Cómo usar Monday.com | Tutorial para principiantes 2022

La gestión de proyectos no es un aspecto secundario del negocio.

Es quizás una de las operaciones comerciales más importantes.

Los beneficios de las herramientas de gestión de proyectos se extienden más allá de la programación y la colaboración.

Las herramientas de gestión de proyectos ayudan a mejorar la comunicación con el cliente, la gestión de riesgos, la estandarización de procesos, el uso compartido de documentos y la gestión de recursos.

Estas herramientas también ayudan a reducir la carga de trabajo de su equipo.

Una plataforma intuitiva como Monday reduce el trabajo manual que consume mucho tiempo.

Y es casi imposible no mencionar la gestión de proyectos y monday.com en la misma oración.

Desde su lanzamiento en 2014, la plataforma de gestión de proyectos basada en la nube con sede en Israel se ha ganado el amor y el apoyo de miles de usuarios en todo el mundo.

A pesar de su facilidad de uso y su plataforma amigable para principiantes, algunos usuarios pueden sentirse abrumados para aprovechar al máximo monday.com.

Aquí es donde esta publicación vendrá a su rescate.

En este artículo sobre cómo usar monday.com, lo guiaré a través de diferentes aspectos de la solución de administración de proyectos de monday.com para que pueda aprender a usar esta poderosa plataforma de administración de proyectos.

Algunas cosas a tener en cuenta antes de sumergirnos en los detalles.

Primero, usaré la versión de prueba gratuita de la versión Pro de Monday.com.

Este es el nivel más alto de la solución de gestión de proyectos de Monday.

Comencemos comenzando con todos los conceptos básicos del lunes.

Cómo usar monday.com: Primeros pasos con monday.com

Para usar la plataforma para administrar proyectos, debe registrarse.

Visite el sitio web monday.com y regístrese para obtener una cuenta haciendo clic en el botón "empezar".

Asegúrate de tener una prueba gratuita del plan profesional del lunes (no del plan básico).

Puede registrarse usando su correo electrónico, Google, LinkedIn o incluso una cuenta de Slack.

Ingrese su nombre y elija una contraseña.

También puede decidir un nombre para su equipo en la plataforma.

A continuación, verá un aviso sobre el tipo de uso, el tamaño del equipo y el tipo de negocio.

Intenté usar una combinación de estos y encontré una diferencia insignificante en la salida.

Una vez que complete el proceso de registro con el lunes, recibirá un correo electrónico de confirmación para su prueba gratuita.

Haz lo necesario y estarás listo para usar monday.com.

Obtendrá una URL única que debería ser similar a esta: companyname.monday.com

Cómo usar monday.com: navegar por la plataforma

Iniciar sesión en monday.com lo llevará al panel principal.

Aquí, verá algunas ventanas emergentes que lo guiarán a través de la plataforma.

Los encuentro bastante útiles.

La Compañía ha hecho un buen trabajo brindando una buena experiencia de usuario con ventanas emergentes útiles para administrar proyectos.

Sin embargo, si las ventanas emergentes fueran suficientes, ¡no necesitarías esta guía detallada sobre cómo usar monday.com!

Comencemos con la creación de un calendario editorial en monday.com y analicemos otros aspectos de la plataforma a medida que avanzamos.

Creación de tableros

A diferencia de la mayoría de las otras herramientas de gestión de proyectos, monday.com ofrece varias funciones más para crear un tablero.

Con Monday, puedes crear varios tableros (e incluso tableros privados).

Puede crear un nuevo tablero haciendo clic en el botón "agregar" y luego haciendo clic en la "Opción de nuevo tablero".

Verá una ventana emergente aquí que le solicitará que agregue un nombre para el tablero, configure la privacidad y configure los aspectos para administrar el tablero.

Para la privacidad, tiene tres opciones: principal, privada y compartible.

Para "lo que está administrando en este tablero", puede seleccionar uno de estos: elementos, presupuestos, empleados, campañas, clientes potenciales, proyectos, creatividades, clientes, tareas o personalizado.

Puede cambiarlos más tarde.

Por el bien de esta discusión, vamos con "privado".

Una vez que haga clic en "Crear tablero", aparecerá una ventana emergente que dice "bienvenido a su primer tablero privado".

Presiona el botón azul "Ok, got it" y verás tu tablero.

¿Que sigue?

Ahora es el momento de agregar grupos a nuestro tablero.

Tablero-> Grupos

Piense en los grupos como las tareas que desea crear para su tablero.

Piense en las tablas como baldes.

Por ejemplo, si te gusta el marketing, puedes crear grupos como redacción de contenido, anuncios de Facebook y SEO.

Cuando fui a mi tablero, vi 3 grupos sin título allí.

Cambié el nombre de esos.

Si desea agregar más, puede hacer clic en el botón azul debajo del nombre de su Tablero que dice "Nuevo elemento".

