Comment émettre, envoyer par e-mail et imprimer une facture proforma WooCommerce ?

Une facture de vente dans WooCommerce est simplement un document qui énonce les conditions de vente entre deux parties. Une facture proforma WooCommerce est également un de ces documents qui contient de nombreuses informations similaires, mais ne peut pas être utilisée de manière interchangeable avec des factures normales. Pour faire simple, les factures peuvent être de plusieurs types et une facture proforma WooCommerce en fait partie.

La facture proforma WooCommerce agit souvent comme un document d'accord entre l'acheteur et le vendeur. Les factures proforma décrivent les conditions convenues, y compris, mais sans s'y limiter, la date de livraison estimée, le prix, la quantité, etc.

WooCommerce n'offre pas de mécanisme par défaut via lequel vous pouvez générer des factures proforma. Cependant, des développeurs tiers WooCommerce tels que WebToffee ont proposé des solutions (plugins) pour vous aider à configurer des factures proforma. Nous cherchons à avoir un aperçu détaillé de l'émission de factures pro forma WooCommerce avec le plug-in de facture pro forma WebToffee WooCommerce dans cet article.

Une facture proforma WooCommerce est un document qui communique les derniers détails d'un achat sur lequel l'acheteur et le vendeur se sont mis d'accord. Contrairement aux factures normales, les factures proforma ne sont pas juridiquement contraignantes. En effet, les factures pro forma sont sujettes à modifications. Les termes de la vente pourraient changer à mesure que les négociations d'achat avancent.

De plus, une facture proforma peut ne pas avoir de numéro de facture puisque les détails finaux des ventes ne sont pas confirmés. Le document donne juste un aperçu de ce à quoi s'attendre en termes de prix et de livraison.

Une facture proforma sera envoyée avant la facture lorsque les derniers coups de l'achat ne seront pas encore confirmés. En savoir plus sur le comment, le quand et le pourquoi des factures pro forma WooCommerce en utilisant l'article lié.

La facture WooCommerce et la facture pro forma se ressemblent à l'intérieur et sont un élément important du commerce international, mais elles diffèrent dans leur intention - pourquoi est-elle envoyée ?

Examinons maintenant ces différences.

Quel est son besoin : Les factures proforma donnent aux acheteurs une idée de ce à quoi s'attendre pendant le processus de vente. Comme il ne s'agit pas d'une facture finalisée, elle laisse place à la négociation. Alors qu'une facture de vente est envoyée pour demander le paiement ou comme preuve d'achat.

Quand est-il émis : Les factures proforma WooCommerce seront générées et envoyées avant la confirmation de la vente. Alors qu'une facture sera émise après l'expédition ou la livraison des marchandises.

Le statut juridique des documents : Étant donné que rien concernant l'achat ne sera confirmé lors de l'envoi d'une facture proforma WooCommerce, celle-ci n'a aucune valeur juridique et les clients ne sont pas obligés de s'y tenir. Cependant, les factures seront envoyées après l'envoi des produits, elles sont donc considérées comme un enregistrement légal des transactions.

Peut-elle être utilisée à des fins comptables : Une facture peut être utilisée à des fins comptables alors qu'une facture proforma ne le devrait pas.

Comme indiqué précédemment, vous aurez besoin d'un plugin externe tel qu'une facture pro forma pour WooCommerce pour émettre des factures pro forma pour vos commandes.

Le plugin offre une prise en charge prête à l'emploi pour les factures pro forma. Cela signifie que les documents seront automatiquement générés en suivant les configurations par défaut du plugin sans aucune personnalisation.

Notez que le plug-in de facture proforma agit comme une extension du plug-in gratuit de facture et de bordereaux d'expédition WooCommerce PDF. Vous devrez donc d'abord installer et activer les deux plugins dans votre boutique WordPress pour générer des factures pro forma.

Pour générer ou émettre des factures pro forma pour les commandes WooCommerce, installons d'abord le plugin.

1. Connectez-vous à votre console d'administration WordPress et accédez à Plugins > Ajouter un nouveau .
2. Recherchez le plug-in de factures et de bordereaux d'expédition WooCommerce PDF et identifiez le plug-in WebToffee.

