Lo que aprendimos de WooConf sobre la venta de boletos en línea

Nuestra segunda WooConf tuvo lugar a principios de abril y fue un gran evento. Tuvimos una lista increíble de oradores, fantásticos almuerzos y happy hours, y todo el networking que pudimos manejar.

Ya hemos compartido algunos de nuestros aprendizajes de WooConf en sí, pero queríamos profundizar un poco más y hablar sobre parte del viaje que hicimos para pasar de "deberíamos hacer eso de nuevo" a "oh diablos, en realidad lo estamos haciendo". ¡eso!" Y esa parte del viaje es la experiencia de emisión de boletos .

Cuando vendimos entradas para WooConf 2016, fue con una solución que habíamos desarrollado nosotros mismos: la nueva extensión Box Office para WooCommerce. Con Box Office, los asistentes no tienen que salir del sitio para inscribirse en su evento. Puede vender boletos, personalizar las comunicaciones por correo electrónico y registrar a los asistentes en el sitio, todo desde la interfaz familiar de WooCommerce.

El uso de Box Office y la realización de nuestro propio gran evento nos brindaron una increíble oportunidad de aprendizaje . Nos permitió comprender la extensión por dentro y por fuera, descubrir qué impulsó a los asistentes a comprar boletos y obtener información que podríamos usar para futuros WooConf.

Siga leyendo para descubrir lo que aprendimos, y qué conocimiento podemos compartir con usted, sobre cómo administrar un sitio web de eventos exitoso.

La importancia de recopilar información de los asistentes en su propio sitio web

Uno de los comentarios más importantes que recibimos antes de desarrollar Box Office fue que todas las opciones de eventos y venta de entradas disponibles para WordPress o WooCommerce requerían una integración con otra plataforma. Esto significaba enviar a los asistentes potenciales a un sitio web diferente para comprar su boleto, ingresar información de registro o completar su perfil.

Esta dependencia de herramientas de terceros iba en contra de la ética de WordPress y WooCommerce: no era una experiencia ideal para nuestros clientes, y ciertamente no sería una experiencia ideal para nosotros. Entonces, cuando nuestro equipo comenzó a planificar la segunda WooConf, y Box Office, a su vez, teníamos un objetivo principal: evitar enviar a los clientes fuera del sitio para comprar boletos para un evento .

Afortunadamente, Box Office se creó para hacer precisamente esto, así que estábamos preparados. Con la versión beta de la extensión implementada, nos pusimos a trabajar en la configuración de las páginas de emisión de boletos. Inicialmente, los clientes solo podían comprar boletos para ingresar al evento en Austin, Texas; Los boletos de transmisión en vivo se venderán en una fecha posterior.

Configuramos un producto de entradas para los asistentes físicos, llamado WooConf 2016 Tickets, y agregamos varios formularios que se mostrarían en el momento de la compra (que puede ver arriba).

A los asistentes se les pidió detalles típicos, como sus nombres e información de contacto, pero también dimos un paso más allá y pedimos cosas como URL de sitios web, identificadores de Twitter y preferencias dietéticas. Esto nos permitió personalizar las credenciales de los asistentes automáticamente durante el proceso de impresión, así como obtener una mejor comprensión de los tipos de alimentos que necesitábamos ofrecer o poner a disposición .

Una de las ventajas que resultó increíblemente útil, tanto antes como después del evento, fue la capacidad de buscar, revisar y modificar boletos individuales. Debido a que teníamos toda esta información a la mano, en nuestro propio sitio, pudimos :

• Marcar a los asistentes como presentes en el sitio
• Cambiar la información del ticket: por ejemplo, si un patrocinador necesitara reasignar uno de los tickets de sus empleados a un empleado diferente, simplemente podríamos cambiar el nombre y/o el rol.
• Cambie las confirmaciones de asistencia para nuestro almuerzo y talleres de trabajo en red de los viernes
• Confirme los detalles de los asistentes, patrocinadores o personal sobre la marcha

Esta combinación de un proceso de venta fluido y una opción de búsqueda rápida condujo a un manejo fluido de las entradas tanto antes como durante el evento. Tuvimos muy pocos contratiempos en el proceso, y registrar a los asistentes en el sitio fue rápido y fácil, mucho más fácil de lo que hubiera sido si hubiéramos estado haciendo malabarismos con dos (¡o más!) sistemas diferentes.

Use aumentos de precios y cupones para fomentar la venta de boletos

“¿Cuánto debo cobrar para entrar a mi evento?” Es una pregunta común y difícil. ¡También luchamos con eso!

Si hay algo que aprendimos, es esto: ofrecer un precio más atractivo a los asistentes que compran temprano . ¡Pero tampoco descarte darles a los asistentes de última hora la opción de ahorrar!

Para WooConf 2016, tal como lo hicimos con nuestro primer WooConf, ofrecimos precios de "venta anticipada", esencialmente, un descuento que estaba disponible solo para aquellos que compraron en los primeros días de venta de boletos.

A partir de ahí, aumentamos este número en $100 cada pocas semanas, hasta justo antes de la conferencia, donde teníamos un precio de "último minuto". Este precio también se mantuvo vigente para cualquier persona interesada en comprar un boleto en el lugar.

La idea detrás de esto era animar a los asistentes a reservar lo antes posible . Y en su mayor parte, funcionó.

Habiendo dicho eso, no todos pueden reservar de inmediato. Así que pusimos a disposición algunos cupones para suavizar el golpe de estos aumentos de precios. Les dimos a nuestros patrocinadores y oradores algunos códigos únicos que se les animó a compartir. Podrían distribuirse en las redes sociales, en el correo electrónico, etc.

