Firma electrónica versus manuscrita: ¿cuál es la diferencia?

Entonces, usted es propietario de una pequeña empresa o administrador de un sitio web y, a menudo, recopila firmas de clientes y usuarios del sitio.

Pero, ¿cuándo se debe utilizar una firma electrónica y cuándo es más apropiado un “John Hancock” escrito a mano? ¿Son las firmas digitales legalmente vinculantes? ¿Puedes utilizar estas firmas electrónicas en tu sitio web? ¡No te preocupes, tenemos las respuestas!

Exploremos ambos tipos de firmas y descubramos qué los diferencia.

Firma electrónica versus manuscrita: ¿cuál es la diferencia?

Firmas manuscritas: descripción general

Una firma manuscrita es el nombre de una persona o una marca que representa su nombre, escrita con su propia letra. Es la forma tradicional de firmar documentos y se ha utilizado durante siglos para autenticar acuerdos, contratos y otras formas de trámites.

Historia y Tradición

Las firmas manuscritas tienen una rica historia que se remonta a la antigüedad. Se han utilizado en todo, desde decretos reales hasta cartas personales. Con el tiempo, se han convertido en un método universalmente reconocido para verificar la identidad y la intención.

Legalidad

En muchas áreas y jurisdicciones, las firmas manuscritas son legalmente vinculantes. A menudo se requieren para documentos oficiales, como testamentos, contratos y escrituras. Su aceptación es generalizada y gozan de una sólida posición jurídica.

Ventajas

• Toque personal : una firma manuscrita agrega un toque personal a los documentos, haciéndolos sentir más auténticos y genuinos.
• Universalmente reconocido : casi todo el mundo reconoce y acepta las firmas manuscritas, lo que las convierte en una opción confiable.

Contras

• Fácil de falsificar : Desafortunadamente, las firmas manuscritas se pueden falsificar fácilmente, lo que genera un posible fraude.
• Requiere presencia física : la firma de documentos a mano a menudo requiere que el firmante esté físicamente presente, lo que puede resultar inconveniente.
• Desafíos de almacenamiento y recuperación : la gestión de documentos en papel puede resultar engorrosa, ya que requiere espacio de almacenamiento físico y su recuperación requiere mucho tiempo.

Agregue firmas a sus formularios ahora

Firmas electrónicas: descripción general

Una firma electrónica, o firma electrónica, es una versión digital de una firma manuscrita. Se puede crear utilizando varios métodos, como escribir su nombre, dibujar su firma en una pantalla táctil o utilizar un software de firma digital especial.

Cómo trabajan ellos

Las firmas electrónicas utilizan diversas tecnologías para autenticar al firmante y garantizar la integridad del documento. Esto puede incluir cifrado, certificados digitales y plataformas de software seguras.

Legalidad

Las firmas electrónicas están legalmente reconocidas en muchos países, incluidos los Estados Unidos (según la E-Sign Act) y la Unión Europea (según eIDAS). Tienen el mismo valor jurídico que las firmas manuscritas, siempre que se cumplan determinadas condiciones.

Leer más : Cómo hacer un contrato digital en WordPress [con firma]

Ventajas

• Comodidad : Firme documentos en cualquier momento y lugar, sin necesidad de presencia física.
• Seguridad mejorada : las firmas electrónicas avanzadas ofrecen funciones de seguridad sólidas que reducen el riesgo de falsificación.
• Fácil de almacenar y recuperar : los documentos digitales se pueden almacenar, organizar y recuperar fácilmente, ahorrando tiempo y espacio.
• Rentable : Reduce la necesidad de costos de papel, impresión y envío.

Contras

• Requiere tecnología : Tanto el firmante como el destinatario necesitan acceso a la tecnología necesaria.
• Riesgos potenciales de ciberseguridad : si bien son seguras, las firmas electrónicas pueden ser vulnerables a la piratería y otras amenazas de ciberseguridad.
• Es posible que no se acepte en todas partes : algunas organizaciones y jurisdicciones aún pueden requerir firmas manuscritas para ciertos documentos.

Comparación de firmas manuscritas y electrónicas

Ahora que hemos cubierto los conceptos básicos de las firmas manuscritas y las firmas electrónicas, veamos cómo se comparan ambas en categorías que son fundamentales para su negocio o sitio web.

Uso legal

Tanto las firmas manuscritas como las electrónicas están legalmente reconocidas en muchas jurisdicciones. Sin embargo, la aceptación de firmas electrónicas puede variar según el país y el tipo de documento de que se trate. Por lo tanto, es importante comprobar los requisitos legales específicos de su zona.

Seguridad

Cuando se trata de seguridad, las firmas electrónicas tienen una ventaja. Las firmas electrónicas avanzadas utilizan cifrado y certificados digitales para verificar la identidad del firmante, lo que dificulta su falsificación. Las firmas manuscritas, por otro lado , pueden copiarse o falsificarse fácilmente.

Conveniencia

Las firmas electrónicas ganan sin lugar a dudas (me detendré, lo prometo) en términos de conveniencia. Puede firmar documentos desde cualquier parte del mundo, en cualquier momento, sin necesidad de imprimirlos, escanearlos o enviarlos por correo. Las firmas manuscritas requieren que usted esté físicamente presente, lo que puede resultar complicado.

