait, nous avons vendu plus de billets de diffusion en direct après le début de la WooConf qu'avant . Je suppose que tous ces tweets #WooConf ont alerté tout le monde sur ce qu'ils manquaient, hein ?

Cela vaut vraiment la peine de mettre en place des billets de diffusion en direct pour des événements auxquels tous vos fans ne peuvent pas assister de manière logistique, mais qui manqueront s'ils ne voient pas l'action. Vous pouvez également toujours rendre les billets gratuits - c'est même le cadre attendu avec des événements en ligne uniquement comme des webinaires.

Vendre des billets pour des événements en ligne ? Essayez Box Office

Que vous vendiez des billets pour des événements pour votre organisation à but non lucratif ou que vous envisagiez d'organiser des webinaires sur invitation uniquement pour diffuser vos connaissances auprès de clients potentiels, l'extension Box Office peut rendre le processus de collecte d'informations sur les participants fluide comme de la soie .

Nous nous sommes bien amusés à l'utiliser pour WooConf 2016, et nous sommes plus que ravis, après l'avoir testé dans une application événementielle réelle, de vous le proposer enfin. Nous espérons que vous aurez autant de plaisir à l'essayer que nous !

Si vous avez des questions ou des commentaires sur la façon dont nous avons utilisé Box Office pour WooConf 2016 ou sur ce que nous avons appris lors de l'événement, faites-nous signe ci-dessous - nous aimerions avoir de vos nouvelles.