Cuando se compartieron estos cupones, aumentó aún más el interés en WooConf, lo que resultó en una mayor venta de boletos . También ayudó a nuestros oradores y patrocinadores a correr la voz sobre su presencia en WooConf, para que sus fanáticos supieran que podían verlos allí.

La lección aquí: considere su precio cuidadosamente. Incluso si su evento es de bajo costo, hay muchas maneras en que puede alentar a más asistentes a participar, como cupones, descuentos o promociones a través de otros participantes.

¿Tiene eventos o días opcionales? Permita que los poseedores de boletos opten por participar o no

Muchas conferencias modernas tienen múltiples pistas, talleres opcionales o incluso sesiones de un día completo que se llevan a cabo fuera del sitio. Pero los sitios web de las conferencias no siempre reflejan completamente esto, lo que lleva a:

• Confusión por parte de los organizadores, cuando no saben cuántas personas se presentarán para cada evento o pista opcional, y
• Confusión por parte de los asistentes, cuando no están seguros de dónde o cómo confirmar su asistencia para una pista que podría tener espacio limitado, o cómo cambiar esa confirmación de asistencia si surge algo.

Cuando estábamos planeando WooConf, sabíamos que la mayor parte del evento duraría dos días y que las actividades del tercer día serían opcionales. Queríamos encontrar una manera de permitir fácilmente a los asistentes confirmar su asistencia para una de las actividades del viernes, así como cambiar fácilmente su confirmación de asistencia si surgiera algo y no pudieran asistir (por ejemplo, si tenían que asistir a una reunión anterior). vuelo).

Logramos esto agregando una opción a nuestro formulario de boletos que requería que los asistentes seleccionaran si se unirían a nuestro taller para desarrolladores, taller para dueños de tiendas o almuerzo de trabajo en red. También podrían elegir "No me uniré a nada" si dos días de WooConf fueran suficientes para ellos.

Usamos un código personalizado para rastrear la cantidad de lugares disponibles para los talleres, ya que el espacio era limitado.

También permitimos que los asistentes cambiaran su configuración de asistencia desde el correo electrónico de confirmación del boleto que se envió justo después de la compra.

Esto puso el poder de optar por participar o no en manos de nuestros asistentes. También eliminó por completo la confusión para todos , porque sabíamos cuántas personas esperar en cada taller, además del almuerzo de trabajo en red.

De hecho, gracias a la recopilación tan diligente de la información de los asistentes por parte de Box Office, pudimos registrar a las personas en los talleres tal como lo hicimos en los primeros dos días de WooConf. Eso nos ayudó a averiguar quiénes de los asistentes que confirmaron su asistencia habían llegado y a quiénes seguíamos esperando .

Ofrezca entradas para asistentes físicos y virtuales

Si tiene muchos seguidores y está organizando un evento en vivo, FOMO será algo muy real para algunos de sus fanáticos. Esto se duplica para aquellos de ustedes que presentan regularmente nuevos productos o tienen algunos oradores realmente geniales.

Queríamos acomodar a aquellos que no pudieron llegar a Texas pero que aún querían absorber todo ese conocimiento y la bondad de WooConf desde lejos. Entonces, en marzo, después de que finalizó nuestra venta regular de boletos, pusimos a disposición boletos para transmisión en vivo.

Para hacer esto, creamos un nuevo producto de boletos para boletos de transmisión en vivo . Los campos de boletos aquí eran mucho más limitados (ya que no necesitábamos pedir detalles para imprimir en las insignias o preferencias dietéticas), lo que ayudó a acelerar enormemente el proceso de pago.

Luego, el día que comenzó WooConf, pudimos usar la opción de correo electrónico integrada de la extensión para enviar a estos poseedores de boletos un enlace a la página de transmisión en vivo.

Box Office nos permitió limitar el acceso a la transmisión solo a aquellos que compraron el tipo de boleto correcto , es decir, aquellos que compraron un boleto de transmisión en vivo. Si no tuviera un boleto e intentara ver la transmisión, vería esto:

Esto permitió que todos los que quisieran participar en WooConf pudieran hacerlo, ya sea que pudieran llegar a Austin o no. Y la transmisión en vivo transcurrió sin problemas en su mayoría, ¡lo cual fue un gran alivio para nosotros!

Estamos muy contentos con los comentarios que recibimos sobre la transmisión en vivo. De hecho, vendimos más boletos de transmisión en vivo después de que WooConf comenzó que antes . Supongo que todos esos tweets de #WooConf alertaron a todos de lo que se estaban perdiendo, ¿eh?

Definitivamente vale la pena configurar boletos de transmisión en vivo para eventos a los que no todos sus fanáticos pueden asistir logísticamente, pero se perderán si no ven la acción. También puede hacer que las entradas sean gratuitas; este es incluso el escenario esperado con eventos solo en línea como seminarios web.

¿Vender entradas para eventos en línea? Prueba Taquilla

Ya sea que esté en el negocio de vender boletos para eventos para su organización sin fines de lucro o esté pensando en realizar seminarios web solo por invitación para difundir su conocimiento a clientes potenciales, la extensión Box Office puede hacer que el proceso de recopilación de información de los asistentes sea tan sencillo como la seda .

Nos divertimos mucho usándolo para WooConf 2016, y estamos más que emocionados, después de probarlo en una aplicación de eventos reales, para finalmente lanzárselo. ¡Esperamos que te diviertas tanto probándolo como nosotros!

Si tiene alguna pregunta o comentario sobre cómo usamos Box Office para WooConf 2016 o qué aprendimos durante el evento, envíenos un mensaje a continuación: nos encantaría saber de usted.