Comment créer un manuel de politiques et de procédures : un guide complet

Vous ne savez pas comment créer un manuel de politiques et de procédures, ou si votre entreprise en a même besoin en premier lieu ?

Un manuel de politiques et de procédures est un hub centralisé où les employés peuvent accéder à des informations clés sur votre entreprise.

Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, la documentation de ces politiques et procédures est essentielle pour optimiser vos processus, prendre soin de vos employés, protéger votre entreprise, assurer la conformité aux réglementations gouvernementales, etc.

Dans ce guide, vous apprendrez tout ce que vous devez savoir sur la création d'un manuel de politiques et de procédures, notamment :

• Qu'est-ce qu'un manuel de politiques et de procédures?
• Exemples de manuels de politiques et de procédures
• Pourquoi il est important d'avoir un manuel de politiques et de procédures
• Comment créer un manuel de politiques et de procédures

Creusons…

Qu'est-ce qu'un manuel de politiques et de procédures ?

Un manuel de politiques et de procédures est un centre de connaissances centralisé où les employés peuvent accéder à des informations sur les politiques et procédures de votre entreprise, telles que la manière d'effectuer certaines tâches (« procédures ») et les règles et réglementations (« politiques »).

Quelques exemples pourraient être des détails sur le processus d'embauche pour les gestionnaires qui ont besoin d'embaucher de nouveaux employés, la politique sur les congés de maladie, les avantages sociaux, etc. Nous partagerons plus d'exemples de manuels de politiques et de procédures dans une seconde.

Un tel centre de connaissances centralisé aide vos employés à accéder aux informations clés en cas de besoin, ce qui aide votre entreprise à travailler plus efficacement.

Cela garantit également que tous vos employés opèrent sur la même longueur d'onde et comprennent parfaitement les procédures et les politiques de votre entreprise.

Exemples de manuels de politiques et de procédures

Pour vous aider à comprendre ce qu'est un manuel de politiques et de procédures et quels types de contenu vous devez inclure dans le vôtre, passons en revue un bref aperçu de quelques exemples de manuels de politiques et de procédures que vous devriez envisager, notamment :

• Code de conduite en milieu de travail
• Informations sur les avantages sociaux
• Procédures de santé et de sécurité
• Procédures d'urgence
• Politique de congé
• Politique de vacances
• Politique de travail à distance
• Organigramme
• Politiques de voyage d'affaires (par exemple per diem, etc.)
• Politiques RH
• Modalités de paiement
• Procédures des employés pour les tâches clés (par exemple, soumettre une demande de congé annuel)
• Les descriptions d'emploi
• Informations sur la promotion (si standardisées, telles que différents niveaux)
• Règles de conformité légales (par exemple, règles pour les employés investissant dans des actions)
• Information sur les options d'achat d'actions et périodes d'acquisition
• Politiques d'utilisation de la technologie
• Politiques de sécurité des informations
• Politiques de formation continue

Pour un exemple concret, vous pouvez considérer la politique de sécurité de l'information de Notre Dame, qui aide à "protéger les ressources d'information de Notre Dame contre tout accès non autorisé accidentel ou intentionnel..."

Votre entreprise peut avoir des politiques et des procédures uniques, il ne s'agit donc en aucun cas d'une liste complète de tout le contenu que vous devez inclure dans un manuel de politiques et de procédures. Cependant, cela devrait vous donner une bonne idée par où commencer.

Pourquoi il est important d'avoir un manuel des politiques et procédures

Maintenant que vous savez ce qu'est un manuel de politiques et de procédures, passons en revue certains des plus grands avantages d'en créer un pour votre entreprise.

Réduire le temps de formation des employés

Chaque fois que vous embauchez un nouvel employé, il y a toujours un décalage entre le moment où il commence à travailler et le moment où il commence réellement à contribuer à votre entreprise.

Vous devez les aider à comprendre les politiques clés, comment ils vont travailler, sur quoi ils vont travailler, etc.

Avec un manuel de politiques et de procédures, vous pouvez réduire le temps de formation des employés en ce qui concerne toutes les tâches procédurales générales de votre entreprise.

De cette façon, les nouveaux employés peuvent se concentrer sur la formation pour leurs tâches professionnelles réelles, ce qui les aidera à commencer à ajouter de la valeur plus rapidement.

