6 mejores ejemplos de documentación de software y mejores prácticas

¿Quieres saber el éxito detrás de los buenos y prósperos productos de software?

Es su documentación.

Las buenas empresas invierten mucho en su documentación de software. De hecho, lo primero que hacen es crear documentación que incluya el propósito del software, el alcance, el trabajo y las referencias de la industria.

Esto permite a las partes interesadas echar un vistazo al costo de desarrollo de software, la línea de tiempo, el ángulo de marketing y las estrategias, la brecha de funcionalidad y las características clave para centrarse.

No solo ayuda con el desarrollo, la documentación del software es uno de los métodos más utilizados para capacitar a nuevos empleados, incorporar nuevos clientes y proporcionar soporte.

También hemos creado múltiples software y su documentación, de eso podemos guiarlo con su documentación de software .

Entonces, ¡comencemos!

Probamos e investigamos rigurosamente todos los productos que recomendamos a través de Herotemes. Nuestro proceso de revisión. También podemos ganar una comisión si realiza una compra a través de nuestros enlaces.

¿Qué es la documentación del software?

La documentación del software es cualquier material escrito o de video que ayude en el desarrollo de software, registra procesos de desarrollo y progreso, explica cómo funciona una aplicación de software, guía a los usuarios que usan software de manera efectiva y sirve como material de atención al cliente.

Tipos de documentación de software

Un proyecto de software puede demorar unos días hasta algunos años en completarse. Entonces, antes de comenzar con cualquier software comercial, es importante comprender a qué está sumergiendo.

Como resultado, la documentación del software cubre una amplia gama de documentación. Desde etapas de planificación hasta cumplir con las leyes.

Algunos de los documentos producidos en el ciclo de vida de desarrollo de software, fuente - CDS.Cern.CH

Esto lo ayudará a tener una idea general de cómo iniciar su documentación de software y cosas para cubrirlo.

1. Documentación del proyecto

La documentación del proyecto se crea durante las etapas iniciales de la creación de software y se mantiene a lo largo de su ciclo de vida.

Como le da a la vista de las aves sobre el proceso de desarrollo de software, ayuda enormemente con la toma de decisiones.

Cubre investigación, pruebas, ideas, ejemplos, asignación de recursos, detalles de reuniones, progreso laboral, hitos y objetivos futuros.

2. Requisitos y documentación de diseño

Requisitos y documentación de diseño trabajan de mano a mano. Es como crear un boceto aproximado de su software antes de comenzar a codificarlo.

Incluye componentes clave como:

• Descripción general del sistema
• Objetivos y objetivos de alto nivel
• Requisitos funcionales
• Criterios de aceptación
• Arquitectura del sistema
• Pila de tecnología

Si bien la documentación de requisitos se centra en lo que debe hacer el sistema, la documentación de diseño se centra en cómo se construirá el sistema.

Las mejores prácticas: es mejor enumerar todos sus requisitos del software y dividirlos en varias etapas. Esto lo ayudará a diseñar un mejor software desde el principio.

Muchos software están rediseñados (por ejemplo, reescritos en un lenguaje diferente, o reestructurado) simplemente porque no fue diseñado correctamente en primer lugar.

3. Documentación técnica

La documentación técnica cubre cómo se crean, operan y mantienen los sistemas de software.

En la documentación de software debe crear documentación técnica para explicar:

• Cómo funciona el código
• API (interfaz de programación de aplicaciones)
• Esquema de la base de datos (tablas, relaciones y flujo de datos)
• Cómo actualizar las dependencias de software
• Guías de solución de problemas

Tenemos una guía completa para crear y escribir documentación técnica, ¡échale un vistazo!

4. Documentación del usuario

La documentación del usuario ayuda a los usuarios finales (clientes) a usar su software de manera efectiva.

Incluye:

• Manuales de usuario : creado para usuarios finales. Por ejemplo, cómo los usuarios pueden usar una característica particular de su producto.
• Materiales de capacitación: contiene varios recursos de capacitación para usuarios finales. Por ejemplo, guías de configuración, videos o cursos.

La documentación del usuario es un poco diferente de una documentación técnica, tenemos algunas guías que lo ayudarán a aprender más al respecto:

• 5 mejores ejemplos de documentación del usuario (buenos y malos + consejos)
• Cómo crear un manual del usuario: de cero a héroe (guía completa)

5. Documentación de prueba

Prueba de documentación u pautas especialmente creadas para los equipos de control de calidad (garantía de calidad). Para garantizar que la calidad del software cumpla con los estándares del mercado o satisfaga las demandas de las partes interesadas.

