Cómo realizar una reunión de planificación de Sprint para garantizar el éxito de su negocio

¿Alguna vez te has preguntado cómo hacer que tu equipo sea más productivo? Especialmente mientras todo el mundo está luchando contra la pandemia, como propietario de un proyecto puede frustrarte cómo mantener a tus equipos organizados y productivos.

Afortunadamente, existen varias herramientas de gestión de proyectos para salvarle la espalda. Agile es uno de los enfoques más populares para la gestión de proyectos. Actualmente, se convierte en la mejor opción para muchos gerentes de proyectos debido a su flexibilidad y naturaleza evolutiva.

Según el Project Management Institute, más del 70 % de las organizaciones han incorporado un enfoque Agile, y los proyectos Agile tienen un 28 % más de éxito que los proyectos tradicionales.

Una ceremonia importante en Agile Scrum es la “ Reunión de Planificación de Sprint ”. El éxito o el fracaso general de un proyecto depende en gran medida de esta convención previa a la gestión. Utilice esta guía para llevar a cabo una ceremonia de planificación de sprint exitosa para su próximo proyecto.

Antes de continuar, repasemos algunos términos que usaremos en este artículo. Le ayuda a comprender los conceptos básicos de Sprint Planning-

Backlog del producto: una descripción detallada de los requisitos del producto que deben actualizarse. Incluye nuevas funciones, cambios en las funciones existentes, corrección de errores, configuraciones de infraestructura y otros.

Sprint Backlog: una lista de los elementos del Product Backlog que el equipo se compromete a ejecutar durante el Sprint actual. Junto con la lista de tareas requeridas para entregar esos elementos de la cartera de productos.

Historia: Describe la descripción de una característica del producto desde la perspectiva del usuario final. Por ejemplo, como cliente, desea registrarse en el sitio web para poder navegar fácilmente por los productos en el sitio.

Velocidad del equipo: mida la cantidad de trabajo que un equipo puede administrar durante un solo Sprint. Esta es la métrica clave en Scrum.

¿Qué es una Reunión de Planificación de Sprint en Metodología Ágil?

Una reunión de planificación de sprint es un evento en el que todo el equipo se reúne para establecer el objetivo del sprint y planificar la hoja de ruta para lograr ese objetivo en función de la revisión del equipo de su cartera de productos.

Para aclarar mejor las cosas, sprint es una iteración de tiempo limitado de un ciclo de desarrollo continuo. Dentro de un sprint, el equipo debe completar una cierta cantidad de trabajo y prepararlo para su revisión. Y la "Reunión de planificación de Sprint" es el punto de partida, dirigida por el scrum master.

Asistentes: equipo de desarrollo, scrum master, propietario del producto

Cuándo: Al comienzo de un sprint.

Duración: Generalmente una hora por semana de iteración. Como dos horas para un sprint de dos semanas.

Marco ágil : Scrum.

Propósito: El propósito principal de la planificación de sprints es definir-

• lo que se puede entregar en el próximo sprint
• cómo se logrará ese trabajo

Recuerde, un mal plan de sprint puede desviar a su equipo al establecer expectativas poco realistas.

Beneficios de la reunión de planificación de Sprint

• Permite a los miembros del equipo acordar el objetivo y el compromiso del sprint.
• Permite el descubrimiento, registro, priorización y estimación de tareas
• Crea la plataforma para comunicar dependencias
• Identifica la capacidad del equipo para establecer y comprometerse con un objetivo de sprint alcanzable.

¿Qué sucede en una reunión de planificación de Sprint?

El propietario del producto explica el objetivo del sprint y el equipo decide en conjunto el procedimiento de trabajo para lograr ese objetivo. El equipo de scrum también analiza cómo aumentar el valor y la utilidad del producto en el sprint actual.

Además, negocie qué elementos del Product Backlog se comprometerán con el Sprint Backlog. Aquí también se consideran otros hechos importantes, por ejemplo, la estimación, las limitaciones, la capacidad, el riesgo, las dependencias y el cronograma.

