Elegir la solución de alojamiento de correo electrónico correcta para sus necesidades comerciales

La comunicación empresarial no puede existir sin correo electrónico, ya que es uno de los principales medios de comunicación en el mundo moderno. Subyace en todas las formas de comunicación con los clientes, la cooperación interna dentro del equipo y todos los contratos, informes y entregas de facturas. En un mundo donde el tiempo y la confiabilidad son factores críticos en el entorno empresarial, la elección del servicio de alojamiento de correo electrónico no es simplemente un lujo, sino más bien una necesidad. Sin embargo, muchos servicios están disponibles hoy, desde alojamiento compartido hasta alojamiento de nubes de alta gama, y ​​puede confundirse sobre cuál elegir.

Esta guía proporciona una visión general del alojamiento de correo electrónico, el tipo de soluciones que existen en el mercado y describe los parámetros a considerar al seleccionar una opción adecuada para su negocio.

¿Qué es el alojamiento de correo electrónico?

El alojamiento de correo electrónico es un servicio específico que se ocupa de los servidores de correo electrónico y ofrece soluciones de correo electrónico corporativas o orientadas a las empresas. A diferencia de los servicios gratuitos de alojamiento de correo electrónico como Gmail o Yahoo, el alojamiento de correo electrónico avanzado proporciona alojamiento de dominio, medidas de seguridad, una mejor entrega y atención al cliente. Estas capacidades lo convierten en una gran solución para cualquier organización que busque medios de comunicación profesionales, seguros y confiables. Sin embargo, evaluar la capacidad de entrega de correo electrónico actual es crucial para garantizar que sus mensajes lleguen a las bandejas de entrada de los destinatarios previstos.

Tipos de soluciones de alojamiento de correo electrónico

El primer paso para seleccionar el alojamiento de correo electrónico correcto es identificar los tipos de servicios ofrecidos, ya que muchos están diseñados para cumplir con varios requisitos comerciales, infraestructura de TI y costos. Estas son las opciones más preferidas y lo que incluyen:

Correo electrónico de alojamiento compartido

Esto generalmente se incluye en los planes de alojamiento web y es relativamente más barato para las pequeñas empresas que acaban de comenzar. Es muy simple de usar y administrar; Sin embargo, no es muy versátil, tiene menos espacio de almacenamiento y es menos confiable debido al servicio de alojamiento compartido.

Alojamiento de correo electrónico dedicado

Para aquellos que necesitan más control y un mejor rendimiento, un alojamiento de correo electrónico dedicado proporciona un servidor separado solo para correo electrónico. Esto mejora en los temas anteriores de tiempo de actividad, seguridad y personalización del sitio web, pero puede ser muy costoso en comparación con el alojamiento compartido y tiene complicaciones en la gestión que la primera.

Alojamiento por correo electrónico basado en la nube

El software como servicio en esta categoría incluye Google Workspace y Microsoft 365, entre otros; Se adapta perfectamente al modelo de negocio, es flexible y escalable, y las características avanzadas lo hacen atractivo. Algunas herramientas incluyen calendario, almacenamiento y colaboración, lo que hace que la plataforma sea ideal para cualquier equipo. La desventaja es que viene con una tarifa de suscripción mensual, que puede ser costosa si se paga todos los meses.

Correo electrónico autohospedado

Para las organizaciones que requieren una autonomía completa sobre su sistema de correo electrónico, es posible el autohospedaje. Ofrece un control completo de los datos y la flexibilidad de uso, pero la empresa es la única responsable de la configuración, la gestión y la seguridad, lo que puede requerir el personal de TI.

