Cómo Desk Hoteling puede mejorar el espacio de trabajo de su oficina

La pandemia de coronavirus obligó a prácticamente todo el mundo a volverse remoto en 2020, y todo, desde las compras de comestibles y el ejercicio hasta las citas nocturnas y la hora feliz, comenzaron a ocurrir dentro del hogar en lugar de fuera de él. El trabajo no fue diferente, las empresas se esforzaron por proporcionar a los empleados acceso, equipo y Zoom para que las empresas pudieran mantenerse a flote cuando era demasiado peligroso estar en un lugar público. Pero ahora que algunas empresas están reabriendo sus puertas literales, ha surgido un nuevo problema. ¿Cómo acomoda a los empleados que pueden, o quizás no, estar emocionados de regresar a un lugar de trabajo tradicional cuando ya no tiene suficientes bienes raíces para todos? Una solución es el hotel de escritorio, que es una forma de crear un lugar de trabajo híbrido con algunos empleados en la oficina, algunos empleados remotos y la capacidad de ser flexible cuando se trata de quién trabaja dónde.

¿Qué es Desk Hoteling?

Desk hoteling es una estrategia para compartir espacio en el lugar de trabajo en la que los empleados reservan sus estaciones de trabajo con anticipación. El sistema de reservas funciona de manera similar a como reserva una habitación de hotel (de ahí el nombre). Realizarás tu reserva en la mesa que quieras en un día concreto y en una franja horaria concreta. Cuando llegue al trabajo, se registrará para decir que está allí y que se hará cargo de la estación de trabajo. El registro puede realizarse digitalmente mediante software o con una persona real. Cuando haya terminado, se retirará para mostrar que la estación está nuevamente libre.

Fuente: Autonómico

Desk Hoteling vs Hot Desking

El hotel de escritorio y el hot desking son similares, pero hay una diferencia evidente: el sistema de reservas. Con ambas estrategias, los empleados no tienen escritorios exclusivos en los que trabajar todos los días. Sin embargo, con el hotel de escritorio, las estaciones de trabajo están reservadas, mientras que con el hot desking, las estaciones de trabajo se reparten por orden de llegada. Ambos también requieren que los empleados se registren, pero por diferentes razones. Con el hotel de escritorio, el check-in reclama su espacio y ayuda a monitorear la capacidad de las instalaciones, mientras que con el escritorio compartido, la capacidad no es un problema tan grande como garantizar la asistencia y la ocupación de la estación de trabajo.

El espacio de hotel significa que los empleados tienen una idea de cómo será su jornada laboral antes de presentarse en la oficina. Y si la estación de trabajo que desea no está disponible, puede decidir trabajar desde su casa ese día e ir a la oficina en otro momento. Con el escritorio compartido, puede resultar molesto llegar al trabajo y terminar en un lugar en el que no se siente cómodo ni productivo.

¿Para qué tipo de lugar de trabajo es mejor el hotel de escritorio?

El hotel de escritorio es mejor para las oficinas que necesitan mucho control sobre la utilización del espacio. Si no hay suficientes escritorios para todos, algunas personas tendrán que trabajar en casa todos los días. Aquellos que trabajarán en la oficina necesitan un sistema estandarizado para determinar dónde trabajar y si hay espacio para hacerlo.

El escritorio compartido, por otro lado, es mejor para espacios de trabajo más informales que no tienen problemas de capacidad. Si cada persona decide trabajar en la oficina el mismo día, habrá suficientes estaciones de trabajo. Es solo una cuestión de dónde se sentarán todos, no si pueden hacerlo o no. (Aunque, en este caso, los hoteles de escritorio aún pueden hacer que los empleados estén más felices).

Si decide seguir adelante con la hotelería de escritorio, esté abierto a los comentarios de los empleados. Independientemente de quién defienda el cambio y quién no, todos tendrán una opinión. Invita a las críticas y toma en serio las sugerencias. Sus empleados saben mejor que nadie cómo les afecta el hotel en la oficina y su productividad.

Pros y contras de una oficina de hotelería

Los arreglos de asientos flexibles no son completamente nuevos. Incluso antes de COVID, algunas empresas estaban experimentando con arreglos de trabajo más flexibles. Y como con cualquier cosa, hay ventajas y desventajas en el espacio de hotel en la oficina.

