Una introducción al impuesto sobre las ventas para WooCommerce

Cuando hablo con los dueños de las tiendas, las razones que me dan para iniciar sus negocios son tan variadas como sus personalidades. Buscan la libertad del trabajo por cuenta propia, el control del futuro, un legado para dejar a la familia o una forma de llevar sus increíbles productos a las masas.

Una cosa que nunca aparece en esa lista es lidiar con problemas administrativos como el impuesto a las ventas. Nadie quiere lidiar con eso.

Recolectar, informar y presentar declaraciones de impuestos sobre las ventas es uno de los lados menos divertidos de vender productos en línea. Si no tiene un control sobre el impuesto a las ventas, puede ser un lío confuso cada vez que se acerca la fecha límite de presentación. ¡Pero no tiene que ser así!

Esta introducción al impuesto sobre las ventas para propietarios de tiendas WooCommerce explicará todos los conceptos básicos que necesita saber. Lo guiará a través de los cinco pasos del cumplimiento del impuesto sobre las ventas para vendedores con sede en los Estados Unidos y le dará algunas cosas en las que pensar antes de llegar a su primera fecha límite de impuestos.

Vamos a profundizar en.

Primer paso: determine dónde tiene un nexo de impuestos sobre las ventas

45 estados de EE. UU. y el Distrito de Columbia tienen un impuesto sobre las ventas. A diferencia del impuesto federal sobre la renta (que es lo que mucha gente piensa inmediatamente cuando se trata de la palabra "impuesto" en los EE. UU.), el impuesto sobre las ventas se administra a nivel estatal. Eso significa que cada estado tendrá leyes y regulaciones de impuestos sobre las ventas ligeramente diferentes.

Esto significa que su primer paso es determinar en qué estados tiene un nexo de impuestos sobre las ventas . “Nexus” es solo una forma elegante de decir una “presencia significativa” en un estado.

Si bien hay muchos tipos diferentes de actividades que pueden desencadenar el nexo, en esta publicación analizaremos las dos más comunes: el nexo físico y el económico.

Definición de nexo físico

Siempre tendrás un nexo en tu estado natal, incluso si solo trabajas desde la mesa de la cocina. Pero otras actividades también causan nexo. Pueden incluir:

• Una presencia física en un estado , como una tienda, oficina o centro de distribución
• Un empleado , contratista, vendedor, instalador u otra clase de trabajador que viva allí
• Inventario almacenado en el estado
• Una relación de envío directo en el estado
• Una filial de terceros en un estado
• Ventas temporales en un estado , como en una feria comercial o feria artesanal

Puede encontrar una lista de cada estado y enlaces a sus leyes de nexo aquí . Nuevamente, cada estado tiene regulaciones ligeramente diferentes, por lo que es importante leerlas a medida que su negocio se expande.

Definición de nexo económico

El siguiente desencadenante común que los comerciantes de WooCommerce deben conocer es nuestro nexo económico. Este es el concepto de desencadenar la responsabilidad del impuesto sobre las ventas debido a su actividad económica en un estado, independientemente de si tiene presencia física en ese estado. Este tipo de nexo se legitimó recientemente después de que la Corte Suprema en una decisión de Dakota del Sur v. Wayfair.

En este caso, Dakota del Sur argumentó que el estado debería poder obligar legalmente a un minorista de comercio electrónico, Wayfair, a recaudar y remitir impuestos sobre las ventas en Dakota del Sur porque el minorista había excedido las leyes de nexo económico de Dakota del Sur. Aunque algunos otros estados han tenido estas leyes en sus libros durante un tiempo, no había ningún precedente legal para hacerlas cumplir hasta que se tomó esta decisión histórica, por lo que el nexo económico puede ser un concepto desconocido para muchos comerciantes.

Lo que esto significa para los comerciantes de WooCommerce es que si supera el umbral económico de un estado que han establecido para los ingresos totales en ese estado y/o la cantidad de transacciones en ese estado, tiene un nexo. Lo que significa que ahora está legalmente obligado a registrarse, recaudar y remitir impuestos sobre las ventas para ese estado.

