Comment élaborer une politique de confidentialité gagnante pour un site Web WordPress

La confidentialité en ligne existe-t-elle ou est-elle importante ? À une époque où vos données et informations sont collectées plus que jamais, il semble souvent que la réponse à cette question soit « non ». En fait, la réponse est un oui catégorique. Pour la plupart des gens, il est plus important que jamais de garantir que leur vie privée bénéficie d’une certaine forme de protection.

Les gens ont tendance à considérer la confidentialité en ligne comme l’élément le plus important lorsqu’il s’agit de la façon dont ils naviguent et interagissent avec les sites Web. Avec plus de 1,5 milliard de sites Web disponibles, il est stupéfiant de penser que quelque 455 millions d'entre eux sont alimentés par WordPress.

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Avec environ un tiers de tous les sites Web étant WordPress, cela signifie qu'avoir une bonne politique de confidentialité pour un site Web WordPress devrait être une partie importante des plans de tout propriétaire de site Web.

Qu’est-ce qu’une politique de confidentialité ? Comment commencer à élaborer une politique de confidentialité pour votre site Web WordPress et que doit-elle contenir ? Si vous envisagez de créer un nouveau site Web et que vous choisissez d'utiliser WordPress, une politique de confidentialité solide constitue une base sur laquelle vous pouvez établir une confiance et des relations.

Qu'est-ce qu'une politique de confidentialité ?

Lorsque vous établissez une liste de contrôle pour un site Web WordPress, vous pouvez considérer votre politique de confidentialité comme une déclaration d'intention qui indique aux clients potentiels et aux utilisateurs du site Web diverses informations relatives aux données.

Principalement, vous informez les gens sur les facteurs suivants :

• Comment vous comptez collecter des données sur leurs interactions avec votre site Web et votre organisation.
• Quelles données vous collecterez.
• Comment vous allez stocker et protéger leurs informations.
• Toutes les lois et réglementations pertinentes que vous devez respecter.
• Toutes les circonstances dans lesquelles vous pouvez divulguer ou partager ces informations.

Les types de données qu'une entreprise peut collecter peuvent varier selon les organisations, mais certains des types d'informations personnelles les plus courants incluent :

• Nom
• Date de naissance
• Coordonnées, y compris l'adresse physique, l'adresse e-mail, le(s) numéro(s) de téléphone et d'autres moyens identifiés pour les contacter.
• Historique antérieur (y compris les transactions) avec votre entreprise.

D'autres données peuvent être conservées en fonction des options proposées au client et du type d'activité. Cela peut inclure les éléments suivants :

• Informations bancaires pouvant inclure les détails de la carte de crédit ou de débit.
• Antécédents médicaux.
• Détails financiers et statut de crédit.

Le gros problème avec les politiques de confidentialité est que de nombreuses personnes ne les lisent tout simplement pas et cochent simplement la case pour accepter ce qu'elles sont. Si vous y réfléchissez, combien de fois avez-vous simplement coché une case concernant les termes et conditions d’une candidature ou similaire ?

Lorsque vous planifiez votre site Web WordPress, vous devez inclure une politique de confidentialité et vous souhaitez que les gens lisent tous les détails que vous avez inclus.

Une autre chose à noter est que les politiques de confidentialité reflètent souvent les lois et réglementations particulières qui peuvent s'appliquer non seulement là où votre entreprise est basée, mais également là où elle exerce ses activités. Ainsi, par exemple, si vous exploitez une entreprise qui fait du commerce au sein de l’UE, vous devez vous assurer que vous respectez le RGPD.

Pourquoi avez-vous besoin d’une politique de confidentialité pour votre site WordPress ?

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Que vous soyez un site Web commercial ou non commercial, si votre site Web collecte tout type d'informations personnelles auprès des visiteurs de votre site, vous avez besoin d'une politique de confidentialité. Vous pensez peut-être que vous ne collectez pas de données, mais chaque site Web collecte des données sous une forme ou une autre. Ergo, vous avez certainement besoin d’une sorte de politique de confidentialité.

Les gens étant désormais conscients du caractère intrusif de la collecte de données (même si ce n'est pas toujours le cas), certaines personnes ne souhaitent tout simplement pas que ces données soient collectées, stockées ou utilisées. En fournissant une politique de confidentialité claire et compréhensible, vous permettez aux visiteurs de votre site de prendre une décision éclairée en matière de collecte de données.