Pro: Semanas laborales personalizadas

Uno de los mayores beneficios de los hoteles de escritorio para los empleados es que pueden diseñar su semana con anticipación y personalizar dónde y cómo trabajarán. Aquí hay una semana de trabajo de muestra:

Es difícil para Jane salir a tiempo los lunes por la mañana, por lo que siempre opta por trabajar en tareas administrativas y tareas más livianas desde casa. De martes a jueves, le gusta estar en la oficina para un trabajo más profundo. Sabe que puede sentirse sofocada y encerrada con facilidad, así que durante dos de esos tres días reserva un escritorio cerca de una ventana o programa proyectos colaborativos en una sala de juntas. El viernes, se toma la segunda mitad de su día en casa para poder comenzar el tiempo en familia lo antes posible una vez que termine el trabajo.

Esta es solo una forma en que el hotel de escritorio puede funcionar con su horario. Y dado que las reservas no son recurrentes, los empleados pueden crear su(s) semana(s) por adelantado como mejor les funcione. Además, si no puede asegurar el tipo de espacio de trabajo o la tecnología que desea, también puede planificarlo. En última instancia, los empleados pueden tener el tipo de semana que necesitan para ser productivos sin sentirse abrumados o agotados.

En contra: arreglos de oficina deficientes

A pesar de que hay un control y una planificación mucho más individuales con el hotel de escritorio que con el escritorio compartido, todavía no es infalible. Los empleados pueden decidir dónde sentarse y ver con quién se colocarán dependiendo de quién más haya asegurado un asiento, pero ¿qué sucede si algunos escritorios aún no están reservados? Una vez que un empleado llega al trabajo, podría encontrarse sentado junto a un colega que no es una buena combinación para su estilo de trabajo. Por ejemplo, si el empleado necesita tranquilidad para concentrarse en un proyecto, podría terminar al lado de alguien que tiene que atender llamadas telefónicas todo el día.

Para combatir esto, considere crear zonas para diferentes tipos de trabajo. Por ejemplo, los empleados y grupos que tienen que hablar mucho por el trabajo no deben estar cerca de aquellos que necesitan un entorno más tranquilo. Puede establecer límites con respecto a qué empleados pueden reservar espacio en ciertas áreas, o designar un área en particular como un espacio tranquilo.

Pro: Reservas flexibles

El hotel de escritorio no se trata solo de elegir un escritorio en un mar de cubículos. Hay mucha más flexibilidad incorporada. Por ejemplo, los empleados pueden:

• Reserve un escritorio tranquilo si tienen que hacer un trabajo intenso y concentrado.
• Reserve un escritorio junto a una ventana si son más productivos con aire fresco o luz solar.
• Organice una sala de conferencias cuando se necesite un día de trabajo colaborativo.
• Haga una reserva para un día completo, medio día o una hora a la vez.
• Decidir trabajar en una oficina diferente si están de viaje o prefieren un entorno sobre otro (para empresas con varias oficinas en diferentes ubicaciones).

Dependiendo de las instalaciones de su oficina, puede ofrecer todo tipo de opciones a los trabajadores.

Contra: escepticismo de los empleados

Los empleados que han tenido un espacio de trabajo abierto en el pasado, particularmente uno que utilizaba escritorio compartido, pueden estar nerviosos por el cambio de un entorno tradicional a un hotel de oficina. Para los empleados que han regresado a la oficina por un tiempo, que están ansiosos por regresar o que nunca trabajaron desde casa, renunciar a su escritorio acogedor y personalizado puede parecer una puñalada en la espalda. También pueden preocuparse por la limpieza si ya no son los únicos responsables de su espacio de trabajo.

Para lograr que estos empleados participen, explique su visión y recuerde a todos los objetivos de la empresa. Cuando involucra a los trabajadores en sus planes, es más probable que entiendan por qué se está produciendo el cambio y lo apoyen. Es fácil que el panorama general se pierda en las responsabilidades del día a día, y un repaso sobre por qué existe la marca, para qué trabaja cada uno y cómo los factores de hotel de escritorio en esto pueden restaurar las prioridades. Y si la limpieza y la salubridad son muy importantes para su equipo, hacer que el equipo de limpieza se concentre más específicamente en las estaciones de trabajo puede ayudar a disipar esa preocupación.