Esto creará un grupo sin título encima de los anteriores.

Si desea mover el nuevo grupo hacia abajo, simplemente haga clic en los tres puntos al lado del nombre del grupo y haga clic en 'Mover a'. Aquí debería ver dos opciones: Mover al tablero y Mover a la parte superior.

Alternativamente, puede pasar el cursor cerca del nombre del grupo y le mostrará un ícono de "mano" para arrastrar el grupo hacia arriba o hacia abajo.

Grupo-> Tareas

A continuación, debemos aprender a agregar tareas a un grupo en monday.com.

Una tarea es más como una tarea pendiente dentro de un grupo.

Por ejemplo, para el grupo de redacción de contenido, quiero crear una tarea denominada "investigación de artículos".

Para hacer eso, cambiemos el nombre de los elementos 1, 2 o 3 (estos son los predeterminados en los tres grupos predeterminados).

Y si ha creado un nuevo grupo, debería ver "agregar elemento".

Haga clic en eso y verá una ventana emergente lateral que debería decir "Nuevo elemento".

Haga clic en eso para cambiarle el nombre a la tarea deseada.

En este caso, lo llamaría “investigación de artículos”.

Este menú es donde puedes colapsar un grupo específico o colapsarlos todos (ideal si quieres consultar una lista simplificada de artículos, como en nuestro caso), así como crear un nuevo grupo o moverlo a otro tablero. También puede cambiar el color de un grupo (útil para una clasificación visual rápida) y, por supuesto, cambiar el nombre del grupo.

Aquí, debería ver tres opciones: Actualizaciones, Archivos y Registro de actividad.

Cuando haga clic en "Actualizaciones", le mostrará un cuadro con el mensaje "escribir y actualizar", y un texto secundario debajo del cuadro que dice "escribir actualizaciones por correo electrónico".

Vamos con la primera opción.

Cuando haga clic en él, debería ver un editor WYSIWYG completo con una opción de lista de verificación.

Piense en esta área como una guía general o un objetivo que desea detallar sobre la tarea específica.

También puede agregar archivos, gif, emoji e incluso mencionar a alguien en su equipo.

Si hace clic en la segunda opción junto a Actualizaciones, es decir, Archivos, obtendrá la opción de agregar un archivo y buscar un archivo.

Por último, tenemos la pestaña Registro de actividades que le muestra un historial de las actividades para esa tarea específica.

Casi se me olvida mencionar.

Junto al nombre de la tarea, verá dos opciones más: un círculo con un contorno humano y tres puntos.

Cuando haga clic en el círculo, obtendrá una ventana emergente para agregar suscriptores del equipo.

Y cuando haga clic en los tres puntos, verá estas opciones: administrar suscriptores, preferencias de correo electrónico, exportar a Excel, copiar el enlace del elemento, archivar y eliminar.

Cómo agregar y eliminar miembros del equipo

Ahora que hemos configurado grupos y también hemos demostrado cómo configurar tareas, veamos otros aspectos de monday.com.

Tenga en cuenta que agregar compañeros de equipo a un grupo no está disponible al momento de escribir esta publicación de revisión.

Sin embargo, tiene la opción de agregarlos a una tarea.

El paso 1 es agregarlos a un tablero.

Puede hacer esto haciendo clic en el contorno de la persona con un signo más en la barra lateral vertical azulada a la izquierda.

Cuando pasas el cursor sobre él, debería decir "invitar a miembros del equipo".

Al hacer clic en ese ícono, se mostrará una ventana emergente que dice: invitar a Monday Work OS.

Allí, verá una invitación con una opción de correo electrónico para invitar al miembro del equipo.

Tienes dos opciones aquí.

Uno, puede invitar a la persona a convertirse en miembro del equipo.

Y dos, puede agregarlos como un "espectador".

Ahora que ha agregado un miembro del equipo a su tablero, puede agregarlo a una tarea.

Haga clic en un grupo y decida la tarea a la que desea que se una el miembro del equipo.

Junto a la tarea, verá una columna titulada "Persona" junto con un círculo con un ser humano.

Haga clic en el círculo y agregue a la persona.

Otra opción para hacer esto es hacer clic en la pestaña Actualizaciones y hacer clic en el círculo en la parte superior derecha.

Si desea eliminar a un miembro de una tarea, haga clic en el círculo con sus iniciales.

Y luego haga clic en la cruz (x) junto a su nombre en la ventana emergente.

Agregar estado

De forma predeterminada, debería ver estas columnas moviéndose de izquierda a derecha debajo de cada elemento de grupo, persona, estado, fecha y signo "más".

Todas estas columnas (excepto la tarea) se pueden mover horizontalmente.

Al hacer clic en la columna Estado, tiene cuatro opciones: trabajando en ella, Atascado, Listo y una etiqueta gris.

