¿Qué es la fluencia del alcance? Ejemplos y formas de prevenirlo

Publicado: 2022-07-15

La fluencia del alcance es un problema rampante que casi cualquier proveedor de servicios o autónomo ha encontrado al manejar un proyecto. Especialmente en el ámbito del desarrollo de software y sitios web, el aumento del alcance puede tener graves consecuencias en su tiempo, productividad y márgenes de beneficio.

Como gerente de proyecto, hasta que comprenda a fondo el alcance del proyecto en el que está a punto de embarcarse, no puede frenar ni administrar el avance del alcance.

En este artículo, exploraremos lo que significa el aumento del alcance y las causas comunes. También verá ejemplos de aumento del alcance en la gestión de proyectos de sitios web y formas prácticas de evitarlo.

¿Cuál es el Alcance del Proyecto?

Como sugiere el nombre, el alcance del proyecto (o alcance del trabajo) se refiere al plan de trabajo, los pasos, los procesos, los entregables clave y los requisitos necesarios para iniciar y completar un proyecto. Tener una Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) para sus proyectos es una manera fácil de identificar todas las especificaciones, hitos, actividades, costos, presupuesto, límites y cronograma del proyecto que conforman el alcance del proyecto.

Todo esto te ayudará a ti y a tu cliente a definir el alcance del proyecto antes de partir. Es mejor tener esto reducido a una declaración del proyecto que sirva como un recordatorio fácil a medida que avanza el trabajo en el proyecto.
Si no se define el alcance de su proyecto en las entrevistas con los clientes, no solo puede resultar en un aumento del alcance, sino también en un producto final que es completamente diferente de lo que el cliente imaginó.

¿Qué es la fluencia del alcance?

El desplazamiento del alcance, también conocido como desplazamiento de características, es una solicitud de adición o desviación del alcance original de un proyecto. Esto no quiere decir que los cambios en el alcance no sean bienvenidos. Pero debe frenar estas solicitudes de cambio para que se mantenga en línea con el alcance del proyecto, ya que esos cambios afectan el cronograma, los recursos, el presupuesto, la productividad, el tiempo y el costo del proyecto.

El avance del alcance se vuelve particularmente insoportable cuando los clientes o las partes interesadas agregan nuevas características o requisitos al proyecto una vez que el proyecto ha comenzado. Esto puede ser perjudicial cuando se espera que su equipo complete el proyecto dentro del cronograma, el presupuesto y los recursos originales.

Al igual que el significado de la palabra fluencia, generalmente comienza con solicitudes menores que gradualmente influyen en el propósito del proyecto y le causan problemas. Los cambios descontrolados en el alcance de un proyecto pueden hacer que supere el presupuesto fácilmente. Esto afectará su margen de ganancias, hará que no cumpla con los plazos y que se desvíe de lo que el cliente realmente quiere. Todo esto puede ser desastroso para su reputación.

Si no define con precisión el alcance de su proyecto, es fácil que su proyecto crezca más allá de sus expectativas originales.

Causas comunes del deslizamiento del alcance

El deslizamiento del alcance ocurre por varias razones y puede surgir como una falla del cliente o del equipo del proyecto. La fluencia del alcance puede afectar a los diseñadores web, desarrolladores y empresarios. Estas son algunas de las causas comunes del desplazamiento del alcance.

Alcance del proyecto ambiguo o indefinido

La falta de claridad en la definición del alcance de un proyecto es la forma más fácil de fomentar el avance del alcance. Como gerente de proyecto, debe comprender los procesos y requisitos necesarios para completar el proyecto. De lo contrario, el producto final se desviará de las intenciones de su cliente.

A veces, los clientes tienen la culpa de la ambigüedad del alcance del proyecto, ya que no tienen una idea definida de lo que quieren. Se necesita una comunicación de gestión de proyectos adecuada para guiar a dicho cliente hacia una visión clara. Un cliente que "quiere resolverlo" a medida que avanza el proyecto es una clara señal de un posible avance del alcance en el futuro.

Eludir las prácticas de gestión de proyectos

Una cosa es tener un alcance del proyecto y una práctica de gestión, pero otra cosa es adherirse a la práctica. Eludir sus prácticas de gestión de proyectos para solicitudes de cambios menores alentaría el avance del alcance.

