Comment utiliser Monday.com | Tutoriel pour débutants 2022

La gestion de projet n'est pas un aspect secondaire de l'entreprise.

C'est peut-être l'une des opérations commerciales les plus importantes.

Les avantages des outils de gestion de projet vont au-delà de la planification et de la collaboration.

Les outils de gestion de projet permettent d'améliorer la communication avec les clients, la gestion des risques, la normalisation des processus, le partage de documents et la gestion des ressources.

Ces outils contribuent également à réduire la charge de travail de votre équipe.

Une plateforme intuitive comme monday réduit les tâches manuelles chronophages.

Et il est presque impossible de ne pas mentionner la gestion de projet et monday.com dans la même phrase.

Depuis son lancement en 2014, la plateforme de gestion de projet basée sur le cloud basée en Israël a suscité l'amour et le soutien de milliers d'utilisateurs à travers le monde.

Malgré sa facilité d'utilisation et sa plate-forme conviviale pour les débutants, certains utilisateurs peuvent se sentir dépassés pour tirer le meilleur parti de monday.com.

C'est là que ce post viendra à votre rescousse.

Dans cet article sur l'utilisation de monday.com, je vais vous expliquer les différents aspects de la solution de gestion de projet monday.com afin que vous puissiez apprendre à utiliser cette puissante plateforme de gestion de projet.

Quelques points à noter avant de plonger dans les détails.

Tout d'abord, j'utiliserai la version d'essai gratuite de la version Pro de Monday.com.

Il s'agit du niveau le plus élevé de la solution de gestion de projet monday.

Commençons par toutes les bases du lundi.

Comment utiliser monday.com : Premiers pas avec monday.com

Afin d'utiliser la plateforme pour gérer des projets, vous devez vous inscrire.

Visitez le site Web monday.com et créez un compte en cliquant sur le bouton "commencer".

Assurez-vous d'avoir un essai gratuit du plan pro du lundi (pas le plan de base).

Vous pouvez vous inscrire en utilisant votre e-mail, Google, LinkedIn ou même un compte Slack.

Entrez votre nom et choisissez un mot de passe.

Vous pouvez également décider d'un nom pour votre équipe sur la plateforme.

Ensuite, vous verrez une invite sur le type d'utilisation, la taille de l'équipe et le type d'entreprise.

J'ai essayé d'utiliser une combinaison de ceux-ci et j'ai trouvé une différence négligeable dans la sortie.

Une fois que vous avez terminé le processus d'inscription avec lundi, vous recevrez un e-mail de confirmation pour votre essai gratuit.

Faites le nécessaire et vous devriez être prêt à utiliser monday.com.

Vous obtiendrez une URL unique qui devrait ressembler à ceci : companyname.monday.com

Comment utiliser monday.com : Naviguer sur la plateforme

La connexion à monday.com vous amènera au tableau de bord principal.

Ici, vous verrez quelques pop-ups pour vous guider à travers la plateforme.

Je les trouve assez utiles.

La société a fait du bon travail en offrant une bonne expérience utilisateur avec des fenêtres contextuelles utiles pour gérer les projets.

Cependant, si les pop-ups suffisaient, vous n'auriez pas besoin de ce guide détaillé sur l'utilisation de monday.com !

Commençons par créer un calendrier éditorial sur monday.com, et discutons d'autres aspects de la plateforme au fur et à mesure.

Création du tableau

Contrairement à la plupart des autres outils de gestion de projet, monday.com propose plusieurs fonctionnalités supplémentaires pour créer un tableau.

Avec monday, vous pouvez créer plusieurs tableaux (et même des tableaux privés).

Vous pouvez créer un nouveau tableau en cliquant sur le bouton "Ajouter", puis en cliquant sur l'option "Nouveau tableau".

Vous verrez ici une fenêtre contextuelle vous demandant d'ajouter un nom pour le tableau, de définir la confidentialité et de définir les aspects de gestion du tableau.

Pour la confidentialité, vous avez trois options : principale, privée et partageable.