Pro: espacios de trabajo dedicados

No todos los empleados que trabajan desde casa tienen una configuración oficial que conduce a un día de trabajo exitoso. Para esos empleados, poder ir a la oficina algunos días (o todos los días) donde hay un escritorio, una computadora, suministros de oficina y, lo que es más importante, tranquilidad , es un gran paso adelante de su perro acurrucado en una esquina. -no-dejará-de-ladrar "oficina en casa".

También vale la pena mantener espacios de trabajo acogedores. Manténgalos limpios, desinfectados y hospitalarios. Cree un sistema para que los escritorios se mantengan higiénicos para cada persona que reserve espacio y agregue elementos decorativos atractivos, como obras de arte, plantas y herramientas de relajación sensorial.

Con: cambios en la interacción social

Parte de ir a una oficina todos los días es trabajar con otras personas. Tener una vida social en el lugar de trabajo ayuda a aliviar el estrés, permite que los trabajadores intercambien ideas y brinda la oportunidad de simplemente disfrutar más de la jornada laboral. Con el hotel de escritorio, no solo diferentes colegas irán y vendrán de trabajar en la oficina durante toda la semana, sino que estarán sentados en diferentes espacios, lo que puede interrumpir el flujo social para algunos (pero mejorarlo para otros).

Pro: áreas de trabajo físicamente distanciadas

La salud y la seguridad son las principales prioridades en este momento (y con suerte para siempre), lo que hace que las configuraciones de espacios de trabajo en hoteles sean aún más atractivas. El distanciamiento físico de las áreas de trabajo significa que las personas pueden sentirse más seguras al regresar al trabajo, y el hotel en el escritorio garantiza que todos puedan proteger su salud, ya sea que opten por trabajar en la oficina o estén mejor en casa. Además, con menos estaciones de trabajo para limpiar, se puede llevar a cabo un proceso de desinfección más completo.

Con: nuevas complicaciones

Cada vez que se implementa un proceso, habrá contratiempos imprevistos y desconocidos. Los hoteles de escritorio no son una excepción. Las empresas tendrán que lidiar con una nueva variedad de problemas para solucionar, como:

• Manejo de solicitudes especiales, especialmente cuando no hay suficientes estaciones para atender todas las solicitudes especiales al mismo tiempo. Por ejemplo, una persona que necesita un escritorio de pie, pero ninguna estación de trabajo disponible está equipada con uno.
• Proporcionar el tipo correcto de acceso al empleado en su puesto de trabajo.
• Tramitación de cancelaciones cuando alguien decide no acudir a trabajar.

Esto no quiere decir que no haya soluciones para estos problemas, solo esperar que se resuelvan nuevos problemas.

Ventaja: Ahorro de costos

Cuando las empresas no tienen que proporcionar espacio de trabajo para cada empleado, eso puede sumar importantes ahorros inmobiliarios. Ya sea que ese espacio de escritorio se libere o se convierta en un espacio colaborativo o de reunión, es probable que la empresa necesite menos pies cuadrados en general. Además, si decide contratar a más empleados, puede hacerlo sin obtener más espacio de oficina.

Además, reducir el espacio es algo más que cuánto estás alquilando. También ahorrará cuando se trata de servicios públicos y habrá menos espacio para decorar y amueblar. Los recursos también tardarán más en disminuir o alcanzar su vida útil, ya que menos personas estarán en la oficina todos los días usándolos.

Reflexiones finales sobre los hoteles de oficina

Desk hoteling ha resuelto el problema de la incertidumbre que creaban los espacios de trabajo más flexibles. Sí, los empleados tienden a preferir más opciones cuando se trata de dónde, cuándo y cómo trabajan. Pero no quieren preguntarse si pueden trabajar cuando sea el momento, más específicamente, si pueden trabajar cómodamente en un espacio en particular. Con el office hoteling se mantiene la cultura de la adaptabilidad sin dudarlo.

¿Has probado el hoteling de escritorio o el hot desking? ¡Hablemos de sus experiencias en los comentarios!

Imagen destacada: Iryna Alex vía Shutterstock