Huit conseils pour mettre votre back-office en forme après le rush des fêtes

Vous avez probablement passé beaucoup de temps à préparer votre boutique de commerce électronique pour les soldes des Fêtes. Vous pouvez même avoir un plan solide en place pour prolonger l'élan des ventes de vacances dans la nouvelle année. Cependant, la planification du prochain cycle de vente ne concerne pas seulement les stratégies et les nouveaux efforts de marketing. Il y a aussi beaucoup de travail pratique de back-office qui doit être fait en premier.

Nous avons compilé huit conseils pour vous aider à mettre rapidement votre boutique en forme après le rush des fêtes.

1. Nettoyez et organisez vos espaces de travail

Les vacances peuvent être assez frénétiques et même les magasins les mieux organisés peuvent se retrouver en désordre. Il est courant que le nettoyage et le rangement réguliers deviennent un peu laxistes, et les fournitures et les stocks peuvent ne pas être remis exactement à leur place.

Prenez le temps de bien nettoyer et organiser vos postes de travail. Vérifiez toutes vos fournitures et zones de stockage et assurez-vous que tout ce qui a été égaré retourne à sa place. Regardez dans, sous et autour des postes de travail, des véhicules de livraison et des salles de stockage pour vous assurer que tout est à sa place. Cela vous fera gagner du temps et vous aidera à éviter les frustrations pendant que vous continuez à exécuter les commandes, à faire l'inventaire et à réapprovisionner les stocks.

2. Mettez à jour votre inventaire de produits

Une fois que tout est rangé et rangé, faites le point . Assurez-vous que votre nombre de produits correspond à ce que vous voyez dans votre boutique WooCommerce. En cas de divergence, vous pouvez ajuster les niveaux de stock des produits individuels sur la page Modifier le produit pour refléter ce qui est réellement disponible.

Si vous utilisez un système de suivi des stocks, vous devriez voir peu ou pas d'écart. Mais il y a toujours de la place pour l'erreur humaine, en particulier pendant les cycles de ventes de pointe. Peut-être qu'une réexpédition de commande n'a pas été scannée ou qu'un nouveau stock n'a pas été scanné pendant l'agitation des fêtes. C'est toujours une bonne idée d'examiner manuellement l'inventaire, en particulier avant et après les grandes ventes , pour vous assurer que le décompte de vos stocks est exact.

Si vous n'automatisez pas votre gestion des stocks, envisagez d'utiliser Scanventory pour suivre les niveaux de stock dans votre boutique WooCommerce. Scanventory vous permet de générer des étiquettes de produits directement à partir de votre tableau de bord WordPress avec des codes QR uniques. Utilisez l'application mobile Scanventory pour numériser et modifier les détails des produits tels que les niveaux de stock, afin que chaque article soit automatiquement mis à jour sur votre site Web.

Si vous utilisez une société de logistique tierce (3PL) comme Shipwire pour entreposer et expédier vos produits, ou un service d'étiquetage comme ShipStation ou Shippo, l'utilisation de leurs extensions WooCommerce peut vous aider à automatiser votre gestion des stocks ainsi qu'à réduire le temps et les coûts associés. avec expédition.

3. Faites le point sur vos matériaux et fournitures

En plus de l'inventaire des produits, vous voudrez faire le point sur vos fournitures d'expédition et de bureau, ainsi que sur les matériaux de production. Après tout, ce n'est pas amusant d'être au milieu des commandes d'expédition et de découvrir que vous n'avez plus les bonnes boîtes.

Selon la taille de votre entreprise, vous voudrez peut-être envisager un système de gestion des stocks et des approvisionnements plus détaillé comme Megaventory. Non seulement vous êtes en mesure de gérer votre inventaire de produits, mais vous pouvez également gérer votre stock de fournitures d'expédition et de fabrication .

Megaventory dispose de toute une suite de fonctionnalités avancées que vous pouvez utiliser pour obtenir une gestion plus précise de la logistique de votre entreprise. Il vous permet de suivre les marchandises dans plusieurs entrepôts, les délais des fournisseurs, les coûts de fabrication, les bons de commande, etc.

4. Commander l'inventaire et les fournitures

Dès que vous maîtriserez l'inventaire et le stock d'approvisionnement, vous voudrez commencer à passer des commandes de nouveaux produits et matériaux. Si vous commandez des articles en provenance de Chine ou d'Asie du Sud-Est, gardez à l'esprit que la plupart des fabricants seront fermés pendant le Nouvel An chinois (également appelé Fête du Printemps). Vous voudrez également garder à l'esprit d'autres jours fériés si vous achetez dans le monde entier.

5. Faites de la place pour de nouveaux stocks avec les soldes après les fêtes

Vous avez donc mis à jour votre inventaire et commandé de nouveaux produits et fournitures. Vous devez maintenant faire de la place pour le nouveau stock qui arrivera au cours des prochaines semaines. Vous pouvez avoir des produits qui ne se sont pas très bien vendus, des restes d'articles spécifiques à la saison ou des articles volumineux que vous aimeriez déplacer de l'entrepôt.

