5 meilleures pratiques pour la comptabilité WooCommerce avec avantages et meilleurs outils

Pour faire des affaires sur la plateforme WordPress, WooCommerce est l'une des meilleures solutions de commerce électronique disponibles. Il est livré avec un outil intégré pour collecter des statistiques commerciales précises et des données transactionnelles. Ce qui peut être bénéfique pour la tenue de vos dossiers comptables et financiers WooCommerce.

Cependant, comprendre ces données et les transformer en un enregistrement comptable peut être délicat. Parfois, de nombreux propriétaires d'entreprise ne comprennent même pas les informations qu'ils reçoivent.

Ainsi, dans ce blog, nous allons vous montrer comment la comptabilité WooCommerce aide votre entreprise, comment l'utiliser avec les meilleures pratiques du secteur et des suggestions pour les outils requis.

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Comment le système de comptabilité WooCommerce peut profiter aux entreprises en ligne

Sans rapports comptables appropriés, vous pourriez être incapable d'évaluer les dossiers financiers et les flux de trésorerie. Par conséquent, sans comprendre ces enregistrements et rapports, vous ne pourrez pas prendre de décisions commerciales appropriées.

Pour suivre vos revenus et vos dépenses, le système de comptabilité WooCommerce conserve des procédures comptables intégrées et stables qui peuvent être facilement comprises même par des non-comptables.

Avec l'aide de ces rapports et données, les propriétaires d'entreprise peuvent facilement créer des rapports comptables essentiels et prendre les bonnes décisions chaque fois que nécessaire.

Eh bien, obtenons un peu de détails sur le plugin WooCommerce lui-même et découvrons comment sa fonction de comptabilité permet de rationaliser vos données financières.

Dans le plugin WooCommerce, si vous allez dans WooCommerce > Rapports , vous pouvez trouver 4 types de rapports. Ils peuvent être classés comme -

1. Ordres
2. Clients
3. Stocker
4. Impôts

Ordres

Dans cet onglet des rapports WooCommerce, vous pouvez obtenir des rapports sur les revenus basés sur les ventes par date, les ventes par produit, les ventes par catégorie, les coupons par date et les téléchargements des clients.

D'après les noms, vous pouvez facilement comprendre ce qu'ils signifient -

• Les ventes par date visualisent un aperçu des revenus générés par les ventes.
• À partir de Ventes par produit, vous pouvez obtenir un aperçu de vos données de vente.
• À partir de Produits et catégories, vous pouvez trouver vos produits et catégories les plus vendus.
• Coupon par date affiche les coupons les plus populaires utilisés par vos clients.
• Les téléchargements client indiquent quels produits/services téléchargeables sont commandés.

Clients

L'onglet Clients vous permet d'afficher les rapports pour - Clients par rapport aux invités et Liste des clients. Il existe une option pour trier ces données par année, mois dernier, ce mois-ci, 7 derniers jours et date personnalisée.

Clients vs Invités affiche les rapports des utilisateurs payants qui s'inscrivent sur votre site Web par rapport aux utilisateurs invités. La liste des clients n'affiche que les utilisateurs enregistrés. Il existe également une option pour rechercher des clients spécifiques.

Stocker

Dans cet onglet des rapports WooCommerce, l'administrateur peut accéder aux données sur l'inventaire des produits/services. Il affiche la liste des produits en stock faible, en rupture de stock et les plus stockés.

Impôts

L'onglet Taxes vous permet d'accéder aux rapports Taxes par code (état) et Taxes par date. par année, mois dernier, ce mois-ci et dates personnalisées.

Avec toutes ces informations sur les ventes, l'utilisation des coupons, le taux d'imposition, le montant des stocks et les données client, il peut être beaucoup plus facile de générer des données comptables appropriées pour représenter les affaires. WooCommerce vous permet d'exporter ces données pour vous aider dans vos efforts de comptabilité.

