Comment Desk Hoteling peut améliorer votre espace de travail de bureau

La pandémie de coronavirus a forcé pratiquement le monde entier à s'éloigner en 2020, et tout, de l'épicerie et de la remise en forme aux soirées de rendez-vous et à l'happy hour, a commencé à se produire à l'intérieur de la maison plutôt qu'à l'extérieur. Le travail n'était pas différent, les entreprises se démenant pour mettre en place des employés avec accès, équipement et Zoom afin que les entreprises puissent rester à flot lorsqu'il était trop dangereux d'être dans un lieu public. Mais maintenant que certaines entreprises rouvrent littéralement leurs portes, un nouveau problème est apparu. Comment accommodez-vous les employés qui peuvent - ou peut-être plus probablement, ne peuvent pas - être ravis de retourner dans un lieu de travail physique lorsque vous n'avez plus assez de biens immobiliers pour tout le monde ? Une solution est l'hôtellerie de bureau, qui est un moyen de créer un lieu de travail hybride avec des employés au bureau, des employés à distance et la possibilité d'être flexible quant à savoir qui travaille où.

Qu'est-ce que le Desk Hoteling ?

L'hôtellerie de bureau est une stratégie de partage d'espace pour le lieu de travail dans laquelle les employés réservent leurs postes de travail à l'avance. Le système de réservation fonctionne de la même manière que vous réservez une chambre d'hôtel (d'où son nom). Vous effectuerez votre réservation pour le bureau de votre choix un jour précis et dans un créneau horaire précis. Lorsque vous arriverez au travail, vous vous enregistrerez pour dire que vous êtes là et que vous prendrez en charge le poste de travail. L'enregistrement peut se faire numériquement à l'aide d'un logiciel ou avec une personne réelle. Lorsque vous aurez terminé, vous vérifierez pour montrer que la station est à nouveau gratuite.

Source : Autonome

Desk Hoteling vs Hot Desking

L'hôtellerie de bureau et le bureau partagé sont similaires, mais il y a une différence flagrante : le système de réservation. Avec les deux stratégies, les employés n'ont pas de bureaux dédiés sur lesquels ils travaillent tous les jours. Cependant, avec l'hôtellerie de bureau, les postes de travail sont réservés, tandis qu'avec le partage des postes de travail, les postes de travail sont distribués selon le principe du premier arrivé, premier servi. Les deux exigent également que les employés s'enregistrent, mais pour des raisons différentes. Avec l'hôtellerie de bureau, l'enregistrement revendique votre espace et aide à surveiller la capacité des installations, tandis qu'avec le bureau partagé, la capacité n'est pas aussi problématique que d'assurer la présence et l'occupation des postes de travail.

L'espace hôtelier signifie que les employés ont une idée de ce à quoi ressemblera leur journée de travail avant de se présenter au bureau. Et si le poste de travail que vous souhaitez n'est pas disponible, vous pouvez décider de travailler à domicile ce jour-là et de vous rendre au bureau une autre fois. Avec le bureau partagé, il peut sembler choquant d'arriver au travail et de se retrouver dans un endroit où vous n'êtes pas à l'aise ou productif.

Pour quel type de lieu de travail l'hôtellerie de bureau est-elle la meilleure ?

L'hôtellerie de bureau est idéale pour les bureaux qui ont besoin de beaucoup de contrôle sur l'utilisation de l'espace. S'il n'y a pas assez de bureaux pour tout le monde, certaines personnes devront travailler à la maison tous les jours. Ceux qui travailleront au bureau ont besoin d'un système standardisé pour déterminer où travailler et s'il y a de la place pour le faire.

Le bureau partagé, en revanche, est préférable pour les espaces de travail plus décontractés qui n'ont pas de problèmes de capacité. Si chaque personne décide de travailler au bureau le même jour, il y aura suffisamment de postes de travail. C'est juste une question de savoir où chacun s'assiéra, pas s'il le peut ou non. (Bien que l'hôtellerie de bureau puisse encore rendre les employés plus heureux dans ce cas.)

Si vous décidez d'aller de l'avant avec l'hôtellerie de bureau, soyez ouvert aux commentaires des employés. Peu importe qui défend le changement et qui ne le fait pas, tout le monde aura une opinion. Invitez les critiques et prenez les suggestions à cœur. Vos employés savent mieux que quiconque comment l'hôtellerie de bureau les affecte - et leur productivité.

Avantages et inconvénients d'un bureau d'hôtellerie

Les arrangements de sièges flexibles ne sont pas entièrement nouveaux. Même avant la COVID, certaines entreprises expérimentaient des modalités de travail plus flexibles. Et comme pour tout, il y a à la fois des avantages et des inconvénients à l'espace hôtelier au bureau.