Factores a considerar al elegir su proveedor de correo electrónico

Elegir el proveedor de servicios de alojamiento de correo electrónico correcto es muy importante para cualquier negocio. A continuación se presentan algunos de los factores que uno debe considerar al seleccionar un proveedor de alojamiento de correo electrónico:

Seguridad de correo electrónico garantizada

Los correos electrónicos comerciales generalmente se escriben para transmitir información comercial, y cualquier fuga de esta información puede dar lugar a una pérdida financiera, operativa o incluso de reputación. Al calificar la seguridad de un proveedor de alojamiento de correo electrónico en particular, las tres cosas principales a considerar son el cifrado de extremo a extremo, la autenticación de dos factores y los controles de privacidad de datos. Esto garantizará la seguridad de su comunicación y evitará cualquier intrusión de terceros.

Al menos 99% de garantía de tiempo de actividad

El correo electrónico es uno de los medios más importantes de comunicación empresarial, y cualquier interrupción en este servicio es indeseable. Su servicio de alojamiento de correo electrónico debe garantizar una disponibilidad de al menos 99.99% para que los correos electrónicos sean fácilmente recuperables. Elija proveedores con múltiples centros de datos para que si un sistema está inactivo, el otro pueda hacerse cargo sin afectar el servicio.

Acceso por correo electrónico en cualquier momento, en cualquier lugar

En el mundo actual, y especialmente para las entidades comerciales, el acceso al correo electrónico no debe limitarse a las instalaciones comerciales. Todo su alojamiento de correo electrónico debe ofrecer acceso a través de un teléfono inteligente, tableta o cualquier otro dispositivo, y desde cualquier lugar en cualquier momento. Independientemente de la configuración, su correo electrónico debe ser accesible para que las empresas continúen normalmente.

Compatibilidad

Su servicio de correo electrónico debe ser compatible con los sistemas operativos más utilizados (iOS, Windows, Linux, Android) y las aplicaciones comerciales (Microsoft Outlook, Thunderbird). Además, la compatibilidad con otras aplicaciones como Microsoft Office 365 o Google G-Suite es crucial para las empresas que usan estas herramientas para su trabajo.

Facilidad de administración y operaciones

El aspecto más crucial para evitar agregar más trabajo administrativo es hacer que la interfaz sea lo más amigable posible. El alojamiento de su correo electrónico debe permitirle crear y eliminar cuentas de usuario, cambiar contraseñas, configurar las respuestas automáticas y filtrar mensajes para varios buzones. Para las organizaciones más grandes, los portales administrativos deben permitir una creación, eliminación y gestión fácil de los usuarios y su acceso al portal para aliviar el trabajo de los departamentos de TI.

Almacenamiento óptimo y escalabilidad

El alojamiento de correo electrónico comercial requiere un espacio de almacenamiento adecuado y especialmente a medida que el negocio se expande. Esto significa que necesita un proveedor que proporcione suficiente espacio de buzón para todos los usuarios de la organización y, al mismo tiempo, debe ser lo suficientemente flexible como para acomodar el número creciente de usuarios. No vaya a los proveedores que afirman ofrecer SPAC ilimitado, E, ya que normalmente se asocia con algunas restricciones. Desafortunadamente, uno debe evitar planes de almacenamiento ocultos que puedan ser beneficiosos en estos días al tiempo que limita la capacidad de expandirse en el futuro.

Flexibilidad y rentabilidad

En cualquier negocio, especialmente un negocio joven, los precios y la flexibilidad del servicio son cruciales. Los servicios de un buen proveedor de alojamiento de correo electrónico deben ser flexibles, con opciones para que el cliente comience con un paquete pequeño y crezca. En organizaciones más grandes, es posible ahorrar una cantidad considerable de dinero debido a la flexibilidad del procedimiento, en oposición al enfoque general.

Seleccionar el mejor proveedor de servicios de alojamiento de correo electrónico es muy importante y debe hacerse dependiendo de las necesidades de su negocio. Dependiendo de si la principal preocupación es la seguridad, el precio o la compatibilidad con otros programas, hay alojamiento de correo electrónico adecuado para cada negocio. Pase tiempo y esfuerzo en leer reseñas, comparar el costo y considerar las características importantes para su negocio.