Aidez les employés à comprendre leurs avantages (et stimulez la rétention)

La plupart des entreprises offrent des avantages sociaux aux employés pour aider à stimuler la rétention et à améliorer le moral des employés.

Cependant, si les employés ne savent pas comment accéder à ces avantages (ou si ces avantages existent même), votre entreprise ne réalisera pas l' avantage d'offrir ces avantages.

Avec un manuel de politiques et de procédures, vous pouvez clairement documenter tous les avantages sociaux de votre entreprise afin que :

1. Les employés savent quels avantages existent.
2. Les employés savent comment ils peuvent accéder à ces avantages.

Améliorer la conformité aux règles et réglementations

En plus de vos propres politiques commerciales, votre entreprise devra également se conformer aux règles et réglementations gouvernementales, telles que les règles relatives aux délits d'initiés.

Pour certaines entreprises, les conséquences du non-respect de ces règles pourraient être importantes sous la forme d'amendes ou d'autres sanctions.

Avec votre manuel de politiques et de procédures, vous pouvez spécifier ce que les employés doivent faire pour maintenir le respect de ces règles. En présentant clairement ces informations (et en facilitant l'accès des employés), vous pouvez éviter les accidents involontaires et améliorer votre conformité à ces règles gouvernementales.

Pour un exemple, vous pouvez consulter la politique de conformité de Shake Shack en matière de délit d'initié :

Établissez des attentes appropriées en matière de conduite des employés

Si vous voulez éviter les problèmes de conduite des employés, il est beaucoup plus facile de définir des attentes dès le début que d'essayer d'ajuster le comportement plus tard.

Avec un manuel de politiques et de procédures, vous pouvez définir dès le début des attentes appropriées en matière de conduite et de culture des employés afin d'éviter des problèmes à l'avenir.

Standardisez les processus de votre entreprise et protégez-vous contre les problèmes

Un autre grand avantage d'un manuel de politiques et de procédures est qu'il vous aide à normaliser les politiques de votre entreprise – comme son nom l'indique !

En standardisant autant que possible les politiques, vous pouvez améliorer votre efficacité et rationaliser le travail administratif de votre entreprise.

Vous pouvez également aider à vous protéger contre des problèmes, tels que l'utilisation de votre politique de sécurité des informations pour protéger votre entreprise contre un acteur malveillant accédant à vos données.

Réduisez le fardeau des RH en laissant les employés s'aider eux-mêmes

Votre entreprise aura presque certainement de nombreuses politiques très spécifiques concernant les tâches liées aux RH telles que les paiements, les congés de maladie, les congés annuels, les avantages sociaux, les options de retraite, etc.

Si les employés ressentent le besoin de contacter votre personnel des RH chaque fois qu'ils ont une question, votre personnel des RH sera embourbé en ayant besoin de répondre à ces questions au lieu de travailler sur quelque chose de plus précieux.

En documentant toutes ces politiques et procédures importantes dans votre manuel, vous pouvez donner aux employés les outils dont ils ont besoin pour trouver eux-mêmes les réponses. Cela signifie que les employés peuvent obtenir des réponses quand ils en ont besoin et que votre personnel RH peut se concentrer sur d'autres choses.

Cela fonctionne à peu près sur le même principe que la création d'une base de connaissances orientée client peut vous aider à réduire les demandes d'assistance humaine en donnant aux clients les outils nécessaires pour s'aider eux-mêmes. Si ce sujet vous intéresse, consultez notre article avec sept grands avantages de la base de connaissances .

Comment créer un manuel de politiques et de procédures

Passons maintenant aux étapes réelles de la création d'un manuel de politiques et de procédures, du début à la fin.

1. Planifiez votre manuel de politiques et de procédures

Avant de commencer à écrire et à documenter, il est important d'avoir un plan et une structure de haut niveau pour votre manuel.

Cela vous permettra de savoir quel contenu vous devez écrire et comment structurer au mieux ce contenu dans un manuel cohérent.

Si vous ne savez pas par où commencer, les exemples de manuels de politiques et de procédures ci-dessus constituent une bonne base.

Votre entreprise peut également avoir ses propres politiques et procédures qui doivent être documentées dans votre manuel.

