Cómo la American Legion Arizona utiliza WPForms para optimizar las operaciones

Las organizaciones sin fines de lucro a menudo luchan con tareas diarias que les quitan tiempo de sus objetivos principales. Gestionar miembros, organizar eventos y gestionar el papeleo puede ser un verdadero desafío. Estos problemas pueden restar tiempo y recursos a sus objetivos centrales de servir a las comunidades e impulsar cambios positivos.

En esta Historia de cliente, analizamos cómo American Legion Arizona, un grupo de apoyo a veteranos, resolvió estos problemas. Usaron WPForms para hacer su trabajo más fácil y efectivo.

Le mostraremos cómo este pequeño equipo de seis personas ahorró horas de trabajo cada semana, se conectó de manera más efectiva con sus miembros y les facilitó registrarse en eventos y compartir noticias.

Su historia muestra cómo las organizaciones sin fines de lucro pueden utilizar formularios en línea para superar obstáculos comunes. Al trabajar de forma más inteligente, pueden centrarse más en lo que realmente importa: ayudar a las personas a las que apoyan.

Perfil del cliente

La American Legion Arizona es una rama estatal de la organización National American Legion, dedicada a defender a los veteranos, los miembros del servicio activo y sus familias. Proporcionan una plataforma para que más de 120 publicaciones en Arizona compartan información y colaboren, apoyando a una comunidad con más de 100 años de historia de servicio.

El desafío

Cuando la American Legion Arizona comenzó a actualizar su sitio web, encontraron varios problemas en su forma de trabajar:

1. Obtener comentarios de los usuarios: su antigua forma de pedir opiniones a los miembros no funcionaba bien. No mucha gente respondía. Necesitaban una forma más sencilla de saber qué pensaban los miembros sobre sus servicios y programas.
2. Ayudar a los miembros: Responder preguntas y ayudar a los miembros estaba tomando demasiado tiempo. El equipo tenía problemas para responder rápidamente, lo que provocaba una mala experiencia de usuario.
3. Organización de eventos: la organización organiza muchos eventos cada año, como reuniones y eventos para recaudar fondos. Su antigua forma de inscribir personas para estos eventos era lenta, a menudo tenía errores y su gestión requería mucho tiempo del personal.
4. Inscripciones de nuevos miembros: el proceso para que nuevos miembros se unieran y pagaran la membresía consumía mucho tiempo y era difícil para ambas partes.
5. Recopilación de información: Obtener diferentes tipos de información, como informes de publicaciones locales y artículos para su boletín informativo, fue complicado y lento.

La organización sabía que necesitaban solucionar estos problemas para trabajar mejor y ayudar más a los veteranos. Querían encontrar una herramienta de creación de formularios que pudiera:

1. Trabajar bien con su sitio web de WordPress y otras herramientas que utilizan.
2. Cree muchos tipos diferentes de formularios , desde encuestas simples hasta inscripciones a eventos complejos.
3. Manejar pagos de membresías y tarifas de eventos.
4. Utilice funciones inteligentes como la lógica condicional para crear formularios que cambien según las respuestas
5. Ser lo suficientemente fácil de usar para su pequeño equipo sin necesidad de ser expertos en tecnología.

Su principal objetivo era hacer que su trabajo fuera más rápido y sencillo, para que el equipo pudiera dedicar más tiempo a lo que es realmente importante: ayudar a los veteranos y sus familias.

Cómo WPForms proporcionó soluciones

La American Legion Arizona recurrió a WPForms para abordar sus desafíos.

Después de descubrir el complemento a través de una búsqueda en WordPress de complementos de creación de formularios, quedaron impresionados por sus capacidades y facilidad de uso, especialmente con el cobro de pagos.

Con WPForms, han creado más de 50 formularios para diversos fines, que incluyen:

• Registro de membresía con pago: simplificó el proceso para que nuevos miembros se unan y paguen en línea.
• Registro de conferencias con pago: registros de eventos y cobro de pagos optimizados, lo que ahorra tiempo tanto para los miembros como para el personal.
• Informes anuales: las publicaciones ahora pueden enviar sus informes anuales en línea, lo que facilita mucho la recopilación y organización de los datos.
• Envío de eventos: los miembros ahora pueden enviar detalles de sus eventos para que puedan agregarse fácilmente al calendario, manteniéndolo actualizado sin mucho trabajo adicional para el personal.
• Envío de artículos al boletín: permite a los miembros enviar artículos para el boletín, lo que hace que sea más rápido y fácil recopilar y administrar contenido.
• Registro del programa: los estudiantes pueden inscribirse en varios programas en línea, lo que ayuda a agilizar y gestionar las inscripciones para diferentes iniciativas como Boys State.
• Informes de funcionarios: las publicaciones pueden enviar fácilmente detalles y actualizaciones de los funcionarios en línea. Esta automatización garantiza que la información de liderazgo siga siendo precisa y actualizada, lo que ayuda a una comunicación y coordinación efectivas dentro de la organización.
• Formularios de pedido de productos: los miembros pueden solicitar y pagar productos de marca personalizados, como camisetas polo, para mostrar su afiliación y apoyo al programa.

