Cómo configurar la firma legal con formularios de gravedad (flujos de trabajo completos)

¿Está buscando una forma de configurar la firma legal con Gravity Forms?

En este tutorial, aprenderá cómo configurar la firma legal con Gravity Forms usando el complemento Legal Signing de CosmicGiant ( anteriormente ForGravity ).

Podrá crear flujos de trabajo completos de firma legal e incluso generar un documento PDF firmado al final del proceso, completo con un seguimiento de auditoría de firma.

Si bien este complemento proviene de un desarrollador externo, sigue siendo un complemento certificado por Gravity Forms, lo que significa que el equipo de Gravity Forms ha verificado la calidad del desarrollador y el complemento.

¿Listo para comenzar? Aquí está nuestra guía paso a paso sobre cómo configurar la firma legal con Gravity Forms.

Lo que necesitas para seguir este tutorial

Para seguir este tutorial, necesitará el complemento Legal Signing de CosmicGiant ( anteriormente ForGravity ), junto con el propio complemento principal de Gravity Forms.

En lugar de simplemente recopilar una firma como parte del formulario, Legal Signing le permite crear flujos de trabajo. Por ejemplo, un solo formulario podría tener varios firmantes, cada uno de los cuales debe firmar el formulario antes de que se complete el flujo de trabajo.

Siguiendo con este ejemplo, puede enviar el formulario a la primera persona que lo firme. Luego, una vez que la primera persona firme el formulario, puede enviar una notificación por correo electrónico solicitando al segundo firmante que firme el formulario.

Una vez que finaliza el flujo de trabajo, Legal Signing puede generar automáticamente una versión en PDF del formulario, completo con todas las firmas.

La firma legal también incluye su propio campo de firma legal, lo que elimina la necesidad de usar el complemento de firma Gravity Forms oficial (que solo está disponible en la licencia Elite).

Con este campo, puede recopilar firmas mecanografiadas y dibujadas. También ofrece funciones fáciles de usar, como permitir que los usuarios reutilicen su firma si un formulario requiere varias firmas ( similar a cómo funciona DocuSign ).

Cómo configurar la firma legal con Gravity Forms y CosmicGiant

Ahora, veamos la guía paso a paso sobre cómo configurar la firma legal con Gravity Forms.

Para seguir este tutorial, necesitará un mínimo de dos complementos:

1. El complemento principal de Gravity Forms: puede comprar cualquier licencia si aún no la tiene.
2. Firma legal para formularios de gravedad de CosmicGiant: el complemento comienza en $ 249 e incluye la mayoría de las funciones. Los niveles más altos incluyen algunas funciones adicionales, como la capacidad de importar documentos PDF como formularios y exportar documentos terminados a Dropbox.

1. Prepare su documento y agregue la plantilla

Para comenzar, querrá configurar el documento PDF que desea firmar como parte del flujo de trabajo de firma legal del formulario.

Debe crear una plantilla PDF rellenable para que Legal Signing sepa dónde agregar las firmas y otros detalles.

Para crear esta plantilla PDF rellenable, puede usar Adobe Acrobat Pro (pago), PDFescape (gratis) o JotForm (gratis). Si no está seguro de cómo crear este documento, puede consultar este artículo de ayuda.

Esto es lo que podría parecer:

Una vez que tenga su PDF rellenable, puede agregarlo como plantilla en la configuración del complemento.

Para comenzar, vaya a Formularios → Firma legal → Plantillas → Agregar nuevo .

Entonces:

1. Dale un nombre.
2. Agregue la plantilla PDF rellenable.
3. Haga clic en Crear plantilla .

2. Cree su formulario y agregue campos de firma legal

A continuación, querrá crear el formulario base para su documento de firma legal, si aún no lo ha hecho.

Vaya a Formularios → Agregar nuevo y elija una plantilla de formulario en blanco.

Para este tutorial, solo agregaré los campos básicos necesarios para un flujo de trabajo de firma. Sin embargo, puede agregar más campos si es necesario; realmente depende de su flujo de trabajo.

Para este ejemplo, supondremos que necesita recopilar firmas de dos personas diferentes como parte de su flujo de trabajo. Para cada persona, recogeremos su...

1. Nombre.
2. Dirección de correo electrónico (para que pueda enviarles notificaciones de firma y tener sus datos de contacto)
3. Firma

Para el nombre y la dirección de correo electrónico, puede usar los campos regulares de Gravity Forms.

Para el campo de firma, puede agregar el campo Firma legal del complemento, que encontrará en la sección Campos avanzados .

Si abre la configuración del campo Firma legal , puede acceder a algunas configuraciones adicionales. Por ejemplo, si permitir firmas dibujadas, firmas mecanografiadas o ambas, así como si recopilar el nombre completo o solo las iniciales.

