Cómo hacer una factura con facturas en pdf de WooCommerce

Cuando dice "facturas en PDF", se refiere a un archivo PDF que incluye las confirmaciones de pedidos de sus clientes cuando realizan compras en su tienda WooCommerce. Ayudan a los propietarios de negocios a administrar el rendimiento a nivel de tienda mientras realizan un seguimiento de los productos.

Por esta razón, es vital para crear e imprimir facturas de manera eficiente.

No es posible crear e imprimir facturas y albaranes con WooCommerce de forma predeterminada. Además, enviar facturas en PDF manualmente a los clientes solo lo frustraría y le haría perder su valioso tiempo.

Por lo tanto, se requiere un complemento de factura y albarán de PDF confiable y efectivo para ayudarlo a automatizar el procedimiento. Las facturas y boletas de embalaje en PDF de WooCoomerce de Webtoffee son uno de esos complementos.

Con más de 30.000 instalaciones activas, al momento de escribir este artículo, varias tiendas permiten ofrecer a sus clientes la posibilidad de asegurar sus pedidos en línea. El complemento de facturas de WooCommerce agrega automáticamente una factura en PDF al correo electrónico de confirmación del pedido. Este complemento es ideal para pequeñas empresas que buscan una forma de enviar facturas con archivos PDF.

Como se indica en la página del complemento, estas son las características principales:

• Puede descargar rápidamente listas de embalaje y facturas en PDF desde la página de administración de su pedido.
• Personalice las facturas incluyendo el nombre de su empresa, el IVA y el logotipo.
• Imprima todas las etiquetas a granel desde la página de pedidos.
• Permita que las tiendas envíen facturas en PDF por correo electrónico.
• Desde la página Mi cuenta, permita que los clientes impriman sus facturas.

Los dueños de negocios no pueden controlar completamente el proceso de envío de facturas sin el uso de complementos. Con la ayuda de complementos, puede crear una factura para un pedido, enviarla como archivo PDF adjunto al correo electrónico del cliente e imprimir la factura para un pedido específico.

Desde su panel de WordPress, vaya a Complementos , luego Agregar nuevo y busque el complemento 'Facturas en PDF de WooCommerce' de WebToffee. Instalar y activar el complemento.

Aparecerá una nueva pestaña en el panel principal de WordPress después de instalar y activar el complemento. Desde el panel de control de WordPress, Factura/Embalaje > Configuración general .

Luego podrá navegar a la sección de configuración del complemento.

Documentos

Puede habilitar o deshabilitar manualmente cada documento en el área Documentos usando los botones de alternar correspondientes. Utilice esta función para dejar todos los documentos proporcionados en su tienda en modo inactivo si no necesita generarlos todos.

Para personalizar la configuración de cada documento, haga clic en el icono Configuración debajo de él.

General

Puede proporcionar información sobre la empresa, una dirección de envío, etc. en el área General. Todos los tipos de documentos mostrarán la información de la dirección proporcionada aquí.

Información de la compañía

• Nombre de la empresa : escriba el nombre de su empresa en este cuadro.
• Logotipo : para los documentos, cargue una imagen o logotipo corporativo único. Alternativamente, ingrese la URL de la imagen. El logotipo siempre aparece de forma predeterminada en la esquina superior izquierda del documento.
• Identificación fiscal de la empresa: Ingrese aquí el número de identificación fiscal de su empresa. Puede ingresar algo como IVA: GB123456789, GSTIN: 0948745 o ABN: 51 824 753 556.
• Pie de página: ingrese su propio pie de página personalizado para usar en todos los documentos.

Dirección (Detalles del remitente)

• Departamento/Negocio/Remitente: escriba aquí el nombre del propietario de la tienda WooCommerce.
• Línea de dirección 1: escriba la primera línea de la dirección, que consta principalmente del nombre y el número de la calle.
• Dirección Línea 2: Escriba la segunda línea de la dirección, que podría ser el número de apartamento.
• Ciudad: escriba aquí el nombre de la ciudad del remitente.
• Estado o País: Indique la nación del remitente.
• Código postal: Ingrese el código postal de la ubicación desde la que envía las cosas.
• Número de contacto: Proporcione el número de teléfono del gerente de la tienda en la información de contacto.