Al utilizar WPForms para todas estas tareas, American Legion Arizona pudo resolver muchos de sus problemas originales. Ahora podían recopilar comentarios, gestionar registros y recopilar información de forma mucho más eficiente.

WPForms era lo suficientemente flexible como para manejar esta amplia gama de tareas diferentes y los formularios eran fáciles de crear para su pequeño equipo, incluso con experiencia técnica limitada.

Los miembros encontraron que los formularios eran fáciles de usar, lo que aumentó la participación, y WPForms se integró bien con su sitio existente, lo que significa que no hubo necesidad de migrar a una nueva plataforma o aprender nuevos sistemas.

Funciones y complementos favoritos de WPForms

La American Legion Arizona encontró varias características de WPForms particularmente útiles. Aquí hay un vistazo más de cerca a sus favoritos:

Cálculos: esta función les permitió totalizar automáticamente los costos de eventos o membresías. Por ejemplo, si alguien se registró para varios eventos o agregó elementos adicionales a su registro, el formulario calcularía el costo total automáticamente.

Integración de Stripe: esto facilitó el cobro de pagos de forma segura en línea. Los miembros pueden pagar las cuotas o las inscripciones a eventos directamente en el formulario, sin ser enviados a otro sitio web.

Firmas digitales: para formularios que necesitaban una firma, como exenciones para eventos, esta función permitía a los usuarios firmar digitalmente directamente en el formulario. Esto ahorró tiempo y papel en comparación con la impresión y el escaneo de documentos firmados.

Campos repetibles: esta función permite a los usuarios registrar a varias personas en un solo envío de formulario. Por ejemplo, si alguien quisiera registrar un grupo para una conferencia, podría agregar tantos asistentes como fuera necesario sin completar formularios separados para cada persona, ahorrando tiempo tanto a los inscritos como al personal que procesa las inscripciones.

Lógica condicional: esta función hace que los formularios sean más inteligentes y fáciles de usar. Los formularios pueden cambiar dinámicamente según lo que ingresó el usuario. Por ejemplo, si un usuario indica que necesita adaptaciones especiales para un evento, el formulario mostrará preguntas sobre qué tipo de adaptaciones necesita. Esto hace que los formularios sean más cortos y menos confusos para los usuarios, ya que solo ven preguntas relevantes para ellos. También ayuda a recopilar información más detallada cuando sea necesario, sin saturar el formulario para todos.

Los resultados

La implementación de WPForms trajo mejoras significativas a American Legion Arizona:

Ahorro de tiempo

La automatización de procesos que antes eran manuales, como registros de membresía, registros de eventos y envío de informes, ahorró al equipo innumerables horas cada semana.

Los miembros del personal que antes dedicaban gran parte de su día a tareas administrativas ahora tienen la libertad de dedicar más energía a iniciativas centrales como programas de apoyo comunitario y de extensión a veteranos.

Mayor eficiencia

La transición a formularios en línea simplificó las operaciones en todos los ámbitos. La eliminación de los formularios en papel redujo drásticamente la necesidad de impresión, envío e introducción manual de datos.

Experiencia de usuario mejorada

Los miembros ahora disfrutan de una experiencia fluida y fácil de usar al interactuar con la organización.

Los formularios intuitivos facilitan el registro en eventos, el envío de artículos para el boletín informativo, la realización de pagos y la prestación de comentarios valiosos.

Esta experiencia mejorada ha fomentado un mayor compromiso y participación de la comunidad de veteranos, fortaleciendo la conexión de la organización con sus miembros.

Un momento de éxito

Un éxito destacado fue el del programa Boys State, una iniciativa de la American Legion que comenzó en la década de 1930.

En el pasado, gestionar las inscripciones y recopilar la información necesaria para este programa era un proceso engorroso que implicaba formularios en papel y la entrada manual de datos.