Bien qu'il existe des clauses standard que vous souhaiterez inclure dans toute politique de confidentialité, certains aspects de celle-ci peuvent également être régis par des facteurs particuliers.

Ceux-ci peuvent inclure des éléments tels que le secteur dans lequel vous opérez, l’emplacement principal de votre entreprise et les juridictions dans lesquelles vous opérez. Ainsi, par exemple, si votre site Web propose un système téléphonique cloud à ses clients, vous devrez peut-être examiner les réglementations en matière de télécommunications ainsi que les autres facteurs habituels.

L'autre chose à considérer, si vous exploitez un site Web de commerce électronique, concerne les exigences que les applications tierces peuvent vous exiger.

Si vous souhaitez utiliser une application tierce extrêmement utile telle que Google Analytics pour suivre les métriques, elle exige que tout utilisateur dispose d'une politique de confidentialité clairement définie. Vous devez donc considérer toutes les exigences sous tous les angles qui peuvent affecter votre politique de confidentialité finale.

Comment pourriez-vous collecter des données ?

Une chose importante à communiquer aux clients concerne les différentes manières dont votre organisation peut collecter leurs données et informations personnelles.

Les sensibiliser à ces différentes manières leur permet de faire un choix plus éclairé sur la manière dont ils interagissent avec vous et les informations qu'ils souhaitent divulguer. Ces méthodes peuvent inclure :

• S'inscrire à une liste de courrier électronique ou à une newsletter et indiquer son nom et son adresse électronique.
• En laissant son nom et son adresse email dans les commentaires (par exemple sur vos blogs).
• S'inscrire en tant que client (les informations contenues dans cette section peuvent varier d'une entreprise à l'autre).
• Informations que vous pouvez collecter via les plateformes de médias sociaux liées. Cela peut même inclure d’aimer l’une de vos publications Facebook.
• Tout suivi et analyse pouvant être utilisés par divers plugins WordPress.
• Suivi par GA (Google Analytics).
• Formulaires de contact lorsque le client a une question.
• Votre utilisation de programmes publicitaires tels que Google Ads qui suivront certaines informations sur le client.

Comme vous pouvez le constater, il existe de nombreuses manières de collecter des informations sur vos clients. Il peut donc être crucial de s'assurer qu'ils connaissent parfaitement ces méthodes pour offrir une bonne confidentialité et une bonne protection à tous vos clients.

Éléments à prendre en compte lors de la planification de la politique de confidentialité de votre site WordPress

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Lorsque vous êtes au stade de la planification de votre site Web WordPress, vous aurez de nombreuses choses à penser. L’un des avantages dont vous disposez est que WordPress est relativement simple à utiliser. En plus du contenu réel, il y a deux autres choses auxquelles vous devriez penser : longueur et lisibilité.

Même s’il n’y a pas de longueur prescrite, vous devez rendre toute politique de confidentialité aussi succincte que possible. S'il est trop long, les gens risquent de tomber dans la catégorie « ne lisant pas ».

De même, pensez à la lisibilité de votre politique. Expliquez les termes techniques que les gens ne connaissent peut-être pas. Par exemple, si vous discutez des contrôles SOX, donnez une sorte d’explication sur ce qu’ils font et comment ils pourraient avoir un impact sur vos clients.

Que devez-vous inclure dans la politique de confidentialité de votre site WordPress ?

Comme pour tout ce qui concerne votre entreprise, une bonne politique de confidentialité doit être bien pensée et planifiée. Vous devez dresser une liste complète de ce qui doit être inclus dans votre politique. Une chose dont vous devez vous souvenir ; cette politique de confidentialité est à la fois une obligation légale et juridiquement contraignante. Si votre politique n’est pas conforme aux lois et réglementations en vigueur, vous pourriez faire l’objet de mesures punitives.

Bien entendu, une politique de confidentialité peut être très différente pour une entreprise et pour une autre. Par exemple, si vous choisissez d'exploiter un site Web avec un nom de domaine britannique, celui-ci devra alors se conformer à la loi britannique sur la protection des données de 2018, ainsi qu'à toute autre législation pertinente.

Cela peut sembler simple, mais couvrir toutes vos bases est une partie essentielle de votre planification et de votre politique de confidentialité finale.