¿Quién asiste a la reunión de planificación de Sprint?

Por lo general, todo el equipo participa en esta reunión de planificación de Sprint

Propietario del producto: identifique los elementos candidatos de la cartera de productos y defina sus prioridades relativas, junto con el objetivo del sprint.

Scrum Master: asegúrese de que el objetivo del sprint sea alcanzable y que todo pase por un canal adecuado. Además, compruebe si los elementos de la cartera de productos correspondientes están incluidos en la cartera de pedidos del sprint.

Miembros del equipo: decida cuántos elementos de la cartera de productos pueden completar en el marco de tiempo definido. Y cómo entregar esos elementos de la cartera de productos.

A veces, los asistentes pueden invitar a otras partes a la reunión para proporcionar información y asesoramiento sobre nuevos negocios o dominios tecnológicos. Pero su función se limita a compartir únicamente esta información.

¿Cuál es la entrada a la reunión de planificación de Sprint?

La entrada a la reunión de planificación de Sprint es el Product Backlog que incluye una lista de "elementos" que podrían completarse durante el Sprint. El equipo también debe observar el último Incremento del producto, la capacidad proyectada del equipo de desarrollo para este sprint y el desempeño anterior del equipo de desarrollo.

¿Cuál es el resultado de la reunión de planificación de Sprint?

El principal resultado de la reunión de planificación del sprint es que los miembros del equipo puedan explicar el objetivo del sprint y saber claramente cómo comenzarán a trabajar para alcanzar ese objetivo. Todo esto se incluye en el backlog del sprint.

¿Cómo hacer la planificación de Sprint?

Al principio, el scrum master define el objetivo del sprint. Luego, el equipo de desarrollo planifica los pasos necesarios para lograr ese objetivo. En realidad, el plan de sprint se elabora con el consentimiento mutuo del equipo de desarrollo y el propietario del producto considerando el valor y el esfuerzo.

¿Cuando sucede?

La reunión de planificación de Sprint tiene lugar al comienzo de un ciclo de Sprint. Supongamos que está haciendo un sprint mensual, puede convocar una reunión el primer día del mes (o cualquier otra fecha que elija para comenzar).

¿Cuánto tiempo debería tomar?

Por lo general, toma un máximo de ocho horas para un Sprint de un mes. Para los sprints más cortos, también se reducirá el tiempo de reunión. Como regla general, para identificar la duración ideal de la reunión del sprint, puede multiplicar el número de semanas de su sprint por dos horas.

Sprint de 1 semana = 2 horas
Sprint de 2 semanas = 4 horas
Sprint de 3 semanas = 6 horas
Sprint de 4 semanas = 8 horas

Tenga en cuenta que es el tiempo máximo asignado. Un equipo de scrum experimentado tomará menos tiempo que esto. El Scrum Master se asegura de que la reunión se complete dentro de este plazo. Y se evita cualquier conversación innecesaria.

Trabajo de preparación antes de la reunión

Ya hemos especificado los roles de cada asistente en la reunión de sprint. Vamos a explicar qué deben montar antes de asistir a la Reunión de Planificación del Sprint:

Para Scrum Master:

• Prepara y publica la agenda
• Asigne a los miembros correctos del equipo y programe reuniones en un momento adecuado
• Asegúrese de que los miembros del equipo tengan las habilidades necesarias para completar los elementos pendientes con éxito
• Calcular la capacidad disponible para el equipo (días festivos de los miembros del equipo, días festivos, etc.)
• Identificar la velocidad de los equipos frente a la cantidad de trabajo realizado por el equipo en el sprint anterior
• Organice suficientes notas adhesivas, bolígrafos, marcadores, pizarra, etc.

