Comment les petites cliniques peuvent-elles organiser des rappels de rendez-vous pour l’engagement des patients ?

Les rendez-vous manqués, la perte de revenus et les retards dans les soins aux patients comptent parmi les pires cauchemars des petites cliniques.

L’engagement est l’épine dorsale d’une entreprise moderne florissante. De même, le secteur de la santé ne peut certainement pas manquer cela.

Les patients peuvent manquer leurs rendez-vous parce qu’ils peuvent oublier, ne pas être avertis ou simplement être occupés ! Il y a beaucoup de choses qui pourraient gêner !

Lisez la suite pour savoir comment utiliser les rappels de rendez-vous pour lancer le bal des fiançailles !

Comment rappeler un rendez-vous à quelqu'un ?

Les non-présentations de patients (c'est-à-dire les patients qui ne se présentent pas au rendez-vous) peuvent survenir pour plusieurs raisons.

Bien que cette activité se déroule en coulisses, si ces installations diminuent, cela peut avoir un impact sur plusieurs dimensions du fonctionnement d'une petite clinique.

Quelles que soient les raisons, cela peut être préjudiciable à votre entreprise, entraînant une augmentation des frais généraux tels que les locations, les frais de personnel, les services publics, les assurances ou tout équipement ou fournitures requis pour des rendez-vous spécifiques. Cette situation peut également s’aggraver s’il n’y a pas de paiement initial. Selon une recherche PubMed, les non-présentations de patients peuvent entraîner une perte de revenus de 14 %, et cette perte peut être substantielle pour les petites cliniques.

Par ailleurs, le facteur temps doit également être pris en compte. Cela inclura le temps nécessaire à la prise du rendez-vous et à son organisation. Cela peut affecter la fidélisation du personnel et des clients, le service client et la qualité des soins de santé, affectant ainsi l’efficacité globale.

Même si les médecins sauvent des vies, il est crucial de veiller à ce que le travail administratif ne soit pas compromis.

Les rappels de rendez-vous montrent que votre clinique se soucie d'eux. Attirer et fidéliser les patients grâce à la commodité numérique permet aux patients de gérer et de maintenir facilement une bonne santé. Les rappels de rendez-vous montrent que les cliniques sont soucieuses du dossier de santé et des progrès de leurs patients. Cependant, le simple fait de leur envoyer un message concernant leur rendez-vous pourrait ne pas fonctionner ! Pour un meilleur engagement, vous devez également inclure des détails essentiels sur le rendez-vous.

Ceci comprend:

• L'adresse de l'établissement
• Les horaires de rendez-vous
• Quel est le processus de reprogrammation du rendez-vous
• Toute préparation préalable au rendez-vous (si nécessaire)

Pour les patients qui arrivent sans préparation et ne sont pas au courant de la procédure, cela peut entraîner des dépenses supplémentaires pour votre clinique en cas de report.

Les rappels sans ces détails peuvent dérouter vos abonnés, voire les ennuyer. En plus des détails, assurez-vous de centrer ces rappels sur la création d'un lien client solide et l'amélioration des engagements.

Comment pouvez-vous améliorer les rappels de rendez-vous pour l’engagement des patients ?

Commencez par inspecter le scénario actuel

Un zoom avant sur le scénario actuel peut vous aider à évaluer les domaines à améliorer.

Par exemple, qu’en est-il de vos e-mails de suivi ? Ils doivent être significatifs et réalisables pour impliquer positivement vos patients. Considérer comment le courrier électronique aidera les patients vous aidera à prendre de meilleures décisions concernant votre processus de soins de santé, la préparation aux rendez-vous et à garantir des soins rapides aux patients. Bien comprendre ces aspects vous aide également à vous engager au-delà des e-mails.

Pour un meilleur engagement des patients, les cliniques peuvent également envoyer des options de traitement, des instructions de suivi et des stratégies médicales pour les soins chroniques. Cela donne aux patients la possibilité de prendre de meilleures décisions et de mener une vie saine.

