Guide pour créer des e-mails de facturation transparents pour des transactions plus fluides

Dans ce monde numérique, l’envoi de factures par e-mail a désormais plus de sens que l’envoi de copies papier par courrier. C'est un moyen rapide et efficace. Il élimine tout retard postal et permet à vos clients de procéder au paiement plus rapidement.

C’est également plus pratique pour vos clients et vous permet d’établir une communication en temps réel avec eux. Alors comment créer un email de facture ? Eh bien, dans ce guide, nous discuterons de quelques conseils simples mais pratiques pour créer un e-mail de facture parfait.

Comment créer un e-mail de facture parfait ?

Maintenant que vous avez votre facture avec vous, vous devez l'envoyer à votre client. Mais n’oubliez pas que vous ne pouvez pas simplement envoyer un e-mail vierge avec une facture en pièce jointe. Cela peut créer de la confusion quant aux objectifs de l'e-mail.

Mais en incluant un message bien rédigé, vous pouvez garantir une communication efficace et faire preuve de professionnalisme. En plus de cela, c’est mieux pour des raisons de commodité et de tenue de registres. Maîtrisons l'art de créer un e-mail de facture parfait :

Pièce jointe

La première chose que nous devons être clairs avant de commencer à rédiger l’e-mail de facture concerne les pièces jointes. Lors de l'envoi d'un e-mail de facture, vous pouvez inclure diverses pièces jointes selon les besoins de votre entreprise et des détails spécifiques relatifs aux transactions.

Par exemple, la facture elle-même, les termes et conditions, les détails du produit ou du service, les accords ou la page du contrat, les formulaires fiscaux, etc. Bien que tous les autres éléments varient selon l'entreprise, parlons de la facture. Comment créer une facture ?

La première question qui nous vient à l’esprit est donc de savoir comment créer une facture. Eh bien, il existe de nombreuses façons de créer une facture. Si vous disposez d’un logiciel de facturation, votre travail devient 10 fois plus facile. Mais si vous venez de démarrer une entreprise, il n’est pas possible de se procurer un logiciel de facturation.

Vous devez rédiger votre facture manuellement. Vous pouvez le faire à partir de zéro en utilisant Microsoft ou Google Suite. Ou utilisez un modèle de facture. Si vous souhaitez créer la facture vous-même, voici quelques éléments que vous devez y inclure :

• Les informations de votre entreprise
• Informations sur vos clients
• Détails de la facture
• Liste détaillée des produits et services
• Coût par produit ou service
• Informations fiscales (le cas échéant)
• Réductions (facultatif)
• Frais de retard (le cas échéant, précisez)
• Montant total
• Instruction de paiement

Maintenant que notre pièce jointe est prête, commençons à rédiger l'e-mail de facture lui-même.

Ligne d'objet

La première chose qui vient lors de la rédaction d’un e-mail est sa ligne d’objet. Alors que pour d’autres types d’e-mails, vous pouvez faire preuve d’un peu de créativité et rédiger des lignes d’objet convaincantes. Mais pour les emails de facture, il faut être assez précis. Vous pouvez trouver la ligne d’objet de l’e-mail qui vous convient grâce aux tests A/B.

Écrivez une ligne d'objet claire afin que votre client puisse savoir ce qu'il y a dans l'e-mail. Voici quelques exemples :

Objet n°1 : Facture n° (numéro de facture) de (nom de votre entreprise)

Objet n° 2 : Facture n° (numéro de facture) de (nom de votre entreprise) due le (date)

Introduction

Passons maintenant à la copie du courrier électronique. Commencez par un message d’accueil poli et une introduction à l’e-mail. Vous devez être précis sur la raison pour laquelle vous écrivez cet e-mail et sur ce que le lecteur peut en attendre. Par exemple, vous pouvez leur dire que dans la dernière partie de l'article, vous pouvez trouver votre facture et les détails de leur récent achat.

Détails de la facture

Commencez ensuite par préciser les détails de la facture. Il comprend essentiellement des informations spécifiques qui identifient et décrivent la transaction elle-même impliquée. Voici donc un aperçu des détails de la facture :

• Numéro de facture
• Date de facture
• Date d'échéance
• Numéro de commande
• Description des biens et services
• Quantité
• Prix ​​unitaire
• Total
• Impôts
• Réductions (le cas échéant)
• Montant total

Liste détaillée

Après les détails, vous devez inclure une liste détaillée. Il ne s'agit que d'un détail de la facturation des produits, services ou charges. Il se présente sous forme de liste et aide donc les acheteurs à avoir une vision claire et transparente de ce pour quoi ils sont facturés. Voici un exemple de liste détaillée :

Instruction de paiement

Les instructions de paiement contenues dans un e-mail de facture guident les clients sur la manière d'effectuer le paiement. Il doit inclure des instructions de paiement claires et détaillées afin qu'ils soient en mesure de remplir avec précision leurs obligations financières.