Impacto medioambiental

Compañeros abrazadores de árboles, ¡regocíjense! Las firmas electrónicas son más respetuosas con el medio ambiente. Reducen la necesidad de papel, impresión y transporte, lo que genera una menor huella de carbono. Sin embargo, las firmas manuscritas contribuyen al desperdicio de papel y otros impactos ambientales asociados con el manejo físico de documentos.

Costo

Las firmas electrónicas pueden ahorrarle dinero al reducir la necesidad de papel, impresión y envío postal. Las firmas manuscritas, si bien no son inherentemente costosas, pueden generar gastos adicionales si se considera el tiempo y los recursos necesarios para imprimir, firmar y almacenar documentos físicos.

Almacenamiento y gestión

Gestionar firmas electrónicas es muy sencillo en comparación con las escritas a mano. Los documentos digitales se pueden almacenar (bueno, digitalmente ) para que se puedan organizar fácilmente y recuperar rápidamente cuando sea necesario. Los documentos escritos a mano requieren espacio de almacenamiento físico, lo que puede resultar engorroso y propenso a sufrir daños o pérdidas.

Casos de uso y ejemplos

Para explorar más a fondo la comparación entre firmas manuscritas y digitales, consideremos algunos casos de uso y ejemplos de cada tipo.

Casos de uso de firmas manuscritas

Estos son algunos de los casos en los que una firma manuscrita sería ideal:

• Documentos legales : los testamentos, las escrituras y ciertos contratos a menudo requieren firmas manuscritas para su autenticidad.
• Personalización personal : se prefieren las firmas manuscritas para cartas personales, tarjetas de felicitación y otras formas de comunicación personal.
• Industrias tradicionales : algunas industrias, como las de bienes raíces y servicios legales, todavía dependen en gran medida de firmas manuscritas para ciertas transacciones.

Casos de uso de firma electrónica

Aquí hay algunas áreas donde puede esperar encontrar firmas electrónicas utilizadas:

• Transacciones comerciales : los contratos, facturas y acuerdos se pueden firmar y devolver rápidamente mediante firmas electrónicas.
• Trabajo remoto : con el auge del trabajo remoto, las firmas electrónicas permiten a los empleados firmar documentos sin estar físicamente presentes.
• Atención médica : los formularios de consentimiento del paciente y otros documentos médicos se pueden firmar electrónicamente, lo que agiliza el proceso administrativo.
• Comercio electrónico : las firmas electrónicas facilitan las transacciones en línea, desde la firma de acuerdos de condiciones de servicio hasta la autorización de pagos.

Ejemplos específicos de la industria

Estas industrias son algunas entre muchas en las que también se pueden encontrar firmas digitales utilizadas:

• Bienes Raíces : Las firmas electrónicas aceleran el proceso de firma de acuerdos de compra y contratos de arrendamiento, facilitando a agentes y clientes el cierre de acuerdos.
• Legal : los bufetes de abogados utilizan firmas electrónicas para gestionar acuerdos con clientes, presentaciones judiciales y otros documentos legales de manera eficiente.
• Atención médica : los hospitales y clínicas utilizan firmas electrónicas para los formularios de admisión de pacientes, formularios de consentimiento y registros médicos, lo que mejora el flujo de trabajo y reduce el uso de papel.

¿Necesita una plantilla? Explore cientos de plantillas de formulario que ofrecemos con campos de firma.

Elegir la opción adecuada para su negocio

Al decidir entre firmas manuscritas y electrónicas, considere la naturaleza de su negocio, su base de clientes y los requisitos legales específicos que debe cumplir. Pregúntese:

• ¿Necesito firmar documentos con frecuencia?
• ¿Mis clientes se sienten cómodos con las firmas electrónicas?
• ¿Cuáles son los requisitos legales para mi industria?

En algunos casos, un enfoque híbrido podría ser la mejor solución. Puede utilizar firmas electrónicas para la mayoría de sus documentos y guardar firmas manuscritas para situaciones en las que se requieran o prefieran específicamente.

Varias herramientas pueden ayudarle a implementar firmas electrónicas en su empresa, como WPForms, por supuesto. Con nuestro complemento Firmas y plantillas de formulario listas para usar, facilitamos la recopilación de firmas electrónicas en su sitio web de WordPress.

Entonces, ¿dónde utilizarás las firmas? ¡Háganos saber en los comentarios!

Agregue firmas a sus formularios ahora

A continuación, permite a los usuarios firmar sus formularios en línea

Ahora que sabes dónde se puede utilizar una firma electrónica y por qué, es hora de aprender cómo hacerlo. Eche un vistazo a nuestro tutorial paso a paso para descubrir cómo agregar una opción de firma electrónica a sus formularios en línea.

¿Listo para construir tu formulario? Comience hoy con el complemento de creación de formularios de WordPress más sencillo. WPForms Pro incluye muchas plantillas gratuitas y ofrece una garantía de devolución de dinero de 14 días.

Si este artículo le ayudó, síganos en Facebook y Twitter para obtener más tutoriales y guías gratuitas de WordPress.