Guía para crear correos electrónicos de facturas fluidos para transacciones más fluidas

En este mundo digital, enviar facturas por correo electrónico ahora tiene más sentido que enviar copias en papel por correo postal. Es una forma rápida y eficaz. Elimina cualquier retraso postal y permite a sus clientes realizar el pago más rápido.

También es más conveniente para tus clientes y te permite establecer comunicación en tiempo real con ellos. Entonces, ¿cómo se crea un correo electrónico de factura? Bueno, en esta guía discutiremos algunos consejos simples pero prácticos para crear un correo electrónico de factura perfecto.

¿Cómo crear un correo electrónico de factura perfecto?

Ahora que tienes tu factura contigo, debes enviársela a tu cliente. Pero recuerde, no puede simplemente enviar un correo electrónico en blanco con una factura como archivo adjunto. Puede crear confusión en cuanto al propósito del correo electrónico.

Pero al incluir un mensaje bien elaborado, puede garantizar una comunicación eficaz y demostrar profesionalismo. Además de esto, es mejor por conveniencia y mantenimiento de registros. Dominemos el arte de crear un correo electrónico de factura perfecto:

Adjunto

Lo primero que tenemos que tener claro antes de empezar a redactar el email de factura son los archivos adjuntos. Al enviar un correo electrónico de factura, puede incluir varios archivos adjuntos según las necesidades de su negocio y detalles específicos relevantes para las transacciones.

Por ejemplo, la factura en sí, los términos y condiciones, los detalles del producto o servicio, los acuerdos o la página del contrato, los formularios de impuestos, etc. Si bien todas las demás cosas varían según la empresa, hablemos de la factura. ¿Cómo crear una factura?

Entonces la primera pregunta que nos viene a la mente es cómo crear una factura. Bueno, hay muchas maneras de crear una factura. Si tienes un software de facturación, tu trabajo se vuelve 10 veces más fácil. Pero si acaba de iniciar un negocio, no es factible adquirir un software de facturación.

Tienes que elaborar tu factura manualmente. Puedes hacerlo desde cero usando Microsoft o Google Suite. O utilice una plantilla de factura. Si desea crear la factura usted mismo, aquí hay algunas cosas que debe incluir:

• La información de tu empresa.
• Información de tus clientes
• Detalles de la factura
• Lista detallada de productos y servicios.
• Costo por producto o servicio
• Información fiscal (si corresponde)
• Descuentos (opcional)
• Cargo por pago atrasado (si lo especifica)
• Cantidad total
• Instrucciones de pago

Ahora que nuestro archivo adjunto está listo, comencemos a escribir el correo electrónico de la factura.

Línea de asunto

Lo primero que surge al escribir cualquier correo electrónico es su línea de asunto. Mientras que para otros tipos de correo electrónico, puedes ser un poco creativo y escribir líneas de asunto atractivas. Pero para los correos electrónicos de facturas, debes ser bastante específico. Puede encontrar la línea de asunto del correo electrónico que más le convenga mediante las pruebas A/B.

Escriba una línea de asunto clara para que su cliente pueda saber qué hay en el correo electrónico. A continuación se muestran algunos ejemplos:

Asunto #1: Factura #(Número de factura) de (Nombre de su empresa)

Asunto #2: Factura #(Número de factura) de (nombre de su empresa) con vencimiento el (fecha)

Introducción

Ahora pasemos a la copia del correo electrónico. Comience con un saludo cortés y una presentación para el correo electrónico. Debe ser específico sobre por qué escribe este correo electrónico y qué puede esperar el lector de él. Por ejemplo, puede decirles que en la última parte del artículo puede encontrar su factura y los detalles de su compra reciente.

Detalles de la factura

Luego comience especificando los detalles de la factura. Básicamente incluye información específica que identifica y describe la transacción involucrada. Aquí hay un desglose de lo que incluyen los detalles de la factura:

• Número de factura
• Fecha de la factura
• Fecha de vencimiento
• Número de orden de compra
• Descripción de los bienes y servicios.
• Cantidad
• Precio unitario
• Total parcial
• Impuestos
• Descuentos (si los hay)
• Cantidad total

Lista detallada

Después de los detalles, debe incluir una lista detallada. No es más que un desglose de la facturación de productos, servicios o cargos. Está en forma de lista, por lo que ayuda a brindar a los compradores una visión clara y transparente de lo que se les cobra. A continuación se muestra un ejemplo de la lista detallada:

Instrucciones de pago

Las instrucciones de pago en un correo electrónico de factura guían a los clientes sobre cómo realizar el pago. Debe incluir instrucciones de pago claras y detalladas para que puedan cumplir con sus obligaciones financieras con precisión.

