Comment organiser une réunion de planification de sprint pour assurer le succès de votre entreprise

Vous êtes-vous déjà demandé comment rendre votre équipe plus productive ? Surtout alors que le monde entier lutte contre la pandémie, en tant que propriétaire de projet, cela peut vous frustrer de savoir comment garder vos équipes organisées et productives.

Heureusement, il existe plusieurs outils de gestion de projet pour économiser votre dos. Agile est l'une des approches les plus populaires de la gestion de projet. Actuellement, il devient un premier choix pour de nombreux chefs de projet en raison de sa flexibilité et de sa nature évolutive.

Selon le Project Management Institute, plus de 70% des organisations ont intégré une approche Agile, et les projets Agiles ont 28% plus de succès que les projets traditionnels.

Une cérémonie importante en Agile Scrum est le « Sprint Planning Meeting ». Le succès ou l'échec global d'un projet dépend en grande partie de cette convention de pré-gestion. Utilisez ce guide pour organiser une cérémonie de planification de sprint réussie pour votre prochain projet.

Avant d'aller plus loin, passons en revue la terminologie que nous utiliserons dans cet article. Il vous aide à comprendre les bases de la planification de sprint-

Product Backlog : Une description détaillée des exigences du produit qui doivent être mises à jour. Il inclut de nouvelles fonctionnalités, des modifications des fonctionnalités existantes, des corrections de bogues, des configurations d'infrastructure, etc.

Backlog de sprint : une liste des éléments du backlog de produit que l'équipe s'engage à exécuter pendant le sprint en cours. Avec la liste des tâches requises pour livrer ces éléments du carnet de produit.

Histoire : Elle décrit la description d'une fonctionnalité du produit du point de vue de l'utilisateur final. Par exemple, en tant que client, vous souhaitez vous inscrire sur le site Web, afin de pouvoir parcourir facilement les produits sur le site.

Vélocité de l'équipe : mesurez la quantité de travail qu'une équipe peut gérer au cours d'un seul sprint. C'est la métrique clé de Scrum.

Qu'est-ce qu'une réunion de planification de sprint en méthodologie Agile

Une réunion de planification de sprint est un événement où toute l'équipe se réunit pour définir l'objectif du sprint et planifier la feuille de route pour atteindre cet objectif en fonction de l'examen par l'équipe de son backlog de produit.

Pour mieux clarifier les choses, le sprint est une itération limitée dans le temps d'un cycle de développement continu. Dans un sprint, l'équipe doit terminer une certaine quantité de travail et les préparer pour la révision. Et « Sprint Planning Meeting » est le point de départ, mené par le scrum master.

Participants : équipe de développement, scrum master, product owner

Quand : Au début d'un sprint.

Durée : Généralement une heure par semaine d'itération. Comme deux heures pour un sprint de deux semaines.

Cadre Agile : Scrum.

Objectif : L'objectif principal de la planification de sprint est de définir-

• ce qui peut être livré dans le sprint à venir
• comment ce travail sera réalisé

N'oubliez pas qu'un mauvais plan de sprint peut déraper votre équipe en définissant des attentes irréalistes.

Avantages de la réunion de planification de sprint

• Permet aux membres de l'équipe de s'entendre sur l'objectif et l'engagement du sprint
• Permet la découverte, l'inscription, la priorisation et l'estimation des tâches
• Crée la plate-forme pour communiquer les dépendances
• Identifie la capacité de l'équipe à définir et à s'engager sur un objectif de sprint réalisable.

Que se passe-t-il lors d'une réunion de planification de sprint ?

Le propriétaire du produit explique l'objectif du sprint et l'équipe décide ensemble de la procédure de travail pour atteindre cet objectif. L'équipe Scrum discute également de la manière d'augmenter la valeur et l'utilité du produit dans le sprint actuel.

Négociez également les éléments du backlog de produit qui seront engagés dans le backlog de sprint. D'autres faits importants sont également pris en compte ici, par exemple l'estimation, les limites, la capacité, le risque, les dépendances et le calendrier.