1. Qui vous êtes

Vous devez faire savoir exactement qui représente la politique de confidentialité. Cela peut signifier inclure le nom de votre entreprise (plus toute information « commerciale sous »), le nom et l'URL du site Web concerné, ainsi que l'adresse physique de votre entreprise (il peut s'agir de l'adresse de votre siège social si vous exploitez plusieurs sites).

Peu importe que vous soyez une entreprise proposant un PBX virtuel ou un site Web de jeux, une bonne politique de confidentialité est requise.

2. Détails des données

Encore une fois, ces informations peuvent varier d'une organisation à l'autre, mais il est essentiel que les gens sachent quelles données vous envisagez de collecter.

Cela peut être aussi simple qu'un nom et une adresse (ou une adresse e-mail à des fins de marketing), mais cela peut également inclure des données plus complexes telles que l'adresse IP, les informations bancaires, etc.

3. Collecte de données

Comme indiqué précédemment, il existe de nombreuses façons de collecter des informations sur les clients. Il est important que vos clients sachent non seulement quelles données vous collectez auprès d'eux, mais également d'où vous les collectez.

Leur faire connaître chaque point de contact qui agit également comme collecteur de données est crucial pour toute politique de confidentialité des sites Web WordPress.

4. Stockage et protection

C'est peut-être l'aspect le plus important de votre politique de confidentialité. Dans la plupart des cas, les clients acceptent que vous collectiez et stockiez des données. Cependant, ils veulent savoir que toutes les données sont stockées en toute sécurité et que vous disposez de mesures de sécurité robustes.

Cela peut inclure des détails tels que le stockage dans le cloud ou hors site. Ils voudront également savoir s'il existe des circonstances dans lesquelles vous partagerez ou divulguerez des données et qui pourraient être des tiers.

5. Lois et réglementations pertinentes

Les clients peuvent être rassurés lorsqu'ils savent que non seulement vous protégez leurs données, mais également que toute protection est couverte par les lois et réglementations appropriées.

Il peut s'agir du RGPD et de la loi sur la protection des données susmentionnés, ainsi que de lois centrées sur les États-Unis, telles que la loi californienne sur la protection de la vie privée des consommateurs de 2018. Il existe également des lois et des réglementations spécialisées telles que la loi sur la portabilité et la responsabilité de l'assurance maladie de 1996 (HIPAA) et la loi sur la protection des données. Loi de modernisation financière de 1999.

6. Les pourquoi

Les gens veulent également savoir pourquoi vous collectez leurs données. Les raisons pour lesquelles vous collectez des informations peuvent encore une fois varier.

Dans certains cas, il peut s'agir d'améliorer les performances de votre site afin d'améliorer le parcours client. Dans d’autres cas, cela peut être uniquement à des fins de marketing. Quelle que soit la raison, donner de la clarté à vos clients peut leur permettre de prendre des décisions éclairées lorsqu'il s'agit de partager des informations avec vous.

7. Désinscription

Tout le monde n’acceptera pas de partager des informations, ou du moins de partager des informations qu’ils peuvent considérer comme sensibles. Cela signifie que votre politique de confidentialité doit offrir une voie claire pour vous désinscrire de tout ou partie de vos méthodes de collecte ou du stockage de leurs données.

Offrir une option de désinscription à tout moment pertinent du parcours client rend l’ensemble de votre organisation plus transparente et digne de confiance.

Qu’en est-il des politiques de confidentialité pour les moins de 18 ans ?

Une chose que vous devez considérer est de savoir si votre site Web attirera un nombre important de moins de 18 ans, voire de moins de 13 ans. Si vous pensez que ce sera le cas, pour une raison quelconque, vous devez alors élaborer une politique de confidentialité qui inclut ces deux groupes. Cela peut être un domaine assez compliqué à aborder correctement.

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Maintenant, vous pensez peut-être que les enfants n'utiliseront pas votre service. Cependant, si vous proposez des services de streaming musical ou des applications de jeux, il y a de fortes chances que les moins de 18 ans utilisent ces services. Et même lorsqu’il n’y a aucune rémunération directe pour un service, il y a de très fortes chances que vous financiez ces services par le biais d’une forme de publicité.

Ainsi, si des enfants de moins de 18 ans utilisent votre site d'une manière ou d'une autre, vous collecterez des données auprès de ce groupe d'utilisateurs et vous devrez envisager une politique autonome pour ces enfants. Vous devez également examiner ce que disent les lois et réglementations pertinentes concernant la collecte de données et le consentement afin d’élaborer une politique bien rédigée.

