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- 31 mai 2023 Chaque entreprise en ligne possède un site Web. Et la plupart des sites Web disposent d'un formulaire de contact qui permet aux visiteurs d'entrer en contact avec le propriétaire ou l'administrateur de l'entreprise.
Les formulaires de contact sont un excellent moyen d’apporter une assistance à vos clients et prospects. Ils sont faciles à créer et abordables, et ils peuvent vous aider à améliorer votre service client.
Cependant, répondre manuellement à chaque envoi de formulaire peut prendre beaucoup de temps. C'est là qu'intervient l'automatisation.
L'automatisation des réponses à votre formulaire de contact peut vous faire gagner beaucoup de temps et d'efforts. Cela peut également vous aider à améliorer votre service client en garantissant que toutes les demandes reçoivent une réponse rapide et précise.
Dans cet article de blog, nous présenterons un hack d'IA pour WordPress pour vous aider à automatiser les réponses de votre formulaire de contact ainsi que comment commencer.
Vous vous demandez peut-être : « Quel est le problème avec la gestion manuelle des soumissions par formulaire de contact ? Il s’agit simplement de répondre à des questions par courrier électronique.
Mais ce n’est pas aussi simple qu’il y paraît.
Examinons les problèmes que cela peut causer et pourquoi il est essentiel de trouver une solution plus intelligente.
Répondre manuellement à chaque soumission de formulaire peut rapidement se transformer en une tâche sans fin.
Cela nécessite que vous ou votre équipe parcouriez d'innombrables e-mails, exécutiez les informations et rédigeiez des réponses individuelles.
Je comprends. Votre temps est précieux et le consacrer à des tâches répétitives peut vous faire perdre du temps que vous pouvez investir dans des activités stratégiques et de croissance commerciale.
Imaginez que votre client envoie une demande importante via un formulaire de contact, attendant avec impatience une réponse, pour ensuite entendre des grillons pendant des jours.
Ce n’est pas la meilleure expérience, n’est-ce pas ?
La gestion manuelle entraîne souvent des retards dans la réponse aux formulaires soumis, laissant vos utilisateurs dans le flou et pouvant potentiellement nuire à leur confiance dans votre entreprise.
Dans le monde en évolution rapide d'aujourd'hui, les clients attendent une communication rapide et efficace, et ne pas répondre à ces attentes peut vous faire perdre de précieuses opportunités.
Avez-vous déjà reçu une réponse automatisée qui semblait avoir été écrite par un robot ? Ce n'est pas l'expérience la plus agréable.
Lors de la gestion manuelle des soumissions de formulaires, il est facile de tomber dans le piège de l'envoi de messages d'accusé de réception génériques et universels.
Mais avouons-le, les gens veulent se sentir vus et appréciés.
Une réponse générique peut donner à vos utilisateurs l’impression d’être un simple numéro sans visage parmi la foule, diminuant ainsi leur lien avec votre marque.
Maintenant que nous avons découvert les problèmes associés à la gestion manuelle de la soumission des formulaires, il est temps de trouver la solution la plus efficace.
La réponse réside dans la puissance de l’IA et de l’automatisation !
Avec l'aide de l'IA et de l'automatisation, vous pouvez mettre en place un processus qui vous évitera du travail manuel et offrira une meilleure expérience à vos clients.
Ce processus comporte deux étapes :
Vous pouvez utiliser des outils d'automatisation/intégration pour connecter votre application de formulaire à vos applications d'envoi d'e-mails.
Cela vous aidera à envoyer automatiquement un e-mail lorsque quelqu'un remplira votre formulaire de contact :
La capture d'écran ci-dessus montre un flux de travail créé avec SureTriggers, un outil d'automatisation.
Selon le flux de travail, vous pouvez envoyer instantanément des e-mails lorsque quelqu'un remplit un formulaire de contact créé avec Beaver Builder.
Avec ce flux de travail, vous pouvez envoyer des e-mails avec le même contenu, mais vous avez la possibilité d'ajouter des données à partir des entrées du formulaire et de remplacer les informations de chaque e-mail, comme le nom.
Et pour aller plus loin et rendre le contenu de vos e-mails dynamique et personnalisé, vous pouvez tirer parti de la puissance de l’IA.
OpenAI, en particulier, offre des capacités de génération de langage qui vous permettent de personnaliser chaque message de reconnaissance en fonction de l'individu, lui permettant ainsi de se sentir valorisé et apprécié :
Vous pouvez incorporer leur nom, faire référence à leur demande spécifique et leur fournir des informations sur les prochaines étapes.
