10 formas de ahorrar tiempo con la automatización de WooCommerce

Como propietario de una tienda de comercio electrónico, está ocupado. Y no "tengo mucho en mi plato" ocupado, por lo general es más como "mi día está repleto hasta el borde y si tengo una tarea más, estoy bastante seguro de que voy a gritar" ocupado.

Entonces, cualquier cosa que prometa ahorrarle tiempo es un salvavidas para usted. Nómbralo y lo intentarás al menos una vez. Pero algunos de estos ahorros de tiempo prometidos simplemente terminan agregando más tiempo, ya que hay una curva de aprendizaje, por lo que puede ser un poco escéptico.

Bueno, estás de suerte. La automatización es una forma en que puede ahorrar tiempo mientras mejora el flujo de datos hacia y desde su tienda, y tiene una curva de aprendizaje mínima . Con la automatización, puede hacer de todo, desde exportar datos hasta listas de correo electrónico para notificar a los clientes en situaciones específicas... y solo tendrá que configurar los procesos una vez.

¿Suena interesante? ¿Quieres saber más? Siga leyendo para obtener detalles sobre diez automatizaciones que vale la pena probar para su tienda con tecnología de WooCommerce.

Una introducción rápida a la automatización: qué, cómo y por qué

Cuando hablamos de automatización para su tienda en línea, de lo que realmente estamos hablando es de un flujo automático de datos hacia o desde su tienda que se desencadena por eventos específicos.

Es posible que ya esté utilizando la automatización sin darse cuenta. Si recibe notificaciones por correo electrónico cuando entra un nuevo pedido, en realidad es una forma de automatización.

Sin embargo, las notificaciones por correo electrónico son una automatización básica que no necesariamente le ahorra tiempo. Las ideas de automatización que le presentaremos en esta publicación están diseñadas específicamente para reducir la cantidad de movimiento manual de datos que tiene que hacer .

Entonces, si actualmente está copiando y pegando los detalles del cliente en una hoja de cálculo de Google o pasando horas creando facturas manualmente, ese es el tipo de cosas que queremos detener. ¿Por qué? Porque es mejor pasar su tiempo en otro lugar , haciendo cosas como marketing.

Echemos un vistazo a algunas ideas de automatización para empezar.

Mover clientes interesados ​​a una lista de correo electrónico

El correo electrónico es uno de los primeros métodos de marketing recomendados para los nuevos propietarios de tiendas, y por una buena razón: el retorno de la inversión suele ser alto, al igual que el compromiso con sus mensajes.

Aquí hay un poco de automatización que puede ahorrarle tiempo si le preocupa tener que administrar manualmente a todos esos suscriptores interesados.

1. Suscriba a los clientes a una lista de MailChimp después de completar el pago

MailChimp es una de las plataformas de marketing por correo electrónico más fáciles de aprender, y es una que recomendamos a menudo a los nuevos propietarios de tiendas que buscan una forma rápida de redactar, editar y enviar mensajes a clientes o grupos objetivo.

Mientras configura su tienda WooCommerce para trabajar con sus campañas de MailChimp, probablemente le alegrará saber que la extensión de Suscripción al boletín puede automatizar las cosas para usted.

Esta extensión pasará automáticamente las direcciones de correo electrónico de los compradores que muestran interés en sus correos electrónicos a una lista específica de MailChimp . No se necesitan suscriptores de exportación e importación.

Puede colocar una llamada a la acción de suscripción en cualquier área con widgets, pero el mayor éxito proviene de agregar una casilla premarcada "suscribirse a nuestros correos electrónicos" al finalizar la compra. Para obtener más detalles técnicos sobre cómo configurar esto, consulte los documentos.

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Mantenga los pedidos en movimiento y los clientes informados

Algunas de las mayores pérdidas de tiempo involucradas en el funcionamiento de una tienda son las tareas de gestión de pedidos. Gestionar los estados de los pedidos, los números de seguimiento, lo que los clientes saben y reciben por correo electrónico... todo lleva mucho tiempo y, a veces, es complicado.

No más: puede automatizar todo esto para que los clientes se mantengan informados, pero usted recupera un tiempo precioso, precioso. Aquí hay tres cosas para probar.

2. Imprima etiquetas de envío y envíe números de seguimiento con un solo clic

La integración de ShipStation para WooCommerce es un campeón de automatización. Esta extensión no automatiza solo una parte del proceso de envío, sino varios archivos .

Con ShipStation, con un solo clic obtendrá automáticamente :

• Pedidos sincronizados en ShipStation
• Etiquetas de envío creadas e impresas para sus pedidos de WooCommerce
• Todos los pedidos marcados como completos
• Números de seguimiento generados y enviados a su tienda

Con esta extensión y un plan mensual, estará listo para que los pedidos se envíen de manera rápida y precisa, y todo sin pasar horas ingresando datos manualmente o averiguando cómo obtener las etiquetas correctas .

