Comment créer une facture de conception Web (+ modèle gratuit)

Que vous soyez nouveau dans la conception Web ou expérimenté, vous connaissez peut-être déjà l'importance de créer de bonnes factures de conception Web pour facturer vos clients. La facturation est le moyen le plus simple d'être payé pour le travail que vous avez effectué et de vous assurer que toutes les parties impliquées sont sur la même longueur d'onde. Quel que soit le moment où vous facturez votre client pendant le projet, il est impératif de connaître le processus de facturation et comment en créer un !

Dans cet article, je vais plonger dans les différents composants d'une facture de conception Web :

• Pourquoi avez-vous besoin d'une facture
• Comment créer une facture
• Le meilleur moment pour envoyer une facture
• Téléchargez un modèle de facture de conception Web gratuit

Pourquoi avez-vous besoin d'une facture

Un processus de facturation est important pour de nombreuses raisons, mais la première (et la plus importante) est que c'est la façon dont vous serez payé par vos clients ! Surtout lorsque vous commencez à évoluer, vous aurez besoin d'un document ou d'une feuille qui vous place, vous et votre client, sur la même longueur d'onde concernant le montant dû.

Décrire les informations essentielles

Avoir une facture standard vous permet, à vous et à votre client, de rester sur la même longueur d'onde concernant les services que vous avez rendus pour eux et le montant qu'ils vous doivent. En règle générale, une facture comprendra les coordonnées de vous-même et de votre client, une description des services ou des frais, le montant total dû et une date d'échéance de paiement.

Une facture est l'une des meilleures méthodes pour être entièrement payé par les clients, à temps, à chaque fois. Il sert de méthode de communication, car les deux parties doivent comprendre les services, le montant dû et la date d'échéance du paiement.

Suivez facilement le montant que vous facturez aux clients

La communication client diffère d'un client à l'autre, et croyez-moi, cela ne fera que devenir plus difficile à mesure que vous faites évoluer votre entreprise. La dernière chose que vous voulez faire est d'embêter un client à propos de son paiement ou de vérifier qu'un chèque est libellé au nom correct. La facturation (en particulier la facturation automatique ou l'utilisation d'un modèle) réduit la communication client supplémentaire, ce qui fait finalement gagner du temps à tout le monde !

Passez moins de temps à répondre aux questions sur les paiements

Imaginez ceci : un client qui est d'accord avec tout ce qui concerne un projet de conception Web et qui paie sa facture à temps. On peut rêver, non ? Mais sérieusement, disons que votre entreprise est en plein essor et que vous devez facturer 10 clients à peu près au même moment. Au lieu de créer une nouvelle facture pour chaque client, vous pouvez utiliser un modèle, ajuster quelques éléments et envoyer. Cela garantit également que les informations sont correctes et que vous ne manquez rien d'important (comme la date d'échéance du paiement !) sur votre facture.

Plus le processus de facturation est bon pour votre client, meilleure sera votre relation, et meilleure sera votre relation, plus il sera susceptible de vous référer ! Saviez-vous que plus de 92 % des créatifs trouvent de nouveaux clients grâce aux parrainages ? La facturation est le moyen le plus transparent possible de développer votre entreprise de conception de sites Web.

Maintenant que vous connaissez les principales raisons pour lesquelles vous devriez avoir une facture, plongeons et apprenons à en créer une !

Comment créer une facture

Il existe tellement de façons différentes de créer une facture que la première chose que vous devrez décider est la méthode de facturation qui vous convient le mieux, à vous et à votre entreprise. Mais avant de prendre de l'avance sur moi-même, décomposons ce processus !

Voici les étapes pour créer une facture à l'aide d'un modèle :

1. Décidez quelle méthode de facturation vous utilisez
2. Ajouter des informations de contact
3. Inclure les détails de suivi des factures
4. Lister les prestations
5. Calculer le coût total
6. Soyez payé

Étape 1 : Choisissez la méthode de facturation que vous utilisez

Créer une nouvelle facture pour chaque nouveau client semble (et l'est très probablement !) épuisant. Pensez au temps que vous gagneriez simplement en automatisant le processus ! Ces deux méthodes de facturation, logiciels et modèles, sont d'excellentes options. Passons en revue les avantages et les inconvénients afin que vous puissiez décider laquelle vous convient le mieux.

Utiliser un logiciel de facturation

Lorsque vous choisissez de facturer vos clients à l'aide d'un logiciel, vous économiserez du temps et de l'argent, car la plupart des logiciels rendent le processus automatisé et facile à utiliser, à modifier les champs et à envoyer à un client. Cela peut être utile si vous avez un certain nombre de clients pour lesquels vous facturez généralement les services habituels chaque mois.

Cependant, vous pouvez constater que l'utilisation d'un logiciel de facturation coûte plus d'argent que vous n'êtes prêt à dépenser ou peut ne pas être aussi intuitive si vous avez un client particulier. Supposons que vous envoyiez une facture mensuelle à un client pour la maintenance du site, mais ce mois-ci, vous vous êtes rencontré pendant une heure supplémentaire et avez défini une stratégie pour lui. Dans ce cas, vous voudriez une option de facturation personnalisable pour vos clients, aussi simple ou compliquée soit-elle.

Un autre inconvénient de l'utilisation d'un logiciel de facturation est le manque de liberté de création. Vous constaterez que la plupart des options de logiciel de facturation ont des champs modifiables et une zone pour ajouter le logo de votre entreprise. Cependant, vous êtes un concepteur de sites Web, vous souhaitez donc probablement avoir la liberté de créer votre propre apparence et d'ajouter un peu plus à votre marque. La facturation n'est pas le document le plus excitant que vous aurez jamais créé, mais ce devrait être quelque chose que vous êtes fier de montrer et de partager.