Le résultat ? Une expérience véritablement personnalisée qui laisse une impression durable à vos utilisateurs.
Maintenant que vos clients sont satisfaits que leur requête ait été entendue, ils doivent également s'attendre à une réponse dans les plus brefs délais.
Encore une fois, nous avons l’automatisation à la rescousse !
L'automatisation ne s'arrête pas à l'envoi d'e-mails de confirmation.
Il fait passer la collaboration au niveau supérieur en vous permettant d'informer les membres de votre équipe chaque fois qu'une nouvelle entrée de formulaire est reçue.
Si vous utilisez Slack pour communiquer avec votre équipe, vous pouvez envoyer instantanément un message de canal afin que les personnes appropriées de votre équipe puissent répondre à la requête du client :
En mettant en œuvre ces systèmes de notification, votre équipe peut rapidement suivre les pistes, répondre aux demandes de renseignements ou attribuer des tâches.
Tout cela sans avoir besoin de vérifier manuellement les nouvelles soumissions de formulaires.
Les outils d'automatisation fonctionnent sur le concept de déclencheurs et d'actions .
Les déclencheurs sont des événements qui lancent un flux de travail, comme un formulaire en cours de remplissage ou une personne effectuant un achat dans votre boutique en ligne.
Tandis que les actions sont des tâches effectuées lorsqu'un événement déclencheur se produit. Par exemple, créer une carte dans Trello ou envoyer un message WhatsApp.
Un ensemble complet de déclencheurs et d'actions est appelé un workflow. Un exemple est l’envoi d’un message WhatsApp lorsque quelqu’un effectue un achat sur votre boutique WooCommerce :
La terminologie de Workflow peut varier d'une plateforme à l'autre, mais le concept est le même.
Une fois que vous avez compris les avantages de l’utilisation d’outils d’automatisation, la question suivante se pose : « Quel outil d’automatisation dois-je utiliser ?
Ainsi, pour vous aider à sélectionner l’outil d’automatisation le plus adapté à vos besoins, voici quelques facteurs importants à prendre en compte :
Sachez ce dont vous avez besoin
Faites une liste des tâches que vous souhaitez automatiser, comme les réponses au formulaire de contact ou l'ajout/mise à jour automatique de la liste de diffusion, l'ajout de contacts aux outils CRM, etc.
Pensez à toutes les tâches répétitives que vous effectuez dans votre entreprise et voyez si elles peuvent être automatisées en connectant différentes applications.
Facile à utiliser
Recherchez un outil convivial et ne nécessitant pas de compétences techniques avancées.
Il doit avoir une interface simple et des flux de travail faciles à comprendre. En particulier, il ne devrait pas nécessiter que vous ayez des compétences en codage afin que n'importe quel membre de votre équipe puisse l'utiliser.
Intégrations disponibles
Vérifiez si l'outil peut se connecter aux applications et aux systèmes que vous utilisez déjà, comme vos créateurs de formulaires, vos outils de marketing par e-mail, vos plateformes de commerce électronique, vos CRM, etc.
Vous devez également vérifier s'ils ont ajouté de nouvelles applications à leur liste d'intégration.
Déclencheurs et actions disponibles
Si la plateforme d'automatisation peut se connecter aux applications que vous utilisez déjà, il est important de vérifier quels déclencheurs et actions sont disponibles pour ces applications.
Par exemple, si vous souhaitez ajouter des abonnés à votre liste Mailchimp, assurez-vous que l'outil d'automatisation dispose d'une action « Ajouter un abonné » spécifique pour Mailchimp.
Intégrations avec les outils d'IA
L’utilisation de l’IA dans vos flux de travail automatisés peut améliorer considérablement le processus. Par conséquent, vous devez vérifier si la plateforme d'intégration propose des intégrations avec des outils comme OpenAI.
Fonctionnalités de personnalisation du flux de travail
Assurez-vous que l'outil d'intégration offre des fonctionnalités avancées afin que vous puissiez personnaliser les flux de travail automatisés en fonction de vos besoins spécifiques tels que les retards , les formateurs , les calendriers , les routeurs , etc.
Évolutivité
Déterminez si l’outil peut répondre aux besoins croissants de votre entreprise.
L'outil que vous sélectionnez doit être capable d'exécuter efficacement un grand nombre de tâches et vous devez pouvoir créer plusieurs flux de travail sans aucun bloqueur.