Au-delà de la simple liste des politiques et procédures individuelles, vous voudrez également réfléchir à la façon dont vous pouvez les regrouper dans des catégories logiques. Par exemple, les politiques d'avantages sociaux individuels pourraient être regroupées dans une catégorie globale « Avantages sociaux ».

Ce type de regroupement permettra aux employés de parcourir et de naviguer plus facilement dans votre manuel.

Avec le bon logiciel de manuel de politiques et de procédures, vous ne devriez avoir aucun problème à configurer ce type de catégorisation.

2. Créez une équipe pour écrire votre contenu

Une fois que vous avez élaboré votre manuel de politiques et de procédures, vous devez constituer une équipe d'experts capables de créer ce contenu.

Étant donné que vos politiques et procédures couvriront probablement différents services, votre équipe devra également le faire.

Votre objectif principal est d'obtenir des experts en la matière pour toutes les politiques et procédures importantes que vous devez documenter.

Cette étape peut également être un bon endroit pour revenir en arrière et vérifier si vous avez manqué quelque chose dans votre plan. Votre équipe d'experts peut avoir ses propres commentaires sur les nouvelles politiques qui devraient être ajoutées ou sur les modifications apportées à la structure de votre manuel.

3. Rédigez le contenu de votre politique et procédure

Maintenant, vous êtes prêt à commencer à écrire. Votre équipe doit savoir ce qui doit être fait et elle peut commencer à créer ce contenu en fonction de votre plan.

Voici quelques bonnes pratiques de manuel de politiques et de procédures à prendre en compte lors de la rédaction de votre documentation :

• Incluez des images et des vidéos là où cela a du sens - les images et les vidéos peuvent être utiles pour expliquer les choses plus en détail, en particulier lorsqu'il s'agit de procédures que les employés doivent suivre.
• Utilisez la mise en forme pour attirer l'attention sur les zones clés - utilisez des légendes pour mettre en évidence les informations importantes, souligner les avertissements, etc. La plupart des logiciels de manuels de politiques et de procédures devraient vous permettre de le faire.
• Évitez le jargon - de nombreux articles devront être accessibles aux employés de différentes spécialités/niveaux de connaissances, ce qui signifie que vous devez éviter le jargon spécifique à un sujet dans la mesure du possible.
• Inclure une table des matières – l'ajout d'une table des matières permet aux employés de naviguer plus facilement dans le contenu. Certains logiciels de manuels de politiques et de procédures peuvent vous aider à le faire automatiquement.
• Utilisez des paragraphes courts et des puces - cela permet aux employés d'absorber et de comprendre plus facilement votre contenu.

4. Examiner et approuver le contenu de votre politique et procédure

Une fois que vous avez rédigé les premières ébauches de votre contenu de politique et de procédure, vous souhaiterez que ce contenu soit révisé par un expert en la matière distinct.

Ce processus de révision peut vous aider à détecter les erreurs et les incohérences avant de publier votre contenu.

Ce n'est aussi généralement jamais une mauvaise idée d'avoir un deuxième regard sur le contenu en ce qui concerne la structure et la qualité de l'écriture.

Idéalement, vous souhaiterez mettre en place un système permettant aux réviseurs de valider chaque élément de contenu avant qu'il ne soit publié dans votre manuel.

En parlant de…

5. Publiez votre manuel de politiques et de procédures

Pour faciliter l'accès à votre manuel, vous devez utiliser un logiciel de manuel de politiques et de procédures qui permet à vos employés d'accéder facilement à vos politiques à tout moment.

Pour la plupart des entreprises, vous pouvez utiliser un logiciel de base de connaissances ou un logiciel de documentation standard, à condition qu'il inclue des fonctionnalités vous permettant de restreindre l'accès à votre manuel.

Si vous ne savez pas par où commencer, Heroic Knowledge Base offre un moyen flexible et économique de créer un manuel de politiques et de procédures.

Heroic Knowledge Base est basé sur le logiciel open source WordPress, ce qui signifie que vous pouvez également bénéficier de toute la flexibilité offerte par WordPress.

