Santé financière de votre entreprise de commerce électronique

Vous avez donc un excellent produit et un excellent site Web pour le vendre, mais votre entreprise de commerce électronique a-t-elle les bons processus financiers en place pour survivre ?

Selon une récente enquête de Small Business Trends, environ 90% des entreprises de commerce électronique échouent au cours de leurs 4 premiers mois. Des problèmes liés aux processus tels que "manquer d'argent" et/ou "problèmes de prix et de coûts" ont été cités par au moins un tiers de leurs répondants - des circonstances qui peuvent souvent être évitées en développant et en respectant les procédures commerciales.

Ces processus et procédures sont souvent appelés collectivement « hygiène financière ». Tout comme notre hygiène personnelle nous maintient en bonne santé, nous devons maintenir de bonnes habitudes financières pour préserver notre santé financière.

• Engagez un CPA lors du lancement de votre entreprise
• Ouvrez votre courrier
• Maintenir les contrôles comptables
• Concilier tous les comptes financiers
• Anticiper les dépenses
• Gardez un œil sur la dette

Engagez un CPA lors du lancement de votre entreprise

Un expert-comptable agréé (CPA) peut vous aider à configurer correctement votre entreprise. Si vous vous êtes déjà lancé, il ou elle peut toujours faire avancer votre comptabilité dans la bonne direction avant que des problèmes coûteux ne surviennent.

Il est vrai que des logiciels comme Sage et Quickbooks facilitent la tenue de votre propre comptabilité. En fait, la plupart des CPA sont heureux de vous aider à apprendre à utiliser un logiciel de comptabilité. Mais ne pas configurer correctement votre plan comptable peut vous laisser dans le noir, avec une configuration mal conçue pour votre secteur ou votre situation particulière.

Par exemple, j'ai déjà siégé à un conseil d'administration où le logiciel de comptabilité ne nous disait rien sur notre situation financière. Tous nos revenus sont entrés dans un compte appelé «recettes générales» et toutes nos dépenses sont sorties d'un compte appelé «dépenses générales». Effectivement, nos rapports étaient assez dénués de sens.

L'établissement de quelques comptes qui captaient comment nos fonds entraient et sortaient a donné vie à nos finances.

Même résultat, mais quelques minutes passées à le regarder pourraient vous dire :

• Les widgets pour gauchers sont beaucoup moins rentables que les classiques (comparez les ventes et le coût de leur fabrication)
• Même si vous avez gagné plus d'argent que vous n'en avez dépensé, vous avez perdu de l'argent en vendant des widgets. La vente d'un équipement masquait un sérieux manque à gagner.

Une bonne tenue de livres tout au long de l'année vous permet, à vous et à votre CPA, d'anticiper vos obligations fiscales et de planifier à l'avance. Cela rend également le processus de création de votre déclaration de revenus relativement simple, car vos dépenses professionnelles sont déjà correctement réparties dans les bonnes catégories, telles que les dépenses automobiles, les frais de déplacement, les repas, etc.

Sans une comptabilité appropriée, vos dépenses doivent être calculées après coup (si vous le pouvez encore). De nombreuses déductions sont perdues parce qu'un propriétaire d'entreprise n'a pas tenu de registres et de reçus adéquats pour les attester.

Un CPA ou un consultant en affaires qualifié devrait également vous aider à élaborer des budgets et des objectifs réalistes pour votre entreprise, afin que vous puissiez élaborer des prévisions et savoir de combien de capital vous avez besoin pour lancer votre entreprise.

Ouvrez votre courrier

Vous pourriez être surpris du nombre de propriétaires d'entreprise qui négligent d'ouvrir leur courrier (qu'il soit électronique ou postal) et d'en prendre soin. Bien sûr, une grande partie sera indésirable, mais prendre soin de vos relevés bancaires, des avis du gouvernement et de la correspondance avec les clients maintiendra votre entreprise sur la bonne voie et empêchera les petits problèmes de se transformer en plus gros.

Par exemple, un avis du gouvernement indiquant que votre paiement de taxe de vente est manquant s'accompagne généralement d'une petite pénalité et de frais d'intérêt - si vous l'attrapez la première fois - mais ces coûts montent en flèche si vous ignorez les avis initiaux.

Réservez-vous du temps au moins une fois par semaine (de préférence plus souvent) pour tout parcourir et traiter :

• Payer les factures
• Chèques de dépôt
• Répondre aux plaintes ou aux préoccupations des clients (même les plus difficiles)
• Répondre aux notifications des fournisseurs, des banques et du gouvernement

Vous pensez peut-être que le conseil de « déposer des chèques » ci-dessus est inutile. Mais on m'a demandé une fois de déchiqueter un certain nombre de vieux documents pour un client et j'ai trouvé près d'une douzaine d'enveloppes non ouvertes contenant des chèques totalisant plus de mille dollars - des chèques qui étaient maintenant périmés depuis longtemps.

Si quelque chose arrive et que vous ne comprenez tout simplement pas comment le gérer, parlez-en à votre CPA ou à un autre conseiller de confiance. Un de mes professeurs d'université a donné à ma classe un conseil simple qui m'est toujours resté :

"Les mauvaises nouvelles ne s'améliorent pas avec le temps"

Maintenir les contrôles comptables

Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, les éléments mentionnés ci-dessus sont souvent les premières choses qu'un propriétaire d'entreprise souhaite déléguer. Cependant, le maintien de bons contrôles comptables dicte que vous, le propriétaire de l'entreprise, effectuez personnellement certaines tâches dans la mesure du possible.

