8 fonctionnalités dont votre wiki interne d'entreprise a besoin

Publié: 2020-05-01

Un wiki interne à l'entreprise n'est pas seulement une commodité - il qualifie et quantifie les informations qui pourraient facilement devenir des « connaissances institutionnalisées ». Le wiki interne de votre entreprise doit adopter la philosophie selon laquelle aucune note n'est trop triviale.

Votre wiki interne est vital, et il doit être concis, facilement accessible et fréquemment mis à jour. Les wikis sont l'un des meilleurs outils à distance que votre entreprise peut utiliser pour augmenter la communication et la productivité.

Les huit fonctionnalités suivantes peuvent transformer votre wiki interne d'entreprise de "projet oublié" en "ressource quotidienne" et non seulement raccourcir le temps de formation des employés, mais également aider à empêcher les employés de rester bloqués pendant leur travail.

1. Vous avez besoin d'un logiciel wiki pour créer votre wiki

Si vous êtes une entreprise avec une grande équipe de développement qui a beaucoup de temps libre (félicitations), alors coder votre propre wiki peut être une bonne idée. Mais, en général, il est préférable que le temps des employés soit consacré à l'édition et à la maintenance du contenu wiki plutôt que sur la base de code wiki. En d'autres termes, votre équipe peut se concentrer sur la fabrication des pizzas et non sur la fabrication du four.

Avec une solution de wiki hébergée et tierce, votre équipe n'a pas à passer du temps sur le dépannage, les correctifs, les mises à jour et le fluage des fonctionnalités. Voici quelques suites logicielles wiki recommandées que vous pourriez trouver utiles pour votre base de connaissances :

Tettra : Tettra est une excellente plateforme de partage de connaissances et de collaboration. Il s'intègre également à des dizaines d'autres services, vous n'avez donc pas à repartir de zéro sur toute votre documentation interne. Vous pouvez intégrer Google Docs, partager depuis Dropbox ou Zapier, et même intégrer GitHub, Slack, Prezi et Microsoft Teams (pour n'en nommer que quelques-uns). Les équipes d'ingénierie utilisent Tettra pour suivre leur base de code et les spécifications des produits, tandis que les équipes marketing l'utilisent pour suivre la gestion des projets et les lancements de produits.
Bit.Ai : Bit.Ai est un autre bon choix pour le wiki interne de votre entreprise. Vos fichiers wiki peuvent être personnalisés avec des widgets personnalisés, tels que des blocs de code, des équations mathématiques et des tableaux intelligents. Il s'intègre également aux applications de communication et de collaboration professionnelles les plus populaires.
ConcourseConnect : ConcourseConnect concerne davantage la création de communautés, mais il fonctionne très bien comme un wiki et un outil de collaboration pour les entreprises. C'est un peu une solution tout-en-un, qui peut être idéale pour votre entreprise ou peut être exagérée, selon votre configuration actuelle. Mais ConcourseConnect peut vous aider à configurer et à intégrer des blogs, des profils d'employés, des wikis, votre site Web, ainsi que la collaboration et le suivi des activités en un seul endroit.

Trouver votre logiciel wiki n'est que le début ; vous devez alors vous demander comment les fichiers sont stockés et partagés sur le wiki interne de votre entreprise.

2. Vous avez besoin d'un stockage de fichiers complet et d'un accès partagé

Où sont stockés vos fichiers wiki et comment les employés ajoutent-ils et modifient-ils ces fichiers ? Quel type d'autorisations avez-vous mis en place — qui peut modifier quelles entrées wiki ? Voulez-vous vraiment que des non-programmeurs modifient des FAQ ou des pages wiki sur la révision de code ou les meilleures pratiques ?

Voici les fonctionnalités de stockage et d'accès aux fichiers dont vous avez besoin :

Capacités de pièces jointes à partir de plusieurs sources : les gens vivent sur leurs Google Docs et leurs services cloud de nos jours. Vos employés doivent pouvoir télécharger, joindre ou intégrer des fichiers depuis leur Evernote ou iCloud, depuis leur téléphone, leur tablette ou leur ordinateur portable directement sur votre wiki.
Plafond de téléchargement important ou infini : les wikis internes de l'entreprise, lorsqu'ils sont utilisés correctement, ont tendance à devenir très volumineux et complets au fil du temps. Se heurter à des plafonds de données va paralyser votre wiki. Avant de vous engager dans une stratégie wiki à long terme, assurez-vous que vos employés peuvent télécharger régulièrement des fichiers multimédias en toute sécurité et sans drame.
Autorisations d'accès personnalisables : le wiki ou le logiciel de collaboration idéal devrait avoir une sorte de système d'autorisation à plusieurs niveaux afin que tout le monde n'ait pas le même accès. Vous devez avoir, au minimum, des autorisations pour afficher, des autorisations pour commenter, des autorisations pour modifier et des autorisations pour créer de nouveaux fichiers wiki, tous à des niveaux distincts.