Si vous décidez que le logiciel de facturation est le meilleur choix pour vous et votre entreprise, voici quelques options solides pour vous aider à démarrer :

• Générateur de facture
• Zoho

Générateur de facture

Utilisez ce générateur de factures en ligne pour créer des factures magnifiquement personnalisées en un seul clic ! Invoice Generator vous permet de créer rapidement des factures directement depuis votre navigateur Web. Les factures que vous établissez peuvent être envoyées et payées en ligne ou téléchargées au format PDF.

Vous avez plusieurs factures à créer ? N'ayez pas peur ! Facturé vous permet de générer un nombre illimité de factures. Bonus : Vous pouvez même ajouter votre logo pour rendre votre facture encore plus belle !

Zoho

Zoho propose un générateur qui ne pourrait pas être plus simple à utiliser. Vous pouvez facilement remplir votre adresse de facturation, l'adresse de votre client, définir un numéro de facture et avoir une description aussi courte ou aussi longue que possible pour l'article que vous facturez. Vous pouvez également répertorier plusieurs éléments pour les projets plus importants qui sont facturés en même temps et ajouter une note de remerciement personnalisée pour le client qui peut être personnalisée comme bon vous semble.

Utiliser un modèle de facture

Une autre option consiste à utiliser un modèle de facture et à le mettre à jour chaque fois que vous en avez besoin pour toute situation de client qui se présente à vous.

Les modèles vous donnent la liberté de personnaliser n'importe quelle facture que vous souhaitez. Le meilleur : c'est gratuit ! Parlons du processus de création d'une facture à l'aide d'un modèle.

Il y a tellement de modèles dans le monde, mais n'en cherchez pas un nouveau. Heureusement pour vous, nous avons déjà un excellent modèle de facture de conception Web ! Prenez le vôtre ici.

Ajouter des informations de contact

La première information que vous voudrez ajouter à votre facture de conception Web est vos coordonnées. Étant donné que cela est standard et ne changera pas à moins que votre entreprise ne change, vous pouvez ajouter le nom de votre entreprise, vos coordonnées telles que votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone et votre logo.

Remarque : C'est ici que vous pouvez cliquer sur Enregistrer, car le reste des étapes concerne la facturation d'un client spécifique !

L'étape suivante consiste à ajouter le nom et/ou le nom de l'entreprise de votre client et ses coordonnées, y compris une adresse e-mail et un numéro de téléphone. Vérifiez toujours pour vous assurer que ces informations sont correctes, car vous ne voulez pas que cela affecte le moment où vous êtes payé.

Inclure les détails de suivi des factures

Cette étape peut vous concerner ou non. Si vous n'avez qu'un ou deux petits clients, vous ne ressentirez peut-être pas le besoin d'inclure des détails de suivi des factures, tels qu'un numéro de facture unique, une date et une date d'échéance. D'un autre côté, je vous recommande d'ajouter un certain type de détails de suivi pour le bien de votre entreprise. Il vaut mieux être organisé, et surtout lorsque vous commencez à évoluer, vous aurez besoin d'un système de suivi solide dès le départ.

Énumérez les services et les paiements pour chacun

Il est temps d'énumérer tous les services que vous facturez à votre client. Vous pouvez être aussi vague ou aussi détaillé que vous le souhaitez (n'hésitez pas à ajouter des descriptions !), cependant, le client doit déjà savoir à quels services s'attendre sur la facture.

Faites attention aux acronymes ou surnoms que vous utilisez pour décrire vos services. Supposez que le client a peu ou pas de compréhension de la conception Web et assurez-vous que tout est clairement présenté, afin que vous n'ayez pas à passer du temps à expliquer les frais au client.

Calculer le coût total

Calculez le coût total de tous les services que vous avez énumérés. Tout ce que vous avez à faire est de vous assurer que tous les coûts des articles individuels sont corrects, de calculer le coût total et de revérifier chacun des chiffres.

Bonus : Nous avons appris du rapport The Business of Web Design que les concepteurs Web ajoutent également des conditions de paiement et des informations supplémentaires au bas de la facture. N'hésitez pas à l'essayer, mais c'est plus agréable à avoir et non nécessaire pour votre facture de conception Web.

Soyez payé

Voici l'étape la plus simple ! Le ne nécessite que peu ou pas de travail car votre facture est terminée, vous l'avez envoyée au client, et maintenant vous attendez.

Parfois, des problèmes de facturation surviennent avec les clients. Qu'il s'agisse d'un client qui ne vous paie pas ou d'un litige de facturation, mieux vaut être préparé à l'avance.

Le meilleur moment pour envoyer une facture

Maintenant que vous avez une excellente facture créée pour un client, la prochaine étape consiste à lui envoyer afin qu'il puisse la payer ! Vous vous demandez peut-être quel est le meilleur moment pour envoyer une facture. Est-ce au début d'un projet, à la fin d'un projet, mensuellement ou à une autre fréquence ?

Franchement, ça dépend totalement ! Certains clients peuvent préférer payer à l'avance, tandis que d'autres peuvent le vouloir une fois les travaux terminés. Il est préférable d'avoir cette conversation avant d'envoyer une facture, car vous ne voulez pas envoyer une facture à un client s'il ne sait pas qu'elle va arriver. Plus le processus est transparent, plus il sera facile de percevoir les paiements.

Conclusion

La facturation est une partie importante du processus de conception Web. Bien qu'il soit essentiel de créer un excellent travail pour les clients, il est également nécessaire d'être payé équitablement pour le travail que vous faites. Assurez-vous que votre facture et les autres documents destinés aux clients sont corrects afin de pouvoir recommencer à faire ce que vous faites le mieux : créer de beaux sites Web !

Téléchargez un modèle de facture gratuit !

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