Cette combinaison offre plusieurs façons différentes de restreindre l'accès à votre manuel de politiques et de procédures :

• Exiger que les utilisateurs s'enregistrent pour des comptes et se connectent à l'aide d'un nom d'utilisateur et d'un mot de passe - cela permet aux employés d'accéder au manuel de n'importe où, tout en gardant les choses très sécurisées.
• Créez un mot de passe unique que vous pouvez partager avec les employés - ce n'est pas aussi sécurisé car toute personne disposant du mot de passe peut accéder au contenu, mais il est très facile à configurer car les employés n'ont pas besoin de leur propre compte.
• Autoriser l'accès en fonction de l'adresse IP - cela peut être une bonne option si les employés travaillent à distance mais utilisent toujours un VPN fourni par l'entreprise.
• Créez un site intranet afin que les employés ne puissent accéder qu'au contenu de votre réseau local . Un site intranet peut être une bonne option si les employés n'ont besoin d'accéder au contenu que pendant qu'ils sont au travail.

Heroic Knowledge Base contient également de nombreuses fonctionnalités pour vous aider à créer un manuel de politiques plus efficace :

• Catégories – organisez facilement vos politiques et procédures en catégories et laissez les employés parcourir ces catégories.
• Suggestions de recherche en direct - les employés peuvent voir les résultats de la recherche dès qu'ils commencent à taper, ce qui les aide à trouver plus rapidement le bon document.
• Styles de légende intégrés - vous pouvez utiliser des légendes prédéfinies pour ajouter facilement des avertissements et des surlignages à votre contenu.
• Commentaires sur les articles – les employés peuvent fournir des commentaires sur les articles pour vous aider à repérer les problèmes et à améliorer votre manuel.
• Analyse de recherche - vous pouvez voir ce que les employés recherchent pour trouver les zones faibles/manquantes dans votre documentation de politique.
• Téléchargements de fichiers - cela vous permet de joindre des versions PDF des politiques ou d'autres types de fichiers.

Si vous avez besoin d'aide pour démarrer, nous avons un guide sur la façon de configurer la base de connaissances héroïque.

6. Partagez votre manuel de politiques et de procédures avec les employés (et recueillez des commentaires)

Une fois que vous avez publié votre manuel de politiques et de procédures, vous êtes prêt à le partager avec vos employés.

Si tout se passe bien, votre travail est terminé… pour le moment.

Cependant, il est également important d'écouter les commentaires des employés après avoir lancé votre manuel.

Les employés peuvent avoir des commentaires ou des problèmes auxquels vous n'avez pas pensé. Si vous voulez créer le meilleur manuel possible, vous voudrez tenir compte de ces commentaires dans vos révisions.

En parlant de révisions…

7. Affectez les principales parties prenantes à la mise à jour et à la révision

Le contenu de votre manuel de politique et de procédure n'est pas une information statique que vous pouvez définir et oublier.

Au fil du temps, vos politiques et procédures peuvent changer, et ces changements devront être reflétés dans votre manuel.

Ou, même si rien ne change, vous pourriez vous rendre compte qu'un certain article n'est pas aussi clair que vous le souhaiteriez. Dans de tels cas, vous devez améliorer l'article pour le rendre plus utile à vos employés.

Pour y parvenir, attribuez des articles aux principales parties prenantes afin que quelqu'un ait une responsabilité claire. Dans de nombreux cas, vous pouvez attribuer l'article à la même personne qui l'a écrit.

Si vous utilisez un outil comme Heroic Knowledge Base pour créer votre manuel, il peut également vous aider à vous alerter des problèmes potentiels en permettant à vos employés de signaler des articles et de fournir des commentaires.

Créez votre manuel de politiques et de procédures aujourd'hui

Cela conclut notre guide sur tout ce que vous devez savoir sur la création d'un manuel de politiques et de procédures.

Si vous recherchez le meilleur moyen de publier et de gérer votre manuel de politiques et de procédures, vous pouvez utiliser le plugin WordPress open source Heroic Knowledge Base.

Heroic Knowledge Base est suffisamment flexible pour s'adapter à n'importe quelle entreprise, tout en vous donnant accès à des fonctionnalités utiles telles que les commentaires sur les articles, les suggestions de recherche en temps réel, les analyses de recherche, les téléchargements de fichiers et bien plus encore.

De plus, grâce à la flexibilité de la base WordPress de Heroic Knowledge Base, vous disposez de nombreuses options pour contrôler l'accès à votre manuel de politiques et de procédures, notamment l'utilisation d'un intranet, l'exigence de comptes d'utilisateurs, etc.

Pour commencer, achetez la base de connaissances héroïque dès aujourd'hui.