Incluye:

• Plan de prueba y casos de prueba
• Listas de verificación a seguir mientras prueba una función de software
• Pautas de calidad del código
• Pruebas automatizadas

6. Documentación de mantenimiento / seguridad

Este tipo de documentación ayuda a los desarrolladores y equipos a mantener, actualizar, depurar y solucionar el software.

Incluye:

• Actualizar pautas o listas de verificación
• Guías para actualizar las dependencias de software
• Controles de acceso
• Plan de incidentes
• Notas de lanzamiento

7. Documentación legal y de cumplimiento

La documentación legal y de cumplimiento para garantizar que el software siga los estándares legales, regulatorios e industriales.

Documentos legales como:

• Acuerdo de licencia de usuario final (EULA)
• Términos de servicio (TOS)
• Política de privacidad
• Licencias de software e información de uso

Documentos de cumplimiento como:

• Protección de datos y cumplimiento de la privacidad, que incluye regulaciones como GDPR, CCPA o HIPAA.
• Cumplimiento de seguridad
• Cumplimiento de accesibilidad
• Regulaciones específicas de la industria

Explore : ¿Qué es la documentación del software?

6 mejores ejemplos de documentación de software para aprender de

1. WordPress

Lo más probable es que ya haya usado WordPress, por lo que este podría ser el mejor ejemplo de documentación de software para aprender.

WordPress se usa en el 43% de todos los sitios web en la web. Por lo tanto, su documentación debe ser una de las mejores para servir a millones de personas de todo el mundo.

Eso incluye desarrolladores, diseñadores, blogueros, escritores o cualquier persona que quiera construir un sitio web.

La documentación principal de WordPress se divide en tres secciones diferentes :

1. Learn WordPress: incluye guías en forma de cursos en profundidad, videos y tutoriales escritos. Dirigido a principiantes, usuarios intermedios y avanzados.
2. Documentación principal: dirigido a usuarios normales. Para proporcionar una descripción general de las características de WordPress, en forma de tutoriales escritos cortos y directos.
3. Recursos del desarrollador: dirigidos a los desarrolladores que crean temas de WordPress, complementos o desean extender WordPress con codificación personalizada. Incluye guías iniciales, documentación de API y ejemplos de codificación.

En general, crea un centro de recursos perfecto para cualquiera que quiera crear un sitio web o comenzar con WordPress. Es fácil navegar, buscar amigable, en profundidad, lleno de ejemplos y muy útil.

Cosas para aprender de la documentación del software de WordPress:

• Conocen a su audiencia , como resultado, puede ver múltiples secciones y guías de documentación creadas en función del nivel o experiencia de conocimiento del usuario .
• Actualizaciones continuas . La documentación del software no es algo único, las características de software, la interfaz de usuario o la funcionalidad pueden cambiar con el tiempo. Lo mismo sucedió con WordPress (desde el tema clásico hasta el tema del tema y la adición de Gutenberg) y se aseguraron de actualizar su documentación con cada actualización.
• Foros de apoyo . Además de los tutoriales y guías prefabricados, WordPress también incluye un foro de soporte para cada complemento y tema. Esto es muy útil en caso de que los usuarios tengan problemas para resolver problemas por su cuenta.
• SEO (amigable con el motor de búsqueda) . En mi carrera de más de 9 años como usuario de WordPress , rara vez visitaba o naveguaba por la documentación de WordPress directamente. Todo lo que hice fue buscar en Google y encontré la solución a mis consultas. Los documentos de WordPress y las páginas de soporte generadas por el usuario se indexan fácilmente en Google (u otros motores de búsqueda) que le permiten encontrarlas fácilmente.
• Preguntas frecuentes . La mayoría de las veces las preguntas frecuentes se pierden en la documentación. Pero WordPress no se lo perdió. Las preguntas frecuentes proporcionan información instantánea o una solución, y son fáciles de escanear.
• Sistema de retroalimentación . Puede proporcionar comentarios sobre cada guía, que es una característica útil para encontrar guías obsoletas e inútiles.

Qué no me gusta de la documentación de WordPress:

• Sin documentación multilingüe . Aunque puede encontrar fácilmente guías de WordPress de terceros en su idioma. Pero desearía que WordPress hubiera creado algunos tutoriales para idiomas populares.

2. Herotemes Base de conocimiento

Nuestra propia documentación de software.

No es el mejor ejemplo, pero dado que la mayoría de ustedes tienen una situación similar a la nuestra:

• No tengo idea de por dónde empezar
• Bajo presupuesto

Puede ser un buen ejemplo de aprender.

Herothemes proporciona complementos de atención al cliente, incluida la base de conocimiento heroico que permite a los usuarios crear una base de conocimiento o sitios web de documentación sin ningún conocimiento de codificación, para uso público e interno.