Qui assiste à la réunion de planification de sprint ?

Habituellement, toute l'équipe participe à cette réunion de planification de sprint

Propriétaire du produit : identifiez les éléments candidats du backlog du produit et définissez leurs priorités relatives, ainsi que l'objectif du sprint.

Scrum Master : assurez-vous que l'objectif du sprint est réalisable et que tout passe par un canal approprié. Vérifiez également si les éléments de backlog de produit appropriés sont inclus dans le backlog de sprint.

Membres de l'équipe : Décidez du nombre d'éléments du backlog de produit qu'ils peuvent terminer dans le délai défini. Et comment livrer ces éléments du carnet de produit.

Parfois, des parties supplémentaires peuvent être invitées à la réunion par n'importe quel participant afin de fournir de nouvelles informations et conseils sur le domaine commercial ou technologique. Mais leur rôle se limite à partager ces informations uniquement.

Quelle est la contribution à la réunion de planification de sprint ?

L'entrée de la réunion de planification de sprint est le backlog de produit, y compris une liste d'"éléments" qui pourraient être complétés pendant le sprint. L'équipe doit également examiner le dernier incrément de produit, la capacité projetée de l'équipe de développement pour ce sprint et les performances passées de l'équipe de développement.

Quel est le résultat de la réunion de planification de sprint ?

Le principal résultat de la réunion de planification de sprint est que les membres de l'équipe peuvent expliquer l'objectif du sprint et savoir clairement comment ils vont commencer à travailler pour atteindre cet objectif. Tout cela est inclus dans le backlog de sprint.

Comment faire une planification de sprint ?

Dans un premier temps, le scrum master définit l'objectif du sprint. Ensuite, l'équipe de développement planifie les étapes nécessaires pour atteindre cet objectif. En fait, le plan de sprint est établi avec le consentement mutuel de l'équipe de développement et du propriétaire du produit en tenant compte de la valeur et des efforts.

Quand est-ce que cela arrive?

La réunion de planification de sprint a lieu au début d'un cycle de sprint. Supposons que vous fassiez un sprint mensuel, vous pouvez convoquer une réunion chaque 1er jour du mois (ou à toute autre date à laquelle vous choisissez de commencer).

Combien de temps cela devrait-il prendre?

Habituellement, cela prend un maximum de huit heures pour un Sprint d'un mois. Pour les sprints plus courts, le temps de réunion sera également réduit. En règle générale, pour identifier la durée idéale de la réunion de sprint, vous pouvez multiplier le nombre de semaines de votre sprint par deux heures.

1 semaine de sprint = 2 heures
Sprint de 2 semaines = 4 heures
Sprint de 3 semaines = 6 heures
Sprint de 4 semaines = 8 heures

Notez qu'il s'agit du temps maximum imparti. Une équipe scrum expérimentée prendra moins de temps que cela. Le scrum master s'assure que la réunion doit se terminer dans ce timebox. Et toute conversation inutile est évitée.

Travail de préparation avant la réunion

Nous avons déjà spécifié les rôles de chaque participant à la réunion de sprint. Expliquons ce qu'ils doivent assembler avant d'assister à la réunion de planification de sprint :

Pour Scrum Master :

• Prépare et publie l'ordre du jour
• Affectez les bons membres de l'équipe et planifiez des réunions à un moment approprié
• Assurez-vous que les membres de l'équipe ont les compétences requises pour terminer avec succès les éléments du backlog
• Calculer la capacité disponible pour l'équipe (vacances des membres de l'équipe, jours fériés, etc.)
• Identifiez la vélocité des équipes par rapport à la quantité de travail engagée par l'équipe lors du sprint précédent
• Disposez suffisamment de notes autocollantes, de stylos, de marqueurs, de tableaux blancs, etc.