Une fois vos fichiers stockés et partagés en toute sécurité, les employés doivent disposer des outils nécessaires pour partager ces fichiers et travailler dessus ensemble.

3. Le wiki interne de votre entreprise a besoin d'outils de collaboration puissants

Un wiki d'entreprise interne avec des fonctionnalités collaboratives confuses ou faibles est mort dans l'eau - tout l'intérêt d'un wiki est de partager des connaissances avec un grand groupe. Les équipes distantes ont particulièrement besoin de collaborer efficacement.

Qu'il s'agisse de créer des entrées wiki ou des fichiers d'intégration et du contenu d'autres applications, le logiciel wiki que vous choisissez doit vous permettre d'effectuer les opérations suivantes :

Partage de documents : évidemment, les éditeurs doivent pouvoir partager leurs documents sur le wiki avec des personnes disposant des autorisations appropriées.
Commentaires : Toutes les personnes autorisées à consulter un document doivent pouvoir ajouter des commentaires.
Suggérer des modifications : lors de la modification d'un texte existant, il devrait y avoir une option permettant de faire apparaître le texte sous forme de suggestions. Cela permet une meilleure édition collaborative car les employés peuvent voir les processus de réflexion de leurs collègues et parvenir à un accord sur le texte final.
Suivi des modifications : le logiciel wiki que vous choisissez doit être capable de suivre les modifications apportées non seulement à un document spécifique, mais également à l'ensemble du wiki. Il doit enregistrer quand des modifications sont apportées, quand de nouveaux fichiers et pages sont ajoutés et quand du contenu est supprimé. Les personnes que vous chargez de la maintenance de votre wiki trouveront cette fonctionnalité inestimable.
Intégration avec les applications de communication : le logiciel Wiki qui peut s'intégrer à Slack ou aux e-mails est idéal. Si les modifications apportées au wiki peuvent envoyer des notifications à votre chat d'équipe existant, vous créez un environnement de responsabilité et de transparence. Il vous permet également toujours de corriger les erreurs plus rapidement.

L'étape suivante consiste à déterminer ce qui va dans le wiki (et, plus important encore, ce qui n'y va pas).

4. Vous devez créer des lignes directrices pour ce qui va dans le wiki (et ce qui ne va pas)

La formation et l'accès aux ressources d'apprentissage sont essentiels ici : vous devez créer des directives claires sur ce qui mérite d'être dans le wiki.

Les wikis internes de l'entreprise échouent souvent parce qu'ils deviennent une décharge en lambeaux et déroutante d'informations inutiles, contradictoires, redondantes, anciennes ou mal formulées. Au lieu de cela, décidez ce qui doit et ne doit pas figurer sur le wiki et diffusez cette information à tous les employés. Faire des directives du wiki la page d'accueil du wiki lui-même peut être une bonne idée.

Les règles réelles dépendent de vous et de la manière dont vous souhaitez utiliser votre wiki, bien sûr.

Votre wiki concerne-t-il uniquement l'intégration de nouveaux employés ? Si tel est le cas, les fichiers et entrées wiki doivent être limités aux documents RH, au matériel de formation et aux documents sur les meilleures pratiques.

Votre wiki est-il pour la gestion de projet ? Si tel est le cas, vos employés doivent savoir que les entrées wiki hors sujet seront supprimées - une entrée wiki sur les lieux de restauration proches du travail ne serait pas appropriée.

Votre wiki sert-il à unifier les normes et les meilleures pratiques ? Il peut être judicieux de créer un schéma avec des modèles à l'avance au lieu de laisser votre wiki se développer de manière organique. Par exemple, si vous voulez que tout le monde dans votre entreprise construise une voiture exactement de la même manière, vous pouvez créer des sections pour "Pneus", "Châssis", "Moteur", "Transmission" et "Châssis" et avoir votre principal l'ingénieur les remplit.