Por ejemplo, su cliente le pide un cambio menor en los colores del tema de una página web. Tal cambio no le tomará una hora en efectuarse, por lo que podría tener la tentación de implementarlo fuera de la práctica establecida. Sin embargo, así es como el alcance se desliza y puede acumularse con el tiempo.

Seguir las prácticas de gestión de proyectos también lo ayudará a mantener el rumbo y evitará que incluso las solicitudes de funciones aprobadas desvíen el proyecto del objetivo original.

Acuerdos no documentados o ambiguos

Reducir todas las correspondencias y acuerdos con un cliente por escrito es una excelente manera de limitar el avance del alcance. Una manera fácil de documentar sus comunicaciones con los clientes es asegurarse de que las comunicaciones importantes se realicen a través de correos electrónicos y no a través de llamadas. O solicitando que los acuerdos alcanzados a través de reuniones físicas y llamadas sean reconfirmados a través de correos electrónicos.

Además, tener un contrato flexible que contenga los términos, condiciones y obligaciones de su proyecto acordados mutuamente es una excelente manera de garantizar la claridad y desalentar las solicitudes de funciones innecesarias de los clientes. Pero asegúrese de que toda la documentación sea inequívoca e inequívoca para que ninguna de las partes tenga una impresión equivocada.

Proceso no regulado de solicitud de funciones

El cambio durante el proyecto suele ser inevitable. Como gerente de proyectos experto, es práctico crear espacio para la mejora. Cualquier solicitud de función debe estar en línea con los procesos que garantizan que se tengan en cuenta el costo, los recursos y el tiempo.

Además de las solicitudes de los clientes, a veces los equipos de proyectos pueden centrarse en agregar funciones adicionales para impresionar a los clientes. Esto debe seguir los canales adecuados para asegurarse de que no resulte contraproducente y le cueste dinero y tiempo.

Asegúrese de hacer que el proceso de adiciones sea flexible para que no suprima la creatividad, pero aún frene el avance del alcance. Una estructura adecuada para la incorporación de solicitudes eliminará retrasos no deseados y clientes insatisfechos.

Múltiples partes interesadas del proyecto sin objetivos unánimes

Esta causa de alteración del alcance generalmente ocurre cuando el cliente tiene varias personas que supervisan varios aspectos de un proyecto. Por lo general, cada persona tendrá ideas o perspectivas diferentes sobre cómo se debe llevar a cabo el proyecto.

Este es un caso clásico de tener 'demasiados cocineros en la cocina' si no se maneja adecuadamente. Cuando un cliente tiene varias personas con poder de decisión sobre un proyecto, deben tener una visión uniforme para evitar problemas de ampliación del alcance.

Como gerente de proyecto, debe ser consciente de esta discordia y garantizar la sinergia entre las partes interesadas antes de embarcarse en cualquier solicitud de cambio de una de las partes interesadas.

Otras causas incluyen:

  • Falta de una declaración del proyecto.
  • La entrevista con el cliente es informal y vaga.
  • Presupuesto y marco de tiempo poco realistas
  • Cambio en la gestión de la empresa cliente
  • Visión vaga o ambigua del cliente
  • Gestión de proyectos ineficiente
  • Brechas de comunicación con el cliente

Ejemplos de fluencia del alcance

Aunque el aumento del alcance suele presentarse como solicitudes de cambio no aprobadas, no siempre es así. Las solicitudes autorizadas también pueden causar los mismos problemas si no se reconocen como avance del alcance desde el principio.
A continuación se muestran tres ejemplos de desplazamiento del alcance para ayudarlo a identificarlos en escenarios prácticos.

Ejemplo 1: contenido estancado

Considere que una empresa de comercio electrónico se acerca a su empresa de desarrollo de sitios web para crear un sitio web de WordPress. Tuviste la entrevista con tu cliente y el alcance del proyecto ha sido aprobado por ambas partes. También ha proporcionado un procedimiento para una solicitud de cambio menor, si es necesario.

Sin embargo, en los requisitos para el proyecto web, el cliente insistió en proporcionar el contenido para el sitio web de comercio electrónico y se negó a utilizar sus servicios adicionales para proporcionar contenido del sitio web. Se proyecta que el sitio web se lance en dos meses. La entrega de contenido por parte del cliente está programada 3 semanas antes del lanzamiento.