Pour le Product Owner :

• Définir chaque élément de la user story en détail
• Fournit des exigences détaillées et des critères d'acceptation
• Conserver le backlog par ordre de priorité
• Décrire la définition de "terminé" pour chaque user story dans le sprint en cours
• Assurez-vous que chaque fonctionnalité ou user story est suffisamment petite pour être complétée dans un sprint

Pour l'équipe de développement :

• Assurer la disponibilité personnelle pour le sprint à venir
• Préparez des questions pour clarifier tout doute et éviter toute confusion
• Mettez à jour la définition de « terminé » de l'équipe si nécessaire et gardez la référence prête à être décrite lors de la réunion.

Comment organiser une réunion de planification de sprint

Vous pouvez diviser cette réunion en deux sessions. Lors de la première session, le propriétaire du produit décrit la liste des fonctionnalités qui doivent être réalisées pendant le sprint. La session suivante concerne l'identification des tâches à effectuer pour créer ces fonctionnalités.

Réunion de planification de sprint – Partie I

Dans cette partie de la discussion, le propriétaire du produit décrira ce qu'il veut réellement préparer d'ici la fin du sprint.

À cet égard, tous les éléments du backlog de produit seront examinés par les membres de l'équipe. Et sélectionnez les éléments qui peuvent s'engager à fournir un incrément de produit potentiellement livrable (PSPI) dans les délais impartis.

L'équipe peut faire des suggestions, mais la décision finale quant au backlog de produit qui sera ajouté au backlog de sprint à venir viendra du propriétaire du produit. Il/Elle déterminera la quantité de backlog de produit que l'équipe tentera de faire pendant le Sprint.

Les membres de l'équipe peuvent poser des questions pour clarifier leurs doutes et écarter toutes les ambiguïtés. Puisqu'ils doivent démontrer le résultat final comme convenu lors de la réunion de revue de sprint devant le Product Owner et les parties prenantes. Cela se produira à la fin du sprint.

À la fin de ce segment, le Product Owner et l'équipe de développement finalisent ensemble l'objectif du sprint.

Les principales activités de la partie I de la planification de sprint sont :

• Le Product Owner présente la priorité de l'item du Product Backlog à l'équipe
• Définit un objectif de sprint : une description en une phrase du résultat final du sprint.
• L'équipe identifie ensemble les fonctionnalités du produit qui peuvent être livrées dans le prochain Sprint.
• L'équipe s'engage sur le Product Backlog sélectionné à la fin de cette session

Réunion de planification de sprint – Partie II

Le deuxième segment se produit immédiatement après le premier segment de la réunion de planification de sprint. Il a la même boîte temporelle similaire à la première partie. Cela signifie que si la durée totale de la réunion est de 8 heures, elle sera également divisée en chaque segment. Par exemple, pour organiser une réunion de 8 heures, vous disposez de 4 heures pour terminer la première partie de la réunion et le reste des 4 pour la seconde. partie.

Dans cette partie, le Product Owner doit répondre à toutes les questions que l'équipe pourrait se poser sur le Product Backlog. Ensuite, l'équipe décidera comment transformer le Product Backlog sélectionné en un incrément de fonctionnalités de produit potentiellement livrables.

Le Product Owner doit être disponible lors de cette réunion mais pas nécessairement présent dans la salle. Même si le PO reste dans la salle, le Scrum Master doit prendre en charge cette partie de la réunion. Ainsi, l'équipe de développement peut se concentrer sur son travail et explorer les possibilités sans être limitée par les opinions ou les idées du propriétaire du produit.

Il devrait y avoir suffisamment d'espace pour que l'équipe discute des différentes possibilités et solutions pour atteindre l'objectif final sans influence extérieure. Le propriétaire du produit et le Scrum master observeront tout et répondront aux questions demandant des informations supplémentaires.

À la fin de ce segment, une liste de tâches devrait être prête, appelée Sprint Backlog, y compris les estimations de tâches et les affectations. En fonction de cela, l'équipe commencera à développer la fonctionnalité.

