Signature légale pour les formulaires de gravité

Aimeriez-vous avoir la possibilité de collecter des signatures électroniques directement depuis votre site WordPress ? D'accord, ce n'est peut-être pas une idée trop farfelue. Mais que se passerait-il si les signatures et les documents étaient juridiquement contraignants pour tous les participants, sans jamais avoir à quitter votre site ou à utiliser un service tiers ?

Si vous utilisez déjà Gravity Forms, vous pouvez rapidement et facilement ajouter cette fonctionnalité à votre site. L'équipe de CosmicGiant a créé un plugin spécifiquement à cet effet, et il s'intègre parfaitement à Gravity Forms.

Pas de papier gaspillé, pas de numérisation de documents, et c'est 100 % multiplateforme. Vos clients n'auront pas à tâtonner pour essayer de signer vos contrats ou d'installer un nouveau logiciel. Tout se passe sur votre site Web.

Dans cet article, je vais vous expliquer comment commencer à créer des contrats juridiquement contraignants sur votre site WordPress à l'aide du plugin Legal Signing.

Signature légale facile pour WordPress

Le plugin Legal Signing simplifie la collecte des signatures électroniques. De plus, vous avez le contrôle total des entrées et de la structure de votre formulaire. C'est aussi simple que de télécharger un PDF à remplir et de mapper les champs à votre formulaire. D'accord, c'est un peu plus compliqué que cela, mais si vous pouvez créer un formulaire, vous pouvez créer un contrat juridiquement contraignant prêt à être signé.

Bien que le module complémentaire Gravity Forms Signature puisse être utilisé, il n'est pas obligatoire car CosmicGiant inclut son propre champ de signature légale avec tous les niveaux de licence. Aucun avocat n'est nécessaire et le plugin gère tous les éléments juridiquement contraignants sous le capot.

Vous avez également un contrôle total sur vos formulaires. Vous pouvez mapper des champs à des personnes spécifiques et les masquer aux autres si nécessaire. Cela peut être utile si vous avez plusieurs participants et que vous n'avez besoin que de certaines informations de quelques-uns.

Si vous devez préciser qui signe en premier (et en dernier), vous pouvez configurer une séquence de signature adaptée au formulaire. Ou, vous pouvez le rendre totalement aléatoire. Cela dépend entièrement de vous. Vous pouvez également configurer des rappels à envoyer à toutes les parties signataires, afin que chacun sache quand c'est son tour. Si vous avez l'habitude de chasser les gens pour signer vos contrats, vous pouvez automatiser ce processus et libérer votre cerveau. De plus, vous pouvez mapper chaque étape du processus sur un calendrier spécifique, afin que tout le monde sache ce qui est attendu et quand.

La preuve est dans l'API. Lorsque tout le monde a signé et soumis, Legal Signing fournit un certificat sécurisé. Le plugin vous permet également de générer une piste d'audit que vous pouvez consulter à tout moment. Vous pouvez afficher les dates et heures de l'ensemble du processus pour chaque signataire : visites, signatures et notifications.

Ce sont les principales caractéristiques de Legal Signing for Gravity Forms. Maintenant, jetons un coup d'œil sous le capot et voyons comment vous pouvez vous installer et commencer à collecter des signatures.

Comment utiliser la signature légale pour les formulaires de gravité

Comme je l'ai mentionné plus tôt, vous devez d'abord installer Gravity Forms dans WordPress. Une fois que vous avez installé et configuré Gravity Forms, vous pouvez commencer avec la signature légale.

Téléchargez et installez le plugin de signature légale

Vous pouvez acheter Legal Signing sur leur site Web. Je couvrirai les options de tarification en détail plus tard, et elles offrent une garantie de remboursement de 30 jours - il n'y a donc aucun risque.

Une fois que vous avez téléchargé le plugin, installez-le comme vous le feriez pour n'importe quel autre plugin pour WordPress. Une fois que vous l'avez activé, vous verrez un nouvel élément dans votre menu Gravity Forms appelé "Signature légale".

Créez votre formulaire PDF à remplir

Ceci est une étape importante. Avant de pouvoir créer un formulaire de contrat, vous devez disposer d'un PDF à remplir prêt à l'emploi. Vous pouvez le faire en utilisant n'importe quel logiciel avec lequel vous êtes à l'aise, mais il doit inclure les champs de formulaire à remplir que vous souhaitez remplir et signer. CosmicGiant propose un excellent didacticiel pour vous aider à créer des modèles PDF à remplir. Il est utile que lors de la création initiale de votre PDF de champ à remplir, vous étiquetiez chaque champ de manière descriptive. Vous vous remercierez plus tard.

Créer un nouveau formulaire

La prochaine étape du processus consiste à créer un formulaire sur votre site à l'aide de Gravity Forms. Vous voudrez ajouter des champs pour correspondre aux champs à remplir sur votre PDF. C'est aussi une bonne idée d'insérer un bloc HTML pour afficher le contenu de votre contrat.