Pour "ce que vous gérez dans ce tableau", vous pouvez sélectionner l'un de ces éléments : budgets, employés, campagnes, pistes, projets, créations, clients, tâches ou personnalisé.

Vous pourrez les modifier ultérieurement.

Pour les besoins de cette discussion, allons-y avec "privé".

Une fois que vous avez cliqué sur "Créer un tableau", vous serez accueilli par une fenêtre contextuelle indiquant "Bienvenue sur votre premier tableau privé".

Appuyez sur le bouton bleu "Ok, j'ai compris", et vous verrez votre tableau.

Et après?

Il est maintenant temps d'ajouter des groupes à notre Conseil.

Conseil-> Groupes

Considérez les groupes comme les tâches que vous souhaitez créer pour votre tableau.

Considérez les planches comme des seaux.

Par exemple, si vous êtes dans le marketing, vous pouvez créer des groupes tels que la rédaction de contenu, les publicités Facebook et le référencement.

Quand je suis allé à mon conseil, j'y ai vu 3 groupes sans titre.

Je les ai renommés.

Si vous souhaitez en ajouter d'autres, vous pouvez cliquer sur le bouton bleu sous le nom de votre tableau qui indique « Nouvel élément ».

Cela créera un groupe sans titre au-dessus des précédents.

Si vous souhaitez déplacer le nouveau groupe vers le bas, vous pouvez simplement cliquer sur les trois points à côté du nom du groupe, puis cliquer sur "Déplacer vers". Ici, vous devriez voir deux options - Déplacer vers le tableau et Déplacer vers le haut.

Alternativement, vous pouvez simplement passer la souris près du nom du groupe, et il vous montrera une icône "main" pour faire glisser le groupe vers le haut ou vers le bas.

Groupe-> Tâches

Ensuite, nous devons apprendre à ajouter des tâches à un groupe sur monday.com.

Une tâche ressemble plus à une tâche à faire au sein d'un groupe.

Par exemple, pour le groupe de rédaction de contenu, je souhaite créer une tâche nommée "recherche d'articles".

Pour ce faire, renommons les éléments 1, 2 ou 3 (ce sont ceux par défaut sur les trois groupes par défaut).

Et si vous avez créé un nouveau groupe, vous devriez voir "ajouter un élément".

Cliquez dessus et vous verrez une fenêtre contextuelle qui devrait indiquer "Nouvel élément".

Cliquez dessus pour le renommer en la tâche souhaitée.

Dans ce cas, je l'appellerais "recherche d'articles".

Ce menu est l'endroit où vous pouvez réduire un groupe spécifique ou les réduire tous (idéal si vous souhaitez consulter une liste simplifiée d'articles, comme dans notre cas), ainsi que créer un nouveau groupe ou le déplacer vers un autre tableau. Vous pouvez également changer la couleur d'un groupe (pratique pour un tri visuel rapide) et, bien sûr, renommer le groupe.

Ici, vous devriez voir trois options : Mises à jour, Fichiers et Journal d'activité.

Lorsque vous cliquez sur "Mises à jour", il vous montrera une boîte avec une invite "écrire et mettre à jour", et un texte secondaire sous la boîte disant "écrire les mises à jour par e-mail".

Allons-y avec la première option.

Lorsque vous cliquez dessus, vous devriez voir un éditeur WYSIWYG complet avec une option de liste de contrôle.

Considérez ce domaine comme une ligne directrice générale ou un objectif que vous souhaitez détailler sur la tâche spécifique.

Vous pouvez également ajouter des fichiers, des gif, des emoji et même mentionner quelqu'un de votre équipe.

Si vous cliquez sur la deuxième option à côté de Mises à jour, c'est-à-dire Fichiers, vous aurez la possibilité d'ajouter un fichier et de rechercher un fichier.

Enfin, nous avons l'onglet Journal d'activité qui vous montre un historique des activités pour cette tâche spécifique.

Presque oublié de mentionner.

