Concevoir un processus d'intégration client réussi

S'il semble qu'à chaque fois que vous engagez un nouveau client pour un projet, vous passez autant de temps à l'intégrer que vous travaillez réellement sur le projet, il est peut-être temps de commencer à penser à rationaliser cette partie de votre entreprise. Un processus d'intégration client bien développé est essentiel pour créer des relations durables, encourager les recommandations de nouveaux clients et vous faire gagner du temps, à vous et à votre équipe.

Pourquoi créer un processus d'intégration client

Il existe plusieurs raisons pour lesquelles un processus d'intégration client réussi est impératif pour le succès de votre entreprise :

• Il définit les attentes. Un processus bien conçu aide vos clients à comprendre comment le projet sera réalisé, ce dont ils ont besoin et quand rechercher des mises à jour de statut. Cela les aide également à se sentir plus à l'aise lorsqu'ils travaillent avec vous et votre équipe.
• Cela fait gagner du temps à votre entreprise. Un workflow d'intégration standardisé et automatisé vous fera gagner du temps, à vous et à votre client, à la fois au début du projet, mais également tout au long de sa durée. Lorsque les clients sauront à quoi s'attendre, ils auront moins de questions et ne ressentiront pas le besoin de vérifier constamment l'état de la production.
• Il améliore la fidélisation des clients. Vos revenus les plus fiables proviennent des clients existants. Lorsqu'un client embauche votre entreprise pour la première fois, il est important qu'il sache à quoi s'attendre, qu'il sache comment accéder à certaines informations et qu'il se sente soutenu tout au long de son expérience. Une bonne première expérience encouragera non seulement vos clients à continuer à travailler avec vous, mais les aidera également à devenir votre principale source de référence.
• Cela augmente les revenus globaux. Plus vous avez de clients de longue date, plus vos coûts d'acquisition diminuent au fil du temps. Si vos clients actuels et leurs références vous occupent, vous n'aurez pas besoin de consacrer autant d'heures ou d'argent à la publicité. Cela permet de maintenir vos revenus plus élevés et de réduire vos coûts de marketing.

Liste de vérification pour l'intégration des clients

Avant de décider comment structurer le processus d'intégration de votre client, définissez les informations dont vous et votre client avez besoin l'un de l'autre. Téléchargez cette liste de contrôle pratique des éléments que votre entreprise pourrait avoir besoin d'inclure lors du développement d'un flux de travail. Vos besoins peuvent différer, alors n'hésitez pas à personnaliser votre propre liste de contrôle.

Concevoir le processus d'intégration de votre client

Maintenant que vous avez déterminé quelles informations vous devez fournir à votre client et en recevoir, vous devez déterminer la meilleure méthode de transmission et de maintenance de ces informations et quels systèmes doivent être mis en place pour une -gérer l'expérience.

Créer des formulaires de sélection et d'inscription des clients

Selon la nature de votre entreprise, vous ne demanderez peut-être pas aux clients de payer les services à l'avance. Vous pouvez d'abord leur demander de remplir un questionnaire pour déterminer l'envergure de leur projet ou si les services que vous offrez correspondent ou non aux besoins du client.

Gravity Forms est un excellent outil pour créer des formulaires détaillés pour filtrer les clients. Vous pouvez concevoir des formulaires complexes qui incluent une option "enregistrer et continuer" afin que les utilisateurs puissent enregistrer leur progression et revenir pour remplir le formulaire ultérieurement. Il offre également la possibilité de télécharger des fichiers, afin que les clients potentiels puissent télécharger des documents ou des photos pour aider à clarifier la portée de leur projet. Par exemple, si vous peignez une aquarelle personnalisée d'une maison, le client devra peut-être télécharger une photo de la maison afin que vous puissiez lui donner un devis.

Une fois que vous avez déterminé que le projet d'un client vous convient, vous souhaiterez configurer son compte. Si vous avez besoin qu'un client achète un produit pour commencer à utiliser vos services, vous pouvez inclure votre questionnaire d'intégration directement sur la page du produit à l'aide des modules complémentaires de produit Gravity Forms.

Si vous avez besoin qu'un client s'inscrive sur votre site avant de payer pour un service, vous pouvez collecter des informations détaillées avec les champs d'enregistrement utilisateur personnalisés pour WooCommerce. Toutes les données que vous collectez seront disponibles pour votre client sur sa page de compte et les informations qu'il a soumises seront incluses dans son profil d'utilisateur.