Y para una navegación fluida, asegúrese de incluir el nombre de la cuenta, el número de cuenta, el nombre del banco y la referencia de pago. Luego, si acepta el pago en línea, puede ofrecer opciones de pago en línea como tarjeta de crédito, tarjeta de débito, transferencia bancaria o UPI.

Ejemplo:

Visita nuestro portal de pago seguro y sigue las instrucciones para completar la transacción. Ahora, si es necesario, también puede incluir la moneda especificada mencionada en la factura para evitar problemas de procesamiento.

Si hay alguna fecha límite también puedes mencionarla aquí. Y si hay algún cargo por pago atrasado, debe incluirlo aquí para ser transparente.

Cierre profesional

Después de haber escrito todo es muy importante cerrar el correo electrónico perfectamente. Como es la parte final del correo electrónico, asegúrese de expresar gratitud, reiterar su disponibilidad para consultas y cerrar sesión de manera profesional. A continuación se muestra un ejemplo de cierre profesional:

“Gracias por elegir (nombre de la empresa). Solicitamos su atención inmediata al asunto. Valoramos su negocio y esperamos servirle nuevamente en el futuro.

Y si tiene alguna pregunta, inquietud o necesita una aclaración sobre la factura para el proceso de pago, comuníquese con nosotros a través de un equipo exclusivo de atención al cliente en (sus datos de contacto).

Agradecemos su tiempo por leer este correo electrónico. Esperamos poder servirle en el futuro.

Atentamente,

Su nombre
Tu posición
Tu compañía
Detalles de contacto"

Otras cosas a tener en cuenta al escribir un correo electrónico de factura

Mantener el profesionalismo

Al redactar el correo electrónico de la factura, debes mantener la profesionalidad y la coherencia en todo momento. Cuando escribe en nombre de una empresa, debe ser muy educado y profesional con el cliente. Incluso si han ignorado tu correo electrónico una o dos veces, no puedes mostrar tu frustración. Además, no utilice un tono personal o amistoso al redactar el artículo.

Utilice un lenguaje claro

Al escribir el correo electrónico, estás representando a tu empresa. Hay que utilizar un lenguaje coherente y claro que se alinee con la voz de la marca. Utilice palabras y frases que utilice su empresa y siga un patrón cosmitnet al redactar la factura principal y los seguimientos.

Enviar la factura anticipadamente

Siempre es una decisión inteligente enviar la factura antes en lugar de en la fecha de vencimiento. Le da a su cliente tiempo suficiente para organizar su pago y realizarlo a tiempo o incluso antes de tiempo.

Plan de contingencias

Desafortunadamente, habrá muchas ocasiones en las que su cliente se olvide de su primera o segunda factura y no complete el pago a tiempo. Y a veces, incluso si están dispuestos a pagar, su correo electrónico puede terminar en una carpeta de spam.

Por lo tanto, siempre es una decisión inteligente planificar las contingencias. Puede enviar recordatorios amistosos a sus clientes antes de la fecha de vencimiento. También puede preparar un seguimiento de los correos electrónicos de la factura para enviar.

1. Correo electrónico de confirmación de pago: una vez que sus clientes hayan completado el pago, puede enviarles un correo electrónico de confirmación de pago. Por lo tanto, actúa como un reconocimiento previo para confirmarle a su cliente que su pago se realizó correctamente y que se procesó correctamente. También registra la transacción documentando la fecha y el método del monto del pago.
2. Correo electrónico de recordatorio amigable de facturas: puede enviar recordatorios amigables de facturas para recordar a sus clientes sobre su pago pendiente y alentarlos a realizar pagos oportunos. Le ayuda a mantener una relación positiva con sus clientes y reducir cualquier posibilidad de descuido por malentendidos con respecto a la fecha límite de pago. Además, si existen cargos por pagos atrasados, puede ayudar a sus clientes a evitarlos.
3. Correo electrónico de factura con fecha de vencimiento vencida: ahora diga que incluso después de todos esos recordatorios amistosos y correos electrónicos de factura, su cliente no debe realizar el pago en la fecha de vencimiento. ¿Qué harás ahora? Bueno, puedes enviarles correos electrónicos con facturas con fecha de vencimiento vencida. Sirve como un recordatorio amable pero estructurado para el cliente de que el pago está vencido. También puede incitarlos a tomar medidas inmediatas para liquidar el monto pendiente.

Ultimas palabras

En conclusión, el correo electrónico de factura sirve como un canal de comunicación que le ayuda a agilizar la relación positiva con el cliente y a asegurar transacciones financieras fluidas. Al incorporar un lenguaje claro y conciso que proporcione información detallada sobre las facturas, utilizando un tono profesional y amigable, su empresa puede comunicarse fácilmente con los clientes y garantizar pagos puntuales. Además, planificar las contingencias y realizar un seguimiento del correo electrónico de su factura le ayudará a evitar incertidumbres o retrasos en los pagos.