Choisir la bonne solution d'hébergement de messagerie pour vos besoins commerciaux

La communication d'entreprise ne peut exister sans e-mail, car c'est l'un des principaux moyens de communication dans le monde moderne. Il sous-tend toutes les formes de communication avec les clients, la coopération interne au sein de l'équipe et tous les contrats, rapports et livraisons de factures. Dans un monde où le temps et la fiabilité sont des facteurs essentiels dans l'environnement commercial, le choix du service d'hébergement par e-mail n'est pas simplement un luxe mais plutôt une nécessité. Cependant, de nombreux services sont disponibles aujourd'hui, de l'hébergement partagé à l'hébergement cloud haut de gamme, et vous pouvez être confus sur lequel choisir.

Ce guide fournit un aperçu de l'hébergement des e-mails, le type de solutions qui existent sur le marché et décrit les paramètres à considérer lors de la sélection d'une option appropriée pour votre entreprise.

Qu'est-ce que l'hébergement par e-mail?

L'hébergement par e-mail est un service spécifique qui traite des serveurs de messagerie et propose des solutions de messagerie axées sur les entreprises ou les entreprises. Contrairement à des services d'hébergement de messagerie gratuits comme Gmail ou Yahoo, l'hébergement de courriels avancé fournit l'hébergement de domaine, les mesures de sécurité, la meilleure livraison et le support client. Ces capacités en font une excellente solution pour toute organisation qui recherche des moyens de communication professionnels, sécurisés et fiables. Cependant, l'évaluation de la délivrabilité par e-mail actuelle est cruciale pour garantir que vos messages atteignent les boîtes de réception des destinataires prévus.

Types de solutions d'hébergement par e-mail

La première étape dans la sélection du bon hébergement de courriels consiste à identifier les types de services offerts, car beaucoup sont conçus pour répondre à divers exigences commerciales, infrastructures informatiques et coûts. Voici les options les plus préférées et ce qu'ils incluent:

E-mail d'hébergement partagé

Ceci est généralement inclus dans les plans d'hébergement Web et est relativement moins cher pour les petites entreprises qui viennent de commencer. Il est très simple à utiliser et à gérer; Cependant, il n'est pas très polyvalent, a moins d'espace de stockage et est moins fiable en raison du service d'hébergement partagé.

Hébergement de courriels dédié

Pour ceux qui ont besoin de plus de contrôle et de meilleures performances, un hébergement de messagerie dédié fournit un serveur distinct pour l'e-mail uniquement. Cela améliore les problèmes précédents de la disponibilité, de la sécurité et de la personnalisation du site Web, mais peut être très coûteux par rapport à l'hébergement partagé et a des complications de gestion que la première.

Hébergement de courriels basé sur le cloud

Le logiciel en tant que service dans cette catégorie comprend Google Workspace et Microsoft 365, entre autres; Il convient parfaitement au modèle commercial, il est flexible et évolutif, et les fonctionnalités avancées le rendent attrayant. Certains outils incluent le calendrier, le stockage et la collaboration, ce qui rend la plate-forme idéale pour toute équipe. L'inconvénient est qu'il est livré avec des frais d'abonnement mensuels, qui peuvent être coûteux s'ils sont payés chaque mois.

E-mail auto-hébergé

Pour les organisations qui nécessitent une autonomie complète sur leur système de messagerie, l'auto-hébergement est possible. Il donne un contrôle complet des données et de la flexibilité de l'utilisation, mais l'entreprise est seul responsable de la configuration, de la gestion et de la sécurité, ce qui peut nécessiter le personnel informatique.