Meilleures pratiques pour la comptabilité WooCommerce

WooCommerce vous fournit de nombreuses données pour vous frayer un chemin dans le traitement, l'analyse et la synthèse des ventes. Ainsi, vous pouvez suivre efficacement votre entreprise avec des données comptables appropriées.

Mais ces types de suivi des données ou d'analyse des statistiques comptables nécessitent un processus complexe. Ces tâches prendront beaucoup de temps, sauf si vous êtes un comptable agréé. Cela signifie que vous aurez moins de temps pour vous concentrer sur votre entreprise.

Si vous suivez les meilleures pratiques que de nombreux leaders de l'industrie connaissent, l'exécution de ces tâches peut devenir beaucoup plus facile qu'auparavant.

Nous avons soigneusement sélectionné 5 des meilleures pratiques pour la comptabilité WooCommerce. Plongeons dedans -

1. Liez WooCommerce au plugin de comptabilité WordPress

Vous pourriez penser : « N'est-il pas possible que WooCommerce s'occupe de tout l'aspect de la comptabilité de mon entreprise ? Je peux m'occuper de mon entreprise simplement en vérifiant les statistiques de WooCommerce.

Il est tout à fait compréhensible de penser de cette façon, mais vous devez vous rappeler que l'objectif principal de WooCommerce est de gérer le processus de commerce électronique. Bien qu'il fournisse des informations importantes pour la comptabilité, pour rapporter correctement les données, vous pourriez être confronté à des inexactitudes.

Ces enregistrements inexacts peuvent nuire considérablement à votre entreprise. Si vous n'êtes pas comptable, il est plus probable que la tenue des registres des transactions prenne une grande partie de votre temps.

Ce temps peut être mieux utilisé pour aider votre entreprise à se développer et à se concentrer sur d'autres secteurs. Pour utiliser vos données, votre temps et vos efforts, un bon plugin de comptabilité WordPress peut augmenter l'efficacité de votre comptabilité ! Voici quelques-uns des meilleurs plugins de comptabilité WP disponibles -

• Comptabilité WP ERP
• CBX Comptabilité et tenue de livres
• Synchronisation QuickBooks pour WooCommerce
• Coût des biens

Vous pourriez penser que ces plugins sont coûteux. En réalité, ces plugins sont moins chers que de nombreuses extensions de comptabilité WooCommerce disponibles. Par exemple, le module WP ERP Accounting démarre pour aussi peu que 12,99 $/mois !

Vous pouvez utiliser ces plugins pour vous intégrer à votre site Web. Les données peuvent être importées et mises à jour automatiquement si vous configurez Workflow Automation. Vous n'avez même pas à vous soucier de la saisie manuelle des éléments. Il n'y a pas non plus de risque d'erreur humaine lors de la saisie de données ou d'éventuelles informations manquantes.

2. Configurer les règles fiscales

La configuration et la gestion des tâches liées à la fiscalité sont les tâches les plus complexes mais les plus importantes en comptabilité. La fiscalité est une partie vitale de toute entreprise, mais c'est la partie qui donne aux propriétaires l'expérience la plus douloureuse.

De nombreuses entreprises ne parviennent pas à configurer les taxes avec précision. Ce qui est compréhensible. Disons que vous faites des affaires en Californie, aux États-Unis. Vous avez paramétré la taxe en fonction de votre état. Mais lorsque vous effectuez une vente en Floride, vous trouverez un rapport comptable très différent en raison des taux d'imposition variables en Floride.

Ainsi, lorsque vous installez votre boutique, il est important de configurer et de configurer les taxes afin que vous n'ayez pas à faire face à des problèmes pendant la saison des impôts. Si vous utilisez des plugins supplémentaires, cela devient beaucoup plus facile car ils ont un système intégré pour les configurations fiscales.

Si vous souhaitez le faire à partir de WooCommerce, vous pouvez explorer tout un document sur la configuration de configurations fiscales spécifiques dans WooCommerce !