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3. Exporta los datos del pedido a XML y súbelos a tu FTP

Algunas integraciones, aplicaciones y servicios de cumplimiento de terceros requieren que sus pedidos se transmitan en formato de archivo XML. Otros piden este archivo, y también piden que se les entregue vía FTP. Es posible que tenga la tentación de hacer todo esto manualmente, pero eso es un dolor .

Customer/Order XML Export Suite es una pequeña extensión útil diseñada para hacer precisamente esto, y también para hacerlo de una manera eficiente y sin intervención. Los archivos XML de sus pedidos se crean con la frecuencia que desee y pueden cargarse en su FTP (o incluso enviarse por correo electrónico o HTTP POST, si lo prefiere).

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4. Cree y adjunte facturas en PDF a los correos electrónicos de pedidos

Algunas tiendas nunca encontrarán esto, pero para otras es común: la necesidad de facturas en PDF.

Si sus clientes solicitan con frecuencia facturas para reembolsos, gastos u otros fines comerciales, generar archivos PDF a mano puede ser molesto. ¡No más! PDF Invoices es una pequeña y sencilla extensión que crea y adjunta automáticamente facturas a los recibos de pedidos .

Usar la extensión es muy sencillo: instálela, elija los campos de formulario que desee y deje que haga lo suyo. ¡Cortejar!

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Use Zapier para mover datos de WooCommerce casi en cualquier lugar, al instante

¿Empieza a comprender las ventajas de la automatización? Fantástico. Avancemos y veamos algunas posibilidades nuevas, comenzando con los cientos de integraciones que ofrece Zapier.

Zapier es un servicio que le permite conectar varias aplicaciones de terceros entre sí, creando "zaps" que automatizan el flujo de datos de un servicio a otro , o incluso más allá de eso a otro y otro. Este GIF debería explicarlo todo:

Con la integración de WooCommerce para Zapier, puede activar zaps en función de cuatro eventos específicos:

• Nuevos pedidos recibidos
• Cambios en el estado del pedido
• Adiciones de artículos de línea
• Alta de nuevo cliente

Suena como un montón de posibilidades, ¿verdad? De hecho: hay muchos zaps prefabricados para WooCommerce disponibles para probar, o puede crear uno propio según sus propias necesidades .

Puede sumergirse y explorar si lo desea, pero por ahora, comencemos con algunas ideas.

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5. Crea una tarjeta en Trello cuando llegue un nuevo pedido

Trello es una herramienta de administración de proyectos que aquí en Woo encontramos muy útil: la usamos con bastante frecuencia para realizar un seguimiento de los próximos lanzamientos, actualizaciones e incluso lo que estamos escribiendo en este mismo blog.

Una forma en que podría considerar su uso es para la gestión de pedidos, especialmente si recibe regularmente pedidos que requieren algún tipo de mantenimiento, personalización o acción adicional por parte de usted o su equipo . Trello puede ayudarlo a realizar un seguimiento de estos pedidos, lo que se ha hecho y lo que aún debe hacerse.

Con esta receta de Zapier, como encontrarás en el enlace a continuación, puedes crear automáticamente una tarjeta en Trello cuando se crea un nuevo pedido en WooCommerce. Esta tarjeta puede ser administrada por usted como administra el pedido en la vida real.

6. Cuando cambie el estado de un pedido, agregue un mensaje a Slack y cree la factura adecuada en FreshBooks

Hasta hace poco, Zapier se ha destacado por brindarle el poder de mover datos automáticamente de una ubicación a otra. Pero ahora puede crear zaps de varios pasos, mover datos a múltiples ubicaciones o incluso realizar pasos como búsquedas en una cantidad ilimitada de aplicaciones.

Esto crea posibilidades casi ilimitadas para los propietarios de tiendas WooCommerce.

Aquí hay un ejemplo del mundo real que tal vez quieras usar. Supongamos que realiza un seguimiento de toda la facturación de su negocio basado en reservas en FreshBooks. Entonces, cuando recibe una nueva reserva en línea, desea crear una factura, de modo que tenga una para sus clientes reservados en línea y fuera de línea.

También es posible que desee agregar un mensaje de Slack según el estado de esa reserva. Tal vez un miembro de su equipo responsable de realizar reservas de acciones tenga el texto "nuevo pedido" como activador destacado en Slack. Quizás otro tenga "pedido confirmado" como desencadenante.

Puedes configurar una única receta de Zapier para automatizar tanto la creación de la factura como los mensajes en Slack. Esto ordena tanto sus registros de facturación como las tareas pendientes de su personal de una sola vez.

7. Cuando el estado de un pedido cambie a completado, envíe una solicitud de tarjeta de agradecimiento a Thankster

Esta es una idea divertida que tal vez no pensó posible hasta que aprendió sobre la automatización.

Con un zap, puede enviar automáticamente una solicitud de una tarjeta de agradecimiento escrita a mano para enviarla por correo a su cliente . Esto se configurará para que se realice cuando el estado de un pedido cambie a "completado".

