Avantages du logiciel de gestion du temps pour augmenter la productivité de l'équipe

La croyance que le suivi du temps nous rendra plus lents au lieu de le rendre plus rapide n'est rien d'autre qu'une erreur. Dans le monde réel, le suivi du temps vous permet de mesurer votre rythme de travail, de vous adapter aux délais et de vous mettre constamment au défi de surpasser vos performances professionnelles précédentes. À l'ère numérique, le bon suivi du temps nécessite un logiciel de nos jours. Et il existe un certain nombre d'avantages notables du logiciel de gestion du temps dont nous allons discuter dans l'article d'aujourd'hui.

Du tout début à la fin d'un projet, vous rencontrerez des scénarios courants tels que "Combien d'heures avons-nous besoin pour réaliser ce projet ?", "Quel employé peut le faire plus rapidement ?", "Qui est le plus qualifié pour déléguer une tâche ?", "Comment améliorer mes devis et devis ?" et beaucoup plus.

Alors tenez-vous bien pour découvrir comment les avantages d'un logiciel de gestion du temps peuvent vous aider à faire avancer les choses et à tirer le meilleur parti de votre temps. Apprenez également à hiérarchiser les tâches, à gérer vos projets et à augmenter votre productivité grâce à un processus de gestion du temps approprié.

Importance de la gestion du temps dans les projets pour les entreprises

Dans de nombreuses entreprises, nous constatons souvent que les projets ne sont pas terminés à temps. C'est uniquement parce qu'ils n'ont pas mis en place un processus de gestion du temps approprié. Plus essentiellement, ils ne réalisent même pas l'importance de la gestion du temps dans les affaires. Voici donc les facteurs qui rendent la gestion du temps si importante.

La gestion du temps vous permet de :

• Apprenez à gérer votre temps et vos ressources plus efficacement pour augmenter la productivité et accomplir plus de travail.
• Réaliser les projets dans les délais et dans les limites du budget
• Visualisez et contrôlez l'état du projet
• Prévoir les futurs calendriers et ressources du projet
• Les chefs de projet pour avoir un contrôle étroit du temps et des dépenses
• Gérez votre temps tout en travaillant sur des projets afin de travailler plus efficacement

Quels sont les principaux avantages d'un logiciel de gestion du temps ou de suivi ?

Comme nous gérons notre entreprise avec une solution de suivi du temps, nous avons trouvé les facteurs suivants, tirés de notre expérience, utiles.

Pousser les employés à respecter les délais pressants

Si vos employés utilisent un logiciel de gestion du temps, ils peuvent voir l'état de leurs tâches à partir du tableau de bord du logiciel ou des listes de tâches. Cela les incitera à soumettre leur tâche déléguée en temps voulu.

Aider vos coéquipiers à sauter sur les tâches prioritaires

C'est un phénomène assez courant qu'après avoir terminé une certaine tâche, vos employés ne puissent pas déterminer sur quelle tâche ils doivent se concentrer ou commencer. C'est exactement là qu'un outil de suivi du temps vient à la rescousse. Avec cela, ils peuvent non seulement voir les tâches suivantes, mais aussi voir le niveau de priorité (faible, moyen et élevé) d'une tâche. Ainsi, un employé peut évaluer son temps pour les tâches qui lui sont assignées et peut passer à la tâche suivante qui nécessite une priorité plus élevée.

Améliorer les devis et les estimations pour une relation solide avec les clients

Le suivi du temps passé sur chaque élément de votre projet vous permettra de générer des rapports sur différents types de tâches à accomplir. Sur la base de ce rapport, vous pouvez facilement formuler vos hypothèses et ainsi estimer le temps nécessaire pour terminer un projet en fournissant des devis améliorés à vos clients.

Mesurer avec précision les heures facturables

Si votre équipe prend inutilement beaucoup de temps pour terminer un certain projet ou une série de tâches, facturer vos clients en fonction de ce temps ne donnera pas de bons résultats. Votre client peut perdre confiance en vous car il pourrait penser que vous lui facturez plus que ce que vous méritez. Par conséquent, vous devez identifier et réduire les heures non facturables.

La bonne nouvelle est que si vous continuez à mesurer correctement vos tâches, vous pouvez facturer votre client en fonction du temps et du travail nets effectués par toute votre équipe.

Éviter le « fluage des exigences »

Le manque de bonne définition, de bonne documentation et de contrôle peut vous conduire au problème de fluage des fonctionnalités qui peut progressivement s'aggraver avec le temps. En plus de cela, la dérive de la portée fonctionne comme un backlog de votre projet.