Debajo de eso, debería ver una opción de "editar etiqueta".

Aquí puede cambiar los colores de todas las etiquetas predeterminadas e incluso agregar etiquetas nuevas.

Asegúrese de presionar el botón "Aplicar" en la parte inferior si realiza algún cambio aquí.

Añadir fecha

La columna Fecha aparece en tercer lugar a la derecha de la tarea.

Cuando haga clic en esa columna junto a la tarea, verá una ventana emergente que muestra "hoy" y el calendario del mes.

Puede elegir una fecha aquí e incluso agregar tiempo usando la palanca debajo del calendario.

Una cosa genial que me encanta de esta ventana emergente es la cara sonriente en la esquina superior derecha.

Al hacer clic en el ícono, se abre una ventana emergente desplegable con 15 íconos, como una marca de verificación, una cruz y un signo de interrogación.

Este es solo un ejemplo del uso del seguimiento del tiempo en este software PM.

La última columna

Como mencioné anteriormente, también hay una columna al lado de la fecha que tiene un signo "+".

Cuando haga clic en esta columna, verá una variedad de opciones de columna. Por ejemplo, desde aquí puede incluir columnas como texto, enlace, estado, personas, fecha, menú desplegable, país, números, etiqueta y varias opciones más.

Ver y organizar proyectos

Nuevo tablero

Puede crear un nuevo tablero haciendo clic en el texto "Agregar" debajo de la barra lateral del Área de trabajo (a la izquierda).

Debería ver una ventana emergente que le sugiere que cree el tablero.

Seleccione el nombre deseado para su nuevo tablero y elija la privacidad (principal o privada).

La opción principal es permitir que el tablero sea visible para todos los miembros del equipo.

Y la opción "privada" es para crear un tablero para trabajar en privado o con miembros seleccionados del equipo.

A continuación, haga clic en el botón azul "crear tablero" y viola, acaba de crear un nuevo tablero.

Una vez que haya terminado, verá el nuevo tablero con un texto que dice "Elija su primer widget".

Los widgets son miniaplicaciones que te ayudan a administrar tus tareas en monday.com.

Algunos de los widgets que verá allí incluyen una batería, un calendario, un gráfico, una carga de trabajo, números y Gantt.

También puede hacer clic en el texto "Agregar widget" junto a los tableros para ver una lista de opciones disponibles.

Para este tutorial, vamos con el widget Calendario.

Al hacer clic en dicho widget, debería ver un calendario debajo del nuevo tablero que acaba de crear.

Puede hacer clic en cualquier fecha del calendario, agregar un nuevo elemento (o una tarea pendiente) y personalizar el grupo, la persona, el estado y la fecha en la ventana emergente.

Tutorial de Monday.com: agregar vistas

Monday.com brilla en términos de su funcionalidad de "vistas".

Esta característica incluye tablas y otros gráficos para sus grupos y tareas pendientes.

Con esto, puede comprender qué y cuándo, y realizar cambios sobre la marcha.

Agregar vistas es relativamente simple.

Dirígete a la vista de mesa y haz clic en el botón "mesa principal" en la parte superior.

Junto a la Tabla principal y la Línea de tiempo, debería ver un icono "+".

Al hacer clic en él, aparecerá un menú desplegable con una lista de opciones, como una tabla, un tablero, una vista de gráfico, Kanban, diagramas de Gantt, tarjetas, formularios, Galería de archivos, Aplicaciones; y "más vistas" en la parte inferior.

Haz clic en “más vistas” y verás más opciones.

Yo personalmente uso la vista Kanban, la vista de gráfico y la vista de calendario para la mayoría de mis proyectos.

Tutorial de Monday.com: Cronología

Me encanta esta característica de monday.com.

Puede acceder a esto haciendo clic en la pestaña "Línea de tiempo" junto a la "Tabla principal" debajo del Tablero.

Esta vista muestra las tareas pendientes, los plazos del proyecto y los miembros del equipo asignados de un vistazo.

Incluso puede exportar los detalles a Excel desde aquí.

Tutorial de Monday.com: Conclusión

He hecho todo lo posible para cubrir los aspectos básicos de monday.com.

Esta herramienta de gestión de proyectos es fácil de aprender y usar.

A diferencia de otras herramientas de gestión de proyectos, monday.com es increíblemente visual y personalizable.

Con su gran cantidad de casos de uso, monday.com se ha ganado una reputación positiva.

A los gerentes de proyectos de empresas grandes y pequeñas les encanta esta plataforma para administrar tareas repetitivas y otros aspectos de la gestión de proyectos, no solo para marketing, sino también para equipos de ventas.

Pruebe este software de gestión de proyectos y estoy seguro de que le encantará su facilidad de uso y su amplia gama de características. Comenzar con monday.com es relativamente fácil.

Además, con la prueba gratuita de 14 días, no tienes nada que perder.