Mantenerse al día con el nexo económico estado por estado puede resultar complicado y desafiante, y nuestros amigos de TaxJar han creado una herramienta para ayudarlo a entenderlo todo. El Verificador de ventas y transacciones de TaxJar es un servicio que analizará sus ventas de WooCommerce (y cualquier otro canal en el que venda) y le indicará una lista de estados en los que ha excedido sus leyes de nexo económico.

Por ejemplo, en Minnesota, el umbral económico es $100,000 en ventas O más de 100 transacciones separadas en los 12 meses anteriores. (Para aclarar, el monto de $100,000 se refiere a las ventas enviadas a Minnesota, no a todo su negocio).

Si su negocio ganó $200,000 en ventas en Minnesota y ejecutó nuestra verificación de Ventas y transacciones en su negocio, le diríamos instantáneamente que Minnesota es un estado en el que puede tener un nexo económico.

¿Qué significa esto? Esta es la conclusión importante: si tiene un nexo en un estado, debe planear recaudar impuestos sobre las ventas de cualquier cliente en ese estado .

Siempre tendrá un nexo con el estado de origen y deberá recaudar impuestos sobre las ventas de los compradores en su estado de origen, a menos que tenga la suerte de vivir en uno de los cinco estados de EE. UU. sin impuestos sobre las ventas. Pero muchos propietarios de tiendas comienzan con el nexo del impuesto sobre las ventas solo en sus estados de origen y luego se expanden sin darse cuenta.

Luego, regístrese para obtener un permiso en cada estado donde tenga nexo

Así que ha determinado que tiene un nexo en uno o más estados. Antes de que pueda recaudar el impuesto sobre las ventas como se indicó anteriormente, deberá registrarse para recaudar el impuesto sobre las ventas en ese estado .

Este es un paso crucial. La mayoría de los estados en realidad consideran ilegal recaudar impuestos sobre las ventas sin un permiso de impuestos sobre las ventas. En su opinión, si te presentas a ti mismo como recaudador de impuestos estatales sobre las ventas cuando no tienes una licencia, podrías simplemente embolsarte el dinero extra.

Aquí hay algunas guías sobre cómo registrarse para obtener un permiso de impuestos sobre las ventas en cada estado . Puede registrarse en línea (la forma más rápida, donde a menudo obtiene su número de permiso de impuestos sobre las ventas el mismo día), por correo o incluso en persona en una oficina de impuestos estatal.

La mayoría de los permisos estatales de impuestos sobre las ventas son gratuitos, pero algunos requieren una tarifa.

¿Todo listo? Empezar a recaudar impuestos sobre las ventas

Una vez que tenga a mano sus permisos de impuestos sobre las ventas, estará listo para comenzar a recaudar impuestos sobre las ventas de los clientes en los estados donde tiene nexo .

Esto puede ser un proceso complicado. Una vez más, debido a que los impuestos son diferentes a nivel estatal, deberá saber cuánto cobrar a cada cliente y también realizar un seguimiento de todo para fines de informes.

Aquí hay información sobre cómo configurar impuestos en WooCommerce manualmente. Esto incluye también cómo "superponer" las ventas y los impuestos locales.

Si está buscando automatizar el proceso y ahorrar algo de tiempo, el complemento TaxJar Sales Tax Automation para WooCommerce simplifica la recaudación de la cantidad correcta de impuestos sobre las ventas de sus clientes. Puede encontrar instrucciones para configurar su recaudación de impuestos sobre las ventas para WooCommerce aquí .

Veré cómo se determinan las tasas de impuestos sobre las ventas en otra publicación. Por ahora, pasemos a lo que deberá hacer después de que esté todo listo para recaudar correctamente el impuesto sobre las ventas.

Informe cuánto impuesto sobre las ventas ha recaudado

Cuando reciba su permiso de impuestos sobre las ventas, el estado también le asignará una frecuencia de presentación de impuestos sobre las ventas . Esta frecuencia es generalmente mensual, trimestral o anual y depende de su volumen de ventas e impuestos sobre las ventas recaudados en el estado.