Selon l'enquête Pulse of the Profession 2018 de PMI, 52 % des projets ont connu des problèmes de dérive de contenu.

Comme vous suivrez le temps pour chacune des tâches, il sera plus facile pour votre client de comprendre le fait qu'il ne faut pas augmenter les exigences.

Payer les pigistes ou les entrepreneurs pour ce qu'ils méritent vraiment

Avec une solution de suivi du temps, vous pouvez suivre le temps de travail total de vos sous-traitants ou indépendants. Cela garantit que vous les payez pour ce qu'ils méritent vraiment ou pour ce qu'ils ont réellement fait. Cela peut être mis en œuvre de la même manière que votre personnel remplit les feuilles de temps dans le même système de suivi du temps.

Surveillance de l'état de toutes les tâches à la fois

Lorsque vous gérez différents projets à la fois, il devient très difficile de connaître l'état d'une tâche à la demande. Vous sentirez que les tâches arrivent sur votre chemin et s'écartent progressivement de votre chemin.

Cependant, avec les options de recherche avancées, il vous suffira de mettre le nom d'une certaine tâche ou le nom de l'utilisateur associé à la tâche dans la barre de recherche et d'appuyer sur le bouton Entrée pour récupérer une tâche perdue à votre façon. De plus, un outil de suivi du temps avec un tableau de bord dédié vous aidera à avoir une vue d'ensemble de toutes les tâches de tous les projets.

Amélioration des calendriers de projet à un calendrier plus réaliste

Peu importe à quel point vous êtes habile et expérimenté pour estimer correctement les calendriers de votre projet, il y aura toujours une incertitude pour terminer un travail dans un délai spécifié. Si vous ne soumettez pas vos projets dans le délai imparti, votre client vous considérera comme "non professionnel".

D'autre part, si vous disposez de suffisamment de données sur des projets ou des tâches déjà achevés, vous pouvez déterminer le temps prévu pour terminer un projet et ainsi définir des calendriers de projet sur un laps de temps plus réaliste devient plus facile pour vous.

Obtenir l'opportunité de comparer des projets et d'améliorer l'efficacité

Avec l'historique des données passées des projets déjà réalisés, vous pouvez comparer vos projets actuellement terminés afin de pouvoir mesurer si vous prenez le même temps ou moins. Cela ouvrira sûrement la voie pour vous mettre au défi avec toute votre équipe de faire la même tâche en moins de temps.

Contourner les problèmes de surcharge

Lorsqu'ils se voient confier des tâches, un bon nombre de personnes les prennent de bon cœur - c'est parce que ces personnes aiment aider les autres. Mais au fil du temps, ces tâches s'alignent devant eux et il devient vraiment difficile de les terminer complètement. En suivant correctement le temps, vous pouvez détecter qui prend plus de temps pour exécuter des tâches et identifier s'ils sont accablés par une surcharge de tâches.

Récompenser les coéquipiers efficaces

Si vous suivez le temps exact pris par un certain coéquipier pour accomplir une série particulière de tâches et si vous observez qu'il a atteint ses objectifs et effectué un travail supplémentaire, il est temps de récompenser cette personne. Cette incitation le motivera à faire mieux à l'avenir.

Transformez votre travail au maximum avec le meilleur logiciel de gestion du temps

J'espère que vous avez noté ces incroyables avantages du logiciel de gestion du temps. Nous espérons que ces avantages vous inciteront certainement à obtenir un logiciel de gestion ou de suivi du temps efficace pour votre équipe, car pour certaines industries, il est obligatoire de mesurer les heures de travail de vos employés à des fins de reporting et de conformité. Et en regardant les avantages, il est évident que l'utilisation d'un logiciel de gestion du temps vous donnera un bond en avant par rapport à vos concurrents.

En plus de cela, un outil de suivi du temps en ligne vous libérera à travers l'univers puisque vous pouvez accéder à votre tableau de bord à tout moment avec juste la connectivité Internet à partir de n'importe quel type d'appareil. C'est pourquoi vous avez besoin d'un logiciel de suivi ou de gestion du temps fiable et puissant, capable de booster l'efficacité des efforts de vos équipes.

L'un de ces outils robustes est WP Project Manager , qui vous aide non seulement à gérer efficacement vos tâches et celles de votre équipe, mais également à suivre le temps de tous les projets pour vous assurer que vous ou votre équipe ne dépassez pas la date limite. Donc, si vous avez du mal à gérer ou à suivre le temps de votre projet ou d'un membre de l'équipe en particulier, cet outil peut certainement faire la différence dans la gestion du temps des tâches.

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