Par exemple, le RGPD stipule que seuls les enfants âgés de 13 ans ou plus peuvent confirmer leur consentement à la collecte et à l'utilisation de leurs données. S'ils ont moins de 13 ans, ce consentement doit être fourni par un adulte qui a la responsabilité parentale à l'égard de cet enfant. Vous devez également faire un effort pour confirmer que la personne qui donne ce consentement a effectivement la responsabilité parentale.

Une fois que vous avez vérifié quelles sont vos responsabilités particulières par rapport à ces tranches d'âge, vous pouvez alors commencer à élaborer une politique de confidentialité pour votre site Web WordPress qui les aborde suffisamment.

Comme vous pouvez probablement le deviner, le besoin de clarté et d’un langage compréhensible est ici encore plus important. Il y a plusieurs éléments que vous devez prendre en compte lors de la rédaction de cette politique de confidentialité spécifique à l'âge :

• Écrivez dans un langage simple et adapté à votre âge . Cela peut être légèrement ambigu car il n’existe pas de limite d’âge clairement définie. Cependant, si vous visez les 13-18 ans, vous devez vous assurer que votre politique de confidentialité est lisible pour un jeune de 14 ans en moyenne.
• Présentez les informations d’une manière « adaptée aux enfants » . Il ne sert à rien de présenter aux moins de 18 ans une longue politique de confidentialité sous forme de texte. Utilisez des dessins animés, des diagrammes, des icônes et des symboles adaptés à l’âge pour transmettre les informations plus efficacement.
• Utilisez des vidéos . Les vidéos peuvent être un excellent moyen d’expliquer aux enfants pourquoi vous collectez des données et ce que vous comptez en faire. Les enfants peuvent être plus susceptibles d’écouter une explication sur vidéo plutôt que de lire l’intégralité d’une politique, quel que soit le degré d’adaptation du langage utilisé.
• Deux plans politiques . Lorsque vous demandez le consentement parental pour que l'enfant utilise votre site Web, vous devez alors disposer de deux politiques de confidentialité distinctes : l'une s'adresse au titulaire de la responsabilité parentale et l'autre s'adresse à l'enfant lui-même.
• Expliquez tout . Même si vous proposez une politique de confidentialité plus simplifiée, vous devez néanmoins expliquer tout ce qui est impliqué dans le traitement des données, de la manière dont vous collecterez les données à la manière dont vous les utiliserez et, peut-être plus important encore, comment vous stockerez et protégerez ces données.
• Droits . Une chose que vous devez inclure dans votre politique de confidentialité est une explication claire des droits de l'utilisateur. Cela peut inclure les lois ou réglementations pertinentes qui s’appliquent à l’utilisation de votre site.
• Désinscription . Comme pour une politique de confidentialité destinée aux adultes, une politique destinée aux enfants doit inclure des instructions très claires sur la manière dont ils peuvent se retirer de vos processus de données, maintenant ou à l'avenir.

Combien vous coûtera la création d’une politique de confidentialité ?

Bien sûr, lorsqu’il s’agit d’ajouter quoi que ce soit à votre site Web, d’une application tierce à un outil de suivi, vous voudrez savoir ce que cela vous coûtera. La bonne nouvelle est que cela peut être gratuit si vous disposez d’une équipe juridique interne ou si vous utilisez des modèles en ligne gratuits pour élaborer une politique de confidentialité solide.

Cependant, si vous devez confier la rédaction de votre politique de confidentialité à un avocat spécialisé en contrats, les coûts peuvent varier en fonction de l'endroit où vous vous trouvez ainsi que de la durée du contrat et de sa complexité. Si vous engagez un avocat spécialisé dans les contrats, assurez-vous qu'il possède des connaissances et de l'expérience dans ce domaine, car des erreurs dans votre politique de confidentialité pourraient s'avérer coûteuses.

Assurez-vous qu'ils sont à jour en ce qui concerne les lois et réglementations qui régissent les processus numériques. Les lois sur la confidentialité numérique peuvent être au niveau de l'État ou du pays, régional (comme dans le cas du RGPD de l'UE) ou mondial.