À côté du nom de la tâche, vous verrez deux autres options - Un cercle avec un contour humain et trois points.

Lorsque vous cliquez sur le cercle, vous obtenez une fenêtre contextuelle pour ajouter des abonnés à l'équipe.

Et lorsque vous cliquez sur les trois points, vous verrez ces options : gérer les abonnés, les préférences de messagerie, exporter vers Excel, copier le lien de l'élément, archiver et supprimer.

Comment ajouter et supprimer des membres de l'équipe

Maintenant que nous avons configuré des groupes et montré comment configurer des tâches, examinons d'autres aspects de monday.com.

Veuillez noter que l'ajout de coéquipiers à un groupe n'est pas disponible au moment de la rédaction de cet article de révision.

Cependant, vous avez la possibilité de les ajouter à une tâche.

L'étape 1 consiste à les ajouter à un tableau.

Vous pouvez le faire en cliquant sur le contour de la personne avec un signe plus sur la barre latérale verticale bleuâtre à gauche.

Lorsque vous passez la souris dessus, il devrait indiquer "inviter les membres de l'équipe".

En cliquant sur cette icône, une fenêtre contextuelle s'affichera pour vous inviter à monday Work OS.

Là, vous verrez une invitation avec une option de courrier électronique pour inviter le membre de l'équipe.

Vous avez deux options ici.

Premièrement, vous pouvez inviter la personne à devenir membre de l'équipe.

Et deuxièmement, vous pouvez les ajouter en tant que "spectateur".

Maintenant que vous avez ajouté un membre d'équipe à votre tableau, vous pouvez l'ajouter à une tâche.

Cliquez sur un groupe et décidez de la tâche à laquelle vous souhaitez que le membre de l'équipe se joigne.

À côté de la tâche, vous verrez une colonne intitulée "Personne" avec un cercle avec un humain.

Cliquez sur le cercle et ajoutez la personne.

Une autre option pour ce faire est de cliquer sur l'onglet Mises à jour, puis de cliquer sur le cercle en haut à droite.

Si vous souhaitez supprimer un membre d'une tâche, cliquez sur le cercle avec ses initiales.

Et puis cliquez sur la croix (x) à côté de leur nom dans la fenêtre contextuelle.

Ajouter un statut

Par défaut, vous devriez voir ces colonnes se déplacer de gauche à droite sous chaque élément de groupe, personne, statut, date et signe "plus".

Toutes ces colonnes (sauf la tâche) sont mobiles horizontalement.

Cliquer sur la colonne Statut vous donne quatre options : y travailler, Bloqué, Terminé et une étiquette grise.

En dessous, vous devriez voir une option "modifier l'étiquette".

Ici, vous pouvez modifier les couleurs de toutes les étiquettes par défaut et même ajouter de nouvelles étiquettes.

Assurez-vous de cliquer sur le bouton "Appliquer" en bas si vous apportez des modifications ici.

Date d'ajout

La colonne Date apparaît en troisième à droite de la tâche.

Lorsque vous cliquez sur cette colonne à côté de la tâche, vous verrez une fenêtre contextuelle indiquant "aujourd'hui" et le calendrier du mois.

Vous pouvez choisir une date ici, et même ajouter du temps en utilisant la bascule sous le calendrier.

Une chose cool que j'aime dans ce popup est le visage souriant dans le coin supérieur droit.

Cliquer sur l'icône ouvre une fenêtre déroulante avec 15 icônes telles que coche, croix et point d'interrogation.

Ceci n'est qu'un exemple d'utilisation du suivi du temps dans ce logiciel PM.

La dernière colonne

Comme je l'ai mentionné plus tôt, il y a aussi une colonne à côté de la date qui a un signe "+".

Lorsque vous cliquez sur cette colonne, vous verrez une gamme d'options de colonne. Par exemple, à partir de là, vous pouvez utiliser des colonnes telles que texte, lien, statut, personnes, date, liste déroulante, pays, nombres, étiquette et plusieurs autres options.