También puede controlar el diseño/estilo del lienzo de la firma en la configuración de Apariencia .

Luego podría duplicar esos campos para el segundo firmante.

Además del campo Firma legal , el complemento también incluye un campo de Consentimiento legal que brinda detalles sobre las firmas electrónicas y solicita el consentimiento.

Si desea ser minucioso, puede agregar una segunda página a su formulario que incluya el campo Consentimiento legal y solicite otra firma de ambos firmantes ( los firmantes del formulario pueden volver a completar con un clic; no es necesario configurar manualmente su firma de nuevo ).

4. Cree una fuente de firma legal

Una vez que esté con los campos del formulario, puede configurar una fuente de firma legal para su formulario:

1. Haga clic en Guardar formulario para guardar su configuración.
2. Expanda el menú Configuración y elija Firma legal .
3. Haga clic en Agregar nuevo para crear un nuevo feed.

Asígnele un nombre y luego elija su plantilla PDF del menú desplegable Plantilla PDF .

Luego, ingrese un nombre de archivo de salida para controlar el formato de archivo terminado. Puede incluir etiquetas de combinación si es necesario.

También puede elegir a qué notificaciones de correo electrónico adjuntar el PDF firmado.

Una vez que haya hecho esas elecciones, haga clic en Guardar configuración .

Luego, haga clic en el botón Asignar campos para asignar los campos del formulario web a su documento PDF terminado.

En la interfaz de asignación de campos, puede asignar la firma y el nombre de cada firmante al campo rellenable correspondiente. También puede completar la fecha utilizando los metadatos del formulario.

Una vez que haya asignado los campos, haga clic en Aplicar y cerrar .

Luego, haga clic en Guardar configuración nuevamente.

Si va a la pestaña Configuración avanzada , también puede configurar el acceso al documento PDF, como quién puede descargarlo y cualquier contraseña relevante.

5. Configure su flujo de trabajo de firma legal

A continuación, vaya a la pestaña Flujo de trabajo de firma y haga clic en Habilitar flujo de trabajo para configurar el flujo de trabajo de firma legal para este formulario.

El flujo de trabajo es lo que le permite solicitar que el primer firmante firme antes que el segundo firmante.

Primero, configure sus firmantes. Puede designar firmantes en función de un campo de correo electrónico en su formulario, cuentas de usuario de WordPress y/o una dirección de correo electrónico personalizada.

Una vez que haya agregado los firmantes, puede asignar campos a cada firmante. También puede optar por ocultar los campos de formulario de otros firmantes. Sin embargo, incluso si no los oculta, esos campos seguirán deshabilitados hasta que el firmante correspondiente utilice el formulario.

Más abajo en la página, puede habilitar opcionalmente un certificado de seguimiento de auditoría.

Luego, puede configurar el calendario de firmas. Puede configurar fechas específicas para iniciar sesión o fechas relativas según el envío del formulario inicial o el último evento de firma.

Una vez que esté satisfecho con la configuración, haga clic en Guardar configuración .

6. Insertar formulario y probar

Ahora, puede incrustar el formulario en su sitio y hacer un envío de prueba.

El primer firmante comenzará las cosas. Si bien no oculté los campos del segundo firmante en este ejemplo, esos campos están deshabilitados para el primer firmante.

En la segunda página, pueden volver a completar previamente su firma simplemente haciendo clic en el botón.

Luego, el formulario irá al segundo firmante para que lo firme, al que puede acceder haciendo clic en el enlace especial en un correo electrónico.

7. Ver detalles de firma y registro de auditoría

Una vez que el documento esté completamente firmado, el documento PDF firmado se adjuntará a cualquier notificación por correo electrónico relevante.

También puede acceder al documento PDF firmado desde la entrada de Gravity Forms.

El detalle de la entrada también proporciona un registro de auditoría para todas las firmas.

Configure la firma legal con formularios de gravedad hoy

Eso concluye nuestra guía sobre cómo configurar la firma legal con Gravity Forms y el complemento Legal Signing.

Si está listo para comenzar, puede comprar sus copias de Gravity Forms y el complemento Legal Signing de CosmicGiant.

Luego, siga este tutorial para ponerse en marcha.

Si está interesado en crear archivos PDF rellenables como este pero sin el flujo de trabajo de firma legal, también podría estar interesado en nuestro tutorial Gravity Forms to PDF. Este tutorial le muestra cómo utilizar el complemento de PDF rellenables de CosmicGiant para rellenar cualquier tipo de documento PDF. La firma legal se basa, en parte, en archivos PDF rellenables, por lo que los complementos comparten algunas similitudes.