Bases de la comptabilité pour les petites entreprises

Si vous démarrez une entreprise, vous devrez comprendre les principes comptables pour juger de la santé de votre organisation et de ses progrès vers ses objectifs.

Les entreprises sont fondées sur les transactions. Les bases de la comptabilité commencent par un système d'enregistrement et de déclaration de vos transactions. Même si vous envisagez d'externaliser la comptabilité et la tenue de livres, vous devez être capable de lire et de comprendre vos rapports financiers, ce qui signifie comprendre quelques principes de base en matière de configuration d'entreprise et de comptabilité.

Commençons par une série de questions :

1. Quel type d'entreprise avez-vous ?

S'agit-il d'une entreprise de services, de marchandisage, de fabrication ou d'information ?

Certaines entreprises sont des hybrides de deux types ou plus : une entreprise de milk-shakes qui importe ses propres matières premières pour la transformation est un fabricant, mais lorsqu'elle vend les shakes, c'est un marchandiseur. S'il a un emplacement physique, il devient un service lorsque le shake est préparé et remis à un client. Et s'il propose des cours sur la façon de vendre des shakes ou des smoothies, c'est une entreprise d'information.

Votre type d'entreprise détermine les transactions qui constitueront la majorité de votre comptabilité.

Ensuite, quelle est la structure de propriété ? Il existe différentes exigences comptables et bancaires pour les entreprises individuelles, les partenariats, les sociétés, les sociétés à responsabilité limitée (LLC) et les coopératives. En savoir plus sur les différences.

2. Avez-vous des licences et des permis commerciaux ?

Vous en aurez besoin pour ouvrir un compte bancaire professionnel et pouvoir déclarer vos impôts correctement. Les documents dont vous avez besoin varient selon le type d'entreprise et le lieu des opérations.

3. Avez-vous un compte bancaire professionnel distinct ?

La plupart des structures de propriété exigent que votre entreprise ait un compte distinct. Mais il est recommandé pour toutes les entreprises que vous ne voulez pas que vos transactions personnelles se mêlent à celles de votre entreprise si vous pouvez l'aider.

4. Aurez-vous des employés ?

Sinon, vous aurez un processus comptable beaucoup plus facile. Mais si vous envisagez d'avoir des salariés, vous devrez mettre en place des procédures de retenue à la source.

Même si ce n'est que vous pour l'instant, vous embaucherez probablement encore des entrepreneurs pour des projets particuliers. Les entrepreneurs qui sont payés au-dessus d'un certain montant par an aux États-Unis doivent recevoir un 1099, alors assurez-vous de :

• Suivez qui vous avez payé et combien vous les avez payés.
• Obtenez un formulaire W-9 de chaque entrepreneur.
• Conservez les adresses actuelles de toutes les personnes que vous embauchez.

5. Avez-vous un logiciel de comptabilité ?

Si vous vous attendez à avoir des centaines ou des milliers de transactions par mois, vous aurez besoin d'un logiciel de comptabilité comme QuickBooks ou FreshBooks. Les entreprises avec moins de transactions peuvent se contenter d'utiliser une feuille de calcul Excel, mais une entreprise à transactions élevées ne pourra pas suivre le rythme des saisies manuelles.

Un logiciel de comptabilité automatise la plupart des processus essentiels et vous décharge d'une grande partie du travail. Il enregistre, stocke et récupère les données de transaction et les utilise pour produire des états financiers et des rapports. Votre logiciel de comptabilité peut également créer des factures et rédiger des chèques.

Si vous décidez d'utiliser un logiciel de comptabilité, vous pouvez synchroniser les données de votre magasin avec QuickBooks Sync pour WooCommerce ou WooCommerce FreshBooks.

Une fois ces questions de base résolues et les fondations de votre entreprise en place, vous êtes prêt pour la prochaine étape du processus comptable.

Tout d'abord, précisons certains termes.

Transactions

Dans la terminologie comptable, une transaction a lieu chaque fois que de l'argent est donné, reçu ou demandé par une entreprise ou un fournisseur.