Alternativamente, puede hacer clic en el botón Cargar desde WooCommerce para insertar la información de la dirección de la tienda de WooCommerce rellenada previamente en los campos correspondientes.

Otros ajustes

A continuación, decida si mostrar el nombre del estado en la dirección de facturación y envío en lugar del código de estado.

Puede configurar el complemento para que cada vez que un usuario inicie una impresión, pueda ver una vista previa del documento.

Utilice nuestra extensión mPDF para admitir idiomas RTL como el árabe, el hebreo y otros idiomas.

Configure la opción de impuestos para incluir o excluir impuestos en Mostrar precio en la tabla de productos. Si aún no lo ha hecho, haga clic en la configuración de impuestos de WooCommerce .

Para guardar todas las opciones, haga clic en el botón Actualizar configuración al final.

Desde el tablero de WordPress, Factura/Embalaje > Factura

Puede configurar los ajustes básicos de las facturas según sus preferencias.

A continuación, hablemos de la configuración de facturas.

Crear y enviar factura por correo electrónico

• Habilitar factura : al habilitarlo, otorga acceso al administrador y a los clientes para imprimir, descargar y adjuntar facturas en el correo, entre otras cosas, desde cualquier lugar adecuado.
• Crear factura automáticamente : crea facturas para los estados de pedido elegidos.
• Adjuntar factura en PDF en el correo electrónico del pedido : habilite para adjuntar la versión en PDF de la plantilla de factura actualmente activa en el correo electrónico del pedido.
• Mostrar el botón de impresión de factura para los clientes : tenga 3 opciones para mostrar el botón de impresión de factura para los clientes, que puede habilitar según sus preferencias.

Detalles de la factura

Fecha de la factura: puede elegir entre la fecha del pedido o la fecha de creación de la factura.

Metacampos de pedido: seleccione esta opción para mostrar información adicional del pedido en la factura.

Las opciones son las siguientes:

• Número de teléfono
• Correo electrónico
• Número de Seguro Social
• IVA
• Nota del cliente

Para agregar una orden meta personalizada en la factura, haga clic en el botón Agregar/Editar meta campo de orden .

Logotipo personalizado para factura : aquí, además del logotipo predeterminado cargado desde la configuración general, puede enviar un logotipo especial para la factura. De forma predeterminada, el logotipo se establecía en la configuración general si el campo se dejaba vacío.

Opciones avanzadas

Desde la Configuración avanzada, puede elegir detalles adicionales sobre la factura para pedidos gratuitos, el formato de nombre del PDF, etc.

• Generar facturas para pedidos antiguos: Esto permite la creación de facturas para pedidos realizados antes de la instalación del complemento.
• Generar facturas para pedidos gratuitos: Habilite la creación de facturas para pedidos que sean gratuitos.
• Mostrar partidas gratuitas en la factura: Active la opción para mostrar partidas gratuitas en la factura.
• Formato de nombre de PDF: elija un formato de nombre para una factura en PDF que incorpore el número de pedido/factura.
• Prefijo de nombre de PDF personalizado: ingrese un prefijo especial para "formato de nombre de PDF" para que se agregue antes del nombre. Por defecto, se convertirá en 'Factura_'

Para guardar la configuración, presione el botón Actualizar configuración al final.

Puede personalizar la apariencia general de la factura con el personalizador. Comience seleccionando una plantilla predefinida.

Usando el botón de alternar en el lado derecho de la página, puede agregar o eliminar elementos de la factura. Algunos de estos elementos solo están disponibles en la versión premium del complemento.

Mientras edita la plantilla de factura, puede verla en vivo en el lado izquierdo.

Una vez que haya terminado de personalizar todo, haga clic en el botón Guardar para almacenar la plantilla de factura recién configurada (junto con un nombre).

La versión Pro de este complemento puede crear automáticamente todas las facturas en PDF necesarias, albaranes, notas de entrega, etiquetas de envío/dirección y otra documentación para WooCommerce.

Si eres un usuario premium, en comparación con la versión básica, la versión premium tiene características similares junto con algunas adicionales para agregar a las facturas.

En primer lugar, debe comprar, instalar y activar el complemento de facturas/albaranes en PDF de WooCommerce desde la página Agregar nuevo complemento.

Desde el tablero de WordPress, dirígete a Factura/Embalaje > Configuración general

General

Además de la versión básica, la versión premium de la configuración general del complemento tiene una opción de política de devolución en sus facturas. Ingrese la política de devolución de la empresa y haga clic en el botón Actualizar configuración .

