Firma legal para formularios de gravedad

¿Le gustaría poder recopilar firmas electrónicas directamente desde su sitio de WordPress? De acuerdo, puede que no sea una idea demasiado descabellada. Pero, ¿qué pasaría si las firmas y los documentos fueran legalmente vinculantes para todos los participantes, sin tener que abandonar su sitio o utilizar un servicio de terceros?

Si ya usa Gravity Forms, puede agregar rápida y fácilmente esta funcionalidad a su sitio. El equipo de CosmicGiant ha creado un complemento específicamente para este propósito y se integra perfectamente con Gravity Forms.

No se desperdicia papel, no se escanean documentos y es 100 % multiplataforma. Sus clientes no tendrán que buscar a tientas tratando de firmar sus contratos o instalar ningún software nuevo. Todo sucede en su sitio web.

En este artículo, lo guiaré a través de cómo comenzar a crear contratos legalmente vinculantes en su sitio de WordPress utilizando el complemento Legal Signing.

Firma legal fácil para WordPress

El complemento Legal Signing simplifica la recopilación de firmas electrónicas. Y tiene control total de las entradas y la estructura de su formulario. Es tan fácil como cargar un PDF rellenable y asignar los campos a su formulario. De acuerdo, es un poco más complicado que eso, pero si puede crear un formulario, puede hacer un contrato legalmente vinculante que esté listo para firmar.

Si bien se puede usar el complemento Gravity Forms Signature, no es obligatorio, ya que CosmicGiant incluye su propio campo de Firma legal con todos los niveles de licencia. No se necesitan abogados, y el complemento maneja todas las cosas legalmente vinculantes debajo del capó.

También tienes control total sobre tus formularios. Puede asignar campos a personas específicas y ocultarlos de otros según sea necesario. Esto puede ser útil si tiene varios participantes y solo necesita cierta información de unos pocos seleccionados.

Si necesita ser específico sobre quién firma primero (y último), puede configurar una secuencia de firma adaptada al formulario. O bien, puede hacerlo totalmente al azar. Depende completamente de ti. También puede configurar recordatorios para que se envíen a todas las partes firmantes, para que todos sepan cuándo es su turno. Si está acostumbrado a perseguir a la gente para que firme sus contratos, puede automatizar ese proceso y liberar su cerebro. Además, puede asignar cada paso del proceso a una línea de tiempo específica, para que todos sepan qué se espera y cuándo.

La prueba está en la API. Cuando todos han firmado y enviado, Legal Signing proporciona un certificado seguro. El complemento también le permite generar un seguimiento de auditoría que puede ver en cualquier momento. Puede ver las fechas y horas de todo el proceso para cada firmante: visitas, firmas y notificaciones.

Esas son las principales características de Legal Signing for Gravity Forms. Ahora, echemos un vistazo debajo del capó y veamos cómo puede configurarlo y comenzar a recopilar firmas.

Cómo usar la firma legal para formularios de gravedad

Como mencioné anteriormente, primero deberá tener Gravity Forms instalado en WordPress. Una vez que haya instalado y configurado Gravity Forms, puede comenzar con la firma legal.

Descargue e instale el complemento de firma legal

Puede comprar Legal Signing desde su sitio web. Cubriré las opciones de precios en detalle más adelante, y ofrecen una garantía de devolución de dinero de 30 días, por lo que no hay riesgo.

Una vez que haya descargado el complemento, instálelo como lo haría con cualquier otro complemento para WordPress. Una vez que lo active, verá un nuevo elemento en su menú Gravity Forms llamado "Firma legal".

Cree su formulario PDF rellenable

Este es un paso importante. Antes de que pueda crear un formulario de contrato, debe tener un PDF rellenable listo para usar. Puede hacerlo utilizando cualquier software con el que se sienta cómodo, pero debe incluir los campos de formulario rellenables que desea que se completen y firmen. CosmicGiant tiene un excelente tutorial para ayudar en la creación de plantillas PDF rellenables. Es útil que al crear originalmente su PDF de campo rellenable, etiquete cada campo de forma descriptiva. Te lo agradecerás más tarde.

Crear un nuevo formulario

El siguiente paso en el proceso es crear un formulario en su sitio usando Gravity Forms. Querrá agregar campos para que coincidan con los campos rellenables en su PDF. También es una buena idea insertar un bloque HTML para que pueda mostrar el contenido de su contrato.