Simplifiez le processus de paiement

Si vous avez ajouté des champs de formulaire supplémentaires à vos produits ou si vous avez besoin d'un long enregistrement, vous voudrez pousser encore plus la simplicité et l'efficacité de votre paiement. Essayez de garder votre paiement simple et sans distraction afin que votre client ne soit pas frustré. Certaines choses que vous pouvez faire pour rationaliser le processus incluent :

• Supprimez les distractions. Éliminez les widgets de navigation et de barre latérale afin que votre client reste concentré et ne s'égare pas pour rechercher d'autres produits.
• Utilisez WooCommerce One Page Checkout . Si vous êtes une entreprise axée sur les services, il est probable que vos clients n'achètent qu'un seul produit à la fois. Leur offrir la possibilité de payer directement sur la page du produit peut vous aider à conclure vos ventes plus rapidement et à offrir une meilleure expérience.
• Offrez plusieurs options de paiement. Laissez les clients choisir un mode de paiement pratique. Avec WooCommerce Payments, vous pouvez accepter des paiements dans plusieurs devises et même proposer des méthodes populaires comme Apple Pay, giropay et Sofort.
  

En savoir plus sur l'optimisation de votre paiement.

Créer un portail client sécurisé

Maintenant que votre client s'est inscrit sur votre site, vous devez vous assurer qu'il a accès à tout ce dont il a besoin et qu'il dispose également des outils nécessaires pour vous fournir toutes les informations dont votre équipe a besoin. Un portail client sécurisé est un excellent moyen de conserver les informations sensibles au même endroit tout en offrant un accès sécurisé à tout ce dont vous aurez besoin pour travailler ensemble.

À l'aide d'outils tels que WooCommerce Memberships et Gravity Forms, vous pouvez créer un portail sécurisé qui permet à vos clients de gérer leurs informations de paiement, de télécharger des fichiers importants et de remplir des formulaires et des enquêtes supplémentaires. Vous pouvez également restreindre l'accès à certains produits, ressources et contenus en fonction des niveaux d'adhésion.

Si vous utilisez l'extension Custom User Registration Fields for WooCommerce, vous pouvez attribuer un rôle d'adhésion à vos clients lors de leur inscription et restreindre l'accès à certains contenus jusqu'à ce qu'ils soient passés à un produit d'abonnement payant.

Facilitez les paiements avec les abonnements

Si vous utilisez les abonnements WooCommerce dans le cadre de la création de votre portail client, vous pouvez les combiner avec les abonnements WooCommerce pour activer des fonctionnalités pratiques telles que les paiements récurrents automatiques. Ceci est particulièrement utile pour les clients qui peuvent payer chaque semaine ou chaque mois pour vos services.

Avec les adhésions et les abonnements WooCommerce, vous pouvez :

• Créer des plans de paiement automatisés
• Offrir des essais gratuits
• Autoriser les clients à suspendre leurs propres abonnements
• Laissez les clients mettre à niveau ou rétrograder leur abonnement
• Adhésions au prorata lorsque les clients mettent à niveau ou rétrogradent les services

Créer un package de bienvenue client

Créez une série d'e-mails et de documents qui initient votre client à travailler avec vous. Un e-mail d'introduction peut décrire toutes les informations juridiques et financières dont vous aurez besoin de votre client. Vous pouvez également demander des informations spécifiques au projet telles que les directives de la marque ou envoyer un questionnaire qui aide à définir plus précisément la portée du projet. Ou fournissez des détails sur vos heures d'ouverture, les outils collaboratifs que vous utilisez avec vos clients et comment y accéder, et d'autres informations importantes.

AutomateWoo peut vous aider à déployer un package de bienvenue qui facilitera l'intégration. En plus d'envoyer votre série standard d'e-mails comme décrit ci-dessus, vous pouvez également :

• Suggérer d'autres services : envoyez automatiquement des e-mails aux clients suggérant d'autres services qui pourraient les intéresser en fonction de ce qu'ils ont déjà acheté.
• Envoyer des notifications par SMS : envoyez des notifications par SMS à vos clients après un achat.
• Fournir des notifications d'expiration de carte : Alertez les clients des prochaines dates d'expiration des cartes de crédit ou de débit pour les cartes qu'ils ont enregistrées sur leur compte. Cela peut réduire les paiements échoués et le travail supplémentaire du service client.

Inscrivez vos clients à un programme de parrainage : obtenez plus de clients avec moins de travail de marketing en encourageant les parrainages. Offrez des incitations avec le module complémentaire Refer A Friend d'AutomateWoo.

Une fois que vous avez intégré votre client, vous pouvez utiliser ces mêmes outils et systèmes pour encourager la rétention. Offrez-leur des services supplémentaires, suggérez-leur de nouveaux services lorsqu'ils approchent de la fin d'un projet ou d'une période d'adhésion, et offrez-leur des incitations pour envoyer de nouveaux clients vers vous.

Une fois que votre processus est configuré et automatisé, cela ne signifie pas pour autant que vous pouvez simplement vous détendre. Bien que de bons systèmes rendent votre flux de travail plus efficace, vous devrez les affiner au fil du temps. Passez en revue votre processus d'intégration de temps en temps et améliorez-en certains aspects en fonction des commentaires des clients et des changements apportés à votre entreprise. Un processus d'intégration réussi est non seulement bien planifié au départ, mais qui évolue au fil du temps pour mieux servir vos clients et votre entreprise.