Si votre entreprise crée plusieurs produits et services, tous avec l'aide de différents départements, vous voudrez peut-être envisager des espaces de travail séparés pour éviter l'encombrement.

5. Votre Wiki a besoin d'espaces de travail séparés pour les équipes

Toutes les informations ne sont pas utiles à chaque membre de l'équipe, en particulier dans une entreprise diversifiée ou très segmentée, c'est pourquoi votre wiki a besoin d'espaces de travail séparés.

Si les vendeurs doivent parcourir une multitude d'articles de wiki de programmation pour accéder aux informations du CRM, le wiki devient moins utile (et par conséquent moins utilisé). Idem pour les développeurs qui doivent faire défiler les articles de gestion des clients juste pour trouver la bonne procédure de compilation.

Des espaces de travail séparés atténuent cet effort inutile. Lorsque les employés d'une succursale, d'un département ou d'une spécialité se connectent au wiki, il doit les placer dans la section du wiki la plus pertinente pour leurs besoins. Ces espaces de travail numériques évitent également la lassitude des notifications : les employés ne reçoivent que les notifications qui les concernent.

6. Votre wiki interne a besoin d'une fonction de recherche qui fonctionne

Votre wiki interne peut avoir l'organisation la plus méticuleusement construite, mais tout ce que tout le monde veut vraiment, c'est "googler" son problème. 43% des personnes vont directement dans la barre de recherche avant d'essayer toute autre solution. Le wiki interne de votre entreprise a besoin d'une barre de recherche qui fonctionne.

Les travailleurs du savoir passent 19 % de leur temps à rechercher les informations dont ils ont besoin pour faire leur travail. Ils sont également habitués à effectuer des recherches dans leurs téléphones et leurs navigateurs. Une barre de recherche fonctionnelle fournit des informations aux employés plus rapidement.

Ils n'ont pas besoin d'apprendre le schéma de fichier du wiki, et ils n'ont besoin d'aucune formation supplémentaire. Quelqu'un qui cherche comment se mettre en congé de maladie peut simplement taper cela dans la barre de recherche et se mettre en route au lieu d'essayer de deviner si l'article se trouve dans la section "Ressources humaines" ou "Orientation".

Les moteurs de recherche sur les wikis sont aléatoires - il n'y a pas de moyen facile de savoir dès le départ si leur fonction de recherche est bonne. Nous vous recommandons de donner à toute plate-forme wiki un test complet avant d'acheter ou de vous engager. Si le wiki est disponible publiquement (par exemple, Wikidot), choisissez un wiki public et recherchez des termes courants pour l'industrie concernée. Les résultats de la recherche correspondent-ils à votre requête ?

Si le wiki est un logiciel collaboratif, parlez à un représentant de l'accès à une démo. Exécutez cette barre de recherche dans le sol - expérimentez. La barre de recherche peut-elle gérer les fautes de frappe ? Essaiera-t-il de trouver quelque chose de proche de ce que vous avez tapé, ou renverra-t-il zéro résultat ?

Les articles du wiki ont-ils une fonctionnalité de mot-clé ? Pouvez-vous étiqueter chaque fichier avec des sujets pertinents ? Ces fonctionnalités améliorent toutes les moteurs de recherche wiki, alors gardez un œil sur elles.

7. Votre wiki a besoin d'un nettoyage régulier et de personnes désignées pour le faire

Les wikis peuvent rapidement devenir un enchevêtrement de liens brisés, d'informations anciennes et de pages redondantes. Un wiki interne d'entreprise efficace et durable est le produit du temps et du personnel consacrés à nettoyer le wiki et à le maintenir en parfait état.

Ce processus est souvent appelé "wiki-jardinage", et vous devez affecter des wiki-jardiniers pour élaguer les anciennes pages, couper les liens brisés et cultiver vos données de formation dans une base de données fonctionnelle et fonctionnelle.