3. Utilisez un meilleur processus de gestion des stocks

Une bonne gestion des stocks peut vous faire gagner du temps, des produits et des efforts de comptabilité. Beaucoup de choses peuvent arriver dans l'inventaire. Les produits peuvent être endommagés ou expirer. Ces situations signifient une perte pour votre entreprise. Il est donc nécessaire de garder une trace de tous les produits et de leur localisation.

Si vous ne gardez pas une trace de votre inventaire, de votre dépréciation ou de vos pertes liées à des dommages aux produits dans vos rapports comptables, vous n'obtiendrez pas une prévision précise de votre entreprise.

Bien que WooCommerce garde une trace de vos stocks, il n'y a aucun moyen de trouver un véritable rapport monétaire sur ces produits stockés. Il est donc préférable d'utiliser un plugin de comptabilité pour vous aider à mieux suivre votre inventaire.

4. Générer des rapports comptables importants

Vous pouvez obtenir des données et des informations importantes de WooCommerce, mais les rapporter du point de vue du terme comptable est une tâche difficile. Vous devrez peut-être générer de nombreux rapports importants tels que -

• Rapport de croissance
• Rapport de retour des ventes
• Rapport de retour d'achat
• Rapport de TVA sur les achats
• Balance de vérification
• Rapport de grand livre
• Bilan, et bien d'autres

À partir des rapports WooCommerce, vous pouvez exporter des données sur les ventes génériques et
Rapport fiscal, mais vous n'obtiendrez pas les rapports mentionnés ci-dessus. Donc, encore une fois, nous vous suggérons d'intégrer un système de comptabilité pour votre site WooCommerce.

5. Maintenir un flux de travail automatisé pour les tâches répétées

Lorsque nous saisissons des données manuellement, il est normal de faire des erreurs. Pour la comptabilité, ces erreurs peuvent avoir un coût élevé. Il est donc important de vous assurer que vous saisissez les données avec précision. Pour éviter cela, vous pouvez mettre en place un workflow d'automatisation.

Il existe de nombreux outils pour vous aider à maintenir un flux de travail automatisé pour le processus comptable.

Malheureusement, il existe très peu d'automatisation dans WooCommerce. Par exemple, chaque fois que vous recevez une nouvelle commande sur votre site, WooCommerce enverra un e-mail automatisé à votre e-mail administrateur. Ces e-mails sont très simples et peu de détails sont donnés.

Mais ne vous inquiétez pas. Vous pouvez résoudre ce problème en ajoutant une extension WooCommerce qui prend en charge les modules de comptabilité pour faire le travail.

La bonne nouvelle est que des outils robustes comme WP ERP, AutomateWoo, Quickbooks, HubSpot, etc. font partie des meilleures solutions que vous pouvez rechercher. Parce que ces outils vous permettent d'automatiser tout en préservant l'exactitude de vos dossiers financiers.

L'automatisation offre de plus grandes opportunités car elle permet de réduire les tâches transactionnelles et routinières telles que la saisie de données, la comptabilité et le travail de conformité. Avec l'aide de plugins comme WP ERP, vous pouvez facilement configurer cette automatisation en une minute !

Comment le module de comptabilité de WP ERP peut aider à atteindre les meilleures pratiques

La plupart des meilleures pratiques que nous avons mentionnées jusqu'à présent peuvent être réalisables avec un plugin tiers. Nous avons également mentionné de nombreux plugins, mais parmi tous ceux-ci, WP ERP se démarque des autres. Voici comment vous pouvez réaliser tout cela avec le module de comptabilité de WP ERP -

1. Intégration facile avec WooCommerce

WP ERP a une extension complète pour WooCommerce. Avec l'extension WooCommerce Integration, les propriétaires d'entreprise peuvent intégrer leur site à WP ERP.

Une fois l'intégration terminée, vous pouvez synchroniser toutes les données et commandes de vos clients. Votre aperçu des ventes est à votre disposition avec les détails de vos données woocommerce. Vous pouvez même vérifier qui a acheté moins ou plus qu'un montant spécifique.