Les activités clés de la partie II de la planification de sprint sont :

• Planification détaillée - Répartissez les histoires en tâches afin que les membres de l'équipe puissent élaborer des plans d'action pour compléter ces histoires
• Estimation des histoires - Effectuez une analyse approfondie et appliquez des stratégies telles que Planning Poker ou T-Shirt Sizing. Cela leur permet d'estimer le temps que chaque tâche prendra pour s'accomplir.
• Résultat final - L'équipe définit le flux de travail pour atteindre l'objectif de sprint sous la forme d'un backlog de sprint

Une réunion de planification de sprint traite principalement de deux choses-

Objectif du sprint : mettez-vous d'accord sur ce qui sera livré à la fin du sprint.
Backlog de sprint : un ensemble hiérarchisé de user stories, d'améliorations, de bogues, de tâches et de sous-tâches pour le prochain sprint afin de garder l'équipe concentrée.

Meilleures pratiques pour la réunion de planification de sprint en méthodologie Agile

Voici les meilleures pratiques pour une réunion de planification de sprint agile afin d'obtenir le maximum de rendement-

1. Créer une invitation de calendrier récursive incluant tous les membres de l'équipe
2. Le propriétaire du produit doit envoyer l'invitation à la réunion aux membres de l'équipe
3. Inclure l'ordre du jour dans l'invitation ainsi que le lien des user stories qui doivent être inclus dans le sprint
4. Ajoutez plus de user stories dans le sprint que la capacité de l'équipe. Comme il est possible que certaines des histoires d'utilisateurs soient rejetées par l'équipe alors que vous pourriez avoir la confiance
5. Rendez votre user story proposée élaborée et facilement compréhensible. Joignez tous les cas d'utilisation, les exigences fonctionnelles et les niveaux de satisfaction en profondeur, au moins, discutez-en une fois avec certains membres de l'équipe senior
6. Définir de nouveaux problèmes, possibilités, impacts et dépendances
7. Appréciez ou récompensez les membres de l'équipe les plus performants du dernier sprint. Il encourage les autres à améliorer leurs performances à l'avenir
8. Offrez à votre équipe quelque chose qu'elle aime avoir, au moins offrez-lui du thé/café. Parfois, un petit festin les motive à travailler plus vite.

Lisez également : Un guide complet de la méthodologie en cascade dans la gestion de projet.

Règles de réunion de planification de sprint dans la méthodologie Agile (en bref)

1. Tous les membres de l'équipe, y compris le propriétaire du produit et le scrum master, doivent être présents à la réunion
2. Le scrum master dirigera la réunion de planification de sprint et obtiendra la plus haute autorité
3. Scrum Master sert de chronométreur, de leader, de facilitateur et de coordinateur de la réunion de planification de sprint agile
4. Le rôle du Product Owner dans les réunions de planification de sprint est uniquement celui de contributeur. Il / elle a la responsabilité de clarifier toutes les choses en répondant aux questions des membres de l'équipe s'ils en ont et d'expliquer les histoires d'utilisateurs à l'équipe.

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Conclusion

Comme son nom l'indique "Sprint Planning" dans la méthodologie agile, ici tous les membres de l'équipe sont impliqués dans une conversation détaillée et ouverte pour s'assurer de l'élément qu'ils exécuteront dans le sprint à venir.

C'est un concept simple pour accélérer votre flux de travail en suivant certaines règles prédéfinies. Pour que tous les membres de l'équipe puissent synchroniser leurs travaux de manière planifiée et les mener à bien. L'objectif principal de la réunion de planification de sprint est de définir l'objectif du sprint et de trouver le moyen optimal d'atteindre cet objectif.

Initier une réunion de planification de sprint afin de-

• Planifiez la réunion en considérant qui, quoi, quand et où
• Passez en revue le backlog de produit et identifiez la liste des backlogs de produit que l'équipe est censée terminer dans le sprint à venir
• Assurez-vous que la capacité de votre équipe est suffisante pour gérer la charge de travail proposée
• Établissez la vélocité de votre équipe - la quantité de travail que votre équipe a l'intention d'accomplir pendant le Sprint

Alors, comment se prépare-t-on pour une réunion de planification de sprint ? Partagez vos questions, vos obstacles et votre expérience avec nous dans la section des commentaires ci-dessous !