Comment prendre congé pendant les vacances

Chaque propriétaire d'entreprise connaît ce sentiment : vous avez envie de vous absenter pendant un certain temps, mais vous vous demandez si votre magasin peut supporter que vous vous éloigniez pendant quelques jours.

Nous sommes ici pour vous dire que vous pouvez — et devriez — vous reposer quand vous en avez besoin. Vous avez travaillé dur pour créer votre entreprise et vous avez gagné un temps de repos bien mérité, que vous le passiez sur le canapé ou à la plage.

Pour vous aider à profiter au maximum de vos vacances, nous avons créé un guide simple sur la façon de vous éloigner de votre boutique en ligne en toute confiance.

Neuf façons de planifier à l'avance pour profiter des vacances

1. Optimisez votre site Web

Vous vous attendez probablement à une augmentation du nombre de clients pendant les vacances. Bien que vous soyez enthousiasmé par tout le nouveau trafic que votre site Web gagnera, vous devez vous assurer qu'il peut gérer la charge accrue. Il n'y a rien qui fera fuir les clients plus rapidement qu'un magasin qui se bloque ou se charge lentement lorsqu'ils se rendent à la caisse.

Voici quelques conseils rapides :

1. Testez la vitesse de votre site Web.
2. Assurez-vous que votre site est à jour.
3. Envisagez un réseau de diffusion de contenu.
4. Installez un plugin de mise en cache.
5. Optimisez vos images.

Pour plus de détails sur tout cela, ainsi que des tests qui mesurent la capacité de votre site Web à gérer une augmentation des achats, lisez les conseils de notre article sur la préparation de votre site Web à une augmentation du trafic.

2. Pré-organiser les opérations en ligne et hors ligne

Bien avant que les vacances arrivent, commencez à vous préparer à l'avalanche de commandes que vous recevrez. Si vous organisez des offres spéciales ou des ventes, mettez en place un plan pour informer les nouveaux clients et les clients fidèles. Annoncez-les des semaines à l'avance pour susciter l'enthousiasme des clients pour le grand jour.

Bien sûr, une augmentation des commandes est le rêve de tout propriétaire d'entreprise, mais un manque d'organisation peut vous faire redouter la suite.

Une communication inégale pourrait rendre les clients en attente de leur commande agités et entraîner des critiques négatives ou des commandes annulées.

Pour lutter contre cela, donnez aux acheteurs des attentes claires quant au moment où ils peuvent attendre leurs commandes. Si vous prévoyez de vous absenter après les vacances, indiquez une période précise pour l'expédition. Des déclarations claires et concises telles que "Vos commandes seront expédiées entre le 19 décembre et le 21 décembre" ou "Vos commandes seront expédiées dans les 2-3 jours ouvrables" mettront les clients à l'aise.

Si vous prévoyez de sortir certains articles dans votre magasin à une heure précise, l'établissement de précommandes peut susciter encore plus d'intérêt. Ceci est particulièrement important si vous ne prévoyez pas d'expédier des articles avant votre retour. Informez les clients qu'ils peuvent acheter le produit et payer lorsqu'il est prêt à être expédié.

Un autre domaine à examiner est la gestion de votre inventaire. S'il y a une hausse de certains produits et pas d'autres, en aurez-vous assez à envoyer ? Si ce n'est pas le cas, aurez-vous un remplaçant approprié pour eux ? Effectuez votre vérification préalable de l'inventaire à l'avance pour éviter de vous précipiter pour les produits à la dernière minute lorsqu'ils se vendent.

3. Faites appel au bon personnel

Les propriétaires d'entreprise portent des dizaines de chapeaux tout au long de la semaine. Lorsque vous avez l'habitude de tout gérer, il peut être difficile de déléguer des tâches et de faire confiance aux autres pour prendre les rênes. Avant l'approche de la semaine des fêtes, embauchez des représentants du service à la clientèle et un commandant en second de confiance.

Préparez votre commandant en second en examinant ensemble votre liste de tâches quotidiennes. Une fois que votre assistant a compris son rôle, il peut déléguer des tâches mineures et moins pertinentes à d'autres membres de l'équipe.

Avant de vous envoler, organisez une réunion d'équipe pour définir des attentes claires avant l'augmentation des commandes. Une fois qu'ils seront habitués à travailler comme une machine bien huilée sans vous, vous vous sentirez beaucoup plus à l'aise pour prendre des jours de vacances à l'avenir.

4. Créer une page FAQ

Prenez de l'avance et limitez le nombre de questions que votre équipe devra répondre en y répondant à l'avance ! La création d'une page FAQ efficace est importante à tout moment de l'année, mais surtout lorsque vous faites face à un pic de commandes tout en essayant de prendre du temps.

Compilez une liste de questions que les acheteurs posent le plus souvent. Celles-ci peuvent concerner la taille du produit, sa disponibilité, les délais d'expédition, l'assemblage, etc. Ensuite, ajoutez-les à une page FAQ complète et facilement accessible. Cela vous fera gagner un temps considérable, à vous et à votre équipe de service client.