2. Configuration des règles fiscales

Le module de comptabilité de WP ERP a des zones fiscales, des catégories fiscales et des agences fiscales intégrées pour une configuration fiscale facile. Si vous êtes bloqué, ils vous aideront avec une documentation et une assistance complètes.

Vous pouvez même obtenir les rapports nécessaires tels que les rapports de taxe de vente et les rapports de TVA d'achat automatiquement !

3. Gestion des stocks

WP ERP a son extension Inventory pour vous aider à mieux suivre votre stock que WooCommerce.

Vous pouvez obtenir des données importantes telles que les stocks d'inventaire, les transactions d'inventaire, les catégories de produits, les catégories de taxes et même les dates des fournisseurs si elles sont disponibles sur votre site. Vous pouvez même générer automatiquement des rapports détaillés d'un simple clic sur un bouton.

4. Générez des rapports importants :

La gestion ou la génération de nouveaux rapports à partir de zéro est une tâche difficile, même pour les professionnels. La double vérification de l'exactitude ou le maintien du bon format peut être un processus complexe.

Avec WP ERP, ces rapports peuvent être facilement générés en un clic.
Vous pouvez générer des rapports comme -

• Balance de vérification
• Rapport de grand livre
• releve de revenue
• Taxe de vente
• Bilan
• Rapport de retours
• Rapport des ventes
• Rapport d'achat
• Remboursements

5. Automatisation du flux de travail comptable important

Pour montrer comment WP ERP aide à l'automatisation, dessinons un scénario de cas -
Chaque fois qu'un client achète vos produits ou services, vous devez lui fournir une facture. Faire cela manuellement à chaque fois peut être un gros problème, aussi simple que cela puisse paraître.

Avec l'extension Workflow de WP ERP, vous pouvez automatiser l'ensemble de ce processus. Tout ce que vous avez à faire est ce qui suit -

• Allez dans Workflow pour sélectionner le nom de votre automatisation et le temps de retard.
• Après cela, modifiez vos options de déclenchement. Dans ce cas, vous devez sélectionner le module Comptabilité. L'événement sera une "vente ajoutée".
• Vous aurez maintenant 4 options d'action, à partir desquelles vous devez sélectionner l'action de facturation. Rédigez l'e-mail et sélectionnez à quoi ressemblera votre facture.

C'est ça. Vous pouvez créer un flux de travail d'automatisation comme ça. Après avoir activé l'automatisation, vous n'aurez plus jamais à vous soucier de l'envoi manuel des factures. Ce n'était qu'un exemple parmi de nombreux cas d'utilisation.

Points à retenir critiques pour la comptabilité WooCommerce

En résumé, la configuration correcte de vos systèmes de comptabilité WooCommerce peut vous aider à créer une entreprise plus durable et plus rentable. Lorsque vous comprenez les flux financiers de votre entreprise, vous pouvez prendre des mesures précises pour développer davantage votre entreprise.

Cela peut sembler écrasant dans une certaine mesure. Donc, nous vous recommandons de commencer avec les choses suivantes -

• Apprenez à connaître les données des rapports WooCommerce. Explorez toutes les sections/onglets et voyez les performances de votre entreprise.
• Connectez votre site avec un plugin de comptabilité ou une solution complète de gestion d'entreprise comme WP ERP. De cette façon, vous obtenez des informations et des fonctionnalités supplémentaires en plus des données des rapports WooCommerce
• Lisez les règles fiscales de l'emplacement de votre public cible. Configurez votre taxe avec la documentation appropriée. Prenez de l'aide si vous en avez besoin.
• Gardez un œil sur votre inventaire. Vérifiez régulièrement la qualité et la quantité.
• Comprenez le type d'informations que vous obtenez des différents rapports comptables. Cela aidera à prendre de meilleures décisions commerciales.
• Automatisez vos tâches comptables. Surtout les tâches récurrentes.

Si vous suivez ces meilleures pratiques de l'industrie et que vous les utilisez, vous verrez sûrement un changement dans votre entreprise !