Avanzado

Con el uso de la pestaña Avanzado , puede configurar datos adicionales con respecto a datos personalizados, compatibilidad con RTL, formatos de paquetes, etc.

Agregue campos adicionales en la página de pago: seleccione el elemento requerido del menú desplegable para agregar información adicional. Con el botón Agregar campo personalizado, puede crear metacampos personalizados proporcionando un nombre de campo y una metaclave. Dependiendo de si el campo es obligatorio o no, puede agregar un marcador de posición.

Según sus necesidades, puede ver, eliminar o editar metacampos existentes.

Vista previa antes de imprimir: permite obtener una vista previa de los documentos antes de imprimirlos.

Número de seguimiento meta: agregue información del número de seguimiento al campo meta. Capture el 'meta número de seguimiento' del complemento respectivo utilizado para el seguimiento.

Términos de Transporte / Venta: Agregar condiciones adicionales de envío o compra a la factura proforma.

Tipo de embalaje: A excepción de la factura, todos los documentos estarán sujetos al tipo de embalaje. Las siguientes tres opciones están disponibles para elegir el tipo de paquete:

Empaque los artículos individualmente: como ejemplo, si un pedido contiene dos cantidades del producto A y una cantidad del producto B, tres paquetes contendrán un artículo cada uno.

Paquete individual (por pedido): un paquete contiene todos los artículos pedidos. Habrá un paquete adecuado para cada pedido.

Embalaje en caja (por pedido) – Se asigna una caja a cada artículo para que se corresponda con la configuración del pedido. Dependiendo de la configuración, cada pedido puede contener una o más cajas.

Archivos temporales

Ruta del archivo: indica la ubicación de almacenamiento de los archivos temporales.

Total de archivos: muestra el recuento total de archivos temporales.

Limpieza automática: Seleccione si borrar automáticamente los archivos temporales.

Finalmente, haga clic en el botón Actualizar configuración para guardar la configuración.

Puede configurar los ajustes generales premium del complemento, algunas de las características son similares a la versión básica.

• Ordenar productos por: Ordenar productos usando Nombre y SKU.
• Habilitar el botón de impresión de factura para los estados de pedido seleccionados: podrá mostrar un botón para que sus clientes impriman facturas para el estado de pedido seleccionado.
• Mostrar datos de variación debajo de cada producto: habilite esta opción para incluir la información de variación del producto en la factura.

• Opciones de visualización de la columna de impuestos totales: cualquiera de los formatos elegidos se utiliza para mostrar la columna de impuestos totales. Importe, Tasa(%) y Tasa(%) con importe son los formatos que se ofrecen.

• Por ejemplo, si el costo total es de $500 y la tasa de impuestos es del 20%, así aparecerá el impuesto completo en la factura:

• Monto-$100
• Tarifa(%)-20%
• Tasa (20%) con $100 como cantidad

• Mostrar columnas separadas para cada impuesto: permita columnas de impuestos separadas en la factura. Si su tienda tiene varios impuestos configurados, cada elemento de impuesto se mostrará por separado en su propia columna. Cantidad, Tasa (%), Tasa (%) con la cantidad y Columnas separadas para Tasa (%) y Cantidad se encuentran entre los diferentes diseños de presentación de impuestos.

Finalmente, después de los cambios necesarios, haga clic en el botón Actualizar configuración para guardar la configuración.

Trabajar en el personalizador es simple, dinámico y adaptable. Las siguientes imágenes muestran sus componentes:

Para obtener más información sobre el personalizador dinámico y cómo personalizar la factura, consulte este artículo detallado.

Para todos los dueños de negocios, la creación y el envío de facturas a los clientes es esencial. A pesar de la facilidad del proceso, no puede controlarlos de manera más efectiva. Debido a esto, los complementos facilitan su uso. Con el complemento de factura/albarán de Woocommerce, puede hacer que todo el proceso sea más sistemático y mejorar la experiencia del cliente.

Su negocio puede beneficiarse de esto al ahorrar tiempo, dinero e incluso el medio ambiente. Comparta esto con sus amigos y vuelva a consultar para obtener más información.

¡Buena suerte con tu tienda WooCommerce y gracias por leer!