Cuando se acerque la fecha límite de presentación de impuestos sobre las ventas, deberá calcular la cantidad de impuestos sobre las ventas que ha recaudado en ese estado.

Un puñado de estados hacen esto simple. Para ellos, solo necesitará determinar cuánto impuesto sobre las ventas ha recaudado en el estado e incluirlo en su declaración.

Pero la mayoría de los estados no son tan simples . Requieren que desglose la cantidad de impuestos sobre las ventas que ha recaudado no solo a nivel estatal, sino también por condado, ciudad u otra jurisdicción fiscal especial. En esencia, los estados hacen que usted haga el trabajo duro de desglosar los fondos de impuestos sobre las ventas recaudados para que puedan enrutar el dinero que envía a cada jurisdicción individual dentro del estado.

Esto puede ser inmensamente complicado. Los propietarios de las tiendas pueden pasar horas revisando cada transacción, determinando en qué ciudad, condado u otro distrito tuvo lugar, correlacionándolo con las tablas de impuestos y completando esto línea por línea en un formulario de impuestos sobre las ventas. Este proceso no solo requiere mucho tiempo, sino que también es propenso a errores. También implica descargar informes de impuestos sobre las ventas de cada uno de sus canales de venta e intentar cotejarlos en una hoja de cálculo gigante.

La declaración y presentación de impuestos sobre las ventas puede tomar un promedio de cinco horas por declaración, e incluso más tiempo en estados complicados como California y Nueva York. Razón de más para utilizar un sistema automatizado como TaxJar para recaudar el impuesto sobre las ventas y preparar los formularios por usted.

Presente sus declaraciones de impuestos (a tiempo)

Una vez que haya hecho el arduo trabajo de calcular cuánto impuesto sobre las ventas recaudó en su estado, puede iniciar sesión en el sistema de impuestos sobre las ventas de su estado para presentar sus declaraciones de impuestos sobre las ventas o presentarlas en papel o por teléfono. Para remitir el impuesto real que ha recaudado, generalmente puede pagar en línea o enviar un cheque por correo.

Aquí hay una lista de estados que incluye los enlaces para presentar sus declaraciones de impuestos sobre las ventas , así como las fechas de vencimiento de la presentación de impuestos sobre las ventas.

Hay un par de cosas más importantes para recordar acerca de la presentación de declaraciones de impuestos sobre las ventas:

• El archivo "cero" devuelve. Presente su declaración de impuestos sobre las ventas antes de la fecha de vencimiento, incluso si no recaudó ningún impuesto sobre las ventas. La mayoría de los estados exigen esto y las sanciones por no presentar la declaración pueden incluir cualquier cosa, desde la cancelación de su permiso de impuestos sobre las ventas hasta una sanción.
• Presente a tiempo y es posible que obtenga un descuento.Aproximadamente la mitad de los estados se dan cuenta de que la recaudación del impuesto sobre las ventas supone una carga para los comerciantes, y otorgan un pequeño descuento por presentar y pagar a tiempo. Aquí hay una lista de estados que ofrecen descuentos en los impuestos sobre las ventas .

Una vez que presente, el proceso comienza de nuevo.

¡Bienvenido al mundo del impuesto sobre las ventas!

Y con eso, ¡enhorabuena! Has llegado al cumplimiento del impuesto sobre las ventas. Ha terminado de configurar y presentar sus impuestos estatales sobre las ventas... al menos hasta que llegue la próxima fecha límite.

Esperamos que esta guía introductoria lo haya ayudado a comprender mejor el impuesto a las ventas y sentirse más seguro acerca de esta molestia administrativa necesaria. Puede que no sea divertido, pero es un componente crucial para configurar su tienda WooCommerce.

Para obtener una visión más detallada del impuesto sobre las ventas de WooCommerce, consulte nuestra Guía del impuesto sobre las ventas de WooCommerce. ¿Tienes alguna pregunta que la guía no responde? Siéntase libre de preguntarles en los comentarios, estaremos encantados de ayudarle.