Facteurs à considérer lors du choix de votre fournisseur de messagerie

Choisir le bon fournisseur de services d'hébergement de messagerie est très important pour toute entreprise. Vous trouverez ci-dessous certains des facteurs que l'on devrait prendre en considération lors de la sélection d'un fournisseur d'hébergement par e-mail:

Sécurité des e-mails garantis

Les e-mails commerciaux sont généralement écrits pour transmettre des informations commerciales, et toute fuite de ces informations peut entraîner une perte financière, opérationnelle ou même de réputation. Lors de la note de la sécurité d'un fournisseur d'hébergement de courriels particulier, les trois principales choses à considérer sont le cryptage de bout en bout, l'authentification à deux facteurs et les contrôles de confidentialité des données. Cela garantira la sécurité de votre communication et évitera toute intrusion tierce.

Garantie de disponibilité au moins 99%

Le courrier électronique est l'un des moyens les plus importants de communication d'entreprise, et toute interruption de ce service n'est pas souhaitable. Votre service d'hébergement par e-mail doit garantir une disponibilité d'au moins 99,99% afin que les e-mails soient facilement récupérables. Choisissez des fournisseurs avec plusieurs centres de données afin que si un système est en panne, l'autre peut prendre le relais sans affecter le service.

Accès par e-mail à tout moment, n'importe où

Dans le monde actuel, et en particulier pour les entités commerciales, l'accès aux e-mails ne doit pas être limité aux locaux commerciaux. Toute votre hébergement de courriels doit offrir un accès via un smartphone, une tablette ou tout autre appareil, et à tout moment à tout moment. Quel que soit le paramètre, votre e-mail doit être réalisable pour que les entreprises se produisent normalement.

Compatibilité

Votre service de messagerie doit être compatible avec les systèmes d'exploitation les plus utilisés (iOS, Windows, Linux, Android) et les applications commerciales (Microsoft Outlook, Thunderbird). En outre, la compatibilité avec d'autres applications telles que Microsoft Office 365 ou Google G-suite est cruciale pour les entreprises qui utilisent ces outils pour leur travail.

Facilité d'administration et d'opérations

L'aspect le plus crucial pour éviter d'ajouter plus de travail administratif est de rendre l'interface aussi conviviale que possible. Votre hébergement par e-mail devrait vous permettre de créer et de supprimer des comptes d'utilisateurs, de modifier les mots de passe, de configurer les réponses automobiles et de filtrer les messages pour diverses boîtes aux lettres. Pour les grandes organisations, les portails administratifs devraient permettre une création, une suppression et une gestion faciles des utilisateurs et leur accès au portail pour faciliter le travail des services informatiques.

Stockage et évolutivité optimaux

L'hébergement par e-mail commercial nécessite un espace de stockage adéquat et surtout à mesure que l'entreprise se développe. Cela signifie que vous avez besoin d'un fournisseur qui fournira suffisamment d'espace de boîte aux lettres pour tous les utilisateurs de l'organisation, et en même temps, devrait être suffisamment flexible pour s'adapter au nombre croissant d'utilisateurs. N'allez pas pour les fournisseurs qui prétendent offrir un spac illimité, car cela est normalement associé à certaines restrictions. Malheureusement, il faut éviter les plans de stockage cachés qui peuvent être bénéfiques ces jours-ci tout en limitant la capacité de se développer à l'avenir.

Flexibilité et rentabilité

Dans toute entreprise, en particulier une jeune entreprise, les prix et la flexibilité des services sont cruciaux. Les services d'un bon fournisseur d'hébergement de courriels doivent être flexibles, les options pour que le client commence par un petit paquet et grandisse. Dans les grandes organisations, il est possible d'économiser une somme d'argent considérable en raison de la flexibilité de la procédure, par opposition à l'approche générale.

La sélection du meilleur fournisseur de services d'hébergement de messagerie est très importante et doit être effectuée en fonction des besoins de votre entreprise. Selon que la principale préoccupation soit la sécurité, le prix ou la compatibilité avec d'autres programmes, il existe un hébergement par e-mail approprié pour chaque entreprise. Passez du temps et des efforts dans la lecture de critiques, en comparant le coût et en considérant les fonctionnalités importantes de votre entreprise.