Sin embargo, con la implementación de WPForms, todo el proceso se transformó. Sólo el año pasado, más de 150 participantes se inscribieron en línea sin problemas, enviando no solo sus detalles básicos de registro sino también declaraciones médicas cruciales e información de pago, todo sin un solo error.

Las ganancias en eficiencia no terminaron ahí. WPForms también permitió que el programa introdujera nuevos formularios para los participantes en la lista de espera y los consejeros vocacionales de la escuela secundaria que buscaban más información.

Estos formularios, perfectamente integrados con los sistemas de correo electrónico de la organización, garantizaron una comunicación rápida y una experiencia optimizada para todos los involucrados.

El éxito del programa Boys State ejemplifica cómo WPForms puede capacitar a las organizaciones para modernizar incluso sus iniciativas más establecidas, mejorando la eficiencia, mejorando la experiencia del usuario y, en última instancia, permitiéndoles centrarse en lo que realmente importa.

Consejos para usuarios de WPForms

“Aproveche al máximo la base de conocimientos de WPForms. Está repleto de información que puede ayudarle a resolver la mayoría de los problemas sin necesidad de comunicarse con el soporte. Y no dude en explorar los distintos complementos disponibles: pueden ampliar significativamente la funcionalidad de sus formularios”.

-Frank Hirrill, webmaster de American Legion Arizona

Mirando hacia el futuro

La American Legion Arizona descubrió que crear y administrar formularios puede ser increíblemente simple y eficiente con WPForms. La facilidad de uso y las potentes funciones como la lógica condicional, el cobro de pagos y las amplias integraciones han sido invaluables.

El equipo ahora puede crear numerosos formularios rápidamente, garantizando que los datos de sus usuarios estén seguros y sus procesos optimizados.

WPForms ha mejorado significativamente sus operaciones y están explorando complementos e integraciones adicionales para optimizar los procesos y respaldar el crecimiento.

El impacto de su éxito se extiende más allá de Arizona. La Sede Nacional ha tomado nota de sus logros y reconoce el potencial de los formularios en línea para agilizar las operaciones en toda la organización. El equipo no solo se centra en su propio crecimiento, sino también en compartir su conocimiento y experiencia para capacitar a otras ramas estatales para que adopten soluciones digitales similares.

Conclusiones clave

El éxito de American Legion Arizona con WPForms ofrece lecciones valiosas tanto para organizaciones sin fines de lucro como para empresas:

• Automatice y optimice: identifique tareas manuales que requieren mucho tiempo y que pueden automatizarse con formularios en línea bien diseñados. Esto libera tiempo valioso del personal para centrarse en los objetivos centrales de la misión.
• Mejore la experiencia del usuario: implemente formularios fáciles de usar para simplificar procesos como registros de eventos, recopilación de comentarios y envío de información. Esto mejora el compromiso y la satisfacción entre los miembros y seguidores.
• Optimice la recopilación y gestión de datos: utilice formularios en línea para recopilar y organizar datos de manera eficiente, eliminando la necesidad de formularios en papel y la entrada manual de datos. Esto ahorra tiempo y reduce errores.
• Aproveche las integraciones: elija una solución de creación de formularios que se integre perfectamente con sus herramientas y sistemas existentes, como plataformas de marketing por correo electrónico y pasarelas de pago, para optimizar los flujos de trabajo y maximizar la eficiencia.

Al implementar estas estrategias, las organizaciones pueden optimizar sus operaciones, mejorar su experiencia de usuario y lograr un mayor éxito en el cumplimiento de su misión.

Crea tu formulario de WordPress ahora

A continuación, obtenga más información sobre cómo las organizaciones sin fines de lucro pueden utilizar WPForms

Si trabaja para una organización sin fines de lucro y se siente inspirado acerca de cómo WPForms transformó las operaciones de American Legion Arizona, tenemos muchos más recursos que pueden interesarle.

Comience consultando nuestra guía sobre cómo las organizaciones sin fines de lucro pueden usar WPForms para hacer crecer su sitio web. Quizás también le interese saber cómo puede promover su causa durante Giving Tuesday.

¿Listo para construir tu formulario? Comience hoy con el complemento de creación de formularios de WordPress más sencillo. WPForms Pro incluye muchas plantillas gratuitas y ofrece una garantía de devolución de dinero de 14 días.

Si este artículo le ayudó, síganos en Facebook y Twitter para obtener más tutoriales y guías gratuitas de WordPress.