También debe agregar los campos de firma correspondientes. La firma legal lo facilita al proporcionar un campo de firma legal. Esto se parece al campo de firma electrónica habitual que ve en servicios como DocuSign.

Crear una fuente de firma legal

Una vez que haya guardado su formulario, deberá crear lo que se llama una fuente de firma legal. Aquí es donde importará su PDF rellenable y asignará los campos para crear su contrato legalmente vinculante.

Cuando haga clic en Campos del mapa, podrá desplazarse por su PDF y ver los campos rellenables. Al hacer clic en cada campo del PDF, seleccionará el campo apropiado de la lista de la derecha y lo combinará. Aquí es donde esos campos etiquetados de forma descriptiva resultan muy útiles.

El flujo de trabajo de firma

El siguiente paso es configurar el flujo de trabajo de firma de su contrato. Aquí es donde decidirá el orden de los firmantes, o incluso si solo desea que estén en orden aleatorio.

También deberá elegir campos de correo electrónico para cada participante y asignar campos a sus respectivos firmantes.

La firma legal le permite elegir si desea ocultar los campos de formulario de otros firmantes, de modo que cada firmante solo vea los que son relevantes para él. También puede optar por generar un seguimiento de auditoría que muestre la línea de tiempo de toda la actividad de firma y visualización.

En el área de flujo de trabajo de firma, tiene control total sobre el cronograma de firma. Puede elegir una fecha relativa en la que los firmantes deben completar su parte o puede configurarla para que sea más específica.

Firma del documento

Eso es todo para configurar el documento. Ahora todo lo que tiene que hacer es mostrarlo en una página y enviar el enlace a sus participantes.

Simplemente puede mostrar el formulario en una página usando el bloque Gravity Forms y eligiendo su nuevo formulario.

Cuando una parte esté lista para firmar, una ventana emergente les dará la opción de escribir su nombre o dibujar una firma con un mouse o un lápiz óptico.

Una vez que alguien haya firmado, se enviará automáticamente una notificación por correo electrónico, alertando al siguiente firmante en el proceso. Después de que todos hayan firmado, recibirá un PDF que incluye el documento firmado y el registro de auditoría, si eligió esa opción.

En cualquier momento, puede ver los detalles de la entrada en su sitio de WordPress como lo haría con cualquier otro formulario.

Estos fueron los pasos básicos aproximados para crear un contrato legalmente vinculante utilizando Legal Signing for Gravity Forms. CosmicGiant tiene documentación más detallada en su sitio web, y un gran soporte si te quedas atascado.

¿Qué pasa con el cumplimiento?

Tal vez se pregunte cómo puede funcionar esto. ¿Es realmente legalmente vinculante? Respuesta corta, sí.

La Ley Federal de Firma Electrónica de EE. UU. de 2000 declaró que las firmas electrónicas son legalmente vinculantes, y la UETA de 1999, que corresponde a cada estado adoptar, es muy similar. CosmicGiant proporciona una gran cantidad de información de cumplimiento en su sitio web.

Precios

Hay varios niveles de precios para el complemento Legal Signing, y cada nivel se basa en la cantidad de sitios web y plantillas que puede usar.

Personal

El primer nivel es mejor para aquellos que solo administran unos pocos sitios. Por $249 al año , puede usar Legal Signing en hasta 3 sitios web y crear hasta 10 plantillas. También obtiene un año de actualizaciones y soporte, además de todas las funciones, excepto la conversión de PDF y la exportación de Dropbox.

Profesional

Con el nivel Profesional, obtiene una licencia para hasta 5 sitios web y hasta 100 plantillas por $379 al año. También obtiene actualizaciones, soporte y acceso a todas las funciones.

Agencia

Si administra varios sitios web para una amplia gama de clientes, el nivel de Agencia es el mejor para usted. Por $ 499 por año, obtiene todas las funciones, actualizaciones y soporte. El plan le otorga una licencia para hasta 50 sitios web y hasta 500 plantillas.

Próximas funciones

El equipo de CosmicGiant también tiene algunas características nuevas bajo la manga colectiva que se lanzarán pronto.

Las características incluyen:

• Firma automática
• Firmas guardadas
• Vista previa en vivo
• marca de agua

El poder de la firma de contratos en tus manos

Si trabaja con contratos legalmente vinculantes en cualquier profesión, no tiene que utilizar un servicio de terceros para encargarse de la firma. Puede alojarlos en su sitio de WordPress y ofrecer la misma experiencia para todos los firmantes, independientemente de la plataforma.