Voici quelques conseils pour le jardinage wiki :

Attribuez au moins une personne comme jardinier régulier du wiki. Pour les grandes entreprises, deux ou trois personnes devraient faire le travail.
Définissez des révisions wiki à intervalles réguliers. Une fois par semaine ou deux fois par mois, vos jardiniers wiki devraient revoir toutes les modifications apportées au wiki.
Comparez les modifications avec les directives de votre wiki, que les jardiniers du wiki doivent connaître intimement, et apportez des modifications pour que les modifications soient conformes aux normes.
Les wiki-jardiniers doivent être connus des employés - si un employé tombe sur un lien brisé, une ancienne page ou une autre erreur évidente, les employés doivent savoir envoyer cette erreur à l'un des wiki-jardiniers pour réparation.
Rechercher des pages anciennes ou non pertinentes. Si un produit ou une pratique est modifié ou éliminé, faites-le savoir immédiatement aux jardiniers du wiki. Ils peuvent effectuer une recherche rapide de ce produit ou de cette pratique, puis apporter les modifications nécessaires.
Donnez plus de temps à vos wiki-jardiniers. Selon la taille du wiki interne de votre entreprise, être un wiki-jardinier peut être un travail en soi. Assurez-vous que vos jardiniers ont le temps, la compensation et l'énergie mentale nécessaires pour effectuer cette activité supplémentaire.

Une fois que vous avez une maison propre, vous voudrez vous assurer que la porte est verrouillée. Un wiki d'entreprise interne sans sécurité ni sauvegardes pourrait être un désastre imminent.

8. Votre Wiki doit avoir une sécurité et des sauvegardes

Un wiki interne à l'entreprise va rapidement se remplir d'informations sensibles et exclusives - et il le devrait ; cela ne servirait à rien sinon. Cependant, cela signifie qu'un bon wiki interne d'entreprise doit être protégé contre les intrusions malveillantes.

Le wiki doit également avoir des sauvegardes sécurisées, car un bon wiki est (a) précieux et (b) énorme. Un crash ne peut pas annuler tout le travail acharné qu'il a fallu pour créer et maintenir.

Heureusement, il existe de nombreuses solutions pour sécuriser et sauvegarder votre wiki d'entreprise. La plupart des plates-formes wiki ont des variantes, mais voici les fonctionnalités de sécurité que vous devez rechercher :

La connexion de l'utilisateur et les informations de l'employé doivent être sécurisées :
- Les filtres IP peuvent garantir que toutes vos connexions proviennent d'emplacements locaux/approuvés.
- Les mots de passe doivent être hachés et salés.
- Les connexions doivent être sécurisées avec une authentification multifacteur.
Les données entrant et sortant des serveurs de votre plateforme doivent être cryptées.
Le logiciel doit être régulièrement mis à jour. À quelle fréquence le service ou l'application wiki est-il corrigé ?

Le wiki interne de votre entreprise doit également être sauvegardé régulièrement. Soit vous devez le faire vous-même, soit vous devez trouver une plate-forme qui le fait. Vérifiez votre solution wiki potentielle pour les éléments suivants. En fait, envisagez de poser ces questions directement au représentant :

Les sauvegardes sont-elles automatisées ? Peuvent-ils être personnalisés ?
À quelle fréquence le wiki est-il sauvegardé ?
Où est sauvegardé ? Cet emplacement est-il crypté et sûr ?
Lors du transfert, les données sont-elles cryptées ?
Qui a accès aux sauvegardes ?
Les données de sauvegarde sont-elles stockées dans plusieurs emplacements réels ?
Les sauvegardes sont-elles écrasées ou plusieurs versions sont-elles stockées ?
1. Ceci est nécessaire pour empêcher qu'une version corrompue ou une modification malveillante du wiki soit écrite de façon permanente.

Une fois que vous avez été assuré que votre wiki est sûr et possède toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin, il est peut-être temps de vous engager enfin et de commencer la construction de votre base de connaissances interne.

Un wiki interne à l'entreprise garde tout le monde sur la même page

Les avantages d'un wiki interne à l'entreprise ne peuvent être surestimés. Et ce n'est même pas limité aux entreprises : même les établissements d'enseignement peuvent bénéficier des wikis en ligne et de la collaboration. Lorsque les informations vitales sont facilement accessibles, facilement personnalisables et facilement ajoutées, tous les employés en bénéficient.

Les wikis internes empêchent également la formation de silos de données dans votre entreprise, ce qui rend votre entreprise plus agile sur un marché en évolution. La connaissance, c'est le pouvoir, après tout, comme le dit le vieil adage, alors pourquoi ne pas donner à vos employés et à votre entreprise des connaissances organisées, à jour et utiles à tout moment ?