Vous devez également ajouter les champs de signature appropriés. La signature légale facilite cela en fournissant un champ Signature légale. Cela ressemble au champ de signature électronique habituel que vous voyez dans des services comme DocuSign.

Créer un flux de signature juridique

Une fois que vous avez enregistré votre formulaire, vous devrez créer ce qu'on appelle un flux de signature juridique. C'est ici que vous importerez votre PDF à remplir et mapperez les champs pour créer votre contrat juridiquement contraignant.

Lorsque vous cliquez sur Mapper les champs, vous pourrez faire défiler votre PDF et voir les champs à remplir. Lorsque vous cliquez sur chaque champ du PDF, vous sélectionnez le champ approprié dans la liste de droite et le faites correspondre. C'est là que ces champs étiquetés de manière descriptive sont très pratiques.

Le workflow de signature

L'étape suivante consiste à configurer le workflow de signature de votre contrat. C'est là que vous déciderez de l'ordre des signataires - ou même si vous voulez simplement qu'ils soient dans un ordre aléatoire.

Vous devrez également choisir des champs d'e-mail pour chaque participant et attribuer des champs à leurs signataires respectifs.

La signature légale vous permet de choisir si vous souhaitez masquer les champs de formulaire des autres signataires, afin que chaque signataire ne voie que ceux qui lui sont pertinents. Vous pouvez également choisir de générer une piste d'audit montrant la chronologie de toutes les activités de signature et de visualisation.

Dans la zone de workflow de signature, vous avez un contrôle total sur le calendrier de signature. Vous pouvez choisir une date relative à laquelle les signataires doivent remplir leur partie, ou vous pouvez la configurer pour qu'elle soit plus précise.

Signature du document

C'est tout pour la mise en place du document. Il ne vous reste plus qu'à l'afficher sur une page et à envoyer le lien à vos participants.

Vous pouvez simplement afficher le formulaire sur une page en utilisant le bloc Gravity Forms et en choisissant votre nouveau formulaire.

Lorsqu'une partie est prête à signer, une fenêtre contextuelle lui donnera le choix de taper son nom ou de dessiner une signature à l'aide d'une souris ou d'un stylet.

Une fois que quelqu'un a signé, une notification par e-mail sera automatiquement envoyée, alertant le prochain signataire du processus. Une fois que tout le monde a signé, vous recevrez un PDF contenant le document signé et la piste d'audit, si vous avez choisi cette option.

À tout moment, vous pouvez afficher les détails de l'entrée sur votre site WordPress comme vous le feriez pour n'importe quel autre formulaire.

Ce sont les étapes de base approximatives pour créer un contrat juridiquement contraignant à l'aide de Legal Signing for Gravity Forms. CosmicGiant a une documentation plus détaillée sur son site Web - et un excellent support si vous êtes bloqué.

Qu'en est-il de la conformité ?

Vous vous demandez peut-être comment cela peut fonctionner. Est-ce vraiment juridiquement contraignant ? Réponse courte, oui.

La loi fédérale américaine sur la signature électronique de 2000 a déclaré que les signatures électroniques sont juridiquement contraignantes, et l'UETA de 1999 - qu'il appartient à chaque État d'adopter - est très similaire. CosmicGiant fournit une multitude d'informations sur la conformité sur son site Web.

Tarification

Il existe plusieurs niveaux de tarification pour le plug-in Legal Signing, chaque niveau étant basé sur le nombre de sites Web et de modèles que vous pouvez utiliser.

Personnel

Le premier niveau est le meilleur pour ceux qui ne gèrent que quelques sites. Pour 249 $ par an , vous pouvez utiliser Legal Signing sur jusqu'à 3 sites Web et créer jusqu'à 10 modèles. Vous bénéficiez également d'un an de mises à jour et d'assistance, ainsi que de toutes les fonctionnalités à l'exception de la conversion PDF et de l'exportation Dropbox.

Professionnel

Avec le niveau Professionnel, vous obtenez une licence pour jusqu'à 5 sites Web et jusqu'à 100 modèles pour 379 $ par an. Vous bénéficiez également de mises à jour, d'une assistance et d'un accès à toutes les fonctionnalités.

Agence

Si vous gérez plusieurs sites Web pour un large éventail de clients, le niveau Agence vous convient le mieux. Pour 499 $ par an, vous bénéficiez de toutes les fonctionnalités, mises à jour et assistance. Le plan vous donne une licence pour jusqu'à 50 sites Web et jusqu'à 500 modèles.

Fonctionnalités à venir

L'équipe CosmicGiant a également de nouvelles fonctionnalités dans sa manche collective qui seront bientôt publiées.

Les fonctionnalités incluent :

• Signature automatique
• Signatures enregistrées
• Aperçu en direct
• Filigrane

Le pouvoir de la signature de contrat entre vos mains

Si vous travaillez avec des contrats juridiquement contraignants dans n'importe quelle profession, vous n'avez pas besoin d'utiliser un service tiers pour s'occuper de la signature. Vous pouvez les héberger sur votre site WordPress et offrir la même expérience à tous les signataires, quelle que soit la plateforme.