Avis et recommandations
Lisez les avis et les recommandations d'autres utilisateurs pour en savoir plus sur leurs expériences avec différents outils d'automatisation.
Soutien
Vérifiez si l'outil dispose d'un bon support client et d'une documentation utile. Vous aurez peut-être besoin d'aide si vous avez des questions ou des problèmes.
Tarifs
Enfin, considérez le coût de l’outil et ce que vous en avez pour votre argent. Recherchez de la valeur en termes de fonctionnalités, d’assistance et d’avantages pour votre entreprise.
De plus, vous pouvez vérifier si la plate-forme propose un essai gratuit afin de pouvoir la tester selon vos besoins, puis prendre une décision.
Imaginez que vous avez sélectionné votre outil d'automatisation et que vous souhaitez maintenant envoyer automatiquement des e-mails personnalisés chaque fois que quelqu'un remplit un formulaire de contact sur votre site Web.
Pour illustrer ce processus, examinons l'ensemble d'outils suivant à titre d'exemple :
Voyons maintenant comment fonctionnent les outils d'automatisation, puis explorons le processus de connexion de SureTriggers à Beaver Builder, OpenAI et Gmail pour créer le flux de travail souhaité !
Avant de commencer à configurer le flux de travail automatisé, assurez-vous de disposer des éléments suivants :
Une fois ces comptes prêts, vous pouvez vous connecter à votre compte SureTriggers et connecter toutes les applications à SureTriggers.
Pour connecter SureTriggers à Beaver Builder, il vous suffit d'installer le plugin SureTriggers sur votre site WordPress sur lequel vous utilisez Beaver Builder.
Voici une vidéo qui vous aidera à comprendre le processus d'installation.
Après avoir installé et activé avec succès SureTriggers sur votre site WordPress, votre compte SureTriggers sera lié à ce site WordPress avec les plugins installés dessus.
Ensuite, vous pouvez utiliser le module de formulaire de contact de Beaver Builder pour ajouter tout type de formulaire à votre site Web et l'enregistrer en tant que nouveau module :
En enregistrant les formulaires sous forme de modules, vous pourrez sélectionner le formulaire lors de la configuration du déclencheur Beaver Builder :
Si vous réfléchissez à la manière de configurer les déclencheurs, cela est expliqué plus en détail dans cet article.
Le processus de connexion des applications Web à SureTriggers est assez simple. Vous pouvez simplement suivre les étapes décrites ci-dessous :
Après vous être connecté à OpenAI , vous pouvez suivre les mêmes étapes pour ajouter une nouvelle connexion pour Gmail et Slack :
Une fois OpenAI, Gmail, Slack et Beaver Builder connectés à votre compte SureTriggers, vous pouvez commencer à créer votre flux de travail.
Voici comment créer ce flux de travail :
En suivant ces étapes, vous pouvez automatiser le processus d'envoi d'une réponse aux auteurs de formulaires et tenir votre équipe informée des nouvelles soumissions de formulaires.
Si vous avez besoin d'un guide détaillé sur la façon de créer ce flux de travail dans SureTriggers et d'accéder à un modèle de flux de travail prêt à l'emploi, consultez cet article.
En conclusion, l’intégration de l’IA et de l’automatisation dans vos opérations commerciales peut avoir un impact transformateur.
L’automatisation a révolutionné la façon dont les entreprises fonctionnent et avec l’IA à l’œuvre, la donne a complètement changé.
Exploiter la puissance de l’IA et de l’automatisation peut faire une différence significative pour votre entreprise. Il a le potentiel de révolutionner votre façon de fonctionner et d’atteindre vos objectifs.
En adoptant ces technologies, vous pouvez rationaliser les processus, augmenter la productivité et débloquer de nouvelles opportunités de croissance et de réussite.
N'hésitez donc pas à explorer les possibilités et à profiter des avantages de l'IA et de l'automatisation dans vos activités commerciales.
le 11 juin 2023 à 22h52Article génial ! L’automatisation des réponses aux formulaires de contact change la donne. Fini les réponses manuelles fastidieuses ! J'ai hâte d'essayer ces hacks d'IA pour une meilleure expérience client !
Notre newsletter est rédigée personnellement et envoyée environ une fois par mois. Ce n’est pas du tout ennuyeux ou spammé.
Nous le promettons.
Merci Jennifer d'avoir expliqué comment procéder ! J'ai réécrit toutes mes réponses manuellement et cela peut parfois prendre beaucoup de temps et être fatiguant. Je vais certainement mettre en œuvre cela dans mon travail maintenant.