¿Cómo emitir, enviar por correo electrónico e imprimir una factura proforma de WooCommerce?

Una factura de venta en WooCommerce es simplemente un documento que establece los términos de venta entre dos partes. Una factura proforma de WooCommerce también es uno de esos documentos que contiene mucha información similar, pero no se puede usar indistintamente con las facturas normales. En pocas palabras, las facturas pueden ser de varios tipos y una factura proforma de WooCommerce es una de ellas.

La factura proforma de WooCommerce a menudo actúa como un documento de acuerdo entre el comprador y el vendedor. Las facturas proforma describen los términos acordados, incluidos, entre otros, la fecha de entrega estimada, el precio, la cantidad y más.

WooCommerce no ofrece un mecanismo predeterminado a través del cual pueda generar facturas proforma. Sin embargo, los desarrolladores de WooCommerce de terceros, como WebToffee, han ofrecido soluciones (complementos) para ayudarlo a configurar facturas proforma. Buscamos tener una visión detallada de la emisión de facturas proforma de WooCommerce con el complemento de factura proforma WebToffee WooCommerce en este artículo.

Una factura proforma de WooCommerce es un documento que comunica los detalles finales de una compra que han acordado el comprador y el vendedor. A diferencia de las facturas normales, las facturas proforma no son legalmente vinculantes. Esto se debe a que las facturas proforma están sujetas a cambios. Los términos de la venta pueden cambiar a medida que avanzan las negociaciones de compra.

Además, una factura proforma puede no tener un número de factura ya que los detalles finales de las ventas no están confirmados. El documento solo da una idea de lo que puede esperar en términos de precio y entrega.

Se enviará una factura proforma previa a la factura cuando aún no se hayan confirmado los trazos finales de la compra. Obtenga más información sobre cómo, cuándo y por qué de las facturas proforma de WooCommerce utilizando el artículo vinculado.

La factura de WooCommerce y la factura proforma se ven similares en el interior y son un componente importante del comercio internacional, pero difieren en su intención: ¿por qué se envía?

Echemos un buen vistazo a estas diferencias ahora.

Cuál es su necesidad : las facturas proforma brindan a los compradores una idea de qué esperar durante el proceso de venta. Dado que no es una factura finalizada, deja espacio para la negociación. Mientras que una factura de venta se envía para solicitar el pago o como prueba de compra.

Cuándo se emite : Las facturas proforma de WooCommerce se generarán y enviarán antes de que se confirme la venta. Mientras que se emitirá una factura después del envío o la entrega de las mercancías.

El estado legal de los documentos : dado que no se confirmará nada sobre la compra al enviar una factura proforma de WooCommerce, no tiene ningún valor legal y los clientes no están obligados a respetarla. Sin embargo, las facturas se enviarán después de enviar los productos, por lo que se considera un registro legal de las transacciones.

¿Se puede usar para contabilidad ? Una factura se puede usar para fines contables, mientras que una factura proforma no debería.

Como se mencionó anteriormente, necesitará un complemento externo, como una factura proforma para que WooCommerce emita facturas proforma para sus pedidos.

El complemento ofrece soporte listo para usar para facturas proforma. Esto significa que los documentos se generarán automáticamente siguiendo las configuraciones predeterminadas del complemento sin ninguna personalización.

Tenga en cuenta que el complemento de factura proforma actúa como una extensión del complemento gratuito de facturas en PDF y albaranes de WooCommerce. Por lo tanto, primero deberá instalar y activar ambos complementos en su tienda de WordPress para generar facturas proforma.

Para generar o emitir facturas proforma para pedidos de WooCommerce, primero instalemos el complemento.

1. Inicie sesión en su consola de administración de WordPress y vaya a Complementos > Agregar nuevo .
2. Busque el complemento de facturas en PDF y albaranes de WooCommerce e identifique el complemento WebToffee.

3. Haga clic en Instalar ahora y luego en Activar correspondiente a este complemento.
4. Una vez completada la activación, haga clic en el botón Cargar complemento ubicado en la parte superior de la página.
5. Cargue el archivo zip del complemento de factura proforma de WooCommerce recibido después de comprarlo.
6. Cuando se complete la carga, haga clic en Instalar ahora y luego en Activar complemento .

Esto agregará ambos complementos a su consola de WordPress. Las facturas proforma se generarán automáticamente a partir de ahora.

Sin embargo, para personalizar completamente cuándo y cómo crear las facturas proforma, vaya a Factura/Embalaje > Factura proforma . Allí encontrarás todas las opciones para personalizar tus facturas. Consulte este artículo sobre cómo personalizar las facturas proforma de WooCommerce para obtener más información.

Las facturas proforma generadas en su tienda se pueden enviar automáticamente a sus clientes junto con los correos electrónicos de estado de pedido predeterminados de WooCommerce. Para configurar esto,

1. Dirígete a Factura/Embalaje > Factura proforma > General .
2. En la opción General, elija cuándo crear automáticamente facturas proforma. Por ejemplo, si selecciona En espera, la factura proforma se generará automáticamente cuando el estado del pedido cambie a 'En espera'
3. Ahora marca la casilla correspondiente a Adjuntar factura en PDF en el email del pedido . Esto automatiza el proceso de adjuntar un documento PDF de la factura proforma de WooCommerce al correo electrónico para el estado del pedido seleccionado en el paso anterior. Por ejemplo, el PDF de la factura proforma se adjuntará al correo electrónico Pedido en espera.
4. Haga clic en Actualizar configuración para actualizar los cambios realizados.

Las facturas proforma generadas para WooCommerce pueden imprimirlas usted, el administrador de WordPress o su cliente.

Para imprimir la factura proforma usted mismo,

1. Vaya a WooCommerce > Pedidos y haga clic en el pedido para el que desea generar facturas proforma.
2. En el lado derecho de la página, podrá ver un widget llamado Factura/Embalaje .
3. Haga clic en el botón de impresión o descarga correspondiente a la Factura Proforma allí.

Tenga en cuenta que las facturas proforma se pueden generar manualmente para pedidos de todos los estados de esta manera.

Para permitir que sus clientes impriman facturas proforma,

1. Vaya a Factura/Embalaje > Facturas proforma > pestaña General .
2. Marque las casillas requeridas correspondientes a la opción Mostrar botón de impresión de factura para clientes .
   • Mi cuenta: página de listas de pedidos : agrega un botón de impresión a la página Mis cuentas > Pedidos de su cliente.
   • Mi cuenta: página de detalles del pedido : agrega un botón de impresión a la página de detalles del pedido para pedidos individuales.
   • Correo electrónico del pedido : agrega un botón de impresión al correo electrónico de estado del pedido al que se adjunta la factura proforma.
3. Haz clic en Actualizar configuración .

Así es como se vería el botón de impresión en la página de detalles del pedido del cliente.

La factura proforma en WooCommerce brinda transparencia al proceso de compra y genera confianza entre usted y sus clientes. Aunque el documento no es legalmente vinculante, ofrecer facturas proforma de WooCommerce puede facilitar el proceso de adquisición de datos y productos, incluso durante transacciones internacionales.

Puede personalizar, emitir, enviar por correo electrónico e imprimir sus facturas proforma de WooCommerce utilizando el complemento de factura proforma WebToffee. El complemento ofrece una amplia gama de funciones y es totalmente compatible con complementos multilingües como WPML. Su integración con el complemento gratuito mPDF para facturas de WooCommerce agrega soporte RTL y Unicode a la plataforma.

¿Te resultó útil este artículo No dude en hacernos saber sus pensamientos sobre esto.