Pro : Semaines de travail personnalisées

L'un des plus grands avantages de l'hôtellerie de bureau pour les employés est qu'ils peuvent planifier leur semaine à l'avance et personnaliser où et comment ils travailleront. Voici un exemple de semaine de travail :

Il est difficile pour Jane de sortir à l'heure le lundi matin, alors elle choisit toujours de travailler sur des travaux plus légers et des tâches administratives à domicile. Du mardi au jeudi, elle aime être au bureau pour un travail plus approfondi. Elle sait qu'elle peut se sentir étouffée et enfermée facilement, alors pendant deux de ces trois jours, elle réserve un bureau près d'une fenêtre ou planifie des projets collaboratifs dans une salle de réunion. Le vendredi, elle prend la deuxième moitié de sa journée à la maison afin de pouvoir commencer le temps en famille dès que possible une fois le travail terminé.

Ce n'est qu'une des façons dont l'hôtellerie de bureau peut s'adapter à votre emploi du temps. Et puisque les réservations ne sont pas récurrentes, les employés peuvent créer leur(s) semaine(s) à l'avance selon ce qui leur convient le mieux. De plus, si vous ne pouvez pas sécuriser le type d'espace de travail ou de technologie que vous souhaitez, vous pouvez également le planifier. En fin de compte, les employés peuvent avoir le type de semaine dont ils ont besoin pour être productifs sans être submergés ni s'épuiser.

Inconvénients : mauvais agencement des bureaux

Même s'il y a beaucoup plus de contrôle et de planification individuels avec l'hôtellerie de bureau que le hot desking, ce n'est toujours pas infaillible. Les employés peuvent décider où s'asseoir et voir à qui ils seront placés en fonction de qui d'autre a obtenu un siège, mais que se passe-t-il si certains bureaux ne sont toujours pas réservés ? Une fois qu'un employé arrive au travail, il peut se retrouver assis à côté d'un collègue qui ne correspond pas à son style de travail. Par exemple, si l'employé a besoin de silence pour se concentrer sur un projet, il pourrait se retrouver à côté de quelqu'un qui doit prendre des appels téléphoniques toute la journée.

Pour lutter contre cela, envisagez de créer des zones pour différents types de travaux. Par exemple, les employés et les groupes qui doivent beaucoup parler pour le travail ne devraient pas être à proximité de ceux qui ont besoin d'un environnement plus calme. Vous pouvez définir des limites concernant les employés qui peuvent réserver de l'espace dans certaines zones ou désigner une zone particulière comme un espace calme.

Avantage : réservations flexibles

L'hôtellerie de bureau ne consiste pas seulement à choisir un bureau dans une mer de cabines. Il y a beaucoup plus de flexibilité intégrée. Par exemple, les employés peuvent :

• Réservez un bureau calme s'ils doivent faire un travail intense et concentré.
• Réservez un bureau près d'une fenêtre s'ils sont plus productifs avec de l'air frais ou du soleil.
• Prévoyez une salle de conférence lorsqu'une journée de travail collaborative est nécessaire.
• Faites une réservation pour une journée complète, une demi-journée ou une heure à la fois.
• Décidez de travailler dans un bureau différent s'ils voyagent ou préfèrent un environnement plutôt qu'un autre (pour les entreprises ayant plusieurs bureaux à différents endroits).

Selon l'aménagement de votre bureau, vous pouvez offrir toutes sortes d'options aux travailleurs.

Inconvénient : scepticisme des employés

Les employés qui ont eu un espace de travail ouvert dans le passé, en particulier un qui utilisait des bureaux partagés, peuvent être nerveux à l'idée de passer d'un cadre traditionnel à un hôtel de bureau. Pour les employés qui sont de retour au bureau depuis un certain temps, qui attendent leur retour avec impatience ou qui n'ont jamais travaillé à domicile, renoncer à leur bureau confortable et personnalisé peut sembler un coup de poignard dans le dos. Ils peuvent également s'inquiéter de la propreté s'ils ne sont plus seuls responsables de leur espace de travail.

Pour faire participer ces employés, expliquez votre vision et rappelez à tous les objectifs de l'entreprise. Lorsque vous impliquez les travailleurs dans vos plans, ils sont plus susceptibles de comprendre pourquoi le changement a lieu et de le soutenir. Il est facile pour la vue d'ensemble de se perdre dans les responsabilités quotidiennes, et un rappel sur la raison d'être de la marque, ce pour quoi tout le monde travaille et comment l'hôtellerie de bureau prend en compte cela peut rétablir les priorités. Et si la propreté et l'hygiène comptent beaucoup pour votre équipe, le fait que l'équipe de nettoyage se concentre plus spécifiquement sur les postes de travail peut aider à apaiser cette inquiétude.