Cosas para aprender del ejemplo de documentación de Herotemes:

• Creando solo la documentación necesaria y mejorándola. Herotemes tiene muy pocas guías, dadas la mayoría de los clientes objetivo son de nivel intermedio (desarrolladores, usuarios de WordPress) y el software es muy sencillo y fácil de usar.
• Tabla de contenido (TOC) . Dado que algunas de estas guías contienen tutoriales completos, TOC ayuda a encontrar la información necesaria.
• Capturas de pantalla . Como la mayoría de nosotros no podemos ahorrar un buen presupuesto para la documentación (especialmente asignar a un diseñador para crear imágenes de calidad) desde el principio, agregar capturas de pantalla es mucho mejor que no agregar nada. Sin embargo, las imágenes creadas por los diseñadores realmente dan una sensación premium.
• Documentación para admitir el seguimiento de boletos .

Es una de las características heroicas de KB Analytics para rastrear las entradas de soporte originadas de la documentación. Muy útil para encontrar contenido inútil y obsoleto.

• Preguntas frecuentes . Los usuarios hacen muchas preguntas frecuentes, como la política de reembolso o las actualizaciones futuras, respondiendo a ellos a través de la documentación ayuda a los usuarios a encontrar fácilmente con una barra de búsqueda y un asistente de ayuda de IA.
• AI Ayuda Asistente . Similar a las barras de búsqueda, AI Ayuda Assistant ayuda a los usuarios a encontrar fácilmente respuestas a sus consultas. Está capacitado en el contenido de documentación, por lo que las respuestas son relevantes y útiles.

Qué no me gusta de la documentación de Herotemes:

Dado que Herotemes ofrece múltiples soluciones de software, la agrupación de contenido de documentación es un poco desordenado .

Tenemos algunas guías para ayudarlo a crear un sitio web de documentación con WordPress:

• Cómo crear una base de conocimiento de WordPress (guía paso a paso)
• Cómo crear una documentación interna

3. Documentación de cartera de software de Barn2

Barn2 vende múltiples productos de software basados ​​en WordPress y WooCommerce que se utilizan en más de 90,000 sitios web.

Servir múltiples documentación de software desde un solo portal puede ser un desafío, pero Barn2 lo hace maravillosamente.

Definitivamente debe buscar el ejemplo de Barn2 si tiene varios productos.

Cosas para aprender del ejemplo de documentación de Barn2:

Barn2 elaboró ​​con mucho cuidado su página de apoyo. Que se puede ver con su funcionalidad y utilidad general.

Cuando visite su página de soporte, encontrará una barra de búsqueda prominente con una opción para seleccionar un producto específico .

Preguntas frecuentes relacionadas con preventa, licencias, actualizaciones y problemas técnicos. Esto es muy atractivo para interactuar y también proporciona respuestas rápidas .

Cuando la búsqueda no proporciona ningún resultado, muestra una manera de alcanzar el apoyo humano.

Hablando sobre la documentación del software principal:

• Encontrará todas las guías importantes en la parte superior y las guías se dividen en diferentes secciones para una fácil navegación.
• Incluye tutoriales escritos y video.
• El soporte humano es fácilmente accesible con la barra lateral CTA.
• Bloques/diseños personalizados para notas, consejos, mensajes de advertencia y fragmentos de código para mejorar la capacidad de escaneo.

Qué no me gusta de la documentación de Barn2:

• No hay sistema de retroalimentación . Aunque proporcionan acceso directo al soporte humano, no hay forma de que recopilen comentarios en tiempo real de los usuarios. Que puede dar lugar a información y tutoriales obsoletos.

Barn2 también utiliza la base de conocimiento heroico para crear su documentación de software.

4. Guía del usuario de iPhone

Hay muchas cosas que les gusta y no me gustan sobre la documentación del usuario del iPhone (guías de software iOS).

Es una documentación de software de aspecto elegante con instrucciones fáciles de seguir, algo como esta que puede esperar de Apple.

Cosas para aprender del ejemplo de documentación del iPhone:

La documentación de iPhones se ve impresionante .

• Un diseño de columna para una sola columna
• Mucho espacio en blanco
• Pequeño párrafo y contenido
• Hermosas imágenes
• Buen uso de encabezados, listas y divisores

La mayor parte del enfoque de su documentación es crear guías tan impresionantes y útiles visualmente impresionantes.

Cuando encuentra la guía relevante, se tarda menos de un minuto en escanearla y comprender qué hacer.

La documentación de iPhone se crea especialmente de esta manera, para que todos puedan entenderla fácilmente.

Si está buscando crear documentación de software de producto, recomendaré crear guías de usuario similares al iPhone si tiene algún presupuesto de sobra para la documentación.