El cliente no entrega el contenido de la web en la fecha prevista. No ha habido comunicación por parte del cliente hasta 5 días antes del lanzamiento previsto. El cliente finalmente se comunica y procede con una solicitud de desarrollo y revisión de contenido web, con las implicaciones de costo esperadas pero sin una extensión en la fecha de lanzamiento programada.

Este es un aumento del alcance y, si se aprueba, probablemente tendrá consecuencias similares a las de uno no aprobado. A menos que haya una consideración significativa en la entrega del tiempo del proyecto, ejercería presión sobre su productividad, recursos humanos y posible retraso en el lanzamiento.

Ejemplo 2: Aeropuerto Internacional de Denver

Pasemos ahora a un ejemplo de la vida real de desplazamiento del alcance: la saga del Aeropuerto Internacional de Denver (DIA). Es bastante famoso, ya que muestra lo peligroso que puede llegar a ser el deslizamiento del alcance. El proyecto del aeropuerto para crear un sistema de manejo de equipaje totalmente automatizado tuvo más de 2000 cambios de diseño. El proyecto, aunque terminó 16 meses más tarde de lo programado y un 250 % por encima del presupuesto, finalmente fracasó.

La principal causa de la desviación del alcance en las etapas de diseño fue el resultado de no involucrar a todas las partes interesadas relevantes en las etapas de planificación, como las aerolíneas. El sistema de manejo de equipaje también falló debido a que se ignoraron las preocupaciones esenciales del proyecto.

A partir de esto, podemos observar lapsos tanto del cliente como del equipo del proyecto. Los gerentes de proyecto deben priorizar la creación de una estructura de descomposición del trabajo (WBS) al generar el alcance de un proyecto. Es imperativo, como se ve en este ejemplo, que el cliente y todas las partes interesadas estén en la misma página antes de continuar.

Ejemplo 3: Revisiones de diseño

Considere a un cliente que necesita que se diseñe su sitio web pero no tiene idea alguna sobre cómo debería ser el producto final. El cliente dice “cuando vea lo que me gusta lo sabré” sin aportar nada definitivo al proceso de planificación.

En la etapa de diseño, envía los diseños actuales al cliente, y no están satisfechos porque nada parece capturar lo que les gusta. El cliente continúa solicitando revisiones en el diseño, frustrando así todo el proyecto. Unos días antes del lanzamiento proyectado, se aprueba un diseño y se espera que aún entregue el sitio web a tiempo para el lanzamiento.

A partir de este ejemplo, es evidente que las instrucciones vagas de un cliente están destinadas a conducir a un aumento del alcance que se presenta en forma de revisiones interminables. Esto frustra su productividad y recursos con la posibilidad de un retraso.

Cómo evitar el deslizamiento del alcance

El desplazamiento del alcance es una de las principales causas de que los proyectos superen el presupuesto y se retrasen; particularmente, en el mundo del software, diseño de sitios web y desarrollo. Al frenar al menos los cambios no autorizados, sus proyectos experimentarán una mejora significativa en la productividad, los márgenes de beneficio y la gestión del tiempo. Esto le deja tiempo suficiente para atender las solicitudes de cambios esenciales de los clientes.

Las siguientes son las 5 mejores formas de evitar que el aumento del alcance arruine sus proyectos:

1. Mantenga un registro de los requisitos del proyecto

Aunque parezca intuitivo, no siempre se documentan los requisitos del proyecto de los clientes. Mantener un registro de los requisitos de su proyecto le permite definir claramente el alcance de su proyecto.

Comience con una consulta con el cliente para averiguar qué necesita su cliente. Una vez que haya documentado el requisito del proyecto de su reunión con el cliente, asegúrese de compartirlo con todas las partes involucradas. El documento también debe contener toda la información necesaria para realizar un seguimiento del progreso del proyecto.

Tenga en cuenta que los requisitos deben priorizarse según su importancia, ya que es posible que no todos los requisitos sean posibles. Esto ayuda a mantener a tu equipo bajo control al evitar que pierdan el tiempo centrándose en tareas sin importancia o imposibles.

2. Configure un procedimiento de solicitud de cambio

Independientemente de cuán bien preparado esté el alcance de su proyecto, es práctico esperar que haya cambios a medida que avanza el proyecto. Es por esto que debe incluir cláusulas que prevean procedimientos de solicitud de cambio en sus contratos con los clientes.