Une transaction peut être l'une des suivantes :

• L'argent que le propriétaire investit dans l'entreprise.
• Revenus des ventes.
• Factures.
• Dépenses telles que les salaires, le marketing, les voyages et les coûts de construction.
• Actifs achetés, tels que des véhicules, du matériel de bureau, des biens ou des matériaux.

Une même transaction peut avoir plusieurs composants. Lorsque vous payez un employé à l'heure, par exemple, vous devez connaître le temps qu'il a travaillé, son salaire brut, ses déductions fiscales et son salaire net. Votre logiciel de comptabilité peut effectuer toutes ces tâches.

Débits et crédits

Toutes les transactions sont suivies par un système de débits et de crédits. La meilleure façon de le comprendre est avec cette équation comptable de base :

Actif = Passif + Capitaux propres (du propriétaire ou de la société)

Un débit est ajouté au côté gauche de l'équation. Un crédit est ajouté à droite.

À titre d'exemple simple, si vous effectuez une vente pour 500 $, ces 500 $ sont débités, ce qui signifie qu'ils sont ajoutés aux actifs de votre entreprise. Et il est également crédité en tant que capital du propriétaire sous forme de revenu. Chaque fois que quelque chose est débité, quelque chose d'autre doit être crédité, car cela maintient l'équation équilibrée.

C'est une version très simplifiée de quelque chose dont nous pourrions passer plusieurs livres à parler, mais cela vous donne une idée de base de ce que fait votre logiciel de comptabilité lorsque vous saisissez des transactions.

Comptabilité de trésorerie et comptabilité d'exercice

Il existe deux méthodes fondamentales de comptabilité : la méthode de la comptabilité de caisse et la méthode de la comptabilité d'exercice. La méthode de la comptabilité d'exercice est la plus courante et, selon la taille et la nature de votre entreprise, elle peut être exigée par la loi.

La différence fondamentale entre les méthodes est le moment où une transaction est comptabilisée.

Dans la comptabilité de caisse, une transaction est comptabilisée lorsque l'argent réel a changé de mains. Dans la comptabilité d'exercice, la transaction est comptabilisée lorsque le travail est terminé et la facture envoyée. Supposons que vous passiez une commande pour une nouvelle provision de papier de bureau en janvier et que vous la mettiez sur votre carte de crédit professionnelle. Vous recevez le papier de bureau immédiatement, mais vous ne le payez qu'en février, lorsque votre relevé de carte de crédit arrive.

Dans la comptabilité d'exercice, la transaction a lieu au moment où vous achetez le papier. Vous prenez le reçu, le stockez dans votre système de fichiers et enregistrez la dépense. C'est une dépense de janvier, même si vous ne la payez que le mois suivant.

Dans la comptabilité de caisse, la transaction a lieu lorsque vous payez la facture. C'est alors que l'argent réel change de mains. Il s'agit donc d'une dépense de février, même si vous avez reçu le papier en janvier.

Le revenu fonctionne de la même manière. Si vous envoyez une facture à un client en mai et qu'il ne la paie qu'en juillet, la transaction est enregistrée en mai selon la méthode de la comptabilité d'exercice, mais en juillet selon la méthode de la comptabilité de caisse.

La comptabilité d'exercice est la méthode préférée, en particulier pour les grandes entreprises. Il vous donne une image plus claire de votre coût des biens ou services vendus chaque mois. Si vous achetez du papier en août, ce papier faisait partie du coût de fonctionnement de votre entreprise – en août, pas au moment où vous payez réellement la facture. Si vous effectuez une vente en mai, vous avez effectué la vente en mai , et non en juillet, lorsque le client se déplace pour vous envoyer l'argent.

En utilisant la méthode de la comptabilité d'exercice, vous pouvez rapprocher les coûts de faire des affaires chaque mois, afin que vous puissiez voir quels mois ont produit les marges les plus élevées. Calculez les marges avec cette équation :

Marge = (Revenu - Coût des marchandises) / Revenu

(Pour simplifier ce processus, WooCommerce a une extension qui calcule votre coût des marchandises afin que vous puissiez calculer le coût de chaque produit spécifique que vous vendez, une catégorie de produits ou tous vos produits pour la période que vous sélectionnez.)