Puisque vous aurez une image claire de vos niveaux de stock, vous pourrez décider de la meilleure façon de procéder à vos soldes après les fêtes. Voici quelques idées pour aider à vider l'inventaire :

• Offrez un pourcentage de réduction sur les articles en liquidation. Parfois, une simple remise de 50 % déplacera l'inventaire dispersé. Si vous vendez des aliments ou d'autres produits avec une date d'expiration, vous pouvez automatiquement les mettre en dédouanement avant leur expiration à l'aide du suivi des lots de produits et de l'expiration pour WooCommerce.
• Offrez une offre BOGO (buy-one-get-one) sur des produits spécifiques. Cette stratégie est particulièrement efficace pour les vêtements, les objets de collection, la décoration d'intérieur, le maquillage ou tout article dont un client peut vouloir des multiples.
• Créez des lots de produits à prix réduit . Par exemple, si certains articles sont souvent utilisés ensemble ou constituent un superbe coffret cadeau, pensez à proposer des lots de produits avec un prix réduit et/ou la livraison gratuite.
• Ajoutez des articles bon marché comme cadeaux gratuits dans les expéditions de commande. Envisagez d'envoyer un petit article gratuit lorsqu'un client passe une commande de grande valeur, que vous devez réexpédier un colis perdu ou que vous souhaitez remercier tout particulièrement un acheteur fidèle. Un petit extra peut grandement contribuer à inspirer de bonnes critiques et à encourager la fidélisation des clients tout en déchargeant les stocks à rotation lente ou en fin de cycle qui occupent un espace précieux sur les étagères.

6. Suivi des problèmes de service client en suspens

Vous souvenez-vous de tout ce que vous avez fait de nettoyage et d'organisation plus tôt ? J'espère que cela a résolu tous les mystères concernant les colis que vous pensiez expédiés mais qui n'ont pas réussi à parvenir au transporteur. Idéalement, vous avez également trouvé des composants manquants dans des commandes arrivées incomplètes. Assurez-vous de suivre ces problèmes et tout autre problème de service client en suspens dès que possible afin que vous puissiez commencer la nouvelle année avec une file d'attente de tickets d'assistance propre .

Si vous rencontrez des difficultés pour trouver, gérer et suivre tous vos tickets d'assistance, il est peut-être temps d'envisager la mise en œuvre d'un logiciel de gestion de la relation client (CRM). WooCommerce CRM by Jetpack est un outil CRM modulaire qui vous permet d' ajouter uniquement les fonctionnalités dont vous avez besoin , telles que Awesome Support, à votre tableau de bord. Suivez plus efficacement les tickets d'assistance et leur statut et gérez l'historique des conversations entre les acheteurs et le personnel pour une résolution plus efficace des tickets.

7. Identifier les forces et les faiblesses

Réunissez-vous avec votre équipe et passez du temps à parler de ce qui s'est bien passé pendant la ruée vers les soldes des Fêtes. Prenez des notes sur les produits, les fournitures, les stratégies et les processus qui ont fonctionné pour vous et vos employés. Ensuite, discutez des points à améliorer .

Y avait-il des articles qui n'étaient pas inclus dans les colis des clients en raison d'un manque de communication interne ? Réduisez les erreurs et les problèmes de service client avec WooCommerce après la commande. Cette extension vous permet d'ajouter des notes de commande spécifiques aux produits détaillant comment un article doit être emballé, si des matériaux supplémentaires doivent être inclus dans le colis et toute autre instruction unique. Lorsque l'entrepôt reçoit l'e-mail de notification de commande, il dispose de tous les détails dont il a besoin pour l'emballer et l'expédier correctement.

Avez-vous eu des difficultés à suivre les commandes expédiées séparément ? Parfois, les clients contactent et demandent qu'une partie d'une commande soit expédiée à une adresse différente. Vous pouvez également avoir des produits expédiés depuis différents endroits ou avoir des délais d'exécution uniques. Dans ces cas, l'extension Split Orders est pratique.

Avec les commandes fractionnées, vous pouvez joindre un numéro de suivi pour chaque envoi individuel et marquer cette partie de la commande comme terminée après la livraison. Pour les clients qui ont demandé que leur commande soit répartie entre deux adresses, vous pouvez traiter chacune séparément.

Votre équipe de service client s'est-elle retrouvée à répondre à plusieurs des mêmes questions ? Parfois, même si vous avez une page de questions fréquemment posées (FAQ) sur votre site Web, elle peut ne pas être exhaustive - ou les acheteurs peuvent ne pas la visiter pour trouver des réponses à leurs questions. Une fois que vos FAQ sont à jour, vous pouvez envisager d'ajouter des FAQ pertinentes directement aux pages de produits.

L'extension Product FAQs est un bon moyen d'améliorer l'expérience client et de réduire les tickets d'assistance client. Il vous donne la possibilité d'ajouter des FAQ de style accordéon à vos pages de produits.

8. Remerciez votre équipe et faites une pause !

Enfin et surtout, remerciez les personnes qui ont contribué au succès de votre cycle de vente des Fêtes . Si vous avez des employés ou des entrepreneurs, assurez-vous de montrer votre appréciation pour un travail bien fait. La précipitation des fêtes peut être stressante et quelques mots de reconnaissance, une prime ou un congé supplémentaire peuvent aider votre équipe à sentir que le travail acharné qu'elle a fourni est valorisé et respecté.

Que vous dirigiez une équipe ou que vous soyez une entreprise individuelle, n'oubliez pas de vous féliciter et de profiter de l'occasion pour prendre un peu de temps libre. Les propriétaires d'entreprise passent souvent beaucoup de temps à se soucier de demain, passant immédiatement à la tâche sans prendre de pause. Mais tout le monde a besoin de prendre le temps de se reposer, de se détendre et de se ressourcer , surtout après une saison de soldes chargée - et cela signifie vous aussi !