Las joyas ocultas: las salas de juntas y su impacto en el desempeño empresarial

En el mundo actual, la comunicación en línea, la gestión de datos digitales y las reuniones sin papel se han convertido en la opción preferida de los miembros de juntas directivas y equipos empresariales de todo el mundo. Esto se debe a que la digitalización proporciona una innegable comodidad, rentabilidad y una sencilla gestión de tareas desde cualquier lugar.

Es más, la digitalización no es sólo una opción obligatoria; Cada cuatro de cada cinco directores de juntas directivas globales cree que las juntas corporativas deberían liderar la transformación digital.

Además, con la creciente demanda de soluciones de gestión de juntas directivas en línea, un gran número de proveedores de servicios están dando un paso al frente. Sin embargo, sólo unas pocas soluciones de gestión de reuniones cubren de forma integral todos los aspectos de la gestión de juntas directivas. Una de esas soluciones es el software del portal de la junta directiva, que cuenta con todas las funciones estándar e incluso avanzadas para gestionar las reuniones, los documentos y la comunicación de la junta directiva de forma eficaz.

Así es como las salas de juntas virtuales pueden tener un fuerte impacto en la gobernanza corporativa. Comencemos con la introducción a la tecnología del portal de juntas directivas.

¿Qué es el software de sala de juntas virtual?

El software del portal de juntas directivas, o software de juntas directivas virtuales, es un software seguro de gestión de reuniones de juntas directivas en línea y una solución corporativa completa específicamente para directores de juntas directivas, directores ejecutivos, ejecutivos, secretarios de juntas directivas, partes interesadas, inversionistas, líderes sindicales, comités y otros tomadores de decisiones.

A diferencia de muchas otras herramientas de gestión de reuniones, el software de pizarra es conocido por su funcionalidad todo en uno. Dicho esto, con portales de foros seguros, puedes:

• Programar, organizar, gestionar, registrar o realizar un seguimiento de las reuniones de la junta directiva
• Proteja, comparta, almacene, edite, vea, anote, intercambie y distribuya documentos de la junta directiva
• Comunicarse con otros miembros de la junta directiva, asesores, inversores o terceros.
• Agilice las transacciones comerciales externas o facilite acuerdos financieros
• Prepare fácilmente documentos largos y que requieren mucho tiempo con plantillas integradas en las salas de juntas

La mejor parte es que las salas de juntas virtuales son igualmente efectivas para instituciones comerciales, sin fines de lucro y gubernamentales o públicas.

Los siguientes son algunos de los beneficios más dignos de mencionar del uso del software del portal de juntas directivas.

1. Preparación sencilla y acceso cómodo a los documentos relacionados con la junta directiva

“ Las salas de juntas virtuales son simplemente extraordinarias; literalmente puedes hacer cualquier cosa con ellos. Puede realizar reuniones largas desde la comodidad de su hogar, acceder a cualquier cosa cuando sea necesario, preparar libros de juntas, informes y estatutos de comités con plantillas integradas, mantener sus datos seguros o realizar un seguimiento de sus subordinados”, dice Jesús Rivas, estratega de marketing. en board-room.org. También puede aprender a redactar un estatuto para un comité.

Como dijo Rivas, las salas de juntas pueden ayudarte a hacer cualquier cosa relacionada con las tareas de la junta directiva en un tiempo mínimo. Eso puede incluir preparar paquetes de tablero o cualquier otro informe con el mínimo esfuerzo.

El software de junta virtual permite a los directores y miembros de la junta acceder fácilmente a los documentos de la junta desde cualquier lugar y en cualquier momento. Todo lo que necesitas es un dispositivo electrónico reconocido como un teléfono inteligente y una conexión a Internet.

Los proveedores modernos de salas de juntas virtuales también permiten el acceso a través de aplicaciones móviles, lo que hace que los documentos de la junta estén a solo un clic de distancia. Es más, algunos proveedores permiten el acceso sin conexión a los documentos almacenados.

2. Mejor toma de decisiones

La toma de decisiones informada depende de tener la información más actualizada. La función de gestión de datos del software Board permite que los documentos se actualicen en tiempo real y el sistema de notificación instantánea notifica inmediatamente a los usuarios interesados.

Es más, las actas de reuniones, agendas anteriores, estados financieros, manuales de políticas e informes están disponibles en el software de la sala de juntas. La disponibilidad instantánea de los datos de la junta directiva permite a los miembros de la sala de juntas tomar decisiones más informadas y oportunas.

3. Protección de datos más sólida y certificada

El software del portal Board ofrece un alto nivel de seguridad, salvaguardando la información confidencial con la ayuda de múltiples capas protectoras. Los proveedores certificados de software para placas se adhieren a los estándares de seguridad y gestión de datos establecidos por organizaciones reconocidas como HIPAA, ISO, FISMA, FINRA, SOC, GDPR, etc.

Funciones como verificación en dos pasos, vista vallada, documentos autodestructivos, purga remota de dispositivos, marcas de agua digitales, control de acceso a documentos, cifrado de datos y restricciones de direcciones IP brindan una combinación inmejorable de protección cibernética.

4. Gestión eficiente del consejo

La gestión de las tareas de la junta directiva con portales de la junta directiva es más rápida y eficiente que los métodos tradicionales. Los preparativos para reuniones planificadas o no planificadas se pueden realizar en cuestión de minutos. Acceder, compartir o distribuir datos de forma segura y rápida ahorra tiempo.

Además, los miembros de la junta pueden preparar de manera eficiente agendas de reuniones, distribuirlas instantáneamente, acceder a los materiales de la junta, participar en reuniones de video/audio, plantear inquietudes, emitir votos, realizar encuestas, firmar documentos y realizar otras tareas administrativas con facilidad. En pocas palabras, las salas de juntas ayudan a realizar más trabajo en menos tiempo.

5. Transparencia y actividad controlada de los usuarios

Los portales de la junta directiva emplean herramientas de seguimiento para rastrear cada actividad dentro de la sala de juntas, promoviendo la transparencia y fomentando la máxima participación de los miembros de la junta mientras se genera confianza entre las partes interesadas. Los administradores pueden tomar medidas oportunas si hay ambigüedades o actividades no autorizadas y detectar a los culpables al instante.

6. Reducción de costos

El software del portal de juntas agrega un valor financiero considerable a una empresa al proteger los datos de fugas o infracciones y, en última instancia, protegerlos de posibles demandas y sanciones.

Además, reduce los gastos asociados con el papel, la impresión, la compilación y la distribución de los documentos de la junta, minimizando así la necesidad de reuniones de la junta en el sitio.

Envolviendolo

Precisamente, una sala de juntas virtual es un software de gestión de juntas multifunción que ofrece soluciones integrales para la gestión de documentos de la junta, comunicación virtual, gestión de proyectos, gestión de reuniones y gestión de acuerdos.

El software es muy seguro, rentable y permite el acceso remoto en cualquier momento. Algunos portales de juntas directivas dignos de mención y altamente seguros incluyen Azues Convene, iDeals Boards, Nasdaq Boardvantage, Govenda Boards y BoardPro. ¡Consulte el software de la sala de juntas para su próxima reunión de juntas directiva en línea!

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