Para el propietario del producto:

• Defina cada elemento de la historia de usuario en detalle
• Proporciona requisitos detallados y criterios de aceptación.
• Mantener el trabajo pendiente está en orden de prioridad
• Describir la definición de "terminado" para cada historia de usuario en el sprint actual
• Asegúrese de que cada función o historia de usuario sea lo suficientemente pequeña como para completarse en un sprint

Para el equipo de desarrollo:

• Garantizar la disponibilidad personal para el próximo sprint
• Prepara preguntas para aclarar dudas y evitar confusiones.
• Actualice la definición del equipo de "hecho" si es necesario y mantenga la referencia lista para describirla durante la reunión.

Cómo ejecutar una reunión de planificación de Sprint

Puede dividir esta reunión en dos sesiones. En la primera sesión, el propietario del producto describe la lista de características que deben realizarse durante el sprint. La siguiente sesión trata sobre la identificación de las tareas que se deben realizar para crear esas funciones.

Reunión de Planificación de Sprint – Parte I

En esta parte de la discusión, el propietario del producto describirá lo que realmente quiere tener listo para el final del sprint.

En relación con eso, todos los elementos de la cartera de productos serán revisados ​​por los miembros del equipo. Y seleccione los artículos que pueden comprometerse a entregar un Incremento de Producto Potencialmente Enviable (PSPI) dentro del plazo asignado.

El equipo puede hacer sugerencias, pero la decisión final de qué Product Backlog se agregará al próximo Sprint Backlog vendrá del propietario del producto. Él/ella determinará qué cantidad de la acumulación de productos intentará hacer el equipo durante el Sprint.

Los miembros del equipo pueden hacer preguntas para aclarar sus dudas y descartar todas las ambigüedades. Ya que tienen que demostrar el resultado final tal como lo acordaron durante la reunión de revisión del sprint frente al propietario del producto y las partes interesadas. Ocurrirá al final del sprint.

Al final de este segmento, el propietario del producto y el equipo de desarrollo finalizan juntos el objetivo del sprint.

Las actividades clave de la Parte I de Sprint Planning son:

• El propietario del producto presenta la prioridad del elemento del Product Backlog al equipo
• Establece un objetivo de sprint: una descripción de una oración del resultado final del sprint.
• El equipo identifica la funcionalidad del producto que se puede entregar en el próximo Sprint.
• El equipo se compromete con el Product Backlog seleccionado al final de esta sesión

Reunión de planificación de Sprint – Parte II

El segundo segmento ocurre inmediatamente después del primer segmento de la reunión de planificación del sprint. Tiene el mismo time-boxed similar a la primera parte. Significa que si el lapso de tiempo total para la reunión es de 8 horas, entonces se dividirá equitativamente en cada segmento; por ejemplo, para llevar a cabo una reunión de 8 horas, tiene 4 horas para completar la primera parte de la reunión y el resto de las 4 para la segunda. parte.

En esta parte, el propietario del producto debe atender todas las preguntas que el equipo pueda tener sobre el Product Backlog. Luego, el equipo decidirá cómo convertir el Product Backlog seleccionado en un incremento de la funcionalidad del producto potencialmente entregable.

El propietario del producto debe estar disponible durante esta reunión, pero no necesariamente presente en la sala. Incluso si el PO permanece en la sala, el Scrum Master debe hacerse cargo de esta parte de la reunión. Así, el equipo de desarrollo puede concentrarse en su trabajo y explorar posibilidades sin verse limitado por las opiniones o ideas del propietario del producto.

Debe haber suficiente espacio para que el equipo discuta diferentes posibilidades y soluciones para lograr el objetivo final sin influencia externa. El propietario del producto y el Scrum master observarán todo y responderán preguntas en busca de más información.

Al final de este segmento, debería estar lista una lista de tareas que se denomina Sprint Backlog, incluidas las estimaciones de tareas y las asignaciones. Dependiendo de esto, el equipo comenzará a desarrollar la funcionalidad.