L'automatisation est la voie à suivre !

Votre personnel ne serait-il pas submergé de demandes constantes et par l'envoi de plusieurs rappels par e-mail ?

De plus, les choses peuvent devenir beaucoup plus délicates en raison du nombre réduit de personnel dans les petites cliniques. Cela peut conduire à de mauvaises expériences pour votre personnel ainsi que pour les patients. En effectuant les choses manuellement, vos patients pourraient se sentir déconnectés.

L'exécution manuelle de tâches peut être sujette aux erreurs. Il sera donc beaucoup plus facile de passer d'une procédure manuelle à une procédure automatisée. De plus, l’automatisation réduirait également le besoin de personnel supplémentaire. De plus, ces messages sont également facilement personnalisables pour des communications ponctuelles et récurrentes.

Les notifications automatiques par e-mail peuvent vous aider dans les communications ponctuelles et récurrentes, nécessaires à la confirmation, à l'annulation et à la reprogrammation des rendez-vous.

Envoi d'étapes exploitables

Que faire si vos patients souhaitent reporter votre rendez-vous et ne savent pas comment procéder ?

Ce processus sera beaucoup plus difficile s’il repose sur un style de communication à sens unique. Cela entraînera l’envoi des rappels en vain. Tout en garantissant la personnalisation et la pertinence, maintenir l’engagement de vos patients grâce à des mesures concrètes est une pratique cruciale.

Des rappels de rendez-vous exploitables donnent à vos patients le pouvoir de confirmer, d'annuler ou de reprogrammer le rendez-vous. Si vous ne souhaitez pas allonger le contenu, vous pouvez simplement ajouter un bouton « cliquez oui pour confirmer ». Cela vous donnera une idée plus claire de la disponibilité du patient. En plus d'être direct, vous pouvez personnaliser l'e-mail pour une meilleure clarté et éviter toute confusion. Cela permet de remplir facilement les espaces vides et il n'y a aucune perte de revenus du fait des patients.

En guise de valeur ajoutée supplémentaire, vous pouvez également ajouter des actualités sur les soins de santé, des recherches, des découvertes, des statistiques intéressantes et des conseils rapides relatifs aux antécédents médicaux du patient. Cela fait de votre rendez-vous un rappel pour faire un effort supplémentaire et parler de sujets qui peuvent améliorer la vie de votre patient.

Tirez le meilleur parti des rappels de rendez-vous

Après la pandémie, les cliniques ont respecté leurs protocoles de sécurité, en particulier lorsque plusieurs patients leur rendent visite en même temps.

Les rappels de rendez-vous peuvent être un excellent moyen de communiquer à quoi s'attendre dans l'établissement et les règles à suivre avant et après le rendez-vous. Ceci est efficace pour garantir qu’ils n’encombrent pas inutilement d’autres installations et ne tournent pas en rond et ne perdent pas de temps à demander des directions et des instructions.

Il s’agit d’un effet positif indirect des rappels de rendez-vous qui peut améliorer la satisfaction des patients. Cette tactique consiste à ne pas maintenir les patients sur la liste d'attente, en particulier ceux qui souhaitent guérir le plus rapidement possible.

Meilleures pratiques pour définir des rappels de rendez-vous pour l'engagement des patients

Rendez-le personnel

Le marketing par e-mail dans le domaine de la santé est le dernier endroit où vous souhaiteriez généraliser vos e-mails.

Chaque histoire médicale est forcément différente. Envoyer à chaque patient le même e-mail peut être erroné et déroutant, et peut même nuire à la réputation de votre clinique. Par conséquent, il est préférable de s’abstenir d’utiliser des modèles génériques ou des réponses prédéfinies.

Pour chaque rendez-vous patient, vous pouvez envoyer des rappels 24 heures avant ou une heure avant. Vous pouvez également créer et automatiser une liste de rappels pour vos patients.

Utilisez le nom de votre patient et d’autres détails pour personnaliser encore davantage le message.