Et pour une navigation fluide, assurez-vous d'inclure le nom du compte, le numéro de compte, le nom de la banque et la référence de paiement. Ensuite, si vous acceptez le paiement en ligne, vous pouvez proposer les options de paiement en ligne comme la carte de crédit, la carte de débit, le virement bancaire ou l'UPI.

Exemple:

Visitez notre portail de paiement sécurisé et suivez les instructions pour finaliser la transaction. Désormais, si nécessaire, vous pouvez également inclure la devise spécifiée mentionnée dans la facture pour éviter tout problème de traitement.

S'il y a une date limite, vous pouvez également la mentionner ici. Et s’il y a des frais de retard, vous devez les inclure ici pour être transparent.

Clôture professionnelle

Après avoir tout écrit, il est très important de fermer parfaitement l’e-mail. Comme il s'agit de la dernière partie de l'e-mail, assurez-vous d'exprimer votre gratitude, de réitérer votre disponibilité pour répondre aux questions et de signer de manière professionnelle. Voici un exemple de clôture professionnelle :

« Merci d'avoir choisi (nom de l'entreprise). Nous demandons votre attention immédiate sur la question. Nous apprécions votre entreprise et sommes impatients de vous servir à nouveau dans le futur.

Et si vous avez des questions, des préoccupations ou si vous avez besoin de précisions sur la facture pour le processus de paiement, veuillez nous contacter via une équipe de support client dédiée à (vos coordonnées).

Nous apprécions le temps que vous consacrez à la lecture de cet e-mail. Au plaisir de vous servir à l'avenir.

Cordialement,

Votre nom
Ta position
Votre entreprise
Détails du contact"

Autres choses à garder à l’esprit lors de la rédaction d’un e-mail de facturation

Maintenir le professionnalisme

Lors de la rédaction de l’e-mail de facture, vous devez faire preuve de professionnalisme et de cohérence à tout moment. Lorsque vous écrivez au nom d’une entreprise, vous devez être très poli et professionnel avec le client. Même s’ils ont ignoré votre courrier électronique une ou deux fois, vous ne pouvez pas montrer votre frustration. De plus, n'utilisez pas un ton personnel ou amical lors de la rédaction de l'article.

Utilisez un langage clair

Lorsque vous rédigez l’e-mail, vous représentez votre entreprise. Vous devez utiliser un langage cohérent et clair qui correspond à la voix de la marque. Utilisez des mots et des expressions que votre entreprise utilise et suivez un modèle cosmitnet lors de la rédaction de la facture principale et des suivis.

Envoyez la facture plus tôt

Il est toujours judicieux d’envoyer la facture tôt plutôt qu’à la date d’échéance. Cela donne à votre client suffisamment de temps pour organiser votre paiement et l’exécuter à temps, voire avant l’heure.

Planifier les imprévus

Malheureusement, il arrive souvent que votre client oublie votre première ou votre deuxième facture et ne parvienne pas à effectuer le paiement à temps. Et parfois, même s’ils sont prêts à payer, votre email peut finir dans un dossier spam.

Il est donc toujours judicieux de prévoir les imprévus. Vous pouvez envoyer des rappels amicaux à vos clients avant la date d'échéance. Vous pouvez également préparer des e-mails de facture de suivi à envoyer.

1. E-mail de confirmation de paiement : Une fois que vos clients ont effectué le paiement, vous pouvez leur envoyer un e-mail de confirmation de paiement. Il s'agit donc d'un premier accusé de réception pour réassurer votre client que son paiement a réussi et qu'il a été correctement traité. Il enregistre également la transaction en documentant la date et le mode de paiement.
2. E-mail de rappel amical pour les factures : vous pouvez envoyer des rappels amicaux pour les factures afin de rappeler à vos clients leur paiement en attente et de les encourager à effectuer leurs paiements dans les délais. Cela vous aide à entretenir une relation positive avec vos clients et à réduire tout risque d'oubli ou d'incompréhension concernant le délai de paiement. De plus, s’il y a des frais de retard, cela peut aider vos clients à les éviter.
3. E-mail de facture en retard : disons maintenant que même après tous ces rappels amicaux et e-mails de facture, votre client ne doit pas effectuer le paiement à la date d'échéance. Que ferez-vous maintenant? Eh bien, vous pouvez leur envoyer des e-mails de factures en retard. Il s'agit d'un rappel doux mais précis au client que le paiement est en retard. Cela peut également les inciter à prendre des mesures immédiates pour régler le montant impayé.

Derniers mots

En conclusion, l'e-mail de facturation sert de canal de communication qui vous aide à établir plus rapidement une relation client positive et à garantir des transactions financières fluides. En intégrant un langage clair et concis fournissant des informations détaillées sur les factures, sur un ton professionnel et convivial, votre entreprise peut facilement communiquer avec les clients et garantir des paiements dans les délais. De plus, en planifiant les imprévus et en effectuant un suivi avec votre e-mail de facturation, vous évitez toute incertitude ou tout retard de paiement.