Demandez à n’importe quel avocat spécialisé en droit des contrats s’il connaît bien ce domaine. N'oubliez jamais que si vous faites du commerce à l'échelle internationale ou mondiale, il sera important de connaître les lois de tous les domaines dans lesquels vous faites du commerce.

Lorsque vous disposez d’une politique de confidentialité correctement rédigée, vos bases sont couvertes en cas de litige avec un client.

S'il contient des erreurs, vous pourriez faire face à un procès coûteux qui pourrait également nuire à la réputation de votre marque. Bien qu'il n'y ait pas de chiffre définitif en ce qui concerne le coût du recours à un avocat externe pour votre politique de confidentialité, le coût moyen est d'environ 980 $.

Avez-vous besoin d’un avis juridique pour votre politique de confidentialité WordPress ?

Ce n’est pas une simple question par oui ou par non. Cela dépendra de divers facteurs quant à savoir si vous souhaiterez consulter des avocats.

Les grandes organisations peuvent souhaiter des politiques de confidentialité plus complexes qui les protègent pleinement de tout litige éventuel. Toutefois, les grandes entreprises sont également plus susceptibles de disposer d’un conseiller juridique interne ou de retenir les services d’un cabinet d’avocats externe.

Vous pouvez également penser à trois parties distinctes du processus de politique de confidentialité qui peuvent nécessiter une intervention juridique :

1. Rédaction de la politique de confidentialité de votre site WordPress

La chose à noter ici est que votre politique de confidentialité est un document essentiel qui, lorsqu’il est rédigé correctement, assure votre protection et celle de vos clients. Cela peut également aider votre organisation à éviter des poursuites potentiellement coûteuses à l’avenir.

Cela dit, les petites entreprises voudront peut-être éviter les coûts et utiliser les différents guides (comme celui-ci) et modèles gratuits disponibles en ligne.

2. Révision de votre politique de confidentialité

Bien que l’utilisation de guides et de modèles gratuits puisse vous fournir une politique de confidentialité de base, vous devez vous assurer qu’elle coche toutes les cases requises.

Il peut être conseillé de faire réviser votre police par un avocat spécialisé pour s'assurer qu'elle répond effectivement à toutes les exigences légales.

Si vous recherchez les meilleurs outils pour gérer efficacement plusieurs sites WordPress tout en garantissant le respect des politiques de confidentialité, il existe des plugins et des services tiers qui offrent des fonctionnalités complètes telles que des mises à jour automatiques, un tableau de bord centralisé, une surveillance de la sécurité, etc.

Utilisez ces outils pour rationaliser la gestion, maintenir une mise en œuvre cohérente des politiques de confidentialité et aligner les pratiques en matière de données sur les directives. Ils fournissent également des fonctionnalités de gestion des données, de suivi du consentement et de gestion des cookies, contribuant ainsi au respect des réglementations en matière de confidentialité et améliorant la transparence des données. Gérez efficacement les sites WordPress tout en donnant la priorité à la confidentialité et en démontrant votre engagement envers la protection des données des utilisateurs.

3. Litiges relatifs à la politique de confidentialité

J'espère que c'est un scénario que vous ne rencontrerez jamais, mais si votre police, pour une raison quelconque, ne répond pas à toutes les exigences légales, il est alors possible qu'un litige survienne à un moment donné.

Comme ceux-ci peuvent être coûteux, à la fois en termes de dommages-intérêts punitifs pour l'utilisateur et d'amendes imposées par les organismes de réglementation compétents, vous devriez alors rechercher des conseils juridiques experts pour défendre votre cause.

Couvrez toutes vos bases lors de la création d’une politique de confidentialité pour les sites Web WordPress

Bien que votre objectif initial lors du lancement d’un site Web WordPress puisse être le contenu et l’apparence du site, vous devez comprendre qu’une politique de confidentialité solide fait partie intégrante de la façon dont votre site – et votre entreprise – est visualisé.

Une bonne politique de confidentialité engendre non seulement la confiance de vos utilisateurs, mais constitue également une obligation légale et le fait de ne pas l'inclure pourrait être une erreur coûteuse.

Plus de données sont collectées et utilisées de plus en plus de manières que jamais. Cela signifie que vous avez la responsabilité à la fois légale et morale de garantir que vos utilisateurs sont pleinement informés de la manière dont vous collectez, utilisez, stockez et protégez leurs données.

L'obtention du consentement est cruciale car elle vous permet de collecter et d'utiliser les données appropriées de différentes manières.