Avantage : Espaces de travail dédiés

Tous les employés travaillant à domicile n'ont pas une configuration officielle propice à une journée de travail réussie. Pour ces employés, pouvoir se rendre au bureau certains jours (ou tous les jours) où il y a un bureau, un ordinateur, des fournitures de bureau et, surtout, le calme est un énorme pas en avant par rapport à leur chien coincé dans un coin. - n'arrêtera pas d'aboyer "bureau à domicile".

Il est également avantageux de maintenir des espaces de travail accueillants. Gardez-les propres, désinfectés et hospitaliers. Créez un système pour que les bureaux restent hygiéniques pour chaque personne qui réserve de l'espace et ajoutez des éléments décoratifs attrayants, comme des œuvres d'art, des plantes et des outils de relaxation sensorielle.

Con: Modifications de l'interaction sociale

Se rendre au bureau tous les jours consiste en partie à travailler avec d'autres personnes. Avoir une vie sociale sur le lieu de travail aide à réduire le stress, permet aux travailleurs d'échanger des idées et donne l'opportunité de simplement profiter davantage de la journée de travail. Avec l'hôtellerie de bureau, non seulement différents collègues vont et viennent du travail au bureau tout au long de la semaine, mais ils seront assis dans des espaces différents, ce qui peut perturber le flux social pour certains (mais l'améliorer pour d'autres).

Pour : Zones de travail physiquement éloignées

La santé et la sécurité sont des priorités absolues en ce moment (et, espérons-le, pour toujours), ce qui rend les configurations d'espace de travail hôtelières d'autant plus attrayantes. L'éloignement physique des zones de travail signifie que les gens peuvent se sentir plus en sécurité pour retourner au travail, et l'hôtellerie de bureau garantit que chacun peut protéger sa santé, qu'il choisisse de travailler au bureau ou qu'il soit mieux à la maison. De plus, avec moins de postes de travail à nettoyer, un processus de désinfection plus approfondi peut être effectué.

Inconvénient : nouvelles complications

Chaque fois qu'un processus est mis en œuvre, il y aura des ratés imprévus et inconnus. L'hôtellerie de bureau ne fait pas exception. Les entreprises devront faire face à un nouvel assortiment de problèmes à résoudre, tels que :

• Traitement des demandes spéciales, en particulier lorsqu'il n'y a pas assez de stations pour répondre à toutes les demandes spéciales en même temps. Comme une personne qui a besoin d'un bureau debout, mais aucun poste de travail disponible n'en est équipé.
• Fournir le bon type d'accès à l'employé à son poste de travail.
• Traiter les annulations lorsque quelqu'un décide de ne pas venir travailler.

Cela ne veut pas dire qu'il n'y a pas de solutions à ces problèmes, juste s'attendre à de nouveaux problèmes à résoudre.

Avantage : Économies de coûts

Lorsque les entreprises n'ont pas à fournir un espace de travail à chaque employé, cela peut représenter d'importantes économies immobilières. Que cet espace de bureau soit abandonné ou qu'il soit transformé en espace de collaboration ou de réunion, l'entreprise aura probablement besoin de moins de pieds carrés dans l'ensemble. De plus, si vous décidez d'embaucher plus d'employés, vous pouvez le faire sans obtenir plus d'espace de bureau.

De plus, la réduction de l'espace ne se limite pas au montant que vous louez. Vous économiserez également sur les services publics et il y aura moins d'espace pour décorer et meubler. Les ressources mettront également plus de temps à diminuer ou à atteindre leur durée de vie, car moins de personnes seront au bureau chaque jour pour les utiliser.

Réflexions finales sur l'hôtellerie de bureau

L'hôtellerie de bureau a résolu le problème de l'incertitude créé par des espaces de travail plus flexibles. Oui, les employés ont tendance à préférer plus d'options lorsqu'il s'agit de savoir où, quand et comment ils travaillent. Mais ils ne veulent pas se demander s'ils peuvent travailler quand il est temps - plus précisément, s'ils peuvent travailler confortablement dans un espace particulier. Avec l'hôtellerie de bureaux, la culture de l'adaptabilité est entretenue sans être remise en cause.

Avez-vous essayé le desk hoteling ou le hot desking ? Parlons de vos expériences dans les commentaires !

Image en vedette : Iryna Alex via Shutterstock