3. Cliquez sur Installer maintenant puis sur Activer correspondant à ce plugin.
4. Une fois l'activation terminée, cliquez sur le bouton Upload Plugin situé en haut de la page.
5. Téléchargez le fichier zip du plugin de facture proforma WooCommerce reçu après l'avoir acheté.
6. Lorsque le téléchargement est terminé, cliquez sur Installer maintenant puis sur Activer le plugin .

Cela ajoutera les deux plugins à votre console WordPress. Les factures proforma seront désormais générées automatiquement.

Cependant, pour personnaliser entièrement quand et comment créer les factures pro forma, accédez à Facture/Emballage > Facture pro forma . Vous y trouverez toutes les options pour personnaliser vos factures. Reportez-vous à cet article sur la personnalisation des factures proforma WooCommerce pour en savoir plus.

Les factures pro forma générées dans votre boutique peuvent être automatiquement envoyées à vos clients avec les e-mails de statut de commande WooCommerce par défaut. Pour mettre cela en place,

1. Rendez-vous sur Facture/Emballage > Facture pro forma > Général .
2. Sous l'option Général, choisissez quand créer automatiquement des factures proforma. Par exemple, si vous sélectionnez En attente, la facture proforma sera automatiquement générée lorsque le statut de la commande passera à 'En attente'
3. Cochez maintenant la case correspondant à Joindre le PDF de la facture dans l'email de commande . Cela automatise le processus de pièce jointe d'un document PDF de la facture proforma WooCommerce à l'e-mail pour le statut de la commande sélectionné à l'étape précédente. Par exemple, la facture proforma au format PDF sera jointe à l'e-mail de commande en attente.
4. Cliquez sur Mettre à jour les paramètres pour mettre à jour les modifications apportées.

Les factures proforma générées pour WooCommerce peuvent être imprimées par vous, l'administrateur WordPress ou votre client.

Pour imprimer la facture proforma par vous-même,

1. Accédez à WooCommerce > Commandes et cliquez sur la commande pour laquelle vous souhaitez générer des factures pro forma.
2. Sur le côté droit de la page, vous pourrez voir un widget nommé Facture/Emballage .
3. Cliquez sur le bouton d'impression ou de téléchargement correspondant à la facture proforma .

Notez que les factures proforma peuvent être générées manuellement pour les commandes de tous les statuts de cette façon.

Pour permettre à vos clients d'imprimer des factures pro forma,

1. Accédez à Facture/Emballage > Factures pro forma > onglet Général .
2. Cochez les cases requises correspondant à l'option Afficher le bouton d'impression de la facture pour les clients .
   • Mon compte – Page Listes de commandes : Ajoute un bouton d'impression à la page Mes comptes > Commandes de votre client.
   • Mon compte – Page des détails de la commande : Ajoute un bouton d'impression à la page des détails de la commande pour les commandes individuelles.
   • E- mail de commande : Ajoute un bouton d'impression à l'e-mail de statut de la commande auquel la facture proforma est jointe.
3. Cliquez sur Mettre à jour les paramètres .

Voici à quoi ressemblerait le bouton d'impression sur la page des détails de la commande du client.

La facture proforma dans WooCommerce apporte de la transparence au processus d'achat et renforce la confiance entre vous et vos clients. Bien que le document ne soit pas juridiquement contraignant, l'offre de factures proforma WooCommerce peut faciliter le processus d'approvisionnement en données et en produits, même lors de transactions internationales.

Vous pouvez personnaliser, émettre, envoyer par e-mail et imprimer vos factures pro forma WooCommerce à l'aide du plug-in de facture pro forma WebToffee. Le plugin offre un large éventail de fonctionnalités et est entièrement compatible avec les plugins multilingues tels que WPML. Son intégration avec le module complémentaire gratuit mPDF pour les factures WooCommerce ajoute le support RTL et Unicode à la plate-forme.

Cet article a-t-il été utile? N'hésitez pas à nous faire part de vos réflexions à ce sujet.