Esta receta se basa en tarjetas de agradecimiento de Thankster, un servicio que le permite crear hermosas tarjetas de agradecimiento personales que se envían directamente a los clientes.

Si tiene un negocio que recién está cobrando impulso o requiere un poco de "gracias" adicional, esta puede ser una excelente manera de mostrar aprecio y asegurar negocios repetidos.

8. Cuando se realiza un pedido, busque o agregue la información del cliente en Google Sheets y FreshBooks

Otra característica nueva de Zapier: búsquedas. Zapier ahora puede buscar datos en ubicaciones específicas y moverlos a otros , todo desde la misma receta de zap.

Aquí hay un ejemplo que tal vez quieras probar. Supongamos que mantiene un registro de sus clientes en FreshBooks para fines de facturación, así como una lista de todos los clientes habituales en Hojas de cálculo de Google. Entonces, cuando se realiza un nuevo pedido de WooCommerce, querrás:

1. Obtenga la información de ese cliente
2. Ver si existe en FreshBooks, y si no, agregarlo como nuevo cliente
3. Vea si existen en su hoja de Google específica, y si no, agregue una nueva fila

Esto puede sonar súper complicado, pero no lo es. Puede usar automatizaciones para buscar datos existentes y tomar medidas en función de lo que se encuentre . ¡Prueba este zap y lo verás por ti mismo!

9. Cuando se realiza un pedido, agregue un mensaje de Basecamp y un contrato de HelloSign

Aquí hay un zap final para considerar si trabaja en proyectos independientes o legales que requieren contratos. Esto podría ahorrarle un montón de tiempo en la configuración.

Supongamos que vende paquetes para el diseño de logotipos en línea y desea asegurar el pago y recopilar detalles de sus clientes por adelantado, pero necesita obtener un contrato firmado antes de comenzar su trabajo. Puede configurar un zap para crear un mensaje en Basecamp con todos los detalles del pedido y también crear instantáneamente un contrato de HelloSign listo para firmar.

Ahora solo haz que tu cliente firme ese contrato, ponte a trabajar y mantén el hilo de Basecamp actualizado a medida que avanzas. No hay necesidad de crear nada manualmente. (Excepto el logotipo que estás diseñando, por supuesto).

Haz un seguimiento de tus clientes

Algo que debe tener en cuenta cuando vende en línea: cuando un cliente le hace un pedido, en realidad no es el final del proceso. De hecho, si eres inteligente al respecto, es solo el comienzo de su viaje contigo como marca.

Esta automatización final le permite crear y enviar correos electrónicos a los clientes después de la compra, ya sea que desee solicitar revisiones o simplemente preguntarles si les gustó su producto.

10. Cree correos electrónicos personalizados, altamente filtrados y activados automáticamente

Follow Ups es una extensión increíblemente poderosa que permite a los propietarios de tiendas de WooCommerce crear correos electrónicos posteriores a la compra que se pueden enviar a todos los clientes, o incluso solo a uno, automáticamente .

Con Seguimientos, puede crear mensajes de correo electrónico que se envían automáticamente a sus clientes según criterios específicos. Esto podría significar crear un correo electrónico posterior a la compra que simplemente pregunte "¿todo está bien?" O podría significar filtrar solo a los clientes de correo electrónico que compraron uno o más artículos específicos en un período de tiempo específico para ofrecerles solo un descuento.

La extensión no solo es poderosa, es un ahorro de tiempo. Si alguna vez pensó en comunicarse con sus clientes, esto es todo lo que necesita. Escriba esos mensajes una vez, configure los criterios y listo .

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11. Gestionar mejor las relaciones personales con los clientes

HubSpot CRM ayuda a mejorar las relaciones con sus clientes de varias maneras. En primer lugar, puede aumentar el valor promedio de cada contacto mediante el envío de correos electrónicos y la orientación de anuncios en las redes sociales en función de atributos específicos, como productos comprados o vistos anteriormente. Es más probable que los clientes respondan si su oferta es muy relevante para ellos. Obtenga mejores resultados y minimice el desperdicio al dominar la personalización.

Pero también puede ver todo su historial de relaciones en un solo lugar. Entonces, si tiene un proceso de ventas largo, HubSpot puede ayudarlo a rastrear el estado de las relaciones y mantener notas importantes para que sus representantes de ventas las consulten sobre cada cliente.

Agregar automatización a su tienda WooCommerce puede ahorrarle mucho tiempo

El tiempo es un bien preciado para los propietarios de tiendas. A veces parece que nunca tienes suficiente.

Al encontrar e implementar la automatización en su tienda WooCommerce, puede eliminar múltiples tareas pequeñas pero que consumen mucho tiempo de su día , dándose la libertad de concentrarse más en actividades que ayuden a su balance final. También podrá crear sistemas que muevan datos automáticamente o ayuden a los miembros del equipo, sin importar cuáles sean sus necesidades.

Esperamos que haya disfrutado de esta introducción al mundo de la automatización. ¿Tiene alguna pregunta para nosotros? Déjalas en los comentarios a continuación y estaremos encantados de responderte.