Les trois principaux états financiers

Avec vos systèmes et logiciels comptables en place et vos données de transaction saisies, vous serez en mesure de préparer vos trois états financiers de base : le compte de résultat (également appelé « compte de profits et pertes » ou P&L), le bilan et l'état des flux de trésorerie.

Releve de revenue

Le compte de résultat rend compte des bénéfices réalisés sur une période de temps spécifiée , par exemple un mois. Ce profit est ce à quoi les gens se réfèrent lorsqu'ils utilisent le terme « résultat net ». Votre bénéfice est votre revenu net. Ou, si vous avez perdu de l'argent pendant cette période, votre perte nette.

En termes simples, le profit est calculé en soustrayant les dépenses des revenus. Cela renforce la raison d'utiliser la méthode de la comptabilité d'exercice. Si vous utilisez la méthode de trésorerie, vous ne pourrez pas voir aussi clairement ce que vous avez réellement gagné et dépensé au cours de ce mois d'activité spécifique .

Bilan

Votre bilan présente vos actifs, vos passifs et vos capitaux propres à un moment précis, généralement à la fin d'un mois, d'un trimestre ou d'une année. C'est un instantané de votre santé financière.

Les actifs sont des choses possédées qui ont de la valeur, telles que des espèces, des fournitures, de l'équipement, des véhicules, des biens, des stocks et des comptes débiteurs. Un « compte débiteur » est le terme pour l'argent qui vous est dû mais qui n'a pas encore été payé.

Les passifs sont des choses que vous devez, comme les prêts, les paiements d'intérêts, les salaires et tout ce qui est à crédit. Les passifs sont généralement appelés « créditeurs ».

Si vous revenez à l'équation comptable de base mentionnée précédemment, vous verrez que les capitaux propres sont simplement la différence entre les actifs et les passifs. Soustrayez les passifs des actifs, et vous obtenez ce qu'on appelle la « valeur comptable », ou capitaux propres, de votre entreprise.

État des flux de trésorerie

Il s'agit simplement d'un relevé indiquant l'évolution de votre encaisse au cours d'une période donnée.

Ces trois états financiers de base peuvent être rapidement produits par votre logiciel de comptabilité, à condition que vous ayez fait preuve de diligence dans la saisie de vos données de transaction. Si vous n'avez pas le temps pour cela, vous pouvez envisager d'embaucher un comptable.

Deux bases comptables finales pour les petites entreprises

1. Conservez tous les reçus, factures et relevés de paiement

Le principe de fiabilité de la comptabilité stipule que seules les transactions accompagnées de pièces justificatives doivent être enregistrées. Si vous n'avez pas de trace d'une transaction, vous ne pouvez pas la compter comme un revenu ou une dépense, et cela perturbe vos livres. Si vous essayez de demander une déduction fiscale pour une dépense pour laquelle vous n'avez aucune preuve que vous avez déjà payé, cela pourrait être qualifié de fraude fiscale.

Conservez donc les reçus physiques dans un fichier. Ou prenez-en des photos et stockez-les numériquement. Conservez également toutes les factures et tous les reçus envoyés par e-mail dans un dossier de messagerie séparé, pas seulement dans votre boîte de réception générale.

2. Connaissez vos exigences fiscales

Les exigences fiscales varient considérablement selon le type d'entreprise et l'endroit où elle opère. Vous devez connaître la taxe de vente, la taxe à l'importation si vous avez des transactions internationales, la retenue d'impôt, le paiement de taxes trimestrielles estimées et toute autre taxe spécifique à votre pays, état, province, ville ou région.

Ces taxes figureront dans votre logiciel de comptabilité et vos états financiers. Il est toujours recommandé de consulter un fiscaliste pour s'assurer que vous suivez les bonnes procédures.

WooCommerce couvre la comptabilité

WooCommerce comprend la responsabilité quotidienne des propriétaires d'entreprise. La saisie manuelle des transactions et la création de rapports financiers peuvent prendre du temps, mais la comptabilité est un élément essentiel de la gestion d'une entreprise prospère.

Pour alléger le fardeau des propriétaires de magasins, WooCommerce propose une variété d'extensions qui automatisent les processus comptables clés. Visitez cette page pour une liste complète des extensions comptables pour les magasins WooCommerce.