Las actividades clave de la Parte II de Sprint Planning son:

• Planificación detallada: desglose las historias en tareas para que los miembros del equipo puedan hacer planes prácticos para completar estas historias.
• Estimación de las historias: realice un análisis profundo y aplique estrategias como Planning Poker o T-Shirt Sizing. Les permite aproximar el tiempo que llevará completar cada tarea.
• Resultado final: el equipo define el flujo de trabajo para cumplir con el objetivo del sprint como una forma de Sprint Backlog

Una reunión de planificación de sprint se ocupa principalmente de dos cosas:

Objetivo del sprint: acuerde lo que se entregará al final del sprint.
Sprint backlog: un conjunto priorizado de historias de usuarios, mejoras, errores, tareas y subtareas para el próximo sprint para mantener al equipo enfocado.

Mejores prácticas para la reunión de planificación de Sprint en metodología ágil

Estas son las mejores prácticas para una reunión de planificación de sprint ágil para obtener el máximo rendimiento:

1. Cree una invitación de calendario recurrente que incluya a todos los miembros del equipo
2. El propietario del producto debe enviar la invitación a la reunión a los miembros del equipo.
3. Incluya la agenda en la invitación más el enlace de historias de usuario que debe incluirse en el sprint
4. Agregue más historias de usuarios en el sprint que la capacidad del equipo. Como es posible que el equipo rechace algunas de las historias de los usuarios mientras usted tenga la confianza
5. Haga que su historia de usuario propuesta sea elaborada y fácilmente comprensible. Adjunte todos los casos de uso, requisitos funcionales y niveles de satisfacción en profundidad, al menos, discuta una vez con algunos miembros senior del equipo
6. Definir nuevos problemas, posibilidades, impactos y dependencias.
7. Aprecie o recompense a los miembros del equipo con mejor desempeño en el último sprint. Alienta a otros a mejorar su desempeño en el futuro.
8. Trate a su equipo con algo que les guste, al menos ofrezca té o café. A veces, un pequeño festín los motiva a trabajar más rápido.

Lea también: Una guía completa de la metodología de cascada en la gestión de proyectos.

Reglas de reunión de planificación de Sprint en metodología ágil (en pocas palabras)

1. Todos los miembros del equipo, incluidos el propietario del producto y el scrum master, deben estar presentes en la reunión.
2. El scrum master llevará a cabo la reunión de planificación del sprint y obtendrá la máxima autoridad
3. Scrum master sirve como cronometrador, líder, facilitador y coordinador de la reunión de planificación de sprint ágil
4. El rol del propietario del producto en las reuniones de planificación de sprint es solo como colaborador. Él/ella tiene la responsabilidad de aclarar todas las cosas respondiendo las preguntas de los miembros del equipo, si las tienen, y explicar las historias de los usuarios al equipo.

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Conclusión

Como el nombre describe "Planificación de Sprint" en metodología ágil, aquí todos los miembros del equipo están involucrados en una conversación abierta y detallada para asegurar el elemento que realizarán en el próximo sprint.

Es un concepto simple para acelerar su flujo de trabajo siguiendo algunas reglas predefinidas. Para que todos los miembros del equipo puedan sincronizar sus trabajos de forma planificada y completarlos con éxito. El objetivo principal de la reunión de planificación de Sprint es establecer la meta de Sprint y encontrar la forma óptima de lograr esa meta.

Iniciar una reunión de planificación de sprint para:

• Planifique la reunión teniendo en cuenta quién, qué, cuándo y dónde
• Revise la cartera de productos e identifique la lista de carteras de productos que se supone que el equipo debe completar en el próximo sprint
• Asegúrese de que la capacidad de su equipo sea suficiente para administrar la carga de trabajo propuesta
• Establezca la velocidad para su equipo: la cantidad de trabajo que su equipo pretende completar durante el Sprint

Entonces, ¿cómo te preparas para una reunión de planificación de sprint? ¡Comparta sus consultas, obstáculos y experiencia con nosotros en la sección de comentarios a continuación!