Si vous avez quelqu'un d'autre qui écrit vos chèques papier, vous devez quand même les signer. Vous pouvez demander à quelqu'un d'autre de rapprocher vos relevés bancaires, mais vous devriez quand même les lire. La tâche banale de vérifier la boîte postale a sauvé plus d'un propriétaire d'entreprise d'une fraude ou d'un vol continu au sein de leur organisation, car ils ont remarqué une facture ou un autre document qui n'avait pas de sens et l'ont retrouvé.

Concilier tous les comptes financiers

Le rapprochement des relevés bancaires et de carte de crédit doit être effectué mensuellement. Rapprocher les relevés signifie les comparer à vos dossiers pour vous assurer que les totaux sont les mêmes. Les services bancaires en ligne et le téléchargement quotidien des transactions dans votre logiciel de comptabilité sont une bonne chose, mais le rapprochement permet de garder vos dossiers exacts et de vérifier si les montants indiqués vont là où vous pensez qu'ils vont.

Par exemple, Quickbooks peut supposer qu'une transaction téléchargée de 100 $ correspond à une transaction que vous avez déjà saisie pour 100 $. Mais ces montants peuvent tout simplement correspondre et, en fait, la transaction que vous avez saisie peut toujours être en attente.

Le rapprochement des comptes vous oblige à retrouver toutes ces transactions et constitue également une seconde chance de savoir où les paiements ont été effectués. Par exemple, vous avez peut-être pensé que vous avez mis Google AdWords en attente, mais vous constatez qu'il est toujours débité d'une carte de crédit.

L'inventaire périodique de vos produits finis, de vos travaux en cours et de vos matières premières vous aide également à garder vos dossiers commerciaux à jour - et peut vous aider à le découvrir si des choses manquent.

Anticiper les dépenses

Certaines dépenses, comme la commande de stocks et le paiement des factures d'expédition, sont prévisibles. D'autres, comme la paie, les impôts et les remboursements de prêts, arrivent à des moments différents (hebdomadaires, bihebdomadaires, mensuels, trimestriels ou même annuels).

Il peut être difficile de savoir combien vous devrez à différents moments. Pour compliquer encore les choses, les charges de personnel sont souvent automatiquement déduites de votre compte, prêt ou pas !

Une solution consiste à maintenir une prévision de trésorerie qui tient compte de toutes les dépenses futures prévues au cours des prochains mois. Une autre approche que de nombreux propriétaires d'entreprise utilisent, en particulier pour les dépenses salariales, consiste à maintenir un compte bancaire séparé. En lui transférant le montant brut (c'est-à-dire le total) des charges salariales à chaque période de paie, le propriétaire de l'entreprise peut effectivement économiser pour les charges sociales mensuelles et trimestrielles à mesure qu'elles arrivent à échéance.

Des comptes chèques dédiés sont également parfois utilisés pour des dépenses professionnelles importantes telles que les stocks. Déposer une partie de l'argent de toutes les ventes sur un compte courant signifie que vous êtes toujours financièrement prêt à commander plus d'inventaire.

Pour les dépenses prévisibles, mais qui seront réalisées à des intervalles quelque peu imprévisibles (comme les exemples de paie et d'inventaire), les comptes bancaires supplémentaires sont préférés par de nombreux propriétaires d'entreprise car ils fournissent une image plus claire de leur situation, sans avoir à faire de calculs. à la volée.

Par exemple, si vous avez besoin rapidement d'un nouvel ordinateur à 2 000 $, que vous avez 6 000 $ sur le compte bancaire principal et que vous savez que votre prochaine paie est déjà transférée sur le compte de paie, vous savez que vous pouvez acheter l'ordinateur.

Vous aurez toujours besoin de faire des prévisions de trésorerie, mais avoir quelques comptes chèques dédiés pour les fonctions critiques décrites ci-dessus vous aidera à rester organisé, et votre entreprise devrait avoir de l'argent pour vos priorités.

Gardez un œil sur la dette

Un certain niveau d'endettement peut être inévitable dans une entreprise, surtout lorsqu'elle démarre et/ou se développe. Mais à moins que vous ne surveilliez attentivement la dette, votre accès au crédit peut masquer de graves problèmes de trésorerie et de rentabilité dans votre entreprise. Vous pouvez simplement vous réveiller un jour et constater que vos cartes de crédit et/ou marge de crédit commerciale sont épuisées.

Pour éviter cela, vous devriez surveiller votre dette – vérifiez vos soldes au moins une fois par mois pour vous assurer qu'ils baissent et non qu'ils augmentent. Conservez une feuille de calcul afin de voir comment ces soldes évoluent au fil du temps. Une dette rampante est beaucoup plus facile à corriger avant qu'elle ne devienne complètement incontrôlable qu'elle ne le sera plus tard lorsque vous serez à court de crédit et que vous paierez beaucoup d'intérêts.

Hygiène financière – C'est bon pour vous !

Vous vous êtes lancé en affaires parce que vous aviez une excellente idée, pas parce que vous aimez la comptabilité. Les tâches de comptabilité, la lecture des e-mails et d'autres tâches administratives peuvent sembler n'être rien d'autre que des distractions pour atteindre vos objectifs. Mais les maîtriser est le meilleur moyen de contrôler les risques que vous courez en affaires !

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