Si votre entreprise est plus petite ou si les clients sont habitués à une attention plus personnalisée, ce n'est pas non plus une mauvaise idée d'écrire un article de blog, d'envoyer un e-mail ou de partager sur les réseaux sociaux vos projets pour les vacances. Faites-leur savoir quand vous serez absent, ce que vous faites pour vous assurer qu'ils sont pris en charge et ce à quoi ils peuvent s'attendre. C'est une belle touche personnelle qui vous fera gagner des faveurs.

5. Améliorez les e-mails transactionnels

Les e-mails transactionnels sont une bouée de sauvetage lorsqu'il s'agit de tenir vos clients informés. Ce sont des messages courts et simples envoyés aux clients pour les alerter de l'état actuel de leur commande.

WooCommerce envoie une confirmation de commande par défaut, mais ce n'est que le début de ce que vous pouvez faire. Personnalisez vos e-mails, améliorez leur contenu et créez-en de nouveaux en fonction du statut de la commande en utilisant un outil comme MailPoet.

Découvrez comment tirer le meilleur parti des e-mails transactionnels.

Et n'oubliez pas les chariots abandonnés ! Les clients potentiels oublient souvent des articles dans leur panier ou sont distraits. Lorsque cela se produit, vous disposez d'un court laps de temps pour les encourager à effectuer un achat. Planifiez l'envoi d'e-mails de panier abandonné 30 à 120 minutes après le départ d'un client.

Si vous n'êtes pas sûr du nombre d'e-mails à envoyer, commencez par ces trois :

1. E-mail de confirmation de commande : cet e-mail confirme que leur commande a été passée et leur fait savoir que vous avez reçu le paiement.
2. Mise à jour sur l'expédition : cet e-mail doit contenir toutes les informations d'expédition, telles que leur numéro de suivi, la date de livraison prévue et le mode ou l'entreprise de livraison.
3. Un e-mail de suivi : après l'expédition d'une commande, faites un suivi auprès des clients pour voir s'ils sont satisfaits. Cela vous donne la possibilité de demander des avis positifs ou de corriger rapidement les problèmes avant qu'ils n'entraînent des commentaires négatifs.

6. Renforcez la sécurité de votre site Web

Tout le monde passe plus de temps en ligne pendant les vacances, y compris les pirates. Avant de pointer, la sécurité de votre site Web doit être hermétique. Envisagez d'utiliser une plate-forme comme Jetpack Security, qui dispose de plusieurs outils intégrés, notamment une analyse automatisée des logiciels malveillants qui s'exécute pendant votre absence. Il propose également des correctifs rapides aux problèmes courants et des sauvegardes afin que vous puissiez récupérer rapidement en cas de problème.

Vous pouvez également implémenter un outil de gestion des spams comme Jetpack Anti-spam. Cela élimine automatiquement les spams envahissants et gênants afin que vous n'ayez pas à les parcourir manuellement pendant que vous passez du temps avec votre famille.

7. Planifiez du contenu sur les réseaux sociaux

Si vous prévoyez de publier du contenu sur les réseaux sociaux pendant votre absence, assurez-vous de regrouper et de programmer à l'avance. Des outils comme HootSuite et Buffer vous permettront de rester facilement en contact avec les clients même lorsque vous êtes absent.

Vous pouvez également informer votre équipe que vous planifiez des publications pendant votre absence. Avoir quelqu'un spécifiquement disponible pour répondre aux commentaires et aux questions gardera les clients heureux et les choses se dérouleront sans heurts.

8. Passez au mobile avec l'application mobile WooCommerce

L'application mobile WooCommerce vous permet de gérer les urgences de dernière minute en déplacement. Avec une boutique de commerce électronique, vous n'êtes jamais vraiment « absent » et parfois, vous devrez intervenir et gérer des problèmes d'inventaire ou vérifier l'état d'une commande. Lorsque cela se produit, pouvoir accéder à votre entreprise à partir de votre téléphone n'est rien de moins que de sauver des vies.

L'application mobile vous permet d'ajouter des produits, de gérer les commandes et de suivre vos statistiques. Si vous souhaitez vérifier votre magasin, vous pouvez le faire de manière fluide et efficace, ce qui vous permet de reprendre vos vacances.

9. Établissez des priorités et fixez des limites claires

Il est important de vous donner la priorité et de définir des limites claires pour votre temps d'absence.

Bien que vérifier les choses ne soit pas mauvais, assurez-vous de réserver du temps pour vous débrancher et profiter de vos vacances. Pour certains, cela peut signifier réserver 20 minutes pour discuter avec votre commandant en second tous les quelques jours ou suivre les choses via l'application mobile une fois par jour.

Prendre un congé sera différent pour chaque propriétaire de commerce électronique. Quelle que soit votre décision, vous reviendrez à votre entreprise en vous sentant rafraîchi et prêt à emmener votre entreprise vers de nouveaux sommets.