Además de embellecer su documentación, Apple no olvidó usar correctamente el SEO . Ser específico:

• Título y estructura de encabezado
• Interlinirse en forma de TOC, publicaciones relacionadas, previo y próxima navegación

El sistema de comentarios de la guía es increíble . Haces clic en sí o no, y si es necesario, también otorgue comentarios.

El sistema de comentarios no suena tan genial, pero cuando tiene millones de usuarios que le dan comentarios, un seguimiento simple de sí o no es realmente útil para verificar el rendimiento de las guías (simplemente no puede leer todos esos comentarios, ¿verdad?) .

Apple también proporciona guías basadas en versiones de software (en este caso, versión iOS).

Qué no me gusta de la documentación de iPhone:

Elogié mucho sobre la documentación del iPhone anterior, pero también hay algunas cosas molestas.

Especialmente la parte de navegación.

• La tabla de contenido no es útil, ya que incluye todos los enlaces de guía.
• El icono de búsqueda es demasiado pequeño para ser notado.

5. Documento de diseño de software (ejemplo interno)

La documentación del software comienza a partir de la idea misma de crear cualquier software.

Por ejemplo, su documentación inicial de software podría incluir:

• ¿Cuáles son las necesidades del software?
• Alcance
• Como funcionará
• Referencias

Tener información detallada ayudará a evitar muchas reuniones futuras, capacitar a nuevos empleados y crear pautas concretas.

Puede aprender mucho del documento de diseño de software de Road Trip Advisor.

Describe todos los requisitos necesarios para comenzar a construir software (en este caso, una aplicación web) o para ayudar a los nuevos empleados a comprender los requisitos del software.

Además, siempre puede mejorarlo durante el desarrollo de software.

Cosas para aprender de este ejemplo:

• Incluye información básica pero importante como propósito, alcance y definiciones que crean pautas concretas.
• Uso de diagramas y gráficos visuales para ayudar a los desarrolladores a comprender mejor los requisitos. Por ejemplo: describiendo las conexiones o el flujo de la funcionalidad con diagramas.

6. Documentación de Google

¿Quién no conoce a Google? Utilizamos su software de primera línea todos los días, como Chrome, Gmail, Google Maps, Google Drive o YouTube.

Están disponibles para dispositivos informáticos y móviles. Diferentes sistema operativo, dispositivos, resoluciones y configuraciones.

En tal situación, debe ser una pesadilla crear algo bueno sin un desastre. Y Google hace un muy buen trabajo con su documentación .

Cosas para aprender de la documentación de software de Google:

• Gran uso de pestañas y acordeón para simplificar los grupos de contenido.

Si crea software para múltiples dispositivos, así es como puede evitar crear múltiples documentos.

• Impresionante sistema de retroalimentación. Similar a algunos de los ejemplos anteriores, Google también incluye un sistema de retroalimentación sí/no que también recopila comentarios de los usuarios.

Pero Google va un paso más allá aquí. Tienen un sistema en su lugar que recopila comentarios basados ​​en secciones específicas . Que es muy intuitivo y útil.

• Contenido rápido . Vaya allí, haga clic en esto, descargue, instale y boom. Así es como se sienten los tutoriales de documentación de Google.
• Las mejores barras para acceder rápidamente a la búsqueda, centro de ayuda, comunidad y página de productos.
• Documentación disponible en varios idiomas .

Qué no me gusta de la documentación de Google:

Traté de encontrar mucho de qué quejarme aquí, pero al final no pude hacerlo. Google seguro tiene una buena documentación de software.

Pensamientos finales

Hemos cubierto muchos ejemplos diferentes en esta Guía de ejemplos de documentación de software, y también compartimos nuestra experiencia personal.

Aquí hay algunas palabras finales:

1. Cuando comience con la creación de software , cree algunas guías internas que describirán el propósito del software, el alcance, la funcionalidad y los criterios de liberación.
2. Cree su cartera de documentación a medida que desarrolla software . Por ejemplo, documentación de API y documentación técnica.
3. Antes de iniciar el software , cree documentación del usuario que incluya guías de configuración, casos de uso, descripción general de la funcionalidad y preguntas frecuentes.
4. Después del lanzamiento , cree tutoriales para abordar los problemas de usuario más comunes y mejorar su documentación anterior.

La documentación no es broma; Puede ahorrarle de horribles reurbanización de software o procesos de rediseño. Puedo ayudarlo a ofrecer una mejor experiencia del cliente y retener a los clientes.

Si está buscando una solución de documentación de software , Heroic Knowledge Base tiene todo que ofrecer que discutimos en esta guía.

¡Probar!