Afficher et organiser les projets

Nouveau tableau de bord

Vous pouvez créer un nouveau tableau de bord en cliquant sur le texte "Ajouter" sous la barre latérale de l'espace de travail (à gauche).

Vous devriez voir une fenêtre contextuelle vous suggérant de créer le tableau de bord.

Sélectionnez le nom souhaité pour votre nouveau tableau de bord et choisissez la confidentialité (principale ou privée).

L'option principale consiste à permettre au tableau de bord d'être visible par tous les membres de l'équipe.

Et l'option "privée" consiste à créer un tableau de bord pour travailler en privé ou avec des membres sélectionnés de l'équipe.

Ensuite, cliquez sur le bouton bleu "créer un tableau de bord", et alto, vous venez de créer un nouveau tableau de bord.

Une fois que vous avez terminé, vous verrez le nouveau tableau de bord avec un texte indiquant "Choisissez votre premier widget".

Les widgets sont des mini applications qui vous aident à gérer vos tâches sur monday.com.

Certains des widgets que vous y verrez incluent une batterie, un calendrier, un graphique, une charge de travail, des chiffres et un Gantt.

Vous pouvez également cliquer sur le texte "Ajouter un widget" à côté des tableaux pour voir une liste des options disponibles.

Pour ce tutoriel, allons-y avec le widget Calendrier.

En cliquant sur ledit widget, vous devriez voir un calendrier se remplir sous le nouveau tableau de bord que vous venez de créer.

Vous pouvez cliquer sur n'importe quelle date du calendrier pour ajouter un nouvel élément (ou une tâche) et personnaliser le groupe, la personne, le statut et la date dans la fenêtre contextuelle.

Tutoriel Monday.com : Ajouter des vues

Monday.com brille par sa fonctionnalité "vues".

Cette fonctionnalité comprend des tableaux et d'autres graphiques pour vos groupes et vos tâches.

En utilisant cela, vous pouvez comprendre quoi et quand, et apporter des modifications à tout moment.

L'ajout de vues est relativement simple.

Dirigez-vous vers la vue du tableau et cliquez sur le bouton "table principale" en haut.

À côté de la table principale et de la chronologie, vous devriez voir une icône "+".

Cliquer dessus devrait faire apparaître une liste déroulante avec une liste d'options telles qu'un tableau, un tableau de bord, une vue graphique, Kanban, des diagrammes de Gantt, des cartes, un formulaire, une galerie de fichiers, des applications ; et "plus de vues" en bas.

Cliquez sur "plus de vues" et vous verrez plus d'options.

Personnellement, j'utilise la vue Kanban, la vue graphique et la vue calendrier pour la plupart de mes projets.

Tutoriel Monday.com : Chronologie

J'adore cette fonctionnalité de monday.com.

Vous pouvez y accéder en cliquant sur l'onglet "Chronologie" à côté du "Tableau principal" sous le tableau.

Cette vue vous montre les tâches, les échéances du projet et les membres de l'équipe affectés en un coup d'œil.

Vous pouvez même exporter les détails vers Excel à partir d'ici.

Tutoriel Monday.com : Conclusion

J'ai fait de mon mieux pour couvrir les aspects de base de monday.com.

Cet outil de gestion de projet est facile à apprendre et à utiliser.

Contrairement à d'autres outils de gestion de projet, monday.com est incroyablement visuel et personnalisable.

Avec son grand nombre de cas d'utilisation, monday.com s'est forgé une réputation positive.

Les chefs de projet des grandes et petites entreprises adorent cette plateforme pour gérer les tâches répétitives et d'autres aspects de la gestion de projet non seulement pour le marketing, mais aussi pour les équipes de vente.

Prenez ce logiciel de gestion de projet pour un tour, et je suis sûr que vous aimerez sa facilité d'utilisation et un large éventail de fonctionnalités. Démarrer avec monday.com est relativement simple.

De plus, avec l'essai gratuit de 14 jours, vous n'avez rien à perdre.