Este procedimiento de solicitud de cambio lo ayudará a administrar la probabilidad de cambios inesperados en el alcance. Pero para que esto funcione, el procedimiento debe cumplirse estrictamente. De lo contrario, este proceso se vuelve inútil. Además, incluya implicaciones apropiadas de costo y tiempo para las solicitudes de cambio para desalentar las solicitudes frívolas de los clientes y mantener los márgenes de ganancia.

Configurar este procedimiento es muy fácil una vez que se realiza una solicitud. Los pasos básicos del procedimiento son la revisión , aprobación o rechazo , y la incorporación a seguir . No tenga miedo de decir que no a las solicitudes de cambio cuando la situación lo exija. Sin embargo, explique claramente las razones por las cuales una determinada solicitud puede no ser concedida y proporcione alternativas.

3. Involucrar a las partes interesadas en el proceso de alcance del proyecto

Es necesaria una buena comunicación con todas las partes interesadas al crear el alcance del proyecto. Como gerente de proyecto, es esencial confirmar que ha recopilado y entendido todos los requisitos de las partes interesadas. Al compartir la documentación de sus requisitos con las partes interesadas, está eliminando posibles confusiones más adelante. Por lo tanto, tómese el tiempo suficiente para revisar el alcance del proyecto tanto como sea posible.

Además, asegúrese de que las diversas partes interesadas entiendan los procedimientos y las implicaciones de solicitar un cambio de función después de completar el alcance del proyecto. No involucrar a las partes interesadas puede estropear el proyecto, ya que las partes interesadas podrían presentar solicitudes importantes durante el desarrollo del proyecto. Y si las partes interesadas generalmente no están disponibles para contribuir significativamente al alcance del proyecto, se recomiendan recordatorios regulares a medida que avanza con el proyecto.

4. Lleve consigo a los miembros del equipo del proyecto

Por mucho que sea importante mantener informados a los interesados, asegurarse de que los miembros de su equipo también estén informados es igualmente importante. Los miembros del equipo deben conocer el procedimiento de solicitud de cambio y cómo les afectará.

Hay una tendencia a que los miembros de su equipo provoquen un aumento del alcance para entregar en exceso e impresionar a los clientes. Al asegurarse de que los miembros del equipo conozcan el alcance y la declaración del proyecto, puede evitar que se excedan. De esta manera, no se desvía de la declaración del proyecto acordada a través de cambios no autorizados por su parte.

5. Sé proactivo

Una de las mejores formas de evitar el aumento del alcance es anticipar las áreas en las que podría surgir en un proyecto. Luego, implemente métodos para frenar ese avance del alcance. Al ser proactivo, se adelanta a los posibles cambios y no se queda desprevenido con los cambios de última hora de los clientes.

A veces, las solicitudes de cambio son razonables y predecibles. Como gerente de proyecto proactivo, puede sugerir estos cambios para que el cliente y las partes interesadas lo confirmen desde el principio. En lugar de esperar a que los clientes soliciten estos cambios mucho más tarde en el proyecto, donde podría ser muy inconveniente.

Como en el Ejemplo 1, como desarrollador web donde es obvio que el cliente se demoraría en proporcionar el contenido del sitio web, puede ser proactivo y hacer que el contenido se redacte y envíe al cliente para su confirmación. Para evitar las solicitudes de última hora que extenderían el cronograma del proyecto o le costarían mucho más después.

Terminando

El avance del alcance es una de las principales razones por las que la mayoría de los proyectos fracasan o experimentan retrasos y un aumento de los costes. Como gerente de proyecto, es importante que comprenda no solo el impacto del aumento del alcance, sino que también pueda identificarlo y prevenirlo antes de que suceda. Los cambios durante un proyecto no son inherentemente malos; sin embargo, deben ser examinados y gestionados de manera que no descarrilen ni retrasen el proyecto de su objetivo.

Tenga en cuenta las causas y los ejemplos de desplazamiento del alcance que se comparten en este artículo. Le ayudará a reconocer los patrones siempre que aparezcan. Luego, puede aplicar una de las 5 mejores formas de evitar el desplazamiento del alcance en su próximo proyecto.

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