De plus, l’envoi d’e-mails personnalisés à des segments spécifiques peut également bouleverser l’engagement des patients.

Rendre le message simple et intuitif

Vos patients pourraient être pressés ou simplement aux prises avec leur problème de santé. Il existe de nombreuses autres raisons pour lesquelles votre courrier électronique pourrait passer inaperçu. Par conséquent, vous voudriez que vos patients répondent le plus rapidement possible.

Pour y parvenir, utilisez un message clair avec des CTA simples et intuitifs. Vous devez permettre aux patients de participer facilement à vos conversations pour un meilleur engagement. Cependant, pour rendre la communication complète et exclusive, pensez à l'accessibilité pour vos patients en fonction de leur état de santé.

Il est essentiel de noter que la participation doit être garantie quels que soient l’âge, les handicaps, les appareils, les préférences et d’autres facteurs.

Services de rappel complets

Les services de rappel doivent prendre en charge les services avant et après rendez-vous. Cela améliore la sensibilisation du patient et son respect des choses à faire et à ne pas faire de la procédure. Le personnel peut également rendre le processus plus pratique et plus engageant en demandant aux patients de remplir le formulaire ou le questionnaire, ou de confirmer les informations préalables aux soins.

Ces services automatisent la communication et garantissent que les deux parties sont informées en cas de changement de plan.

De même, des services complets mettent les informations à disposition du personnel pour une vision plus claire des rendez-vous. Cela inclut des facteurs tels que les heures, les dates, le statut, etc. Ces informations sont immédiatement disponibles pour le personnel, ce qui permet au personnel de la clinique de prendre des mesures rapides en cas de report.

Évitez les émojis

Je suis d’accord que les emojis sont un excellent moyen d’insuffler de l’humour et de la personnalité.

Cependant, lorsque vous contactez vos patients, il est préférable de s'abstenir d'une approche désinvolte. De plus, les emojis peuvent également réduire considérablement la limite de caractères. Cela peut vous empêcher de communiquer clairement les détails du rendez-vous à votre public.

Si cela est important, assurez-vous d’ajouter uniquement des émojis pertinents et non blessants ou sans rapport avec vos patients.

Demander des commentaires

Pour faire avancer la balle de l'engagement, vous devez également demander des likes, des partages ou des avis à vos patients sur les réseaux sociaux. Cela vous aidera à établir la confiance sur les réseaux sociaux.

Les cliniques peuvent demander des commentaires après les traitements et les rendez-vous.

Évitez les majuscules

Comme nous recherchons un langage convivial, il vaut mieux éviter les majuscules inutiles. Écrire dans le cas général de la phrase lui donne un aspect convivial. D’un autre côté, la capitalisation peut donner l’impression que vos phrases crient.

Si le recours aux majuscules est indispensable, vous pouvez en limiter l'utilisation au minimum.

Réponses rapides

Nous sommes tous d’accord : rien n’est aussi important que votre santé ! Et lorsque vous attendez des réponses de votre professionnel de la santé, il est préférable de l'entendre le plus tôt possible !

C'est pourquoi il convient d'utiliser des réponses rapides pour éviter les retards, les divergences ou la confusion.

Conclusion

Des rappels intéressants pour les patients peuvent rendre les processus plus fluides tout en créant un lien positif avec vos patients. Quant aux petites cliniques disposant de ressources limitées, cet outil peut être très utile.

Vous souhaitez que les patients s’inscrivent pour recevoir ces rappels de rendez-vous par courrier électronique ? Pensez à collecter des e-mails dans la salle d'attente, lors des rendez-vous en ligne ou de la planification.

Cependant, les cliniques doivent également se méfier des réglementations telles que HIPAA, TCPA et CAN-SPAM.

Ces réglementations peuvent protéger la vie privée du patient et peuvent contribuer à des exceptions aux règles normales de consentement du patient.

La technologie est partout autour de nous, ce qui est important c'est la manière dont nous l'utilisons.

Il existe également autre chose qui peut vous permettre de contacter facilement vos patients !

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